三栏式明细分类账(1).ppt

1、通过本章学习，应明确账簿的重要性，理解账簿的分类；了解日记账、总账和明细账的格式；掌握各种账簿的登记方法，特别是账项调整方法和期末结计发生额及余额的方法；了解账簿启用的有关规定，掌握记账规则和更正错账的方法；了解账簿的更换和保管的基本要求。,第七章会计账簿,一、会计账簿的意义 （一）会计账簿的概念 会计账簿，简称账簿，是由一定格式、相互联系的账页所组成，根据会计凭证序时地、分类地记录各项经济业务的会计簿籍。 （二）会计账簿的意义 1、可以系统地归纳和积累会计核算资料，为改善企业经营管理，合理使用资金提供资料。 2、可以为计算财务成果、编制会计报表提供依据。 3、利用账簿的核算资料，为开展财务分

2、析和会计检查提供依据。,第一节 会计账簿的意义和种类,二、账簿的种类,（一） 账簿按用途不同分类 1.总账 总账也称总分类账，是按总分类账户开设的，用以分类核算与监督各项资产、负债、所有者权益、费用、成本和收入等总括核算资料的账簿。 2.明细账 明细账也称明细分类账，是按明细分类账户开设的，用来分类登记某类经济业务详细情况、提供明细核算资料的账簿。 总分类账和明细分类账，统称分类账，是按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。 3.日记账 日记账又称序时账，是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行登记的账簿。它逐日按照记账凭证(或记账凭证所附的原始凭证)逐笔进行登记。 4.辅助账 辅助账也称

3、备查簿，是对未能在序时账和分类账中反映和记录的事项进行补充登记的账簿，主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项。它只是对账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系。,(二) 账簿按外表形式不同分类 1.订本式账簿 订本式账簿简称订本账。它是在使用前就把若干账页固定地装订成册的账簿。其优点是可以避免账页散失，防止抽换账页。其缺点是账页不能随时抽换，不便于重新分类排列，不能调整账页的多余和不足，不便于会计人员的分工协作。 2.活页式账簿 活页式账簿简称活页账。它是由许多可以随时取放，未事先装订的账页组成的账簿，把账页装订在账夹内。其优点是可根据实际需要随时增减账页，便于多人分工登

4、账。但账页易散失和被人抽换。活页账在记录完毕或更换新账时，应装订成册并妥善保管。一般明细账采用活页账。 3.卡片式账簿 卡片式账簿是利用卡片进行登记的账簿，其优点与活页账相同。登记卡片式账簿时，必须顺序编号并放在卡片箱内，专人保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产卡片等。,（三） 账簿按账页格式不同分类 1.三栏式账簿 三栏式账簿是指账页采用借方、贷方、余额三个主要栏目的账簿。总分类账、日记账和部分明细分类账一般采用三栏式格式。 2.多栏式账簿 多栏式账簿是指账页采用一个借方栏目、多个贷方栏目或一个贷方栏目、多个借方栏目的账簿。成本计算账户、收入账户、费用账户等一般

5、采用多栏式格式。 3.数量金额式账簿 数量金额式账簿是指账页采用数量与金额双重记录的账簿。,三、账簿的基本结构 虽然账簿的种类多种多样，但其基本结构大致相同。主要会计账簿一般都由以下几部分构成： （一） 封面 账簿的封面注明账簿的名称、记账单位的名称和所记录的会计年度。 （二） 扉页 账簿的扉页一般印有一张账簿启用及交接表。表中应注明账簿启用的日期和截止日期，账簿的页数、册次，经管人员和交接记录，会计主管人员签章等。 （三） 账页 账页是账簿用来记录具体经济业务的载体，其格式因记录经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应包括： （1）账户的名称(总分类账户、二级账户或明细账户)。 （2）登记

6、账户的日期栏。 （3）凭证种类和号数栏。 （4）摘要栏(简要说明所记录经济业务的内容)。 （5）金额栏，记录经济业务引起账户的发生额或余额（增减变动的数额）。 （6）总页次和分户页次。,一、会计账簿的设置与登记的基本要求 1、确保全面、连续、系统地核算和监督各项经济业务，为经营管理和编制会计报表提供完整、系统的会计核算资料。 2、在保证满足核算和监督经济业务的前提下、尽量考虑人力、物力的节约，注意防止重复记账。 3、在格式设计上，要从所要核算的经济业务的内容和需要提供的核算指标出发、力求简明实用，避免烦琐复杂，以提高会计工作效率。,第二节 会计账簿的设置与登记,二、日记账的设置与登记 普通日记

7、账在我国会计实务中很少采用该法。 分栏日记账（同上） 现金日记账 特种日记账 银行存款日记账,实际工作中被广泛采用的日记账，主要有现金日记账和银行存款日记账簿。 应用现金日记账和银行存款日记账，能够逐日反映库存现金和银行存款收入的来源、支出的方向或用途以及每日结存余额，有利于对货币资金的管理，使用以及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督。 因此，每一个会计核算单位都必须设置现金日记账和银行存款日记账。,三栏式现金日记账 三栏式现金日记账是按照现金、支出和结余在日记账中分别设置借方栏、贷方栏和余额栏。其格式和登记方法如表7-1所示。 优点： 仅在于解决了分工记账的问题，而且把大量重复发生的同

