物品采购（物流师）.ppt

1、物品采购,一、采购计划制定,二、招投标采购业务组织实施,三、采购合同管理,物品采购,四、采购绩效评估,五、采购战略与决策,一、采购计划制定,采购认证计划,采购订单计划,采购计划包括两部分：,一、采购认证计划,1、准备认证计划,（1）接受开发批量需求,有两种情况：一种是在现有的采购环境中可以选择的物品供应；另一种是现有采购环境无法提供的新物品，需要寻找新的物品供应商，或者需要与供应商共同开发的新物品。,（2）接收余量需求,采购认证指企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程。采购认证计划的步骤是准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制定认证计划。,随着市场需求的增加，采购环境容量不足

2、以支持货源需求；或者随着采购环境呈下降趋势，该货源的采购环境容量在缩小，满足不了需求。以上两种情况产生余量需求从而要求对采购环境进行扩容。,一、采购认证计划,1、准备认证计划,（3）准备认证环境资料,认证环境是对认证过程的保证。认证过程是供应商样件、小批件和批量试制过程，需要有供应商的可靠技术支持。,（4）制定计划说明书,认证计划说明书包括物品项目名细、需求数量、认证周期，同时应附有开发需求计划、余量需求计划和认证环境等资料。,一、采购认证计划,2、评估认证需求,（1）分析开发批量需求,对开发批量需求进行详细的分析， 明确开发物品的技术特征，可以判断目前的采购环境是否能满足企业的需求，如果不能

3、满足就需要另外寻找新的供应商或者与供应商一起研究开发新的物料。,（2）分析余量需求,要对余量需求进行分类，对于市场需求原因造成的余量需求可以通过市场及生产需求计划得到各种物品的需求量和需求时间；对于因供应商减少供应造成的余量需求，可通过分析现采购环境的总体订单容量与原订单容量的差别确定。这两种余量相加形成总的需求余量。,由分析开发批量需求、分析余量需求和确定认证需求三部分内容组成。,一、采购认证计划,2、评估认证需求,（3）确定认证需求,根据开发批量需求及余量需求的分析结果确定认证需求。认证需求是需要通过认证程序和方法，确定具有一定订单容量的采购环境的要求。,由分析开发批量需求、分析余量需求和

4、确定认证需求三部分内容组成。,一、采购认证计划,3、计算认证容量,（1）分析项目认证资料,计划人员除了应具有较好的财务与市场分析能力外，同时还应具备对采购物品的技术分析能力，特别是物品的技术适应性和物品的规模生产能力。,（2）计算总体认证容量,把采购环境中所有供应商的认证容量加总，即可得到采购环境中大概的总体认证总量。,（3）计算承接认证量,将当前某一段时间内供应商正在履行认证的合同量进行汇总即得到供应商的承接认证量。,一、采购认证计划,3、计算认证容量,（4）确定剩余容量,将某一物料所有供应商群体的剩余认证容量进行汇总即得到该物料的认证容量。,物料认证容量 = 物料供应商群体总体认证容量承接

5、认证量,一、采购认证计划,4、制定认证计划,（1）对比认证需求与认证容量,认证需求与供应商对应的认证容量之间一般存在差异。如果认证需求量小于认证容量，可直接按认证需求制定认证计划；如果供应商容量远不能满足认证需求量，对于剩余的认证需求要制定采购环境之外的认证计划。,（2）综合平衡,综合考虑市场、生产、认证容量、物料生命周期等要素，从整体出发，判断所确定的认证需求是否能得到满足，通过调节认证计划来尽可能地使其满足。当现有采购环境通过调节还是不能满足剩余认证需求时，这时就需要开发并选择新的供应群体。,认证计划包括：对比认证需求与认证容量、综合平衡、确定余量认证计划和制定认证计划四项内容。,一、采购

6、认证计划,4、制定认证计划,（3）确定余量认证计划,对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应与采购环境以外的供应商制定认证计划，确保余量认证计划的执行。,（4）综合平衡,制定认证计划需要确定认证物品的数量和开始认证的时间，以公式表示为：,认证商品数量=开发样品需求数量+检验测试要求数量+样品数量+机动数量,开始认证时间=要求认证结束的时间一认证周期一缓冲时间,一、采购认证计划,制定认证计划的步骤主要有：,（1）分析认证需求,（2）计算认证容量,（3）制定认证计划,例：某手机制造厂根据去年的销售量统计，其所生产的某款手机销售量达到了20万部。并根据市场反应状况，今年的销售量会比上一年增长30。（为

7、生产20万部手机，公司需要采购某种零件60万件才能保证生产）但是由于该种新型销售量的扩大，原有零部件供应商难以达到要求的供应量。根据此情况，公司做采购前分析制定认证计划。,一、采购认证计划,根据市场调研，公司某款手机比去年增长30，即需生产20（130）26万件，才能满足销售需求。这时，该种零件的需求量为：26（6020）96万件。 比去年增长966036万件。,第一步，分析认证需求。,第二步，计算认证容量。,公司供应此种零件的供应商主要有两家，供应比例分别为：A供应商70，B供应商30。根据需要，A供应商需要供应967067.2万件，B供应商需要供应963028.8万件才能满足需求。但是A供

8、应商的年生产能力是100万件，已经有40万件的订单，B供应商的年生产能力是50万件，也已经有了24万件的订单。所以A供应商B供应商的供应量可以达到：（10040）（5024）86万件。,一、采购认证计划,经过比较，968610万件，公司还需要再进行采购10万件才能满足需求。由于此种零件是根据公司要求进行定做的，所以公司需对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证。 根据经验，测试的数量为此批样件数量的0.1，样品数量和动机数量分别为0.05；为了赶上五一节的销售，要求在4月1号之前（3月31号）完成认证，认证周期为半个月（15天），缓冲时间15天。所以， 认证物料数量开发样件需求数量检验测试需求

