设计制作表格文件(一).ppt

1、第一单元 设计制作表格文件（一）,学习目标,能够根据工作需要设计制作表格文件 能够熟练进行表格格式化 能够熟练进行打印设置 示例文件1,学习内容,电脑办公与Office 2003 认识Excel 2003 按照工作要求创建表格文件 自定义Excel的工作环境,1.1 电脑办公与Office 2003,电脑办公可以使我们的工作变得更为轻松。电脑办公涉及多方面的工作，如文档编排、表格制作、幻灯片制作、网页制作、收发邮件以及简单的图像处理等。,Office 2003的功能,Office 2003实际上是一个套装软件，它包含的程序主要有：Word 2003、Excel 2003、PowerPoint

2、2003、Outlook 2003、FrontPage2003和Access 2003等 ，其功能如下：,Word用于书写信函、公文、报告以及文档编排等一些文字方面的工作。,用Word制作的电子文档,Excel用于制作表格、数据统计以及管理等工作。,用Excel制作的销售统计表,PowerPoint用于制作投影片、幻灯片和演 示文稿等。,Outlook可以帮助用户管理邮件、约会、联系人任务和文件，也可以跟踪活动、打开和查找文档以及组织和共享桌面信息。,FrontPage用于制作网页、建立和管理网站。,Access用于数据库的建立和使用。,1.2 认识Excel 2003,Excel 2003的

3、功能Excel 2003的工作界面菜单操作对话框的主要组成元素 Excel 的文件工作簿、工作表与单元格,Excel 2003的功能,简明实用的数据管理功能,强大的数据计算功能,丰富的数据图表功能,数据分析功能,Excel 2003的工作界面,Excel 2003的工作界面友好、操作方便，深受广大用户喜爱。主要组成元素如下。,标题栏,菜单栏,工具栏,编辑栏,任务窗格,状态栏,滚动条,工作表标签,继续,滚动条:垂直滚动条和水平滚动条，用于移动工作表、浏览工作表内容。 工作表标签:工作簿由工作表构成，不同的工作表由不同的标签标记，标签位于工作簿窗口底部，默认名为sheet1,2,3,菜单操作,对菜

4、单进行操作主要有通过鼠标和键盘的操作，还有快捷菜单的使用。,右键快捷菜单,菜单操作,对话框的主要组成元素,在Excel 2003中执行某些命令时，系统会以对话框的形式给用户提供更多的选择信息。对话框能进一步显示菜单选项的内容，它包括选项卡、文本框、列表框、单选钮、复选框、命令按钮和加减按钮等。,选项卡,文本框,列表框,单选钮,复选框,命令按钮,微调按钮,Excel的文件,工作簿文件（. xls） 模板文件（. xlt） 工作区文件（. xlw） 备份文件（. xlk） 网页文件（. Mht、.htm）,工作簿、工作表与单元格,在Excel中，用户所进行的工作都是在工作簿、工作表和单元格中完成的

5、。工作簿就好比一本书，书中的每一页就是工作表。,工作簿 在Excel中创建的文件就称作工作簿，其扩展名为.xls。,工作表 工作表是由65 536行和256列所构成的一个表格，用来存储和处理数据。行号由上到下从“1”到“65 536”进行编号；列号则由左到右采用字母“A”到“IV”进行编号。 单元格,员工信息管理是日常管理工作的一项重要 内容，假设在工作中需要对员工的基本信息 进行统计，建立员工信息表，请大家思考： 如何利用Excel完成上述工作？,利用Excel创建表格的操作过程,明确数据管理目标，建立表格结构 输入表格数据 表格的修饰格式化工作表 保存工作簿 打印工作表,1.3 按照工作要

6、求创建表格文件,建立表格结构 输入表格内容 格式化工作表 保存与打开工作簿 打印工作表,在Excel中可以新建空白工作簿，也可以利用已有工作簿创建，还可以使用系统带的模板新建工作簿。,新建空白工作簿,启动Excel 2003时，系统自动创建一个新的默认的工作簿文件，其名称为“Book1”。要新建工作簿，可使用下面两种方法。,创建新工作簿,继续,使用工具按钮 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，即可建立一个新的空白工作簿。,使用菜单 选择“文件”“新建”菜单，打开“新建工作簿”任务窗格，单击其中的“空白工作簿”超链接 。,根据现有工作簿新建,若要新建的工作簿与以前创建的工作簿很相似，可以单击“新

