行政公文概述.ppt

1、1,下编 文体论,第一章 行政公文 第二章 日常应用文 第三章 经济应用文,2,第一章 行政公文,国家行政机关公文处理办法2000、8、24 命令 决定； 公告 通告； 通知 通报；报告 请示 批复；议案 函； 意见 会议纪要,3,电子查询,国家行政机关公文处理办法 百度文库 国家标准应用软件（一） 国家行政机关公文格式模板（GB/T 97041999专用） 购买 公文格式模板（Word格式大全） 免费下载 行政公文自学考试试卷及答案百度文库,4,第一节行政公文概述 第二节行政公文体式 第三节行政公文写作,5,第一节行政公文概述,一、含义： 是国家行政机关公文的简称，它是国家行政机关在行政管理

2、过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,6,二、特点,1、政治性 2、权威性 3、程式性 4、简明性,7,三、作用,（一）领导和指导作用 （二）行为规范作用 (三) 宣传和教育作用 (四)联系知照作用 (五)依据和凭证作用,8,四、种类,根据国家行政机关公文处理办法，可划分为十三种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,9,命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消

3、下级机关不适当的决定事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,10,通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,11,报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关的请示事项。,12,意见：适用于对重要问题提

4、出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,13,按行文关系和行文方向分类,上行文下级机关向所属上级机关呈送的公文， 主要有报告、请示等。,下行文上级机关向下级机关送发的公文，主 要有命令、决定、指示、批复等。,平行文 向同级机关或不相隶属的机关送交的 公文，主要有函等。,按具体职能分,指挥性公文 报请性公文 知照性公文 建议性公文 商洽性公文 实录性公文,按紧急程度分,特急 急件,按保密级分,绝密 机密 秘密,公文的类型及分类方法,14,三、行文规则,联合行文的规则 抄送抄报的规则 逐级行文

5、的规则 一文一事的规则,15,联合行文的规则：,同级政府：济南市和青岛市 同级政府的各部门：林业厅和水利厅 上级政府的部门和下级政府：财政厅和青岛市 政府及其部门与同级党委、军队及其部门：省委、省府与省军区；市委办公厅和市府办公厅； 政府部门与人民团体和具有行政职能的事业单位：省民政厅和省残联；省广播局和省电视台；,16,练习,一、选择 下列机关可以联合行文的有： （1）林业厅 水利厅（2）济南市 章丘市（3）省委组织部和省人事厅（4）教育部和山东省政府,17,抄送抄报的规则：,抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）直接上级机关。 例如：中国人民银行对山东省人民银行行文要抄送山东省人民政

6、府 抄报：受双重领导的单位向其中一个上级机关行文时应同时抄报另一个上级机关 市教委向省教委行文要同时抄报市政府,18,19,第二节公文的体式,一、公文的格式 （一）眉首（文件头） （二）主体 （三）版记（文件尾）,20,21,22,（一）眉首（文件头）,“红头文件” 红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号” ）。,23,（一）文件头部分（7）,发文机关标识 发文字号 秘密等级 紧急程度 印数编号（“绝密”、“机密”级公文） 签发人（上行文） 横隔线,24,2

7、5,26,1、发文机关标识:文件名称 2、发文字号：是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号。 3、秘密等级(密级)保密期限 4、紧急程度(急度)：指送达和办理公文时限要求。 5、印数编号：是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号。一般文件不印份号，绝密、机密公文要印份数序号，按号登记分发给收件人。,印数编号,秘密等级,紧急程度,发文机关标识,发文字号,27,1 、发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称+文件 山东省人民政府文件 国务院文件 山东经济学院文件,28,2 、发文字号,发文机关代字+年份+序号 如: 国发200521号 鲁政发20033号 鲁经院 20016号,2