9、数量样品数量动机数量 100 000100 0000.1100 0000.05100 0000.05100 200 开始认证时间要求认证结束时间认证周期缓冲时间3115151 即要求从3月1号开始认证，认证的物料数量为100 200件。,第三步，制定认证计划 。,二、采购订单计划,1、准备订单计划,（1）接收市场需求,市场需求决定企业的销售计划，进而确定生产需求计划和物料或商品采购计划，进而决定订单计划。,（2）接收生产需求,采购订单计划内容包括：准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量和制定订单计划。,生产需求对采购环节而言就是物品需求。物品需求计划是主生产计划的细化，它来源于主生产计划、独

10、立需求的预测、物品清单与库存文件等。编制物品需求计划的主要步骤为：1)确定毛需求量；2)确定净需求量；3)对订单下达日期及订单数量等进行计划。,二、采购订单计划,1、准备订单计划,（3）准备订单环境资料,在订单商品的认证计划执行完毕之后，便形成该项商品的采购环境（也可称之为订单环境），订单环境资料包括： 1)订单商品的供应商信息。 2)每个供应商分摊的订单比例信息。 3)从下单到交货的订单周期。,（4）制定订单计划说明书,准备好订单计划所需要的资料，其主要内容是商品名称、需求数量、到货日期，并附有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。,二、采购订单计划,2、评估订单需求,（1）分析市场需

11、求,要分析企业市场战略及潜在的需求，分析市场合同签订数量，尚未签订合同的数量及其变化的趋势，要对市场需求有一个全面的了解，远期发展与近期切实需求相结合。,（2）分析生产需求,对生产产品的品种、数量、规格、时间、消耗定额、库存数量进行核算。,（3）确定订单需求,根据市场需求和生产需求的分析结果确定订单需求，其内容是：通过订单操作程序，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物品采购入库。,二、采购订单计划,3、计算订单容量,（1）分析物品供应资料,对采购环境中的供应商及所能供应物品资料的分析。,（2）计算总体订单容量,总体订单容量包括可供应的物品数量和可供应物品的交货时间，将不同的供应商在同一交货时

12、间的供应量加总形成总体的订单容量。,二、采购订单计划,3、计算订单容量,（3）计算承接订单容量,承接订单容量是指某供应商在指定时间内已经签下的订单量。,（4）确定剩余订单容量,是指某物品所有供应商群体的剩余订单容量的总和，它是物品供应商群体总体订单容量减去已承接订单容量之差。,二、采购订单计划,4、制定订单计划,（1）对比需求与容量,在需求小于容量的情况下，依据物品的需求制定订单计划。在供应商容量小于物品需求量的情况下，要求平衡环节对于剩余物品的需求制定认证计划。,（2）综合平衡,要综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物品订单需求的可行性和必要性，调整订单计划，计算容量不能满足的剩余订单需

13、求。,二、采购订单计划,4、制定订单计划,（3）确定余量认证计划,对于剩余需求，要确认能否按物品需求规定的时间及数量交货。为了保证物品的及时供给，可以简化程序，由具有丰富经验的认证人员操作。,（4）制定订单计划,在采购订单计划中，有两个关键指标，以公式将它们表示为：,1)下单数量：下单数量=生产需求量一计划入库量一现有库存量+安全库存,2)下单时间：下单时间=要求交货时间一认证周期一订单周期一缓冲时间,二、招投标采购业务组织实施,招投标工作策划,招投标采购工作流程,招标,投标,开标,评标,授标,签订合同,一、招投标工作策划,1、研究招标采购的必要性和可行性，明确招标的目标和内容。,2、研究确定

14、招标的方法、标底、时间安排、操作步骤等具体内容。例如，选择公开招标还是邀请招标，是自行组织招标还是请人代理招标，每一环节如何进行等。,3、研究确定评标指标体系、评标方法和评标小组 。,4、编写招投标策划方案，上报领导审批通过。,二、招投标采购工作流程,招投标是企业采购工作的一个标准化流程，其具体运作流程如图所示：,三、招标,1、编制招标文件,（1）投标人须知,招标文件是供应商准备投标的依据，也是采购方实行评标的重要依据。其准备直接影响到采购的质量和进度。主要内容有：,主要内容包括：投标保证金的要求，评标的标准和程序，投标的程序、资金来源，货物原产地要求，招标文件和投标文件的澄清程序，投标文件的

15、内容要求及投标语言要求，投标价格和货币规定，修改和撤销投标的规定，标书格式，投标有效期和截止日期，开标时间和地点等。,（2）合同条款,包括一般合同条款和特殊合同条款。,三、招标,1、编制招标文件,招标文件是供应商准备投标的依据，也是采购方实行评标的重要依据。其准备直接影响到采购的质量和进度。主要内容有：,1)一般合同条款，包括买卖双方的权利和义务，运输、保险、验收程序，价格调整程序，付款条件、程序以及支付货币的规定，履约保证金数量、货币及支付方式，不可抗力因素，延误赔偿和处罚程序，合同终止程序，解决争端的程序和方法，合同适用法律、税收的规定等。,2)特殊合同条款，包括：一般合同条款的增减，保险

