应用文写作幻灯1.ppt

1、第七章 应用文写作概述,一、概 述,写作是人类的一种精神性创造活动。 应用文是“国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作和生活中，处理事务、传播信息及其他交际活动中所使用的具有一定格式的文章的总称。”,（一）应用文写作的内涵,从有文字开始，就有了应用文写作。 先秦的尚书是我国第一部古老的应用文专集，记载了虞、夏、商、周四代的部分文件、训令、誓词及一些历史事迹。 秦、汉两代是应用文发展、成熟的重要时期。 汉承秦制，把皇帝对臣下的文书定为制、诏、刺、策四种；臣对君的文书定为章、奏、表、议四种。,（二）应用文写作的历史沿革,三国、魏晋、南北朝是应用文继续发展的时期。 唐宋以后，文学创作日趋

2、发展，但应用文写作仍然处于“政事之先务”的主导地位。韩愈的祭十二郎文、欧阳修的答吴充秀才书、王安石的答司马谏议书等，都是闻名的应用文作品。 明清时期，文体分类日趋详细、繁杂，清代学者刘熙载正式提出了“应用文”这一名称。他在艺概文概中指出：“辞命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行。重其辞乃所以重其实也。”,到了民国时期，应用文有了较新的发展，规定了若干应用文种及其格式。 新中国成立后，1951年4月，中共中央办公厅、政务院秘书厅在北京召开了全国秘书长会议，讨论、通过并颁布了公文处理暂行办法。这是新中国成立后第一个公文法规。,(1)传递信息，沟通协调的作用 (2)宣传教育，指

3、挥管理的作用 (3)凭证依据的作用 (4)提供、保存历史资料的作用,（三）应用文写作的作用,（四）应用文的种类和特点,1应用文的种类 (1)行政公文 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 (2)事务应用文 计划、总结、述职报告、调查报告、简报、演讲稿、规章制度等。,(3)科技应用文 毕业论文、毕业设计、科技成果报告等。 (4)财经应用文 意向书、招标书、投标书、市场调查报告、市场预测报告、可行性研究报告、经济活动分析报告、经济合同等。 (5)法律应用文 起诉状、上诉状、答辩状、申诉状等。,(6)社交礼仪应用文 开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、

4、礼仪致辞、答谢词、悼词等。 (7)求职应用文 求职信、推荐信、辞职信、简历、申论等。 (8)外贸应用文 涉外经济合同、外贸业务函电、涉外商情调研报告等。,2应用文的特点 (1)文体的实用性 (2)格式的规范性 (3)内容的真实性 (4)对象的明确性,二、应用文写作的基本要素,“主题先行”、“意在笔先”是应用文写作应该遵循的原则。 确立主题的要求是： (1) 主题正确 (2) 主题集中 (3) 主题鲜明 (4) 主题深刻,（一）应用文的主题,（二）应用文的材料,1.材料的含义 如果说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是其血肉。 2.材料的来源 主要分为理论材料和事实材料两大部分。 (1)直接获取

5、 运用观察、实地调查、访问、问卷、开调查会等方法直接搜集材料。 (2)间接获取 从各种记录、报表、报刊、书籍、部门或单位的档案、网络等方面获取的间接材料。,3.材料的选择和使用 材料的选择： 典型性材料能够“以一当十”； 真实性材料能够反映客观事物的本质和主流； 新颖性材料符合时代的特征，能够引起人们的共鸣。 使用材料:分清主次，安排顺序 。,（三）应用文的结构,应用文的结构是安排材料、谋篇布局的方式。 应用文的结构，包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应。,1开头和结尾 开头 多为开门见山，常见方式有： (1)概述式 概括地写出主要内容、基本情况或主要问题。 (2)目的式 开宗明义，说明写作

