办公软件培训讲义.ppt

1、常用办公软件,1,PowerPoint Excel Word,本课程涉及的软件,2,让Point更Power,3,4,5,页面阅读,配合演讲,商业幻灯片：两种主要用途,6,为什么要做PPT？,7,答： 我是被逼的！,8,当沟通时间不足时,9,当难以文字描述时,10,好PPT只有一个目标：更有效沟通,11,商业PPT常见弊端 把PPT当提词稿,12,你愿意看这样的幻灯片吗？,13,商业PPT常见弊端 花瓶PPT,14,你能看懂这页幻灯片在讲什么吗？,15,听众看PPT的三大沟通障碍,16,使用PPT的沟通障碍,没兴趣,没看懂,没印象,17,18,一目了然：让别人能看懂PPT含义,1992年，阿特

2、西尔弗曼遇到一个问题： 如何让美国人民了解电影院一中份爆米花就含37克饱和脂肪酸，而美国农业部建议一顿正常的饮食所含的饱和脂肪酸不得超过20克，一包爆米花差不多就能提供差不多成人一天所需的饱和脂肪酸。,假如你这样讲？,19,假如你这样讲？,20,什么样的图片才是好图呢？,21,真实而不是卡通,22,清晰而不是模糊,23,贴切而不是无关,24,和谐而不是炫耀,25,明朗而不是灰暗,26,背景，突出性和协调性,27,关于2004年手机互联网联通率,28,关于2004年手机互联网联通率,29,关于2004年手机互联网联通率,30,关于2004年手机互联网联通率,31,32,散乱的几个方块,33,对齐

3、,34,对齐前,快速对齐,35,市场容量分析,36,聚拢,37,市场研究方案,38,对比,39,某网游服务器分布,40,时间轴-用图片讲故事,41,一目了然-好图胜千言,42,德国人说的准点,中国人说的准点,一目了然-好图胜千言,43,德国人排队,中国人排队,一目了然-好图胜千言,44,45,提高可读性,46,47,加大,变色,标识,背景,突出你表格上的关键信息,48,49,50,51,52,53,太中规中距了,54,顺便学点PPT里PS图片的方法,55,56,拉伸：让图片变大或缩小,57,58,59,裁剪：好图片是裁出来的,裁掉后,去背：背景色不兼容可以去掉,60,61,插入图片看看,62,

4、图片要置于底层,图片把字挡住了！,63,白色背景不协调,64,有时候，尝试下全屏照片,65,66,67,68,褐色,灰度,冲蚀,黑白,重新着色：假如颜色有点冲突,69,白领们爱听的音乐,70,爵士音乐,爵士音乐,+,+,=,组合+旋转,宝丽来特效是这样炼成的,71,随身听 曾经人手一部的10%,手机 用途越来越广泛 20%,Ipod 时髦者的选择 10%,收音机 最早也是最经典的 60%,白领听广播的武器,72,加框：给图片加上边线,73,最常用：配阴影制造漂浮层次感,74,图片风格太单调，换样式,75,76,收听目的,收听目的,收听地点,收听目的,收听地点,收听工具,试试“动画”让要点一条条

5、显示？,77,产品试样,搜索客户,见面拜访,组合销售,暂不采购,同意采购,保持跟进,更换物料,物流运输,送抵客户,如何把产品卖出去？,78,进入动画菜单 选择切换效果,换页切换动画,79,有时候从别的PPT复制过来的模板，和自己的PPT颜色不统一？很难调出原版的颜色，是这样吧？,自己的,别人的,自己的,终于和谐了！,这个颜色好难调？,格式刷可以这样用,80,图片还可以这样填,81,更简单:图片自由变形,82,虚化背景图片,83,+,=,动画效果可以刷出来,84,幻灯片切换效果,85,86,为幻灯片减肥,87,关于演示的播放技巧,88,PPT默认只能够恢复最近的20次操作 其实，PPT最多可“反

6、悔”150次： 文件-选项-高级-编辑选项-最高可撤销次数,89,你可以后悔,SmartArt变成动画,90,B,如何在PPT播放过程中快速黑屏,91,漂浮三维球,92,PPT中的自动缩略图效果,插入-对象-PPT演示文稿-在文稿中插入图片 取消编辑后可在演示中通过点击图片放大,93,Excel数据处理,94,界面元素快览 定制工作环境 关注关键数据 可视化数据 加速数据录入 美化数据表示 让数据“动”起来 充分利用“左手” 作业,95,内容,界面元素快览,96,Excel界面,功能区,工作表区,97,功能区的主要控件,98,工作表区的主要对象,99,定制工作环境,100,问题导入,“工欲善其

