办公自动化概述

1、办公自动化概述,学习目的与要求,办公自动化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧的背景下，发展起来的一门综合性学科。目前办公自动化还没有一个严格统一的定义，其内涵通常是以电子计算机技术为核心，结合现代通讯技术，使部分或全部办公业务活动借助于各种现代设备并由这些设备和办公人员构成一个对文件处理、信息管理和日常事务等进行自动化管理的系统。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。通过学习本章，学生可以了解OA概念、OA的发展，从而较全面地了解OA系统。,办公自

2、动化系统的功能,文字处理 1编辑文档的功能。 2文档版式编排的功能。 3使用模板格式化文档。 4表格的使用。 5文档的智能检查功能。,数据处理 1方便快捷的数据录入。 通过制作一张电子表格，可以对数据进行快速的录入，而且在录入的过程中还可以灵活的插入数据行或列、对有规律的数据实现自动生成、根据函数生成特定的基于数据表的数据、自动计数等功能。 2根据数据快速生成相关图形或表。 为了更好的表达数据统计的结果，我们往往使用图形或者图表。对于一个录入完毕的电子表格，我们可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，可以自由的选择模板进行生成相关图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图

3、表也会根据新的数据发生相应的变化，有利于数据更新。 3强大的数据统计功能。 除了对数据表进行简单的统计外，电子表格中还专门针对企业的日常需要设计了各种统计数据的方法，通过使用这些统计方法，用户可以很方便的制作出工作使用的各种数据统计文件。,语音处理 语音处理技术是是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。OA里语音处理功能主要包括以下两个部分： 1语音合成。 语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。 2语音识别。 语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。语音

4、识别技术可以通过发音方式，发音时的孤立词、连结词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。,图形和图像处理 1图形和图像的输入。 图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图形输入方式有：鼠标器、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。 2图形和图像的存储和编辑。 图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的转化等。 3图形和图像的输出。 把图形或者图

5、像在计算机中经过一系列的处理，需要对它们进行输出到终端，常见图形或图像的输出方式有打印机等。,通信功能 OA系统的通信功能够实现OA系统的各个部门真正的进行即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率，OA的通信的功能主要包括以下几个方面： 1即时提醒 2远程通信 3远程监控 4屏幕互换,文件处理 在任何企事业单位文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的文件处理效率低、耗材大并且占用工作人员大量的时间用于分发、追踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求，传统方式已经远远满足不了工作的需要，OA系统的文件处理系统真

6、正的实现数字化办公，大大提高工作效率，主要功能有以下两个方面： 1资源共享。 利用OA系统的网络可以使内部成员方便的共享文件，经过授权的用户可以快速的访问网络资源来获取文件。 2文件处理流程系统化。 在传统的文件处理流程种，需要经过专门的人员去分发或崔办文件的处理，而在OA的文件处理系统中，可以通过基于OA网络的文件处理系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。,工作日程管理 工作日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括： 1部门日程管理 2职员日程管理 3工作进程管理 4工作周报 5工作月报,行文办理 行文办理是办公自动化系统的重要组成部分，在OA中通