(第3章)重要的表操作.ppt

1、1,第3章 重要的表操作,2,ACCESS包括表、查询、窗体、报表、宏、数据访问页、模块共七个对象，表是整个数据库的基础，是其它对象的数据来源。,3,3.1创建表,CCESS可以先创建不包含任何对象的空数据库，这就像建好了一个空的仓库，里面还没有货物，要想存放和管理数据必需先建立数据表。下面将介绍如何在数据库中创建数据表和在表中存入数据。 创建表常用的方法有：使用设计器创表、使用向导创建表和通过输入数据创建表等三种。,4,3.1.1通过输入数据创建表,通过输入数据创建表，就是利用数据表视图，完成的创建和数据的输入。 通过输入数据创建“课程”表的步骤为： 打开数据库系统，在数据库窗口的对象栏中选

2、择表对象单击工具栏上的“新建” 选择“数据表视图”或是直接双击“通过输入数据创建表”选项 确定。 将数据直接填入数据表中，然后保存对表的设计的更改。 系统提示尚未定义主键时，单击“是”按钮，系统将自动为表创建一个主键；单击“否”按钮，可以在以后另行为表设置一个主键。,5,3.1.2使用向导创建表,启动表向导,选择合适的表,选择需要的字段,重命名字段,指定表名,设置主键,确定 表的关系,6,3.1.使用表设计器创建表,1.表设计器,如图所示表设计视图的上半部分是字段定义区，“字段名称”、“数据类型”、“说明”3列构成。下半部分的左边为字段属性设置区，用于设置字段的属性，右边为提示信息区。,7,2

3、字段名称命名规则,（1）可用于字段名字符：中文、英文大写、 小写字母、数字，除了点号“.”、感叹 号“！”、方括号“ ”和不可打印的字符 不能用之外，还可以用其他的一切特殊 字符。 （2）字段名可以用164个字符。 （3）不能以空格开头。,8,3.数据类型,9,4.“说明”项的作用,在表设计视图的右上部的“说明”项可以输入对字段 的说明，如字段的用途等，也可以为空。,5.设置字段的属性,不同数据类型的字段有不同的常规属性，下面介绍 其中几种主要的属性： 字段大小和小数位数 “格式”属性 “输入掩码”属性 “标题”属性 “默认值”属性 有效性规则 有效文本 “必填字段” “索引”,10,修改表结

4、构,数据表创建以后，有时需要修改数据表的结构， 如更改字段名称、字段的数据类型和字段属性，移 动、复制、增加或删除字段和更改主键等。无论用 哪种方法创建的数据表，上述操作都可以在表设计 视图中通过对表结构进行修改来完成。请注意：正 在打开的表是不能修改其结构的，必须先将表关闭 后，才能修改它的结构。关系表中互相关联的字段 是无法修改的，如果需要修改，必须先将关联删掉。 常见的表结构修改操作有：修改字段、插入新字段、移动字段、删除字段等。,11,3.1.3表的导入与链接,为了实现数据交流，Access 2003提供了数据的导入与链接、导出的操作，这些功能使不同的程序之间可以相互传递数据。数据的导

5、入与链接功能可以将其他格式的数据导入或链接到Access数据库中，可以充分利用已有的数据资源，减少用户的数据输入时间，是创建表的最快捷的方式。,12,表的导入操作方法： 打开准备接收数据的数据库 “新建表”对话框中选择“导入表”。 选择“文件”“获取外部数据”“导入”项 选择文件类型选择要导入数据的文档完成导入。,2.表的导入,13,2.表的链接, 操作方法：在“新建表”对话框中选择“链接表”或选择“文件”“获取外部数据”“链接表”项 。 表的导入和表的链接得到的数据表的区别。,表的导入,表的连接,相当于将数据复制到一个新建的数据表中， 以后对新表内容的修改等操作和源表没有任何 关系，二者是互

