长沙慧能桥路演执行手册.ppt

1、路演执行手册,目 录 执行前要素 执行中要素 执行后要素,执行前要素,1、前期客户沟通 2、场地考查 3、物料准备 4、演绎人员确认 5、演出设备确认 6、活动流程确定 7、路演项目推进表、人员分工表、经费预算表,执行前考核要素,1、客户沟通目标达成：（1）路演时间、场地确认；（2）场地由谁联系，城管由谁报批，垫付款如何垫付，现场可能发生费用的确认；（3）活动现场我方负责哪些工作，客户负责哪些工作，双方职责是否分明；（4）演绎人员、表演节目确认，演绎人员须经客户看后确认；（5）制作物、游戏道具确认；(6)活动如遇突发事件或天气原因（如城管问题、天气下雨），怎么处理，发生费用怎么报销；（7）确认

2、客户方当地现场活动接头人、销售接头人、经销商接头人及联系方式； 2、场地考查：（1）事先要与当地资源或客户联系获取信息，为考查做充分准备；（2）相机、卷尺、节目单、灯光音响配置单及相关考查所需材料要准备充分；（3）考查完应取得现场照片（全景、局部、特殊区域、布展时困难区域）、现场数据（场在大小、现场舞台数据、现场可用其他物料数据）；（4）在当地应解决场地电源及电源线（能达到活动要求），灯光、音响（舞台）设备，是否解决演绎人员参演问题，解决情况怎样；（5）在当地是否有效利用了当地资源（仓库、运输、促销员、工人等），利用情况如何；（6）根据考查做出平面效果图、现场效果图，并须客户最后确认；（7）考

3、查后整理场地资源库，对当地演绎人员、场地、演出设备资源等进行整理入档，以备后用；,3、物料准备： （1）所有活动制作物都由客户确认小样、尺寸、数量；（2）制作物按确认清单及时下单（至少活动两天前下单），并跟踪制作公司按时按质按量交货，交货时并按要求验收制作物签字确认；（3）需购买类物料应提前列好清单，并提前两天按要求购买准备；（4）布展所需物料应提前列好清单，并按清单充分准备，安排专人负责清点核对； 4、演绎人员确认： （1）对演绎人员就演出要求（演员数量、演员着装、演出时间场地等）进行确认；（2）对演员（含主持人）进行节目流程及串词确认；（3）所有演员、串词、表演都应与现场格调相配；（4）活

4、动前期应对参演演员进行筛选面试，最后由客户来确认演员参与演出；,执行前考核要素,执行前考核要素,5、演出设备确认： （1）提前联络好灯光音响设备、舞台效果，数量、规格、使用时间都要确认；（2）对于灯光师、音响师要落实，按活动要求及时到位；（3）确认现场灯光、音响、舞台等进场布置时间、调试时间、使用时间、撤展时间。 6、活动流程确认： （1）活动前期要将活动流程最后确认，包括节目内容、游戏内容、串词、进场布展时间、撤展时间；（2）所有工作人员、演绎人员何时到位，流程彩排时间确认； 7、路演项目推进表、人员分工表、费用预算表： （1）活动前期制作详细科学的路演项目推进表，并按推进表严格执行，表中须

5、包括时间（日期）、项目内容、执行人、执行情况、备注等信息；（2）活动前根据公司人员情况，制作合理的人员分工表，并召开会议培训；（3）活动前制作路演执行费用预算表，将现场可能发生费用预估，并提交财务申请预支费用。,执行前考核表,执行中要素,1、工作人员分工落实 2、工作人员岗位要求 3、物料运输、人员交通 4、费用管理 5、报销资料准备,执行中考核要素,1、工作人员分工落实： （1）活动前期召开工作人员培训会议，打印现场分工表、布展平面图、布展效果图、活动流程，并就人员分工、现场布展进行培训落实；（2）召开会议，就活动中可能遇到的问题、困难进行讨论，提出可行性解决预案；（3）召开会议，对活动中应

