保会通财务软件操作步骤.ppt

1、一、系统初始化,1、建立账套 双击桌面上“保会通财务软件(A4.x增强版)”图标。,我们将左图所示的对话框称为账套组对话框，其中： 1.浏览根文件夹：可点击选择其他文件夹位置。 2.操作员：单击下拉列表框可选择其他操作员。 3.打开按钮：直接进入账套 4.搜索按钮：用于搜索某位置下的有效年度数据文件 6.新建按钮：用于建立账套或新年度数据文件,主框中显示选择的目录下有效账套及有效年度,建立账套：点击账套组对话框的“新建”按钮，在“路径”位置处输入“D:保会通数据单位”,在“输入新年度”位置处输入要建账的年度，如：“2008”，单击“新建”“是”屏幕提示“请稍候”年度文件创建成功等信息后单击”确

2、定”,即完成账套的建立。,注意：年度终了，也可以在该对话框中建立新年度数据文件，其过程为：选择要建立的账套，如下图(左)，点击账套组对话框的“新建”按钮，此时路径默认为“D:保会通数据市(县)财政局”,在“输入新年度”位置处输入要建账的年度，如：“2007”，单击“新建”“是”屏幕提示“请稍候”紧接着提示“是否执行年度结转(即年末转账)？”的信息如要直接结转，选择“是”，当提示“结转完毕”，单击”确定”；如暂时不结转选择“否”，以后通过“系统/年末转账”功能来完成年末转账。,2、设置年度文件信息 101注册，系统年度文件信息输入单位名称、法人代表、业务主管确定,3、设置操作员及权限 101注册

3、，系统操作员及权限,一般情况下我们为账套设置三名操作员，其中：101为系统管理员，102为普通操作员，103为复核员。 当然操作员可以根据需要由系统管理员增加、修改或删除，操作权限亦可由系统管理员授予，代码可以是101999中的任意三位组成。 增加、修改、删除操作员只要在左框中击右键，选择即可。,在这里我们将操作员及权限设置为： 101 张三 权限：系统管理 102 李四 权限：所有权限 103 王五 权限：凭证查询、凭证复核登账、取消凭证复核,4、设置会计科目及年初科目余额 102注册，设置会计科目或年初科目余额 会计科目设置原则：分级设置，一个科目一个代码，级数不能多于13级，从一级科目设

4、置起往下一级一级设置。 会计科目代码表示级别的标志是：- （横杠）,录入年初科目余额时应注意的事项： a.录入余额时必须将输入法关闭或将输入法状态置为英文标点符号输入状态。 b.录入时只能通过“打开”录入，而不能进行“新增”录入 c.存在明细科目的话，其数据必须录入到明细科目之中，数据会自动汇总到上一级会计科目。 d.数据录入错误时的可通过按钮“修改”或“删除”对错误数据进行更改。 可以删除的会计科目必须是无余额、没有使用过的会计科目，若有余额的会计科目需要删除，则应先将会计科目金额修改为0。 e. 录入时应注意选择 余额“借”、“贷”方向。,二、记账凭证的操作 1、凭证的要素 a.制作时间

5、如:2003年01月05日或2003年1月5日 b.凭证编号(四位数)，如:第0001号、第a005号。 c.附件张数 d.摘要(每个分录行必输，可按Ctrl+L生成相同分录行的摘要)。 e.会计科目代码(可按F2或Enter键查询会计科目)。 f.应借应贷金额 2、新增记账凭证 操作：鼠标指向“复式账”模块内的【记账凭证】，右击，并在弹出的快捷菜单中单击【新增】菜单项，则系统显示【记账凭证】制作窗口，根据凭证要素输入记账凭证内容，一张凭证制作完毕，单击记账凭证文档窗口右上角的关闭，系统提示是否保存时，单击【是】，一张记账凭证制作完成，仿此操作制作其它记账凭证。,记账凭证样式：,注意：根据需要

6、，可以按财政规定的收入按类款项，支出按类款项目节核算。(即收入到类款项，支出到目节)，这样收入支出之间有清晰的对应关系，年终结算报表所需要的数据可由财务软件直接生成。但是这样处理就需要录入记账凭证附表。,新增记账凭证：,注意：制作记账凭证时，如收入支出类科目设置了核算模式，应录入记账凭证附表，录入附表时，应先点击主表“借方金额”或“贷方金额”栏，然后再点击附表“摘要”栏或“科目”栏，否则，附表不能录入数据。此时主表的“借方金额”或“贷方金额”由录入的附表自动生成）,3、常用凭证可以保存为模板凭证，使用的时候直接调用,(1)、打开凭证右击，选取“保存为分录模板”，然后点击“确认”,（2）、模板凭