8、9,3.秘密等级：标明公文内容涉及国家秘密的程度与传递处理要求，写在文件头右上角。 有：秘密、机密、绝密三个等级 4.紧急程度：表示公文处理的时限，写在右上角密级之下 有：急件、特急两类,30,5.印数编号：说明文件的编号，便于文件登记、查询和存档，写于文件头左上角 如00005-说明此文件属于总印数的第5份 6.签发人：上报公文必须有签发人，位于发文字号同一行，居右侧 7.横隔线：将文件头与文件主体分开,31,6 、签发人 上报的公文应当在首页注明签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人。,32,(二)主体部分,红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。,33,（二）主

9、体部分（7）,标题 主送机关 正文 附件 成文时间 印章 附注,34,1、标题 2、主送机关 3、正文： 4、附件： 5、成文日期 6 、印章 7 、附注,35,1 、标题的制作,完整式标题： 发文机关事由文种 国务院关于加强水土保持工作的通知 不完整式标题： 事由文种： 关于举行阅兵式的通知 发文机关文种： 中华人民共和国主席令 仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文： 公告,36,改错： 1、关于XXX问题的请示报告 2、关于摆设摊点的通知 3、关于做好二五年表彰优秀工作者的通知 4、教育部、财政部关于印发XXX的通知,37,标题格式要求： 1、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范； 2、

10、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开； 3、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。 教育部财政部 关于印发XXX的通知,38,练习,人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。 中国人民银行某县支行 关于申请资金购置办公自动化设备的请示,39,中国人民银行某县支行 关于申请资金购置办公自动化设备的 请 示,40,2 、主送机关,是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头”，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。,41,国务院关于发布 国家行政机关公

11、文处理办法的通知 国发200023号 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法同时废止。 中华人民共和国国务院 二年八月二十四日,42,上行文：只有一个主送机关 平行文：一般都有，且可以多个 下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。,43,3、正文写作之一,正文包括原由、事项和结尾三部分。 一、原由 （一）依据。有以下几种情况： （1）情况式：常用“目前”之类时间状语 ；简介人物及事迹。 （

12、2）文件式：常用“根据”；往往是一句话。 （3）意义式：议论方式；常用“是”。 （4）作用式：常用“将使”。 二是目的：常用“为”。,44,行政公文常用开头方法,（1）目的式，常用“为”、“为了”等介词开端； （2）根据式，常用“根据”、“遵照”、“按照”等词语开头； （3）原因式，先讲明公文撰写原因，然后分别加以论述。,45,正文写作之二,二、事项 内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。,46,正文写作之二,两种结构： （1）并列式。最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共

13、同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。,47,（2）递进式。公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。 在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。,48,正文写作之三,小标题序号实用规范： 办法第25条第6项： （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1。”，第四层为“（1）”。,49,正文写作之三,第

14、一层：一、二、三、四、（序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可） 第二层：（一）（二）（三）（四）（后面不加标点） 第三层：1 2 3 4 第四层：（1）（2）（3）（4）,50,正文写作之四,三、结尾 （一）专用语：如“请予批准”、“特此通知”等。 （二）希望、号召类。至少一段。 有的公文没有结尾。,51,常见结尾方式,（一）总结式。概括全文； （二）强调式。突出强调全文主旨； （三）请求式。请示、意见等一般用请求式结尾，如：“当否，请批示”、“以上意见如无不妥，请批转有关部门执行。”,52,4、附件,是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。常见的附件有两种形式： 一是

15、正文只起批准、发布、印发、转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。 二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。,53,附件有两类： A与公文正件具有同等效力 B仅供参考不具执行效用,54,注意事项,如有序号用阿拉伯数码，如 附件：1.XXXXXX 附件名称后不用标点符号 附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名称应前后一致。,55,5、成文日期,是公文形成与生效的时间标识。 如何确定公文成文日期： 签发的公文以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准 会议通过的公文以会议通过的日期为准 需上级机关或立法机关批准的