7、建工作簿”任务窗格中的“根据现有工作簿”超链接，打开“根据现有工作簿新建”对话框，在其中选择用于创建新工作簿的原有工作簿文件，单击“创建”按钮即可 。,根据模板创建,在“新建工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，然后在“电子方案表格”选项卡中选择一个模板样式，单击“确定”按钮即可。,思考：如何自己创建模板文件？,模板是系统提供或自己创建的一种特殊文档，其中定义了文档的风格和格式等信息，常用于创建特殊格式的文档。用户可以将自己工作中经常用到的某种格式的文档设置为模板。,创建并应用模板文件的方法： 1. 根据需要设置模板文件（常用文件）的样式； 2. 将文件“另存为”：

8、按照文件特征进行命名（方便选用），文件类型选择“模板”，系统自动显示路径，点击“保存”； 3. 应用自己创建的模板文件时，在任务窗格选择“根据本机上的模板新建”，选择相应的模板文件。,标题和建表日期等 表头和数据区 说明和制表人等,建立表格结构,课堂实践：以“某证券公司员工信息表”为例，设计该表格文件的表格结构。,输入表格内容,数据是工作表中重要的组成部分。常用的包括数字、文字、日期以及时间等常量数据 。,输入表格基本数据,在工作表中输入的基本数据一般包括数值型数据和字符型数据。,1数值型数据的输入,输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号

9、“”，或给数字加上圆括号。例如，输入“5”或“（5）”都可在单元格中得到5。,如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”。,如果要输入百分数，可以直接在数值后输入百分号。 如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。-设置数字格式 货币数值的输入方法。 如果要输入日期和时间，日期的格式为月/日/年；时间的格式为小时：分：秒，也可通过单元格格式对话框设置日期和时间的格式。 直接输入系统当前日期：Ctrl+；组合键 直接输入系统当前时间：Ctrl+Shift+；组合键,2字符型数据的输入,字符型数据是指字母、汉字或其他字符开头的数据。默认情况下，字符型数据沿

10、单元格左边对齐。 如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号、身份证号等，输入时应在数据前输入单引号“” 。 在同一单元格中输入多行文本。Alt+Enter组合键,格式化工作表,以上我们完成了所有数据的输入，接下来将使用Excel提供的丰富的格式化命令对表格进行修饰格式化工作表。,通过合并单元格制作标题,当输入文本较长，文本周围有多余的空白单元格时，可以通过合并单元格来解决。一般情况下，我们都是将标题设置在表格的中间。,调整工作表的行高与列宽,在Excel中，可以使用两种方法来改变行高和列宽。 第一种：直接使用鼠标拖动来快速调整； 第二种：通过执行Excel菜单中的命令或快捷菜单中的命令，可

11、以对行高和列宽精确设定。,为单元格设置字体,调整好表格的行高和列宽后，在Excel中可以对表格中文字的字体、字形、字号等进行修饰美化。,调整单元格的对齐方式,单元格中数据的各种对齐方式都是相对于单元格上下左右的位置而言的。默认情况下，单元格的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。在日常工作中，可根据实际需要重新设置单元格中数据的对齐方式，另外，用户还可以随意地旋转字符的角度。,为表格添加边框,在Excel工作表中，虽然从屏幕上看每个单元格都带有浅灰色的边框线，但是实际打印时不会出现任何线条。为了使表格中的内容显示得更为清晰明了，增加表格的视觉效果，我们可以为表格添加边框。,为表格

12、增加底纹,为了进一步加强表格的表现力，还可以为选定的单元格或整个表格添加底纹图案。,保存工作簿,保存与打开工作簿,在建立文件并输入数据后必须将其保存，以确保文件在日后还可以使用。,打开工作簿,若要打开一个已建立的工作簿，可按如下的操作步骤进行。,打印工作表,制作好工作表后，若要打印工作表，只需单击工具栏上的“打印”按钮，即可按照Excel默认设置开始打印。但是，不同行业的用户需要的打印报告样式是不同的，每个用户都可能会有自己的特殊要求。 Excel为了满足用户的需求，提供了许多用来设置或调整打印效果的实用功能，如设置打印区域、进行打印预览、设置打印方向、打印时的缩放、页眉和页脚等。,在前面工作

13、的基础上对工作表进行打印设置，操作步骤如下：,通过打印预览找出需要调整的项目 选择并设置打印区域 进行页面设置 进行打印设置,页面设置-1,页面设置-2,页面设置-3,页面设置-4,选定了打印区域并设置好打印页面后，即可正式打印工作表了。打印时，根据需要还可对打印范围、打印份数等进行设置。,思考： 当表格比较大，需要分几页打印时，如何使得每一页都显示表头内容？ 如何将表格内容根据需要分别打印在不同的几页纸上？,1.4 自定义Excel的工作环境,定制菜单 显示和隐藏关于工具栏的提示信息 显示和隐藏使用过的工作簿 设置默认文件位置 设置工作表中的字体和字号 设置窗口显示,定制菜单,对菜单的显示方式进行设定,学习目标（回顾）,能够根据工作需要设计制作表