6、目的。 (3)根据式 根据法律、法令，文件精神，对方来文，存在的问题，突发事件等。 (4)提问式 开门见山地提出问题，制造一个悬念，发人深思，引出正文。 (5)说明式 开头先对要写对象的背景、情况做一些说明，再引出正文。,结尾 常见的方式有以下4种。 (1)总结式 归纳全文，给出结论，点明主旨，以加深印象。 (2)号召式 归纳全文，提出希望，发出号召。 (3)说明式 对主体部分的未尽事宜做补充说明，或者对与内容有关的问题做必要交代。 (4)惯用式 以习惯用语和固定格式构成结尾。,2段落和层次 段落 段落是组成文章的基本单位。在形式上，段落是明显的换行的标志。 层次 层次是文章思想内容的表现次序

7、，反映作者的思维过程。表述方法 ： 用小标题表示。 用数量词表示 。 用表示顺序的词或词组表示。,3过渡和照应 过渡 指上下文之间的衔接、转换。过渡方式，主要用过渡段、过渡句和关联词语。 照应 指文章前后内容的关照、呼应。其形式为：首尾照应，前后照应，题文照应（题目与文章内容相呼应）。,（四）应用文的语言,应用文语言的表述要求 (1)准确 指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法修辞的规范。 (2)简练 指语言的简洁和精练，用最少的文字表达最丰富的内容。但简练要以明白为前提。,(3)质朴 不用夸张性的语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。用语不追求华丽深奥，而强调朴实

8、得体。 (4)规范 指使用专门用语，不宜使用文学语言，也不宜使用口语、方言、不规范的简称等词语。规范的语言词义严谨周密，而不规范的语言能导致理解歧义。,（五）应用文的表达方式,1.记叙 记叙是对人物的经历和事物发展变化的过程作出介绍和交代。应该具备六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。记叙方式通常有：顺叙、倒叙、概叙和夹叙夹议。 2.说明 就是简明扼要地把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功能等解说清楚，把人物的经历、特点等表述明白。常用的方法有定义说明 、分类说明、举例说明和比较说明 。,3议论 议论就是说理和评判，就是作者通过事实材料及逻辑推理来明辨是非、阐发道理、表明见解。一般

9、来说，议论由论点、论据和论证三个要素构成。 论点是作者对所论述的问题提出的主张、看法和表示的态度。它常常是议论的主旨或称中心论点。 论据是用来证明论点的理由和依据，它是议论的基础。 论证是用论据证明论点的过程和方法。通常有两种论证方式：立论和驳论。,论证方法 (1)归纳法:根据一些个别事物的分析与研究,推导出一般结论的论证方法。 例：盖文王拘而演周易；仲尼厄而作春秋；屈原放逐，乃赋离骚；左丘失明，厥有国语；孙子膑脚，兵书修列；不韦迁蜀，世传吕览；韩非囚秦，说难孤愤;诗三百篇，大抵贤圣发愤之所作也。此人皆意有所郁结，不得通其道，故述往事，思来者。,(2)例证法：指用具体实例或统计数字来证明论点的

10、方法。 例：昔穆公求士，西取由余於戎，东得百里奚於宛，迎蹇叔於宋，求丕豹、公孙支於晋，此五子者，不产於秦，而穆公用之，并国二十，遂霸西戎。孝公用商鞅之法，移风易俗，民以殷盛，国以富强惠王用张仪之计，拔三川之地，西并巴、蜀，北收上郡，南取汉中昭王得范雎，废穰侯，逐华阳，强公室，杜私门，蚕食诸侯，使秦成帝业。,(3)类比法：指用同类事物进行比较，从而由此及彼，自然地得出新的结论的论证方法。 (4)引证法：指引用经典作家的言论、科学原理、尽人皆知的常理等作为论据来直接证明论点的论证方法。 (5)对比法：指把两种截然相反的事物加以对照、比较，从而推导出它们之间的差异点，使结论映衬而出的论证方法。,(6