6、相独立的。,并不复制源数据，也没有改变源数据的位 置，仅仅通过链接使用这些数据，所以二者实 际上就是同一套数据，对源数据表的修改会反 映在链接表中，反之亦然。,14,3.3.3复制数据表中数据,1.选取数据,用鼠标选择数据的主要方法有： 选择部分数据：在该数据开始处单击并拖动到该数据的尾部。 选择整个字段：单击该字段的列选择区。 选择相邻多个字段：单击拟选择的第一字段的列选择区并拖 过拟选定的字段。 选择一条记录：单击该记录的行选择区，当行选择区出现右 三角标记时，表示选中该条记录。 选择连续多条记录：单击第一条记录的行选择区并按住鼠标 左键向下拖动鼠标至最后一条记录的位置为止。 选择所有记录

7、：单击菜单栏的“编辑”“选择所有记录”，或按快捷键+A或单击表左上角的表选择区。,15,2.复制和移动数据,复制（移动）数据表中数据的操作如下： （1）进入数据表视图，选中要复制（移动）的字段， 然后选择菜单栏的“编辑”“复制”（剪切）命令，或按+C（+X）键，将选定的字段复制（移动）到剪贴板上。 （2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置， 单击菜单栏的“编辑”“粘贴”命令，或者按+V键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。,16,3.4 使用数据表中的数据 3.4.1数据表中数据的排序,对没有设置主键的数据表，将按记录输入的顺序排列记录；否则，Access将按主键的顺序排列记录。但是在实际应用

8、中，常常希望按照某种顺序来排列数据。可以利用Access提供的排序功能，将表中的记录根据某一字段的数据按升序或降序来排列。,例： 对表“选课成绩”按“考试成绩”字段的值从高到 低排序。 （1）在“教学管理系统”的数据库窗口中，双击“选课成 绩”表，进入数据表视图。 （2）在数据表视图中，选定“考试成绩”字段，或将光标 定位于“考试成绩”字段的任一个记录中，然后单击工具 栏上的“降序” 按钮，就可以将表中的记录按“考试成绩”字段降序排列。,17,3.4.2数据表数据的筛选,在实际工作中，经常需要仅显示感兴趣的记录即符合某种条件的记录，暂时隐藏其他大量的记录，以便对特定的记录进行分析或某种编辑操作

9、，这时可以利用记录筛选功能来实现。 Access 2003提供了多种筛选功能，包括“按窗体筛选”、“按选定内容筛选”、“内容排除筛选”以及“高级筛选/排序”等功能，操作都非常简便。它们的功能如下： 当选择“按窗体筛选”时，将打开“按窗体筛选”窗口，再由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示来。 当选择“按选定内容筛选”时，选定内容的记录就显示出来。 当选择“内容排除筛选”时，没有选定内容的记录就显示 出来。 当选择“高级筛选/排序”时，将打开“筛选”窗口，再 由用户指定字段的筛选条件，满足条件的记录就显示出来。,18,3.5 更改数据表的显示方式,1更改行高和列宽 2隐藏列和取消隐藏列

10、3冻结列和取消冻结列 4改变字体、字形、字号 5改变数据表效果,19,3.6创建表关系,1.表关系的作用 在Access数据库中，每个表都是一个独立的部分，都有各自的“主题”信息，代表着一类事物即一个实体集。但是，每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间存在着相互的联系。如“学生”表和“选课成绩”表就存在着联系。 如果要在一个数据库中表间建立关系，前提是拟建立关系的表要具有相同的字段（也称为关联字段）。一般情况下，字段的数据类型必须相同，并且每个表都要为关联字段建立索引或者将关联字段设为主键。,20,2.关联字段设置的具体规则,根据表间关联关系的类型，对关联字段进行设置的 具体规则如下： （1）两个表之间若要建立“一对一”的关系，则两表的 关联字段都必须被设为主键或者有索引（无重复）； （2）两个表之间若要建立“一对多”的关系，则代表“一”的表的关联字段必须被定义为主键或者有索引（无重复），代表“多”的表的关联字段都必须被设为有索引（有重复）； （3）两个表之间若要建立“多对一”的关系，则代表“多