16、以批准日期为准 电报发出的公文以发出的日期为准 一般公文以印发日期为准,56,成文时间书写要求,（一）用汉字书写； （二）年、月、日俱全； （三）“零”写为“”。,57,6、印章,（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。 （2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前。 （3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。,58,用印示例：,（1） 二三年二月五日 （2） 二三年二月五日 XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX （3） 二三年二月五日,59,6

17、0,61,62,注意事项,一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 二是不能出现空白印章； 三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过3。,63,7、附注,是指需要说明的其他事项。一般是对公文的发放范围、使用事项加以说明。 如“此件发至县团级”、“此件可见报” 注： 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,64,版记（文件尾部分）,65,（三）版记文件尾部分（5）,主题词 抄送机关 印发机关 印发时间 印刷份数,66,（三）版记（文尾） 1、主题词 “主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字 。 2、抄送机关 3、印发机关及

18、印发时间,67,1、主题词,主题词是应办公自动化产生，为规范文件检索，近年增加的文件版式内容。 主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。 作用：供制作公文索引和电子计算机索引之用,68,标识步骤： 审读文稿分析主题查阅词表著录标引 标识方法：大小内容形式 类别词类属词文种 标识数量：主题词一般为3至5个词。,69,如 ： 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 主题词为：经济管理 企业破产 通知,70,抄送抄报的规则：,抄送：向下级机关的重要行文要同时抄送（抄报）直接上级机关。 例如：中国人民银行对山东省人民银行行文要抄送山东省人民政府 抄报：受双重领导的单位

19、向其中一个上级机关行文时应同时抄报另一个上级机关 例如：市教委向省教委行文要同时抄报市政府,71,印发机关：通常是发文机关的办公部门 印发时间：位于公文末页最下端，用阿拉伯数字书写。 印刷份数：位于文尾右下角（有圆括号）,72,一些公文写作时特别需要注意的事项,一、请示： 一文一事 只有一个主送机关 不能越级请示 请示缘由要充分，请示事项要具体 二、批复 开头要写批复引据，例： 你处关于XXX的请示（发文字号）于XXXX年XX月X日收悉，现批复如下：,73,三、通知,印发：本单位制定的 批转性通知：下级机关来文 转发性通知：上级、平级均可 例： 1、XX人民政府关于国务院关于开展全国物价大检查

20、的通知 2、XX省人民政府省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告的通知,74,会议通知：要注意写明有关事项，包括会议的议题；开会的时间、地点、出席人；以及其他注意事项。,75,练习,一、选择 1、下列机关可以联合行文的有： （1）林业厅 水利厅（2）济南市 章丘市（3）济南市 青岛市（4）财政厅 青岛市（5）省委、省府、省军区（6）市委办公厅、市府办公厅（7）省民政厅和省残联（8）教育部和山东省政府（9）省广播局和省电视台,76,第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政

21、府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,77,2、下列内容属于文件尾部分的是 （1）主题词（2）印刷份数（3）印数编号（4）附件（5）附注（6）成文时间,78,练习,3、在行政公文中属于平行文的是： （1）请示（2）通知（3）函 判断 1、以下发文字号正确与否 （90）xx字第0013号 xx字9305号 x发1999第5号,79,填空,1、山东省人民政府2001年发布的第3 号文件的发文字号为： 2、行政公文常用的开头方法有： 结尾方法有： 3、一个完整的公文标题由组成 、发文字号由组成。,80,问答,、目前国家行政机关公文共有哪几种？ 、何为公文的主题词、附件？ 、公

22、文的格式主要包括那些组成部分？,81,82,第三节公文的写法,公文写作的一般顺序： 领导布置任务、确定写作主题 选择恰当的文种 用合适的方式表现出来 语言的使用,83,强化四种意识,强化文种意识 强化结构意识 强化语言意识 强化差别意识,84,一、文种的选择,（一）依据国家行政机关公文处理办法对13种文种的规定。 （二）要看作者与主要受文者(即主送机关)的工作关系。 （三）要看作者单位的级别和权限。 命令 议案 公告,85,1、XX干部利用公款游山玩水，某市纪委拟发文批评。 2、为加强野生动物的管理，广东省政府拟定了广东省野生动物保护条例（草案）向省人大常委会提议。 3、为实施西部大开发战略，