16、的要求和交货条件，履约保证金的具体金额和提交方式、付款方式和货币要求，解决争端的具体规定，零配件和售后服务的具体要求等。,（3）技术规格,它规定了所购货物、设备的性能和标准。一般采用国际或国内公认的标准。,三、招标,1、编制招标文件,招标文件是供应商准备投标的依据，也是采购方实行评标的重要依据。其准备直接影响到采购的质量和进度。主要内容有：,（4）投标书的编制要求,是招标单位对投标供应商投标内容的书面声明的一种规定。其内容主要包括：投标文件的构成，投标保证金的数量，总投标价(应分别以数字和文字形式表示)，投标书的有效期等。,（5）供货一览表、报价表和工程量清单,供货一览表应包括采购商品品名、数

17、量、交货时间和地点等。,三、招标,2、发布招标通告,标书编制完成后，就要选择一定的媒体进行招标通告的发布。招标通告的一般包括：采购实体的名称和地址，资金来源，采购内容简介，获取招标文件办法和地点，希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表，采购实体对招标文件收取的费用及支付方式，提交投标书的截止日期，投标保证金的金额要求和支付方式，开标日期、时间等。,3、进行资格预审,对供应商资格预审通常包括两个部分。一是对供应商的合法地位和信誉等进行的基本资格预审，二是对已具备基本资格的供应商履行拟定采购项目能力审查的专业资格预审。 采购单位在规定的时间内，按照资格预审文件中规定的标准和方法

18、，对提交资格预审申请书的供应商进行上述审查，以确定参加投标的供应商名单并向其出售标书。,四、投标,1、投标准备,主要包括熟悉招标文件、申请资格预算、调查现场和考察投标环境，进而对投标的必要性、投标取胜的可能性进行分析，决定是否进行投标。,2、编制投标文件和报价,（1）投标文件的内容,主要包括：投标者资格、资信证明文件，投标项目(设备)方案及说明，投标价格表以及货物说明一览表，招标文件中规定应提交的其他资料或投标方认为需加以说明的其他内容，投标保证金。 还可主动提供反映投标企业历史、资金、技术、质量、管理、服务及成就等方面优势的资料，并要尽量详细描述投标产品情况，特别是突出展示自己的产品优于竞争

19、对手的性能和特点。,投标文件分正本、副本，评标时以正本为准。投标文件中使用的数据、单位名称及符号要符合规定的标准。,四、投标,2、编制投标文件和报价,（2）确定投标报价,确定标书价格时应注意：,1)投标报价不能低于成本价。,2)确定适当的利润率。利润率过高，报价缺乏竞争力；利润率太低，即便中标，也无经济效益。,3)要把握好确定投标报价的时机。有经验的投标人，都会在递交投标文件的前夕，根据竞争对手和投标现场的实际情况，最终确定投标报价，现场填写有关方面的文件。,五、开标,开标必须在紧接着截标时间之后进行，防止间隔时间内出现窥窃、涂改等现象。,开标必须采取公开方式，允许投标人或其代表出席，也可请公

20、证机关出席作证；允许记录、拍照、录音、录像。,开标时应高声唱读每个投标人的名称、投标总金额、有无折扣或价格修改、有无投标保证金，如果要求或允许报替代方案的话，还应宣读替代方案投标的总金额。,没有开标或开标时没有宣读的投标均不予考虑。,在第一个投标人被开标唱读之后，不应要求或允许任何投标人改变其投标。,六、评标,投标书一经开标，即转送到评标委员会进行评标。评标委员会成员由招标企业代表和有关技术、经济等方面的专家组成。成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的23。委员会成员名单在中标结果确定前应当保密。,1、对投标书初步审查,（1）审查投标书是否完整,在正式评标前，需要对

21、所有的投标书进行初步审查，审查的内容有：,文件签署是否合格，是否提交投标保证金，投标书是否编排有序。,（2）审查是否有计算错误,如果单价与数量的乘积与总价不一致，以单价为准修改总价，投标商不接受对其错误的更正，可以拒绝其投标书，没收其投标保证金。如果用文字表示的数值与用数字表示的数值不一致，以文字表示的数值为准。,六、评标,1、对投标书初步审查,（3）审查投标书是否实质上与招标文件要求的全部条款、条件和规格相符，有无重大偏差。,在正式评标前，需要对所有的投标书进行初步审查，审查的内容有：,六、评标,2、详细评标,（1）技术评审内容,评标必须以招标文件为依据，不得采用招标文件规定以外的标准和方法

22、进行评标。评标分为技术评审和商务评审两个方面。,1)对招标文件中的质量、技术说明或要求(包括图样)的理解深度及响应程度。,2)进度计划或交货期限的有效性、科学性及严谨性。,3)项目实施能力、经验及质量的控制与保障措施的合理性与可行性(包括分包单位)。,4)在技术方面建议的可行性和有效(效益)性等。,六、评标,2、详细评标,（2）商务评审内容,评标必须以招标文件为依据，不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标。评标分为技术评审和商务评审两个方面。,1)投标报价是否合理。,2)投标报价构成是否合理。,3)经营成果、财务能力和资信程度。,4)投标商对支付条件的要求或给招标商何种优惠条件。,六、评

23、标,3、编写并上报评标报告,在评标报告中，评标委员会不仅要推荐中标候选人，而且要说明这种推荐的具体理由。评标报告一般应包括以下内容：,(1)对投标人的技术方案的评价，技术、经济风险的分析。,(2)对投标人技术力量、设施条件的评价。,(3)对满足评标标准的投标人的投标进行排序。,(4)需要进一步协商的问题及协商应达到的要求。,六、评标,4、评标中采用的方法,（1）最低评标价法（不是最低报价法）,按成本加利润计算。在采购技术规格简单的商品原材料、半成品，以及其他性能、质量相同、容易进行比较的货物，可以把评标价作为评标的唯一尺度。,（2）综合评标法,除考虑报价因素外，还考虑把其他因素，如内陆运输以及