7、事，必先利其器” 每人都有个性化的需求 想要一个“得心应手”的工作环境,101,定制工作环境,【操作】单击Office按钮-“Excel选项”-弹出Excel选项对话框 通过此对话框可以定义Excel的工作环境，例如： 定制快速访问工具栏 设置工作表中的默认字体、字形、色彩 设置新工作薄中默认的工作表个数 设置工作薄文件的保存位置、自动保存时间,102,【操作】 Excel选项对话框-“保存” 应确保系统的自动保存功能开启 设置适当的时间间隔 注意：自动保存的时间间隔并不是越短越好。在默认状态下自动保存时间间隔为10分钟，一般515分钟较为合适，这需要根据计算机的性能及运行程序的稳定性来定。如

8、果时间太长，发生意外时就会造成重大损失；而时间间隔太短，Office频繁地自动保存又会干扰正常的工作。,103,数据保存规则,快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏 它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏 在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮 【操作】 Excel选项对话框-“自定义”-“从下列位置选择命令” -“所有命令”-选中需要添加的命令-然后单击对话框中的“添加”按钮,104,定制快速访问工具栏,关注关键数据,105,报表的数据量太大 要经常拖动滚动条来回寻找关键数据 无法把关键数据集中在屏幕的显示范围内进行分析,

9、问题导入,106,对数据清单排序,数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行 【操作】选定数据清单区域-“开始”选项卡-“编辑”组-“排序和筛选”按钮，或选定数据清单区域-“数据”选项卡-“排序和筛选”组 单列排序 点击“升序”或“降序”，默认用数据清单第一行的数值排序 多列复合排序和高级排序 打开排序对话框,107,自动筛选,要从数据中查找和分析具备特定条件的记录，筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法 经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析 【操作】选定数据清单区域-“数据”选项卡-“排序和筛选”组-“筛选”按钮 使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称

10、将变成一个下拉列表框的框名,108,自定义筛选,用于定义复杂的筛选条件 【操作】点击字段的下拉列表-“文本筛选”或“数字筛选”-“自定义筛选”,109,隐藏行列,当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从工作簿中删除 保存并关闭工作簿后，再次打开它时，隐藏的数据仍然会是隐藏 隐藏可以简化视图，只显示重点关心的数据 隐藏 【操作】 选定一行（列）-右击-“隐藏” 取消隐藏 【操作】选定已隐藏行（列）相邻两行（列）-右击-“取消隐藏”,110,冻结首行,如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域 【操作】 选定要冻结的行或列-“

11、视图”选项卡-“窗口”组-“冻结窗格”按钮,111,可视化数据,112,“文不如表，表不如图”与“一图抵千言” 用较小的空间，承载较多的信息 如何从纷繁复杂的数据中寻找规律和趋势 如何直观、有效地表达数据背后的意义，促进沟通,问题导入,113,图表的基本组成,图表标题,数据系列,坐标轴标题,纵坐标轴,数据表,横坐标轴,坐标轴标题,图例,图表区,绘图区,数据标签,网格线,114,两种图表,嵌入式图表 嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存 图表工作表 图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表 在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏

12、幕空间时，就可以使用图表工作表,115,创建嵌入式图表,【操作】选定数据源-“插入”选项卡-“图表”组-选择目标图表类型,116,创建图表工作表,【操作】右击工作表标签-“插入”-打开“插入”对话框-“常用”选项卡-“图表”按钮,117,创建图表工作表（续）,【操作】进入图表工作表-“设计”选项卡-“数据”组-“选择数据”按钮-到其他工作表选定数据源,118,修改图表设计,【操作】选定图表-“设计”选项卡 “设计”选项卡内各组主要用来修改图表类型和样式,更改图表的类型，例如把柱状图改为折线图,套用图表样式,套用图表布局，即各元素的开关与位置,119,修改图表元素,【操作】选定图表-“布局”选项

13、卡，或选定图表元素后右击,120,图表类型选择指南,121,专业的商务图表,专业的外观 简洁的类型 明确的观点 完美的细节,122,加速数据录入,123,当有大量数据录入的时候 很难保证不忙中有错 有一定规律的数据，还得逐个录入 如何快速复制或者移动数据,问题导入,124,定制输入数据类型,在数据输入的过程中，可以控制单元格可接受数据的类型，以便有效地减少和避免输入错误 【操作】选定单元格-“数据”选项卡-“数据工具”组-“数据有效性”按钮 例子: 限定输入数据为“日期” 限定输入数据为“序列”，例如“男”与“女”（注意：值之间用逗号隔开）,125,使用拖动法复制与移动数据,可以使用鼠标拖动法