6、注意的细节问题进行培训，希望达成的目标进行说明、分解； 2、工作人员岗位要求： （1）做好本职工作，各司其职；（2）所有工作人员不得站进帐篷内，不得与促销员闲聊；（3）眼明、心细，各区域负责人对现场物料出现问题的要及早处理，把问题消除在萌芽状态；（4）舞台区工作人员负责活动流程、演员到位、互动游戏等工作，负责串词、演员音乐到位、游戏道具奖品到位；（5）巡场工作人员负责现场物料安全、完整等工作；（6）拍照工作人员按报销要求清晰拍摄现场活动及制作物照片；（7）现场负责人做好活动总控、与城管协调、与场地协调、与客户协调、与演绎人员、灯光音响协调工作，切实使活动顺利进行；（8）工作人员负责将杂物发放并

7、回收，比如：腰麦、应急灯、剪刀、手拍等可回收利用物品；（9）费用管理人员负责对现场发生费用（含代垫类）进行记录管理，保证费用明细准确；,执行中考核要素,3、物料运输、人员交通： （1）根据物料数量大小，提前联系好合适车辆，谈好时间、路线、费用；（2）安排工作人员专门负责清点物料，确认物料及清点无误，并负责物料运输，并跟车押车；（3）如去外地市，提前安排好工作人员及演绎人员交通，交通工具类别、到达时间；（4）负责运输人员应提前联系好回程运输车辆； 4、费用管理： （1）负责管理费用人员，严格控制每笔费用开支，按提前计划支出费用，降低成本；（2）对费用支出明细做好记录，以备日后总结，并做好支出一笔

8、记录一笔，对发生费用要记录好每一笔用途、支出人员；（3）对费用支出要索取正规发票，如无正规发票应开取收据并加盖公章。,5、报销资料准备： （1）负责人按执行手册报销要求拍摄照片；（2）拍摄照片包括全场制作物、活动全景、活动局部、活动气氛、活动亮点、活动不足，能体现现场活动，每个场景至少三个不同角度照片；（3）所拍摄照片要清晰，并有标注日期时间，活动结束负责保管照片；（4）现场负责人负责对现场发生代垫类费用确认，单据凭证整理，促销员工资签收发放，现场所有因客户而发生代垫类费用的报销资料整理（例如：场地费、城管费、公关费、冰块费、现场人工促销员费、后追加制作物费用、追加运费、物料保管修补费用及其他

9、）；（5）现场因客户要求每支出一笔费用，都应让客户签字确认费用及用途；,执行中考核要素,执行中考核表,执行后要素,1、物料清点回收、运输 2、客户费用确认、报销资料整理 3、活动总结,执行后考核要素,1、物料清点回收、运输： （1）活动结束工作人员各司其职，各自负责好各自区域物料的清点回收；（2）物料回收做好记录并在物料上标明，要有：物料名称、数量、是否完整、说明等信息；（3）对于存放当地经销商仓库物料，应与当地销售及推广就物料清单核对并签字确认；（4）物料回收做好物料保管处理，喷绘要折叠平整、画面要干净、道具要防磨损、写真和木制道具要防雨防潮、杂物类要整理回收入箱；（5）活动结束前负责车辆人

10、员确认提前联系好的物料运输车辆，并让车辆按时到位；（6）物料清点回收无误后，对物料在运输装卸过程中也应加以保护，降低损耗；,2、客户费用确认、报销材料整理： （1）活动执行完后按合同要求对活动照片、费用签收单、路演执行验收等资料进行整理打印；（2）对发生费用需确认签字的要提前让客户确认费用，并保留字据做报销凭证，及时与客户核对发生费用；（3）代垫类费用除需代垫签收单，还需代垫类费用发票（或者盖章场地协议） ；（4）现场发生城管、工商、场地舞台等一切相关费用都应一并与场地费整体报销；（5）促销员工资报销应有促销员工资发放表一并与客户签字做报销。 3、活动总结： （1）每场活动结束后都将及时（两个工作日）对活动所发生费用进行公司内部报销