24、保险费、交货或竣工期、支付条件、购货人在国内获得零部件以及售后服务的可能性、价格调整因素、设备和工厂(生产线)运转和维护费用、质量和技术性能等，加以量化，折成价格，与报价一起计算，然后按照标价高低排列。,六、评标,4、评标中采用的方法,（3）以寿命期的成本为依据评标,若所购商品的后续运行和维护费用很高，评标时要考虑后续费用，以产品寿命期内的成本作为评标的依据。其做法是：将采购时的报价和因为其他因素需要调整的价格，加上一定运行期年限的各项费用，再减去一定年限后设备的残值等，然后进行比较。在计算以后运转期内的各项费用时，应按照一定的贴现率计算其净现值，再加入到评标价中。,（4）优点积分法,一般只适

25、用于价值不高的采购。其基本做法是：使各项技术性能因素以及其他评标标准各按其重要性分占一定权重(百分比)，由此算出每一份标书的积分，然后用每份标书所得总积分除以标书的价格，得出“报价除以积分”的商值。报价越低，积分越高，所得的商值越低。商值最低的标书就是评标价最低的标书。,七、授标 八、签订合同,授标,评标结束后，招标方开始授标。评标委员会选定授标公司后，发给该公司临时授标通知书，书面告之将招标项目临时授给该中标公司。一般来说，只要临时授标的公司在授标后不出现重大经营问题，该公司就能得到授标的项目。,签订合同,授标确认后，投标方所投的投标书中标，进入签订合同阶段。双方联系合同事宜，就合同的有关内

26、容进行协商，双方就合同条款达成一致意见后，招标方将合同送交有关部门进行审批，得到同意后双方即可签署合同。,三、采购合同管理,采购合同概述,采购合同的管理,一、采购合同概述,1、采购合同的作用,（1）可确定采购双方应履行的事项，确定双方的权利与义务。,采购合同是需求方向供货厂商采购货品时，按双方达成的协议所签订的具有法律效力的书面文件，它确认了供需双方之间的购销关系和权利与义务。,（2）可作为解决采购纠纷的依据。,（3）可作为法律上的书面证据。,（4）可订立自治条款。（在跨国采购时非常重要）,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（1）首部,（2）正文,一份完整的采购合同通常是由首部、正文与尾部

27、三部分组成。,主要包括：名称、编号、签约日期、签订地点、买卖双方的名称、合同序言等。,1)主要内容,合同正文是供需双方议定的主要内容，是采购合同的必备条款，是供需双方履行合同的基本依据。,商品名称。指所要采购物品的名称。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,1)主要内容,质量规格。指商品所具有的内在质量与外观形态的结合，包括各种性能指标和外观造型。该条款的主要内容有：技术规范、质量标准、规格、品牌等。,单价和总价。该条款的主要内容包括：单价、货币类型、交货价格(FOB，CIF，CPT等)和定价方式(固定价格、滑动价格、后定价格等)。,数量。指采用一定的度量制度来确定买卖商品的重量

28、、个数、长度、面积、容积等。包括的主要内容有：交货数量、单位、计量方式等。必要时还应清楚说明误差范围。,包装。该条款的主要内容有：包装标识、包装方法、包装材料要求、包装容量、质量要求、环保要求、规格、成本、分拣运输成本等。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,1)主要内容,装运。指把货物装上运载工具并运送到交货地点。该条款的主要内容有：运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式(分批、转运)和装运通知等。,到货期限。指约定的最晚到货时间，以不延误企业生产经营为标准。,到货地点。指货物到达的目的地。,检查和验收。涉及质量、数量、包装等条款。在国际采购中，商品检验指由商品检验机构对

29、进出口商品的质量、数量、重量、包装、标记、产地、残损、环保要求等进行检验分析与公证鉴定，并出具检验证明。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,1)主要内容,付款方式。它包括的内容有：,a、支付手段：货币或汇票，一般是汇票。,b、付款方式：银行提供信用方式(如信用证)或银行不提供信用但可作为代理方式(如直接付款和托收)。,c、支付时间：预付款、即期付款或延期付款。,d支付地点：付款人指定银行所在地。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,1)主要内容,保险。是企业向保险公司投保，并交纳保险费。货物在运输过程受到损失时，保险公司向企业提供经济上的补偿。该条款的主要内容包括

30、：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费。根据国际惯例，凡是按CIF和CIP条件成交的出口货物，一般由供应商投保；按FOB，CFR，CPT条件成交的进口物资，由采购方办理保险。,仲裁条款。是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方进行裁决。仲裁协议是仲裁条款的具体体现，它包括的主要内容有：仲裁机构、适用的仲裁程序、仲裁地点、解决效力等。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,1)主要内容,不可抗力。是指合同执行过程中发生的、不能预见的、人为难以控制的意外 事故，如台风、洪水、地震、战争等，致使合同执行过程被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。该条款包括的主要内容有：

31、不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利和义务等。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（2）正文,2)可选择内容,合同正文可以选择的部分有：,保值条款。在该条款中主要是规定计价用硬币和支付用软币，以及到期支付时按计价货币和支付货币的当时牌价折算应支付的金额。,价格调整条款。是为了应付价格波动，在合同中只规定初步价格，同时规定按照某些指标的变动随时进行调整的条款，,误差范围条款、法律适用条款。,一、采购合同概述,2、采购合同的内容,（3）尾部,主要包括的内容有：合同的份数、使用语言及效力、附件、合同的生效日期、双方的签字盖章。,一、采购合同概述,3、商品采购合同的订立,（1）订立采购合