14、来移动或者复制单元格内容 拖动法移动 【操作】点击选定单元格-将光标移至单元格的边缘-当光标变为十字箭头形状后，拖动光标到目标位置并释放鼠标 拖动法复制 【操作】点击选定单元格并按住Ctrl键-将光标移至单元格的边缘-当光标变为小十字形状后，拖动光标到目标位置并释放鼠标,126,自动填充,当要复制/粘贴多个单元格到相邻的区域，使用自动填充功能可以节省大量时间 使用自动填充功能不仅可以复制数据，还可以按需要自动生成序列 比如在第一个单元格中输入了“一月”，那么使用自动填充功能，可以将其后的单元格自动填充为“二月”、“三月”、“四月”等。 【操作】选中包含填充数据的单元格-用鼠标拖动填充柄-经过需

15、要填充数据的单元格后释放鼠标,127,手动控制创建序列,使用序列填充序列对话框可以满足更加高级的序列填充需求 【操作】选定一个有初始值的单元格及要填充的区域-“开始”选项卡-“编辑”组-“填充”按钮-“序列”-输入相关参数,128,美化数据表示,129,有了原始数据，如何制作精美的表格 如何把一个表格制作成模板，以供重复使用并与他人分享 标准化数据表示,问题导入,130,设置单元格格式,工作表中的不同单元格数据，可以根据需要设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式和字体、单元格的边框和图案等 对于简单的格式化操作，可以直接通过“开始”选项卡中的按钮来进行，如设置字体、对齐方式、数字

16、格式等。其操作比较简单，选定要设置格式的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡中的相应按钮即可 【操作】选定一个或多个单元格-“开始”选项卡-“字体”、“对齐方式”、“数字”、“样式”等组 对于比较复杂的格式化操作，则需要在“设置单元格格式”对话框中来完成 【操作】选定一个或多个单元格-右击-“设置单元格格式”,131,格式刷,格式刷是一个快速、批量复制格式设置的命令，能节省大量时间 【操作】选定一个源单元格-“开始”选项卡-“剪贴板”组-“格式刷”按钮-光标变为小刷子图案，然后选定一个或多个目标单元格,132,设置数字格式,默认情况下，数字以常规格式显示。当用户在工作表中输入数字时，数字以整

17、数、小数方式显示 Excel还提供了多种数字显示格式，如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等 【操作】选定单元格-“开始”-“数字”-相应按钮，或在设置单元格格式对话框中完成更复杂的设置,133,样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储 Excel内置多种单元格样式 【操作】选中需要设置样式的单元格或单元格区域-“开始”选项卡-“样式”组-“单元格样式”按钮,套用单元格样式,134,Excel内置多种工作表样式 【操作】选中需要设置样式的单元格区域-“开始”选项卡-“样式”组-“套用表格格式”按钮,套用工作表样式,135,制作好模板之后，可以将其保

18、存起来使用 【操作】Office按钮-“另存为”-“其他格式” -打开“另存为”对话框-保存类型选择“Excel模板(*.xltx)”-输入模板名称-点击确定 注意：保存路径为系统自动指定，不需要更改,保存模板,136,新建Excel文档的时候，可以套用模板 【操作】Office按钮-“新建”-“我的模板”-选择已保存过的模板,使用模板,137,让数据“动”起来,138,需要从多个角度去分析复杂的数据 自动、快速的分类汇总功能 交互式的动态改变图表的布局,问题导入,139,一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格 功能 转换行和列以查看源数据的不同汇总结果 显示不同页面以筛选数据 根据

19、需要显示区域中的细节数据 数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据 原始数据发生更改，则可以更新数据透视表,数据透视表,140,【操作】“插入”选项卡-“表”组-“数据透视表”按钮-“数据透视表”选项-选择数据源（包括数据标题）,创建数据透视表,141,【操作】点击数据透视表区域任何一个位置-边右方会出现“数据透视表字段列表”子窗口 数据透视表会根据设置发生实时的变化,选择需要分析的字段,选择需要筛选的字段（从上方字段列表处拖放至此）,在行或列显示的字段（从上方字段列表处拖放至此）,选择需要汇总的字段，又名值字段（从上方字段列表处拖放至此）,交互操作,142,字段操作 【操作】单击字段-出现字