23、国务院拟发文告知成立国务院西部地区开发领导小组,86,4、XX省政府办公厅据国务院统一着装管理委员会的要求，对本省统一着装工作进行清理整顿，拟将情况汇报给上级。 5、为确保办法的贯彻执行，国务院发文对一些问题提出见解和主张。,87,6、某中学要求区教委拨款增建新校区。 7、南京市农业局请求请求南京市农业银行增加贷款。 9、武警部队在98年抗洪抢险中，坚决执行党中央、国务院的指示精神，全力以赴抗洪抢险，国务院发文予于表彰。,88,公告与通告的区别,89,请示与报告的区别,90,二、公文的结构,（一）结构模块 公文的结构方式具有程式化的特点，形成了“五个要素三个部分”的结构模式。,91,五要素,依

24、据,目的,文种承启语,事项,要求,92,关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省人民政府决定： 一、给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； 二、给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； 三、给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 广东省人民政府 一九九三年八月十五日

25、,93,三个部分： 前言； 主体； 结尾。,94,山东省人民政府关于授予王克明等8名同志荣誉称号的通报,各市人民政府，各县(市、区)人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：2005年，全省广大科技工作者深入贯彻落实党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神，全面落实科学发展观，深入实施“科教兴鲁”和“人才强省”战略，不断加强重大、关键、共性技术的研究与开发，积极推进高新技术成果的产业化，取得了一系列重大成果，促进了我省经济和社会的持续、快速发展。为调动和激发广大科技人员开展科技创新的积极性和创造性，充分发挥先进模范人物的示范带动作用，省政府决定：对获得国家科技奖励首位人员给予

26、表彰，授予山东大学教授王克明、中国科学院海洋研究所研究员相建海、山东轻工业学院教授陈嘉川、中国兵器工业第五二研究所烟台分所研究员曹贺全、山东农业大学教授董树亭、中国水产科学研究院黄海水产研究所研究员唐启升等6名同志“山东省先进工作者”荣誉称号;授予招金矿业股份有限公司金翅岭金矿研究员杜勤业、青岛海尔洗衣机有限公司高级工程师曹春华等2名同志“山东省劳动模范”荣誉称号。希望受表彰的同志谦虚谨慎，戒骄戒躁，再接再厉，不断取得新的更大的成绩。全省广大科技工作者要以先进模范人物为榜样，紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，认真学习实践“三个代表”重要思想，求真务实，团结协作

27、，开拓创新，不断提高全省的科技创新能力和水平，为建设创新型省份作出更大贡献。山东省人民政府二六年五月十一日,95,目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，改变工作作风，节约财经开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正，市人民政府就曾发出过紧急通知，通知要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品和锦旗等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导

28、责任严肃处理。请你代市人民政府拟一份公文。,96,参考答案,97,关于严禁借表彰大会滥发奖金实物的通知,各区（县）人民政府、市直属机关各单位： 目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，改变工作作风，节约财经开支，现将有关事项通知如下： 一、各区、县原则上不再召开表彰大会，确需召开的必须报经市人民政府批准。 二、凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品、和锦旗等。 三、各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。 凡违反上述规定的，要追究领

29、导责任，严肃处理。 二二年月日,98,中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告 （第一号）,宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病，经多方治疗，未见好转。曾多次出现发热、呼吸困难、心跳加快等症状。二月十四日晚，突发寒战高热，热度达摄氏四十点二度，有严重心力衰竭。目前病情危急，正在积极抢救治疗。 一九八一年五月十五日 单一模块,99,国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知,各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委 各直属机构： 现发布国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止。 中华人民共和国国务院办公厅 二000年八月二十四日 两模块,100,关于淮河流域水污染防治工作情况的