11、)反证法：指通过证明相反的论点是错误的，从而证明自己论点的正确性。 例：王戎小时候爱和小朋友在路上玩耍。一天，他们发现路边的一棵树上结满了李子，小朋友一哄而上，去摘李子，独有王戎没动。等到小朋友们摘了李子一尝，原来是苦的!他们都问王戎：“ 你怎么知道李子是苦的呢?”王戎说：“ 假如李子不苦的话，早被路人摘光了，而这树上却结满了李子，所以李子一定是苦的。”,(7)喻证法：指通过打比方讲道理来论证论点的方法。 例：“ 我们曾经说过，房子是应该经常打扫的，不打扫就会积满灰尘；脸是应该经常洗的，不洗也就会灰尘满面。”,(8)归谬法：指首先假设对方的论点是正确的，然后从这一论点中加以引申、推论，从而得出

12、极其荒谬可笑的结论以驳倒对方论点的一种论证方法。 例：朱镕基总理于2000年10月14日与日本市民举行电视讨论会，与日本市民进行直接的公开对话。有人问：“为什么中国只允许每个家庭要一个孩子?”朱总理回答：“如果十二亿五千万人口的国家无限制地生下去的话，那全球就都是中国人了!”,(9)因果法：指分析事物的前因后果，并以此证明论点的方法。 例：我们系统内的大多数老企业，多年来负担很重，既办厂又办社会，有的厂福利性开支竟占年收入的20；有些老厂，离退休人员工资占全厂年收入的30%以上，这些企业的亏损是体制造成的。有些企业没有市场意识，产品几年不变,质量低劣，大量库存积压，造成投资无法回收，从根本上说

13、，这些企业的亏损也是体制造成的。因此我们要走出困境,就必须要深化体制改革。,第八章 行政公文,行政公文是社会公务活动的产物，是行政机关、社会团体、企事业单位办理公务的重要手段。高水平的公文写作，能有效地提高工作质量和工作效率。,一、行政公文概述,（一）行政公文的概念和特点 1.行政公文的概念 行政公文的概念有广义、狭义之分 广义的行政公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文书材料； 狭义的行政公文专指，行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,2行政公文的特点 (1)公文由法定作者制发 (2)具有法定的权威性 (3)格

14、式的规范性 (4)制发具有程序性,3.行政公文的分类 (1)按适用范围分，有13种：命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 (2)按行文方向分，为上行文、平行文和下行文。 上行文是下级机关向上级机关的行文,如“请示”、“报告”等。 平行文是不相隶属机关包括平级机关之间的行文，如“函”等。 下行文是上级机关对下级机关的行文,如“命令”、“通知”、“决定”等。,(3)按公文的办理时限分，行政公文可分为特急、急件、一般文件三类。急件应当在接到来文后3天之内办理完毕，特急件应当在1天内办理完毕。 (4)按保密级别分，行政公文可分为绝密、机密、秘密三个等级

15、。,4.行政公文的行文规则 (1)上行文规则 “请示”应一文一事，只主送一个机关，不抄送下级机关。 “报告”中不得夹带请示事项。 不得越级行文。 受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。,(2)下行文规则 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。

16、 向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关。,(3)联合行文的规则 同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文。 政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文。 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位/ 公司也可以联合行文。,公文的书面格式 眉首 眉首又称文头部分，由 (1)公文份数序号、 (2)秘密等级和保密期限、 (3)紧急程度、 (4)发文机关标识、 (5)发文字号、 (6)签发人等要素构成。,5.行政公文的体式,(1)公文份数序号：指将同一文稿印制成若干份时每份公文的顺序编号。 (2)秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当在