32、同的资格审查,订立采购合同一般需要经过以下环节：,所谓合同资格是指订立合同的当事人及其经办人必须具有法定的订立合同的权利。审查供应商的合同资格，目的在于确知对方是否具有合法的签约资格。,1)审查供应商的合同资格,法人资格审查。审查供应商是否属于经国家规定的审批程序成立的法人组织。这主要看其是否持有工商行政管理部门颁发的营业执照。,一、采购合同概述,3、商品采购合同的订立,（1）订立采购合同的资格审查,1)审查供应商的合同资格,法人能力审查。主要是审查供应商的经营活动是否超出营业执照批准的范围。超越其业务范围以外的经济合同，属无效合同。还包括对签约的具体经办人的审查。,2)审查供应商的资信和履约

33、能力,履约能力。审查当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。总之，就是要了解对方有没有履行采购合同所必需的人力、物力、财力和信誉保证。,资信审查。审查卖方当事人的资金和信用情况，了解供应商对购货合同的履约能力。,一、采购合同概述,3、商品采购合同的订立,（2）制作合同,一般情况下，企业都有供应商认可的固定标准的合同格式。供需双方只需在标准合同中填写物料名称代码、单位、数量、单价、总价、供货方式和时间等参数及一些特殊说明后即完成制作合同操作。拥有采购信息管理系统的企业，也可以直接在信息系统中生成订单合同。,（3）审批合同,合同审

34、批一般由专人负责。主要审查内容有：合同与采购环境物料描述是否相符；合同与订单计划是否相符；确保订单执行人员依照订单计划在采购环境中操作；所选供应商均为采购环境内的合格供应者；价格在允许价格之内，到货期符合订单计划的到货要求。（采购认证-采购订单）,一、采购合同概述,3、商品采购合同的订立,（4）签订并执行合同,将经过审批的合同传至供应商处进行盖章签字确认。法人代表也可授权业务人员，如推销员、采购员作为承办人，以法人的名义订立购货合同。承办人必须有正式的授权证明书，方可对外签订购货合同。法人的代表人在签订购货合同时，应出示身份证明、营业执照或副本；法人委托的经办人在签订购货合同时，应出示本人的身

35、份证明、法人的委托书、营业执照或副本。在供应商确认后，即转入合同的执行阶段。,二、采购合同的管理,1、采购合同的跟踪监控,（1）跟踪监控及问题处理,1)严密跟踪和监控供应商准备物料的详细过程，保证采购正常进行。,如果发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不可耽误时间。总体上可以分为两类：一类是供应商需要按照样品或图样订制物料；另一类是供应商有库存。在这种情况下，前者跟踪的过程比较复杂，后者相对比较简单。,2)紧密响应生产需求形势 。,市场生产需求紧急时，协助供应商快速到货；在市场需求出现滞销，和供应商协商，延缓或取消本次订单物料供应并给予供应商赔偿。,二、采购合同的管理,1、采购合同的

36、跟踪监控,（1）跟踪监控及问题处理,3)慎重处理库存 。,要求在满足生产需要的情况下保持最低的库存水平。与企业的管理人员水平、认证人员的水平（采购环境的柔性 ）和计划人员水平有关。,4)控制好物料验收环节 。,物料到达订单规定的交货地点，对于国内供应商一般是指到达企业的材料库房，对境外供应商，交货一般是指到达企业的国际物流中转中心。,二、采购合同的管理,1、采购合同的跟踪监控,（2）合同跟踪监控的注意事项,1)要注意供应商的质量、货期等的变化情况。,需要对认证合同的条款进行修改的，要及时提醒认证办理人员，以利于订单操作。,2)注意把合同、各类经验数据的分类保存工作做好 。,有条件的，可以采用计

37、算机软件管理系统进行管理，将合同进展情况录入计算机中，借助计算机自动处理跟踪合同。,3)供应商的历史表现数据对订单下达以及合同跟踪具有重要的参考价值。,应当注意利用好供应商的历史情况来决定对其实施的过程办法。掌握采购环境中供应商表现数据的多寡，是衡量采购人员水平的一个重要指标。,二、采购合同的管理,2、合同的变更和解除,采购合同的变更，是指在采购合同没有履行或没有完全履行时，由当事人依照法律规定的条件和程序，对原采购合同的条款进行修改、补充，使之更精确的工作。,采购合同的解除，是指在采购合同尚未开始履行或尚未全部履行的情况下，由当事人依据法律规定的条件和程序，终止原采购合同关系的工作。采购合同

38、解除后，原合同确定的当事人的权利义务关系就不再存在。,（1）采购合同变更和解除的条件,根据合同法规定，凡发生下列情况之一者，允许变更或解除采购合同：,二、采购合同的管理,2、合同的变更和解除,1)当事人双方经协商同意，并且不因此损害国家利益和社会公共利益。,2)由于不可抗力致使采购合同的全部义务不能履行。,3)由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同。,（2）采购合同的修改,最常见的有交货日期及价格的修改两种。 如因不可抗力而需延期交货；因供应商的物料组成部分应增加或修改而加减货款；因工资及材料上涨而需修订合同价格 。,1)国内采购合同的修改,二、采购合同的管理,2、合同的变更和解除,（2）采