7、证的调用,新增一张空白凭证，修改时间、凭证号、录入附件张数 光标停在摘要栏，右击，选取“分录模板”。在模板及分录取数公式定义对话框中找到欲使用的模板，双击之“开始”，“确认”，此时生成了分录的结构，用户只需录入金额即可。,4、打开、修改、删除记账凭证 操作：鼠标指向复式账模块的【文档模板】框内的【记账凭证】，双击或在右键菜单中执行【打开】功能，在弹出的【记账凭证】对话框中选择要操作的记账凭证右击，执行相应的功能（若是当前操作员制作的且未被复核的凭证，用户还可以在浏览过程中对其进行修改。）,当打开多张凭证时可点击上下箭头翻阅上一张下一张凭证，同时如发现错误，并且凭证未复核时可以直接修改自己制作的

8、凭证。,如果选择了多张凭证，这里可以翻上一张，下一张,5、复核与取消复核记账凭证,注意：要能够成功的复核凭证，必须具备两个条件：一是必须具有“凭证查询”和“凭证复核登账”操作权；二是只能复核其他制作员制作的凭证。即遵循“谁制作，谁修改“，”谁复核，谁取消复核“的原则（即要更换操作员为复核员）。,1、选择操作环境注册将操作员选择为103复核员。 2、双击“记账凭证”，在记账凭证打开框内选择中欲复核的凭证，左击选取“复核登账”或“取消复核”。 3、凭证复核与取消复核可成批进行，也可以选择部分进行(其选择方式参见Windows操作系统资源管理器)。,三、账页查询,三栏式、多栏式、数量金额式账页,1、

9、三栏式账页,账页查询条件和选择,2、多栏式账页,三栏式与多栏式输出方式的选择,多栏式账页分页,3、数量金额式账页,4、余额表及余额与发生额表,四、报表,1、报表就是将一些数据及说明数据的提示性文字有规律地按一定的格式编排填写，用于披露或揭示信息的一种书面报告文件。 2、母表、子表、取数公式及关系 母表：表样 子表：报告期内的动态数据 取数公式：为取得一定数据而输写的一些特殊符号。 3、表行、表栏,4、单元格：指报表的行栏交叉点的信息。 5、单元格地址（坐标）及表示方式 6、区域：由若干个有效单元格或单元块堆集而成的部分。 区域的表示方式：如： B4:B5;B8:B12 B13;B14;B20;

10、B21 在区域中“:”表示单元格的连续关系，“;”表示单元格的间断关系。,单元格地址,区域的表示方式,7、单元格对齐方式（单元格版面） 8、单元格文本字体属性 9、表线、背景色 10、单元格数值格式 11、新增报表 “报表”右击“我的报表” “新增” “格式” “增加行、栏” ,12、编辑母表,13、保存母表 14、新增子表,五、取数函数,函数是为取得一定数据而输写的一些特殊符号。 函数的一般形式： 函数名(参数1,参数2,参数n) 账簿取数函数的完整形式为： 函数名(会计科目代码，报告期，账簿文件) 账簿文件：是指明在那套账中取数，此参数可以省略，省略表示在当前打开的账套中取数，当前打开的账

11、套可用变量#z表示。 （注：账簿文件是指由保会通软件创建的年度数据文件的全路径名，比如：d:单位2005.cwd。在账簿取数函数中常常可以缺省账簿文件参数，缺省时，表示当前报表的默认账簿文件，即变量“#z”的值。）,报告期：是报表数据所属的报告期间，如：月份、季度、年度等，此参数可依次从后省略，省略表示当期，当期用变量#y表示，变量#y1表示第一期至当期。 会计科目代码：指明取哪些会计科目的数据，可以是多个会计科目，多个会计科目之间用“;”分号分隔。会计科目代码参数可以使用通配符“*”、“?”，其中，“*”表示任意一串数字，“?”表示任意一位数字。 保会通函数符代表的意义： y 余额c 期初m

12、 期末j 借方 d 贷方f 发生额n 净额k 科目 p 凭证l 分类、类别t 同、相同,1、账簿余额函数 期初借方余额函数 yjc(会计科目代码,报告期,账簿文件) 如：yjc(101;102;109,1)=yjc(10?,1)=yc(10?,1) 期初贷方余额函数 ydc(会计科目代码,报告期,账簿文件) 如：ydc(125,1) ydc(201,1) 期末借方余额函数 yjm(会计科目代码,报告期,账簿文件) 如：yjm(10?) yjm(171),期末贷方余额函数 ydm(会计科目代码,报告期,账簿文件) 如：ydm(201) ydm(125) 期初明细科目同向借方余额函数 函数名：tj