17、首页右上角第一行标明密级和保密期限。如果需同时标识密级和保密期限，它们之间用“”号隔开，如“机密一年”。 (3)紧急程度：是对公文传递和办理速度的要求。紧急程度要标识在首页右上角第一行，如同时标识秘密等级和紧急程度，密级在第一行。,(4)发文机关：指公文的制发机关，一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”组成。联合行文时主办机关名称排列在前，也可以只用主办机关名称，用套红大字居中印在公文首页上部。 (5)发文字号：由机关代字、年份、序号组成。机关代字是指用l一3个汉字表示发文的机关。 (6)签发人：指代表发文机关核准并签发公文的领导人。上报公文需标识签发人的姓名，平行排列于发文字号的右侧。,

18、主体，又称行文部分，通常是由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等项目构成。 (1)标题：一般由发文机关名称、事由(文件的主题)、文种(文件名称)三部分组成。 事由是标题的主题部分，应该准确、简要地概括出公文的内容。 文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文的性质和制发的目的。 (2)主送机关：指公文收受、承办的机关。主送机关应当使用全称、规范化的简称或同类型机关的统称。,(3)正文：是公文的核心内容，包括开头、主体、结尾三部分。 开头：在正文开头处写明发文的原因、目的、依据，要求开门见山。 主体：是公文的核心，要求做到内容准确、主题突出、结构严谨、层次清楚。 结尾：要根据公文的内容

19、和行文关系总结全文，提出希望或要求。要求语言精练，能够深刻、准确地体现出上级机关的思想和工作意图。 (4)附件：是对附属于文件的其他文件或材料的说明。位于正文之后，下空一行、空两格的位置标识“附件”，说明所附材料的名称及份数。,(5)成文日期：指公文生效的日期。成文日期以领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后签发的机关领导人签发的日期为准；会议讨论通过的，以讨论通过的日期为准。成文日期写在发文机关署名之下，用汉字标明年、月、日。 (6)印章：加盖印章是公文生效的标志，印章应压盖在成文时间上。 (7)附注：指与文件有关的简要说明。附注应当加圆括号标注，标识在成文时间下一行空两格的位置。,版记，

20、又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成。 主题词：指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性短语。 抄送：指除主送机关外需要执行或知晓的其他机关。抄送机关名称应当使用全称或规范化的简称、统称。 印发机关和印发时间：印发机关是指负责把公文文稿印成正式公文的机关。印发时间以公文付印的日期为准。,二、命令、决定、意见,（一）命令 1.命令的概念 命令又简称为“令”，是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人 “依照有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，任免人员，嘉奖有关单位及人员”时所使用的公文。 从词义上看，“命”有“严肃”的含

21、义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一，在我国古代命令曾被称作“誓”、“诰”等。,2命令的特点 (1)内容的重要性 (2)作者的限定性 (3)明显的强制性 3命令的种类 (1)发布令:用于发布重要法律法规。 (2)行政令:用于发布重大的强制性行政措施。 (3)嘉奖令:用于嘉奖有关人员。 (4)任免令:用于任免国家高级官员。,4命令的结构和写法 命令一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款五部分组成。 正文有以下三种形式。 一层次式。通常写明在什么时间、什么会议上，通过了什么法规，什么时间开始实施。发布令多采用。 二层次式。第一层次写明发布该命令的原因、目的或依据，第二层次

22、写明命令的事项。行政令多采用。 三层次式。第一层次写嘉奖缘由；第二层次写嘉奖的目的和内容；第三层次提出嘉奖希望。嘉奖令多数采用。,（二）决定,1.决定的概念和分类 （1）决定的概念: 按照国家行政机关公文处理办法规定，决定是“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”的公文。,（2）决定的分类 法规性决定。用于发布权力机关制定、修订或试行的法律文件及由政府部门制定的行政法规。 指挥性决定。用于对某个问题、某种事项、某种行动进行决策性的指挥。 奖惩性的决定。用于表彰或处分有关的单位或个人。 变更性决定。用于变更机构人事安排或撤销下级机关不适当