39、购合同的修改,2)国外采购合同的修改,一般有下列三种常见形式：,装运期的修改。此种修改方式通常由供应商提出。由于原料短缺、延误生产或其他原因，供应商无法于约定日期内将货品装运，来函要求企业修改装运日期。,船运改空运。供应商迟延交货的特殊急需货品(如某机器的重要零件、医疗用品)、季节性销售货品等涉及时效性货品，必须改用空运者。,一次装运改分批装运。由于制造日程或船只舱位问题，供应商无法一次将货品装运完成，要求企业修改合同，允许分批装运。,二、采购合同的管理,3、采购合同的取消,（1）因违约而取消合同,有下列三种情形：,原因有二：一是供应商违约，例如所交物料不符合规格或不能按规定日期交货而取消合同

40、；二是企业违约，例如不依约定开出信用证而取消合同。此二者皆属不正常的取消合同。,（2）因需求变更由企业要求取消合同,因市场不景气，企业临时决定取消部分物料的采购而取消合同，但供应商因而遭受的损失应由企业负责赔偿。若以信用证方式付款并订明供应商收到信用证若干日起为交货时间，则在信用证尚未开出前，合同并未实际生效。故企业因需变更而于尚未开出信用证之前要求终止合同的，则无须负任何赔偿责任。,二、采购合同的管理,3、采购合同的取消,（3）供需双方同意取消合同,有下列三种情形：,出于天灾人祸或不可抗力因素，经调查确实而无能力履约，经双方同意取消合同， 无须负赔偿责任。,二、采购合同的管理,4、采购合同的

41、争议及解决,（1）争议,在物资采购过程中，买卖双方往往会因彼此之间的责任和权利问题引起争议，并由此引发索赔、理赔、仲裁及诉讼等。,是指买卖的一方认为另一方未能全部或部分履行合同约定的责任与义务所引起的纠纷。主要有下列三种原因：,1)卖方违约，如拒不交货，未按合同约定的时间、质量、包装交货，货物与单证不符等。,2)买方违约，如未按合同规定时间付清货款，或未按合同规定的时间组织提货、验收等。,3)合同规定不明确、不具体，以致买卖双方对合同条款的理解或解释不一致。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（2）索赔和理赔,索赔就是指受损害的一方在争议发生后，向违约的一方提出赔偿的要求。理赔就是

42、指违约的一方受理遭受损害的一方提出的索赔要求。索赔和理赔其实是一个问题的两个方面。,1)索赔的期限,是争取索赔方向违约方提出索赔要求的期限。合同法有规定依据合同法，没有规定根据不同物资的具体情况做出不同的规定。一般农产品、食品等的索赔期限短一些，一般物资索赔期限长一些，机器设备的索赔期限更长一些。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（2）索赔和理赔,2)索赔的依据,提出索赔时，必须出具因对方违约而造成争取索赔方损失的证据。当争议条款为物资的质量条款或数量条款时，该证据要与合同中检验条款相一致，处理时，应出示检验机构出具的检验结果证明。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,

43、（2）索赔和理赔,3)索赔额及赔偿办法,确定赔偿额时，如果属于供方不能交货，应向需方偿付违约金。通用物资的违约金为不能交货部分货款总值的1一5，专用物资的违约金为不能交货部分货款总值的10一30。具体比例可由供需双方在订立合同时商定。,当物资因质量与合同规定不符造成采购经济损失时，如果违约金能够补偿损失，不再另外支付赔偿金；如果违约金不足以抵补损失，应根据所蒙受经济损失的情况，支付赔偿金以补偿其差额部分。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（3）仲裁,经济仲裁是指经济合同的当事人双方发生争议时，如果通过协商不能解决，当事人一方或双方自愿将有关争议提交给双方所同意的第三者，依照专门的

44、裁决规则进行裁决。裁决的结果对双方都有约束力，双方必须依照执行的争议解决方法。,当采购方与供应商发生纠纷需要仲裁时，可按照一般的仲裁程序到相应的受理机构提出仲裁申请，仲裁机构受理后，经调查取证，先行调解，如调解不成，进行庭审，开庭裁决。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（3）仲裁,1)仲裁的受理机构,根据我国有关的法律规定：我国法人之间的经济合同纠纷案件，统一由国家工商行政管理局设立的经济合同仲裁委员会仲裁管辖；凡是有涉外因素的经济纠纷或海事纠纷案件，由民间性(非政府)的社会团体中国国际贸易促进委员会附设的对外经济贸易仲裁委员会和海事委员会仲裁管辖。,2)仲裁的程序,提出仲裁申请

45、。仲裁申请人必须是与本案有直接利害关系的当事人。所写申请书应当写明以下事项：申诉人名称、地址，法人代表姓名、职务；被诉人名称、地址，法人代表姓名、职务；申请的理由和要求；证据、证人姓名和住址。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（3）仲裁,2)仲裁的程序,立案受理 仲裁机关收到仲裁申请后，经过审查，符合仲裁条例规定的，应当在7日内立案，不符合规定的，应在7日内通知申诉人不予受理，并说明理由。 案件受理后，应当在5日内将申请书副本发送被诉人；被诉人收到申请书副本后，应当在15日内提交答辩书和有关证据。,调查取证。仲裁员必须认真审阅申请书、答辩书、进行分析研究，确定调查方案及收集证据的