8、类经济业务（如上例的现金收、付业务）都集中在一本账中予以序时地反映。 缺点： 是不能把对应账户分类汇总地加以反映。,表7-1,多栏式现金日记账： 为了克服三栏式日记账的缺点。会计工作又进一步发展出多栏日记账。 多栏式现金日记账是按照与现金收入相对应的贷方账户和与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏，用以序时地、分类地反映与现金收支有关的经济业务。其格式，如表7-2所示。,表7-2,三栏式银行存款日记账格式：收、付、余三栏式。登记方法：逐日逐笔登记。,表7-3,三、明细分类账的设置与登记 明细分类账是按照二级科目或明细科目开设账户，用来分类，连续地记录和反映有关资产、负债、所有者权益、收入、费用

9、和利润的明细情况的账簿，应用明细分类账对于加强监督财产的收发和保管，资金的使用和管理，往来款项的结算，收入的取得以及费用的开支等，都起着重要的作用。 因此，每个企业单位在按照一级科目设置总分类账的基础上，必须按照明细科目设置固定资产、材料、商品、债权债务、业务收入、费用开支以及其他各种必要的明细分类账。,三栏式 数量金额式 明细分类账多栏式 横线登记式 （一） 三栏式明细分类账 这种格式适用于“应收账款”、“应付账款”等结算类科目的明细分类核算，其格式和登记方法如表7-9所示。,表7-9,（二） 数量金额式明细分类账 这种格式用于“原材料”、“产成品”等，盘存类科目的明细分类核算，由于这些科目

10、的明细分类核算既要核算金额，又要核算数量，所以在这种格式明细分类账的“借方”、“贷方”、“结存”三栏中，除须登记金额外，还须登记数量。 此外，在这种格式账页的上端，还应根据实际需要，设置和登记一些必要的项目，如产品、材料物资的类别、名称和规格、计量单位、计划单价、最高和最低储备量等。 根据这种格式的明细账的记录，应能取得关于各种产品，材料物资的管理，使用进行日常监督。数量金额或明细分类账的格式以及登记方法，如表7-10所示。,表7-10,（三） 多栏式明细分类账 这种格式适用于“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”等账户的明细分类核算。 采用多栏式明细分类账，对于属于同一一级科目或二级科目的

11、明细账户可以合并在一张账页上进行登记，即在这种格式的“借方发生额”“贷方发生额”下分别设置若干金额栏，分栏登记各个明细科目的数额，在实际工作中“材料采购”、“生产成本”、“制造费用“等科目的明细分类账可以只按借方发生额设置账户，贷方发生额由于每月只发生一笔或几笔，可以在有关栏内用红字登记，表示属从借方发生额中冲减。 多栏式明细账的格式和登记方法，如表7-11所示。,表7-11,四、总分类账的设置与登记 总分类账是由各个总分类账户组成的，用来登记全部经济业务，提供总括核算指标的分类账簿。总分类账登记的依据和方法，主要取决于企业所采用的账务处理程序。 总分类账中，应按照会计科目的编码顺序分设账户，

12、为每个总分类账预留若干账页。 总分类账账页的一般格式是：把金额分为借方发生额，贷方发生额和余额三栏，简称三栏式总账，有的设“对方科目”栏。目的是便于了解经济业务内容，也便于查对账目。 总分类账的一般格式如表7-12所示。在这里，我们以生产成本账户为例，说明其登记方法。,表7-12,一、账簿的启用 封皮上写明单位名称、账簿名称 扉页上按“启用表”列示内容，完整填列 二、登记账簿的规则 准确完整 注明记账符号 书写留空（1/2） 正常记账使用蓝黑墨水或碳素墨水 顺序连续登记 结出余额 过次承前 定期打印 禁止行为（刮、擦、挖）,第三节账簿登记与使用的规则,三、更正错账的方法 （一）查找错账的方法

13、（1）差数法。它是指按照错账的差数查找错账的方法。其表现形式是：借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出；贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。 （2）尾数法。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。 （3）除2法。它是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额误记入贷方(或相反)时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。 （4）除9法。是先根据求得的差数来除以9，再按取得的商数去分析和查找错账的一种方法。如果差数除以9后，能够除尽，则其错误原因可能有两种： 一种可能是属于两位

14、数的数码倒置所造成的差错。另一种可能是由于数字窜位所造成的差错。,（二）错账的更正方法 1、划线更正法 记账凭证正确，在记账或结账过程中发现账簿记录中文字或数字有错误，应采用划线更正法。更正时，先在错误的文字或数字(整个数字)上划一条红线注销，并使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用蓝字或黑字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。对改正错误的数字一定要用红线全部划去，不能只改个别数字。如将8900错写成9800，应将9800整个数字全部用红线划去，再在红线上面空白处用蓝字或黑字写8900，予以更正。如凭证中的文字或数字发生错误，在尚未登账前，也可用这种方法更正。,例新星公司20