23、的决定事项。,2.决定的结构和写法 决定一般由标题、主送机关、正文、落款 四部分组成。 正文,一般由三部分组成。 决定缘由。写明发布决定的背景、根据、目的或意义。 决定事项。用于指挥工作的决定，要写明工作任务、措施、方案、要求等；用于批准事项的决定，要表达出批准意见；用于表彰或惩戒的决定，要写明表彰决定和项目或处分决定、处罚方法。 结语。一般为提出希望和要求。如果事项部分已经交代清楚全部事项，结语可以省略。,3决定的写作要求 (1)正确使用文种。内容要和“决定”文种相符，避免把“决定”与“命令”等公文文种相混淆。 (2)原因简短明确。决定是制约性非常强的公文，要求下级机关无条件执行。对于做出决

24、定的原因应写得简短明确。 (3)事项具体可行。决定事项应该写得具体明确，便于下级机关执行。,（三） 意见,1.意见的概念和分类 (1)意见的概念 意见是“对重要问题提出见解和处理 办法” 时使用的公文。意见的指导性很强。意见往往在特定的时间内发生效力。 (2)意见的分类 意见在行文关系上既可以上行,也可 以下行和平行。按其内容和性质，可分 为指示性意见、建议性意见和实施性意见。,指示性意见：指上级机关或有关主管部门就某项工作或某一重要问题提出的以指导思想、工作原则和执行要求为内容的意见。 建议性意见：指下级机关向上级机关或上级业务主管部门提出的改进、推动某项工作的思路、设想或建议，供上级或主管

25、部门决策时参考的意见。 实施性意见：指为贯彻落实上级有关指示、决定、通知精神，结合本地区、本单位实际情况，对所属下级机关提出的要求其贯彻执行的意见。,2.意见的结构和写法 意见一般由标题、主送机关、正文、 落款四部分组成。 正文，一般由三部分组成。 前言，即发文原因，一般交代提出意见的背景、依据、目的、意义等。 主体，即见解办法，是意见的核心部分，主要是对有关问题阐明观点、表明态度，提出相关的见解、建议或规范性的解决办法。 结尾，即发文要求，一般写清意见提出者的要求、希望。,3意见的写作要求 意见的行文方向具有多向性。要根据行文对象的不同，准确把握好文字表述的分寸。 意见是对某些重要工作或事项

26、提出的见解和处理办法，因此所提出的见解和办法要明确具体，可操作性要强。,三、公告、通告、通知,（一）公告、通告 1.公告、通告的含义 公告是较高级别的国家行政机关、法定机关向国内外宣布重大事项或者法定事项的周知性公文。 通告是适用于一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。 公告和通告都属于周知性公文，写法相似，但也存在一定的差别。公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。通告的适用范围较广，其约束力往往是涉及一定范围内的机关、单位或群众。,2.公告和通告的分类 公告的分类 行政公告。 法规性公告。 通告的分类 周知性通告。 规定性通告。,3.公告和通告的结构和写法 公

27、告和通告的结构通常由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。 正文,一般由缘由、事项、结语3部分组成。 缘由。常用“为了”或“根据”的句式说明发布通告的目的、依据和原因；而公告的缘由常要说明法律依据或者职权依据，以示公告的权威性。 事项。是正文的主体，要写得简洁明了，明确具体。 结语。结语常采用“特此通告(公告)”的形式；如果开头有“特通告(公告)如下”的用语，结尾则可省略。,4.公告和通告的写作要求 通告与公告的文种不能混淆使用。 语言要准确、简明、通俗而不失庄重。 中心突出，一个通告或公告只能公布一个事项。,（二）通知,1通知的概念 通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机

28、关的公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免人员”时使用的公文。通知一般为下行文或平行文。,2.通知的种类 发布性通知。用于向所属下级机关发布有关行政法规、制度、办法、措施等文件。 批转性通知。用于向下级机关或部门转发上级机关或不相隶属机关的公文。 转发性通知。用于转发上级、同级不相隶属的机关的公文。 指示性通知。用于就某一事项对下级机关做出具体的规定或就某一工作提出具体的要求。 会议性通知。用于上级机关或有关部门为保证会议的如期召开就有关事项所作的通知。 任免通知。用于任免和聘用干部。,3.通知的结构和写法 由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。 正文,包括通知缘由、