20、段操作菜单 可删除字段或进一步设置字段,值字段操作 【操作】单击值字段-出现字段操作菜单 可删除值字段或设置值字段的汇总函数,交互操作（续）,143,数据透视图的功能与数据透视表类似，只不过以可视化的图表方式展现分析结果,数据透视图,144,【操作】“插入”选项卡-“表”组-“数据透视表”按钮-“数据透视图”选项-选择数据源（包括数据标题）,创建数据透视图,145,充分利用“左手”,146,如果所有操作都用鼠标点击，右手很累而且效率不高 但快捷键太多，记不住 有些快捷键太复杂，只用左手很难完成,问题导入,147,快捷键的取舍,只用左手就可以胜任的快捷键，不必右手配合 即用到键盘左边或左下方的键

21、 多用两键组合，尽量少用三键组合 多用Office系列软件通用的快捷键 例如：Ctrl + S， Ctrl + C，Ctrl + X， Ctrl + V 贵精不贵多 频繁使用的操作尽量用快捷键完成以提高效率,148,常用快捷键一览,149,作业,150,作业,制作一模板并使用该模板生成一个报表,151,作业（续一）,模板要求 有一个数据工作表和一个图表工作表 图表工作表留空 数据工作表 标题为“XX年度销售统计表” 数据项有 “业务员”，即姓名 “员工号”，6位数字，需数据有效性检查 “月份”，例如“一月”、“二月”，需数据有效性检查 “货物”，即货物名称 “物料号”，4位数字，需数据有效性检

22、查 “销售额”，格式必须为“1,234.04” 设定对数据项进行筛选 冻结前两行 有一定样式,152,作业（续二）,用模板生成一个报表 录入数据，原始数据请查看附件 对数据工作表进行排序 主数据：业务员 次数据：月份、货物 对数据进行分析 本次分析只关心“业务员”、”月份”、“货物”与“销售额”四个字段 筛选出“李刚”在一月份的销售情况 筛选出产品“X500j”在七月份的销售情况 在图表工作表制作2010年度总销售额的柱状图 制作数据透视表与数据透视图,153,Word文字处理,154,界面元素快览 定制工作环境 使用公司VI模板 制作表格的技巧 编辑短文档的技巧 阅读长文档的技巧 其他,15

23、5,内容,界面元素快览,156,Word界面,功能区,文档编辑区,157,功能区的主要控件,158,文档编辑区的主要对象,159,定制工作环境,160,定制工作环境,【操作】单击Office按钮-“Word选项”-弹出Word选项对话框 通过此对话框可以定义Word的工作环境，例如： 定制快速访问工具栏 显示的界面元素 拼写校对规则 设置文档的保存位置、自动保存时间,161,【操作】 Word选项对话框-“保存” 应确保系统的自动保存功能开启，并设置合适的时间间隔 注意：自动保存的时间间隔并不是越短越好。在默认状态下自动保存时间间隔为10分钟，一般515分钟较为合适，这需要根据计算机的性能及运

24、行程序的稳定性来定。如果时间太长，发生意外时就会造成重大损失；而时间间隔太短，Word频繁地自动保存又会干扰正常的工作。,162,数据保存规则,快速访问工具栏相当于以前Word版本中的工具栏 它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏 在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮 【操作】 Word选项对话框-“自定义”-“从下列位置选择命令” -“所有命令”-选中需要添加的命令-然后单击对话框中的“添加”按钮,163,定制快速访问工具栏,使用公司VI模板,164,从OA下载Word版本的VI模板,165,下载VI模板,将VI模板保存在本地 【

25、操作】“另存为”-“Word模板”,166,保存模板,【操作】保存路径为“Microsoft Templates”，文件名为“NCM-WORD模板（X版）”,167,保存模板（续）,使用模板,新建Word文档的时候，可以套用VI模板 【操作】“新建”-“我的模板”-选择“NCM-WORD模板（X版）”,168,制作表格的技巧,169,问题导入,公司很多表格或单据都是用Word制作 如何改善表格的细节，增强用户体验 越来越多人直接在电脑上填写表格单据，而不是打印出来手写,170,设置表格的行宽与列高,当用Word 编辑表格时，经常涉及到更改表格行高与列宽的问题 用鼠标拖动单元格线是更改列宽和行高