13、c() 格式：tjc(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目的所属明细科目在指定报告期期初同向借方余额。 函数记忆方法：t表示同方向余额；j表示借方；c表示期初。j可缺省 组成函数名的三个字母的顺序可以颠倒。 举例：tjc(122;206,3,#z) 表示取会计科目为122和206的最低明细科目3月份月初借方余额之和。,期初明细科目同向贷方余额函数 函数名：tdc() 格式：tdc(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目所的属明细科目在指定报告期期初同向贷方余额。 函数记忆方法：t表示同方向余额；d表示借方；c表示期初。 组成函数名的三个字母的顺序可以颠倒。 举例：td

14、c(122;206,3,#z) 表示取会计科目为122和206的最低明细科目3月份月初贷方余额之和。 期末明细科目同向借方余额函数 函数名：tjm() 格式：tjm(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目的属明细科目在指定报告期期初同向借方余额。,函数记忆方法：t表示同方向余额；j表示借方；m表示期末。j、m可以缺省 组成函数名的三个字母的顺序可以颠倒。 举例：tjm(122;206,3,#z) 表示取会计科目为122和206的最低明细科目3月份月末借方余额之和。 期末明细科目同向贷方余额函数 函数名：tdm() 格式：tdm(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目的属

15、明细科目在指定报告期期初同向贷方余额。 函数记忆方法：t表示同方向余额；d表示贷方；m表示期末。m可以缺省。 组成函数名的三个字母的顺序可以颠倒。 举例：tdm(122;206,3,#z) 表示取会计科目为122和206的最低明细科目3月份月末贷方余额之和。,同向余额函数举例,2、区域求和函数 Sum(区域,条件表达式) 3、 单向余额函数 absz(数值表达式) 返回值：若表达式的值为负数或零时，则返回零；若表达式的值大于零，则返回表达式的值。 举例：absz(123) = 123。 absz(-123) = 0。 absz(0) = 0。 4、发生额函数 借方发生额函数 函数名：fj()

16、格式：fj(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目在指定报告期内借方发生额。 举例：fj(517,3,#z) 表示取会计科目为517的3月份借方发生额。,贷方发生额函数 函数名：fd() 格式：fd(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目在指定报告期内贷方发生额。 举例：fd(501,3,#z) 表示取会计科目为501的3月份贷方发生额。,5、净额函数 发生净额借项函数 函数名：nj() 格式：nj(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目在指定报告期内发生净额借项。 举例：nj(511,3,#z) 表示取会计科目为511的3月份内发生净额借项。 发生净额贷项

17、函数 函数名：nd() 格式：nd(会计科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定科目在指定报告期内发生净额贷项。 举例：nd(501,3,#z) 表示取会计科目为501的3月份发生净额贷项。,6、凭证取数函数有： pk()凭证模板分录科目代码函数 pj()凭证借方金额合计函数 pd()凭证贷方金额合计函数,7、自动转账凭证的定义,(1)、行政单位收转结余,(2)、行政单位支出转结余,102注册，点击“设置”菜单，选取“分录模板”，制作样式如下：,8、科目交易函数 (1)、借向科目交易函数：tl()、tlj() 格式：tl(主体科目,关联科目,报告期,账簿文件) tlj(主体科目, 关联科目,

18、报告期,账簿文件) 返回值：返回指定主体科目的借方发生额与关联科目的贷方发生额之间的关联数额。 (2)、贷向科目交易函数：tld() 格式：tld(关联科目, 主体科目,报告期,账簿文件) 返回值：返回指定主体科目的贷方发生额与关联科目的借方发生额之间的关联数额。 (3)、取数原理 检索有主体科目引用的的凭证，逐一处理这些凭证。 在符合条件的凭证中，tlj()取关联科目的贷方发生额，tld()取关联科目的贷借方发生额。,将从各符合条件的凭证中取出的数额叠加。 (4)、函数应用 现金流量表： 常用tl(现金科目,对方科目)来取现金流入； tld(对方科目,现金科目)来取现金流出。 企业的损益表、利润表、费用表、收入支出表 常用tl(本年利润科目,费用科目)来还原已转入本年利润科目的费用。 常用tld(收入科目,本年利润科目)来还原已转入本年利润科目的收入。 行政事单位的收