29、通知事项、通知要求三部分内容。不同种类通知,正文写法不同。 发布性通知。由文件的由来、文件名称、发布文件的作用和意义、提出希望和要求几部分组成。 批示性通知(批转、转发)。写明发文原因、依据，意见和要求。,指示性通知。写明提出指示的根据和指示的事项。 会议通知。写明召开会议的机关、会议名称、起止时间、地点、内容和任务、参加会议人员的条件和人数、报到时间及地点、与会人员所携带的文件材料、注意事项等内容。 任免通知。写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及被任免人员的姓名、职务等具体情况。,4.通知的写作要求 规范行文。要根据本机关的行政职权，使用指示性通知和批示性通知，要把握好不同类型通知

30、的行文规范。 内容具体。指示性批示或要求办理的事项，要明确具体。 重点突出。行文要抓住要点，要按照主次把需通知的事项交代清楚，突出不同类型通知的特点和作用。,四、通报,1.通报的含义和分类 通报的含义 通报是指用来表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况时使用的公文文种。 通报的分类 表彰性通报。 批评性通报。 情况通报。,2通报的结构和写法 一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 不同类别通报，正文写法不同。 表扬性通报包括：概述事件情况，说明通报缘由；在阐明所述事件性质和意义的基础上，写明决定内容；明确提出希望和要求。 批评性通报首先写清被通报单位或个人的主要问题、情节或错误性质；

31、然后分析其危害和产生的原因，陈述处理意见和决定；提出告诫性的要求。 情况通报主要包括：通报有关情况；揭示问题实质；作出结论，表明通报的目的。,3.通报的写作要求 通报的材料要调查核实，必须真实可靠，具有一定的典型性。 通报的评价要客观，要恰如其分。 通报的语言要注意把握分寸，用词要简明扼要、恰当准确。,五、报告、请示、批复,（一）报告 1.报告的概念和种类 报告的概念 报告是用于向上级机关汇报工作,反映情况，提出意见或建议,答复上级机关的询问时使用的文种。报告是陈述性的上行文。,报告的种类 工作报告：定期向上级领导机关汇报本单位全面工作情况而写的报告。 情况报告：向上级机关反映工作中的重大情况

32、、特殊情况和新动态而写的报告。 答复报告：答复上级机关的询问而写的报告。 递送报告：向上级机关递送文件、物件时所写的报告。,2.报告的结构和写法 一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。 正文，一般由三部分组成。 开头。主要交代写作报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据。 主体。报告的核心部分，用来说明报告的事项。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见。情况报告的重点放在反映情况上。答复报告根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。递送报告只需写清楚报送的材料(文件、物件)的名称、数量即可。 结语。,3.报告的写作要求 正确使用文种，不能与请示混

33、用。请示与报告有明显的区别,不能混用。 内容要真实。实事求是，如实汇报。不能只报喜不报忧，不能夸大和虚构。 主旨鲜明。报告的内容一般涉及的面宽且复杂，容易写得较长。在撰写时力求写得观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,（二）请 示,1.请示的概念和种类 请示的概念 请示是“适用于向上级请求指示、批准”的公文。,请示的种类 请求批准的请示。请求上级机关对有关方针、政策、规定中的本部门难以理解或不明之处，就执行过程中需作变通处理或涉及其他机构职权范围的问题，向上级机关申明情况，请求回复的请示。 请求指示的请示。请求上级机关对本部门就某一问题或事项提出的处理意见给予批准或表明态度的请示。 请求批转的请示