26、最快速且最直接的方法 【操作】将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上-光标会变成两条靠近的平行线-按住鼠标拖动网格线至目标位置 当使用网格线来更改列宽时，表格的总宽度保持不变 Word会相应地增大或减小相邻列的宽度 如果按下Shift键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变,171,设置表格的行宽与列高（续）,如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到精确的列宽，行的调整也类似 Shift和Alt键可以同时使用,172,绘制斜线表头,【操作】“布局”选项卡-“表”组-“绘制斜线表头”按钮-打开“插入斜线表头对话框”-输入式样和标题等信息

27、,173,防止跨页断行,通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果 防止表格跨页断行的方法 【操作】选定表格-“布局”选项卡-“表”组-“属性”按钮-打开“表格属性”对话框-“行”选项卡-去掉“允许跨页断行”,174,勾选复选框,一般Word文档的复选框是通过插入符号“”完成的 如何在表格中勾选复选框 删除原复选框符号 输入大写字母“R”，设置字体为“Wingdings 2”，获得带打勾的复选框 R 输入大写字母“S”，设置字体为“Wingdings 2”，获得带打叉的复选框 S,175,制作交互式的复选框,插入符号“”实现的

28、复选框，其缺点是操作复杂，用户很难在电脑上填写 交互式的复选框则可以改善用户体验 步骤1：调出“开发工具”选项卡 【操作】Office按钮-“Word选项”-“常用”-勾选“在功能区显示开发工具选项卡”-功能区出现“开发工具选项卡”,176,制作交互式的复选框（续）,步骤2：打开设计模式 【操作】 “开发工具”选项卡-“控件”组-“设计模式”按钮 步骤3：插入交互式复选框 【操作】“开发工具”选项卡-“控件”组-“旧式工具”按钮-“旧式窗体”-复选框图标 若复选框有灰色底纹，可点击“显示域底纹” 图标去除 步骤4：关闭设计模式 【操作】 “开发工具”选项卡-“控件”组-“设计模式”按钮,177

29、,勾选与去勾选,【操作】双击复选框-打开复选框对话框-选择“选中”或“未选中”,178,编辑短文档的技巧,179,问题导入,处理简单的短文档，例如工作报告，通常包含以下元素 标题、段落、编号、项目符号、图/表等 如何快速格式化文档 正确设置编号 图文混排,180,对标题多级编号,【操作】“开始”选项卡-“段落”组-“多级列表”按钮 -“定义新的多级列表”,181,套用样式快速格式化,套用Word自带的样式可以快速格式化文档，并能满足大部分需要 【操作】选定文字-“开始”选项卡-“样式”组,182,格式刷,格式刷是一个快速、批量复制格式设置的命令，能节省大量时间 【操作】选定一个文字块或者段落-

30、“开始”选项卡-“剪贴板”组-“格式刷”按钮-光标变为小刷子图案，然后选定目标文字块或段落,183,利用制表符对齐文字,在排版中经常遇到若干行对应的文字要对齐 例如图中的第一行的“汇报”要与第二行“抄送”对齐 可以通过插入制表符的方式解决 【操作】按Tab键,184,使用标尺设置段落缩进,段落缩进是指文本与页边距之间的距离 使用水平标尺是进行段落缩进最方便的方法 水平标尺上有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进四个滑块 【操作】选定要缩进的一个或多个段落-用鼠标拖动这些滑块即可改变当前段落的缩进位置,185,首行缩进,186,悬挂缩进,187,左缩进,188,右缩进,189,处理编号,跨段使用编

31、号的时候，往往系统会接着递增上一段使用过的编号，这未必是用户想要的结果 这时用户可以根据需要继续编号或重新开始编号 【操作】选定编号-右击菜单-“重新编号”或“继续编号”,190,设置图片环绕方式,设置图片的环绕方式，可以使图片的周围环绕文字，实现Word的图文混排功能 【操作】选中图片- “格式”选项卡- “排列”组- “文字环绕”按钮,191,排版最佳实践,风格、样式应一致 字体、色彩不要过于丰富 整体布局张弛有道 例如段落内要紧凑，段落之间要留有适当空间 细节决定专业,192,阅读长文档的技巧,193,问题导入,文档太长，无法迅速定位到要看的部分 文档关闭后重新打开，无法记住上一次阅读过的位置,194,通过目录跳转,通过点击目录上的页码，可以快速跳转到文档中相应的位置 【操作】按下Ctrl键并把鼠标放在目录的页码上-光标变成手指图案-点击鼠标,195,快速定