46、具体方法、步骤和手段。 为调查取证，仲裁机关可向有关单位申请查阅与案件有关的档案、资料和原始凭证。有关单位应当如实地提供材料，协助进行调查，必要时，应出具证明。仲裁机关在必要时可组织现场勘察或者对物证进行鉴定。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（3）仲裁,2)仲裁的程序,先行调解。仲裁庭经过调查取证，在查明事实、分清责任的基础上，应当先行调解，促使当事人双方互谅互让、自愿达成和解协议。 调解达成协议，必须双方自愿，不得强迫。协议内容不得违反法律、行政法规和政策，不得损害公共利益和他人利益。 达成协议后，仲裁庭应当制作调解书。调解书应当写明当事人的名称、地址，代表人或者代理人姓名、

47、职务，纠纷的主要事实，责任协议内容和费用的承担。调解书由当事人签字，仲裁员、书记员署名，并加盖仲裁机关的印章。 调解书送达后即发生法律效力，双方当事人必须自动履行。调解未达成协议或者调解书送达前一方或双方反悔，仲裁庭应当进行仲裁。,二、采购合同的管理,4、采购合同的争议及解决,（3）仲裁,2)仲裁的程序,开庭裁决。仲裁庭决定仲裁后，应当在开庭前，将开庭审理的时间、地点以书面形式通知当事人。 在庭审过程中，当事人可以充分行使自己的诉讼权利，即申诉、答辩、反诉和变更诉讼的权利，委托律师代办诉讼的权利、申请保金的权利、申请回避的权利。仲裁庭认真听取当事人陈述和辩论，出示有关证据，然后以申诉人、被诉人

48、的顺序征询双方最后意见，可再行调解。调解不成的，由仲裁庭评议后裁决，并宣布裁决结果。闭庭后10日内将裁决书送当事人。,四、采购绩效评估,采购绩效评估是基于一套科学的评估指标体系，对采购工作实绩、工作效率和效益进行的全面评估。,采购绩效的评估可以分为对整个采购部门的评估和对采购人员个人的评估。对采购部门绩效的评估可由企业高层管理者来进行，也可以由外部客户来进行；而对采购人员的评估常由采购部门的负责人来操作。,四、采购绩效评估,采购绩效评估的作用,采购绩效评估的指标,采购绩效指标体系的设定,采购绩效评估标准的选择,采购评估人员,采购绩效评估的方式,日常采购情况综合评估,采购绩效评估的改进,一、采购

49、绩效评估的作用,1提供客观的标准来衡量采购目标，找到现状与预设目标的差距。,2发现采购作业的缺陷所在，从而据以拟订改善措施。,3确定采购部门目前的工作绩效情况，提供改进绩效的依据。,4作为个人或部门奖惩的参考，可以激励采购人员，提高采购人员的士气。,5促进采购部门与其他部门的关系，提高配合程度。,6采购绩效评估的结果还可作为采取正确行动和做出正确决策的依据。,二、采购绩效评估的指标,（1）来料质量,主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商来料质量、质量体系水平等方面。可由验收记录及生产记录来判断。,包括批次质量合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、来料免检

50、率、来料返工率、退货率、对供应投诉率及处理时间等。其中， 来料在线报废率=在线拒用数量使用数量,1、质量绩效指标,（2）质量体系,包括通过ISO 9000的供应商比例、实行来料质量免检的供应商比例、来料免检的价值比例、实施SPC的供应商比例、PSC控制的物料数比例、围绕本公司的产品或服务开展专项质量改进的供应商数目及比例、参与本公司质量改进小组的供应商人数及供应商比例等。,二、采购绩效评估的指标,（1）储存费用指标,采购人员为争取数量折扣，以达到降低价格的目的时，可能导致存货过多，甚至发生呆料、废料的情况。,是指存货利息与保管费用之和。企业应当经常将现有存货利息及保管费用与正 常存货水准利息及

51、保管费用的差额进行考核。,2、数量绩效指标,（2）呆料、废料处理损失指标,指处理呆料、废料的收入与其所要成本的差额。存货积压的利息及保管的费用愈大，呆料、废料处理的损失愈高，显示采购人员的数量绩效愈差。不过此项指标有时会受到公司营业状况、生产技术变更或投机采购的影响，并不一定完全归咎于采购人员。,二、采购绩效评估的指标,（1）紧急采购费用指标,是用以衡量采购人员处理订单的效率，及对于供应商交货时间的控制。,紧急运输方式(如空运)的费用是指因紧急情况采用紧急运输方式的费用。常将紧急采购费用与正常运输方式的差额进行考核。,3、时间绩效指标,（2）停工断料损失指标,停工生产车间作业人员工资及有关费用

52、的损失。还有许多间接损失。例如，经常停工断料造成顾客订单流失、员工离职，以及恢复正常作业的机器必须做的各项调整(包括温度、压力等)所需的费用。,二、采购绩效评估的指标,（1）实际价格与标准成本的差额。,是企业最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标，可以衡量采购人员议价能力以及供需双方势力的消长情形。采购价差的指标，通常有下列几种：,4、价格绩效指标,（2）实际价格与过去移动平均价格的差额。,（3）使用时的价格与采购时的价格之间的差额。,（4）当期采购价格与基期采购价格之比率。,二、采购绩效评估的指标,（1）年采购金额,是企业一个年度商品或物资的采购总金额，包括生产性原材料与零部件采购总额、非生

53、产采购总额(包括设备、备件、生产辅料、软件、服务等)、原材料采购总额占 总成本的比例等。,5、采购效率(活动)指标,（2）年采购金额占销售收入的百分比,指企业在一个年度里商品或物资采购总额占年销售收人的比例，它反映企业采购资金的合理性。,（3）订购单的件数,指企业在一定时期内采购商品的数量。,二、采购绩效评估的指标,（4）采购人员的人数,它是反映企业采购劳动效率的重要指标。,5、采购效率(活动)指标,（5）采购部门的费用,反映采购部门的经济效益指标。,（6）新供应商开发个数,反映企业采购工作部门(认证人员)的效率。,二、采购绩效评估的指标,（7）采购计划完成率,反映企业采购部门采购计划的完成情