15、13年7月13日销售A产品一批，取得货款5800元，将其存入银行（假设不考虑增值税）,银行存款总账,表7-13,2、红字更正法 红字更正法也叫赤字冲账法或红笔订正法。这种方法适用于记账凭证上的应记科目和金额发生错误，并已登记入账的情况。上述发生的错误不论是结账前，还是结账后，无论是金额错误，还是分录错误，都可采用此方法更正。更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在“摘要”栏中写明“更正第号凭证错误”，据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录；然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，登记入账。,【例】车间耗用原材料1000元，编制记账凭证时，借方科目误写为“管理费用

16、”并已登记入账。 (1) 原错误的分录为： 借：管理费用 1000.00 贷：原材料 1000.00 (2) 更正上述错误，应用红字金额填制一张内容与原来一样的记账凭证： 借：管理费用 1000.00 贷：原材料 1000.00 (3) 用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，并据以登记入账： 借：制造费用 1000.00 贷：原材料 1000.00 根据上列两张记账凭证记入有关账户后，错误即可更正。,3、补充登记法 补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所填的金额小于正确金额的情况。对于这种错误，可以采用红字更正法，也可采用补充登记法。采用补充登记法时，将少填的金额(即正

17、确金额与错误金额之间的差额)用蓝字或黑字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记第号凭证少记数”，并据以登记入账。这样便将少记的金额补充登记入账。现举例说明。,【例】某车间为制造产品领用材料2000元。这项经济业务在填制记账凭证时，误将金额填为200元，并据以登记入账： 借：生产成本 200.00 贷：原材料 200.00 更正时，应将少记的1800（2000-200）元用蓝字填制一张记账凭证，并据以登记入账： 借：生产成本 1800.00 贷：原材料 1800.00,一 、对账 为了保证账簿所提供的会计资料的正确、真实、可靠，会计人员在登记账簿时，一定要有高度的责任心，切不可马虎从事。记完

18、账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。会计对账工作的主要内容包括： (一)账证核对 账簿是根据经过审核之后的会计凭证登记的，实际工作中仍然可能发生账证不符的情况。因此，记完账后要将账簿记录与会计凭证进行核对，做到账证相符。 会计期末，如果发现账证不符，还有必要重新进行账证核对，但这时的账证核对是通过试算平衡发现记账错误之后再按一定的线索进行。,第四节 对账和结账,（二）账账核对 各个会计账簿是一个有机的整体，既有分工，又有衔接，总的目的就是为了全面、系统、综合地反映企业及各单位的经济活动与财务收支情况。各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系。利用这种关系，可以

19、通过账簿的相互核对发现记账工作是否有误。一旦发现错误，就应立即更正，做到账账相符。 账簿之间的核对包括以下内容： 1、核对总分类账簿的记录。 2、总分类账簿与所属明细分类账簿核对。 3、总分类账簿与序时账簿核对。 4、明细分类账簿之间的核对。,（三）账实核对 账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容主要有： 1、现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符。 2、银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符。 3、各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数是否相符。 4、有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符。,二、结账 结账是一项将账

20、簿记录定期结算清楚的账务工作。在一定时期结束时(如月末、季末、年末)，为了编制会计报表，需要进行结账。 (一)结账的一般程序 1、将本期发生的经济业务全部登记入账。并保证其正确性。 2、按照权责发生制原则的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。具体包括两类： (1)应计收入和应计费用的调整。 (2)收入分摊和成本分摊的调整。 3、将损益类账户余额转入“本年利润”账户，并编制有关的结转分录。通过结转损益类账户，以确定本期利润。 4、结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和余额，并结转下期。,（二）结账的方法 1、对不需要按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各

21、项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后笔余额即为月末余额。 2、现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，结出本月发生额及余额，在摘要栏内注明“本月合计”字祥，在下面通栏划单红线。 3、需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计“字样，并在下面通栏划单红线。12月末时“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。 4、总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括地反映全

22、年各项资金运动情况的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。,一、账簿的更换 1、总账、日记账和大部分的明细账，要每年更换一次 2、部分明细账，如“固定资产”明细账等，因年度内变动不多，年初可不必更换账簿。但在“摘要”栏内，要加盖“结转下年”戳记，以划分新旧年度之间的金额。 二、账簿的保管 会计账簿、会计凭证和会计报表等都是企业重要的经济档案和历史资料，必须妥善保管，不得任意丢失和销毁。 年末结账后，会计人员应在活页账簿前面加放“账簿启用表”和“经管账簿人员一览表”装计成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账一并归档。 各种账簿应按年度分类归档，编制目录，妥善保管。,第五节 会计账簿的更换与保管,本章小结 会计账簿是由专门格式的账页组成的，用以全面记录经济业务的簿记。通过设置和登记账簿，可以系统地归纳和积累会计核算资料