34、。请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题所提出的解决办法予以批转各单位执行的请示。,2.请示的结构和写法 请示一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。 正文,一般由三部分组成。 开头。交代缘由。简洁充分，有理有据。 主体。说明请求事项。内容要单一。要写得具体、明确、条理清楚。 结语。,3请示的写作要求 一文一事。 不多头请示。 不越级请示。 不得抄送下级机关。 提出初步意见和方案。 语气恳切，平实。,4请示与报告的区别 内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事，也可一文数事。 侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报

35、工作、陈述意见或者建议。,行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题,需要上级机关的回复;报告的目的是让上级机关了解下情、掌握情况,除建议报告外,不需要回复。 行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。 主送机关不同。请示只能写一个主送机关，报告可以多头主送。,例:关于中国公民自费出国旅游管理 暂行办法的请示,国务院： 随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加。为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管理暂行办法。以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。 附:

36、中国公民自费出国旅游管理暂行办法 国家旅游局（盖章） 公 安 部（盖章） 一九九七年二月二十八日,（三）批复,例:国务院关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的批复 国家旅游局、公安部： 国务院原则同意中国公民自费出国旅游管理暂行办法，由你们发布施行。 附:中国公民自费出国旅游管理暂行办法 国务院 （盖章） 一九九七年三月十七日,1. 批复的概念 批复是指“答复下级机关的请示事项”时使用的公文。 2. 批复的种类 肯定性批复。表明上级机关同意下级机关提出的请示事项。 否定性批复。表明上级机关不同意下级机关的要求，给一个否定性的答复。,3.批复的结构和写法 通常包括标题、主送机关、正文、落款 四部

37、分。 正文，一般由三部分组成。 开头。通过引叙来文以说明批复缘由，即点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。 主体。针对“请示”的内容给予明确肯定(或否定)的答复或具体的指示。 结语。一般用“此复”、“特此批复”等，也可以不用结语。,六、函、议案、会议纪要,（一）函 1.函的概念和种类 函的概念 函是指 “适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”时使用的公文。 函的种类 按格式划分，函分为公函和便函。 按行文方向划分，函分为发函和复函两种。,2.函的结构和写法 函的结构一般包括标题、主送机关、正文、落款四个部分。 正文,一般由开头、主体、

38、结语三部分组成。 开头。主要说明发函的缘由和目的。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 主体。主要说明致函事项。表述要清楚具体。复函的答复事项要具有针对性和明确性。 结语。不同类型的函，选择不同结语。,3函的写作要求 内容要单一、集中，一函一事，直陈其事。 行文要简洁，开门见山，发函事项具体明确，复函行文具有针对性。 措辞要得体、恳切，既有公文的庄重，又能体现出语气的委婉礼貌。,（二）会议纪要,1.会议纪要的概念和特点 会议纪要的概念 会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种行政公文。它可以是上行文、下行文或平行文。 会议纪要与会议记录

39、不同。后者只是一种客观的纪实材料，记录每个人的发言；前者则集中、综合地反映会议的主要议定事项，起具体指导和规范的作用。,会议纪要的特点 内容的纪实性。如实反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作。 表达的要点性。撰写会议纪要，应围绕会议主旨及主要成果进行整理、提炼和概括，重点放在介绍会议成果而不是叙述会议过程。 称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法，常以“会议”作为表述主体，使用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等特殊性的称谓。,2.会议纪要的结构 一般由标题、正文、落款三部分构成。 正文,由三部分构成。 前言。概述会议基本情况，包括会议名称、会议目的、会

40、期、会址,参加人员、主持人和会议议程等内容。 主体。主要介绍会议议定事项。常见写法：一是条文式：把会议议定的事项分点写出来；二是综述式，将会议所讨论、研究的问题综合、提炼，分成若干部分，逐一介绍；三是摘记式，即把与会人员的发言要点记录下来。 结尾。一般是提出希望和要求。,3会议纪要的写作要求 反映的内容必须实事求是。 行文要条理清晰。,第九章 事务应用文,一、计划、总结,（一）计划 1.计划的概念和特点 计划的概念 计划是一个单位、部门或个人，对在一定时期内所要完成的工作目标事先做出的安排和打算。 “凡事预则立，不预则废。”计划在人们日常的工作、学习、生活中起着重要的作用。,计划的特点 (1)