54、况 。,5、采购效率(活动)指标,（8）错误采购次数,反映企业采购部门工作质量的好坏。,（9）订单处理的时间,反映企业采购部门的工作效率。,三、采购绩效指标体系的设定,（1）效率导向评估体系,采购绩效指标的选择要同企业的总体采购水平相适应。,强调成本和采购部门的经营效率。采购绩效的评估就是看采购材料的成本是否降低了，经营成本是否减少了，采购时间是否缩短了。,1、选择合适的衡量指标,对于采购体系尚不健全的企业，刚开始可以选择批次质量合格率、准时交货等来控制和考核供应商的供应表现，而平均降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业绩。,随着供应商管理程序的逐步健全、采购管理制度的日益完善，商品采购绩效

55、指标也就可以相应地系统化、整体化，并且不断深化。,常用的指标体系有：,三、采购绩效指标体系的设定,（2）实效导向评估体系,重点是降低采购材料的价格，评价采购部门对利润的贡献、与供应商的关系和顾客满意水平。,1、选择合适的衡量指标,常用的指标体系有：,三、采购绩效指标体系的设定,商品采购绩效指标体系的选择是否适当，可应用SMART检查，即使之符合明确、可测量性(即尽量量化)、可接受性(即能让自己、顾客及相关的人员认同)、现实可行性以及时间性要求等。,2、确定绩效指标要符合的有关原则,SMART原则是目标设置的最根本原则，也是检查目标的原则。 SMART是由五个英文字母的缩写构成，S：（Speci

56、fic）明确的；M：（Measurable）、可衡量的；A：（Achievable）、可达到的；R：（Relevant）关联的；T：（Time Bound）、有时间表的。当目标设置后，就要用SMART来检查一下，看是否是真正的目标。,三、采购绩效指标体系的设定,（1）是内外部门的需求，尤其是要满足下游部门，如生产部门、品质管理部门等的需要。原则上，供应商的平均质量、交货等综合表现应高于本公司内部的质量与生产计划要求。,3、绩效指标的目标值要充分考虑的因素,确定商品采购绩效指标目标值时要考虑以下因素：,（2）是所选择的目标以及绩效指标要同本公司的大目标保持一致。,（3）是具体设定目标时既要实事求

57、是、切实可行，又要具有挑战性，要以 过去的表现作为参考，更加重要的是与同行的佼佼者进行比较。,四、采购绩效评估标准的选择,通过与以往采购绩效的比较，可以看出企业现在采购的提高或降低情况，还可以看出企业应该在哪些方面需要继续努力，在哪些方面需要做出改进。但是，这种方法只适用于公司的采购部门、目标和人员等均没有重大变动的情况下。,1、以往绩效,设定了评估指标体系之后，企业要考虑的就是制定何种绩效标准，作为与实际绩效比较的基础。一般企业运用的标准如下：,四、采购绩效评估标准的选择,2、标准绩效,标准绩效的确定，一般可以采取以下几种方法：,（1）固定的标准,一旦确定了绩效标准，在一般情况下就不再变动。

58、,（2）理想的标准,在完美的、具备一切条件的工作环境下，企业应有的绩效。,（3）可达成的标准,指在现有的条件环境下，企业可以达到的标准。通常依据当前的绩效加以适当的修订。,四、采购绩效评估标准的选择,3、同业平均绩效,如果其他同业的公司在采购组织、采购职责以及人员配备等方面都与公司有相似之处，那么公司就可以与同业的平均绩效水平进行比较，从中看出自己的采购工作成效上的优劣。,4、目标绩效,目标绩效是指在现有的情况和条件下，必须经过一番特别艰辛的努力才能达到的目标。这个目标的制定通常是以同业最佳的绩效水平为标准。 (标杆管理）,五、采购评估人员,采购部门主管,参加采购绩效评估的人员包括：,财务部门

59、,供应商,工程部门或生产管制部门,外界的专家或管理顾问,六、采购绩效评估的方式,1、定期评估,是配合公司年度人事考核制度进行的。一般以“人”的表现为考核的主要内容，对采购人员的激励和工作绩效的提升作用不大。如果能以目标管理的方式，可以有效地提升个人或部门的采购绩效。这种方法因为摒除了“人”的抽象因素，以“事”的具体成就为考核重点，比较客观、公正。,2、不定期评估,是以专案的方式进行的。对采购人员的士气有巨大的提升作用。此种不定期的绩效评估方式特别适用于新产品开发计划、资本支出预算、成本降低的专案。,采购人员工作绩效的评估方式，可以分为定期和不定期两种评估方式：,七、日常采购情况综合评估,可使用表1-3对日常的采购情况进行综合评估：,传统采购管理倾向于一种物资有多个供应商，而现代采购管理的趋势是减少供应商，并建立稳定的合作伙伴关系，从战略的高度认识供应商、管理供应商。,1、质量绩效的改进方法,(1)依据质量数值大小对供应商进行排名，通知几家排名最差的供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则作降级处理。,八、采购绩效评估的改进,(2)对有希望的供应商，帮助其进行质量改进，派出由设计、工艺、质监、采购等人员组成的小组，现场研究制作工艺(对机械供应商、软件)，和供应商一起制定改善方案。,(3)帮助供应商推行实施ISO 9000标准。,2、成本绩效的改进方法,(1