41、预见性。计划是为完成未来的某项工作而制订的，对未来工作中可能发生的问题有充分的估计，并提出相应的措施。 (2)指导性。计划是以人们对客观规律的认识为基础的，它是实践的反映，反过来又指导人们的实践，因而具有很强的导向作用。 (3)约束性。计划体现决策者的要求和意图，一经下达，就会对实际工作起到约束作用。 (4)可行性。计划是要执行的，制订时必须注意措施和办法的可行性。,2.计划的种类 3.计划的结构和写法 从内容上看，包括制订计划的目标任务、措施办法、步骤，即“三要素”。 正文，由前言、主体、结尾三部分组成。 前言。简要概述制订计划的指导思想、依据、意义、目标等。文字力求简洁。 主体。一般包括目

42、标任务(做什么)、措施办法(怎么做)、步骤(什么时间做)。 结尾。或提出实施计划的要求，或提出希望号召，或展望计划实施的前景。有的结尾可以省略。,4计划写作的要求 (1)要从实际出发，统筹兼顾。 (2)要具体明确，可行性强。 (3)要突出重点，主次分明。,（二）总 结,1.总结的概念和特点 总结的概念 总结是对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训等加以回顾和分析的一种书面材料。 总结的特点 (1)理论性。总结是理论的升华，是对经验、教训的分析研究，借此上升到理论的高度，从中提炼出有规律性的东西。 (2)客观性。总结过程是对实际工作再认识的过程。总结的

43、内容必须完全忠实于自身的客观实践。,2.总结的种类 3.总结的结构和写法 (1)标题 公文式标题。由单位名称、时限、内容、文种名称构成。 文章式标题。即用简练的语言概括总结的基本观点或主要内容。 双标题。正标题概括总结的内容，副标题补充说明单位名称、时限、工作内容和文种。,(2)正文 前言，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩。 主体，内容包括取得的成绩或存在的问题与经验教训。回顾要全面，分析要透彻，做到观点鲜明、材料典型、叙议结合。 主体部分的结构形式： 一是纵式结构，即按照时间顺序、工作进程或事情发展的逻辑顺序来安排内容。 二是横式结构，即将总结的内容归纳出几个并列的方

44、面，按照其内部的逻辑关系来安排内容和层次。 三是纵横式结构。,4.总结的写作要求 要充分地占有材料，实事求是地反映情况。 要善于总结规律性的东西。 文字简洁，表达准确。,二、简 报,1简报的概念和特点 简报的概念 简报是国家机关、社会团体及企事业 单位编发的，用来反映情况、汇报工作、沟通信息、交流经验的一种内部文件。 简报的特点 主要体现在实、新、快、短4个方面。 “实”是指内容真实。 “新”是指内容的新鲜感。 “快”是指报道迅速及时。 “短”是指内容简短。,2.简报的种类 简报的种类繁多，按内容和性质划分为: (1)工作简报：也称情况简报，是指以反映工作开展情况，介绍工作经验，报告工作中出现

45、的问题为主要内容的简报。 (2)会议简报：指会议期间，为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容而编写的简报。 (3)动态简报：是指为反映工作中正、反两方面的新情况、新动向、新问题而编写的简报。,3.简报的结构和内容 简报由报头、报核、报尾3部分组成。 报核：报头以下、报尾以上的部分。 (1)按语：简报的编者针对简报内容所写的说明性或评论性的文字。按语不可过长。多数简报不写按语。 (2)目录 (3)标题：对简报正文内容的概括。 单标题。即用一句话或一个短语做标题。 双标题。即在正标题之下再加副标题， 正标题概括特点，副标题指明中心内容。,多行标题。即由眉题、主标题、副标题三行标题组成。