公文培训讲义.ppt

1、2004年3月，柴晓东记录了第一部分公文及公文处理，第二部分公文鉴定规则介绍，第三部分常见“病”的公文处理，第四部分平安电子办公系统介绍，第一部分公文及公文处理，一.概述， (一)公文及公文处理的概念公文是公司在经营管理过程中形成的具有法律效力和规范风格的文件，是公司开展经营管理活动的重要依据，公文的特点是具有法律效力和规范风格。 公文处理是指公文的处理、管理、整理(归档)和归档等一系列相互关联、有序的工作。第一部分是公文和公文处理。原则一：贯彻党政分开的原则。企业管理不应该以党委的名义写，党内事务不应该以公司的名义写。原则二：坚持实事求是、简明高效、及时准确、安全可靠的原则。原则三：坚持保密

2、原则，保守国家秘密和公司商业秘密的安全。(2)文件处理的原则，文件的第一部分和文件的处理，(3)文件管理机构，办公室(人事行政部)是文件处理的管理机构。各单位办公室(人事行政部)应设秘书科或配备专职人员办理公文。一是负责本单位的公文处理；二是指导下属单位的公文处理。第一部分公文和公文处理，(4)对文秘人员的要求，我热爱我的工作。二、树立领导、基层和企业服务的思想。第三，有：认真负责的工作态度；严谨细致的工作作风；坚持原则和严格纪律的组织理念。第一部分是公文和公文处理。(5)官方文件的类型。国家行政机关公文处理办法(国发200023)规定，国家行政机关的公文有13种，如命令、决定、公告、通知、通

3、知、议案、报告、请示、答复、意见、信函、会议纪要等。根据公司的实际情况，公司的正式文件类型一般不包括订单、公告、公告和提案，即公司的正式文件类型是上面用斜体标出的9种类型，而用红色标出的则不是。除党委、工会系统外，总行现有发、任、班、付、信、会集等6个岗位。除党委和工会系统外，集团公司目前有9个职称。第一部分文件和文件处理，第一部分文件识别规则被介绍，并且使用时文体格式必须符合公司的规定。没有“申请”、“报告”、“规定”、“方法”和“证明”等正式文件格式。官方文件的完整版本见下页。保密半年，中国平安人寿保险股份有限公司，平保寿发第2003999号，关于总行各部门、二级机构的通知：正文附件：1。

4、2003年8月2日2急，主题：寿险业务管理通知抄送：深圳保监局、广州保监局。印刷：鲁共印刷7册。承包人：姜岩电话：(0755)2262888-3938平安人寿保险有限公司，2003年8月2日签发。第一部分是公文和公文处理。(6)公文一般由密级、密期、紧急程度、签发单位标识、签发号码和签发人组成第一部分：公文及其处理；第二部分：正式文件的组成；(1)密级和保密期限：涉及国家和公司机密的公文，应标明密级和保密期限，其中“绝密”和“机密”级公文还应标明份数。(2)紧急程度：”第一部分是公文和公文处理。(3)发证机构的标识：使用发证机构的全称或标准化缩写，后面有或没有“文件”一词。在联合写作中，组织者

5、名列第一。(4)出版号：由发证机关的代字、年份和序号组成，共同书写，只注明主办单位的出版号。如“国发200023”和“平保寿发20031”。(5)发行人：发行人名称应在上方注明。“请示”还应在附注中注明联系人的姓名和电话号码；总行所有对外文件由董事长签发。以下文本不需要指明发行人。第一部分是公文和公文处理。(6)公文标题：由介词“约”、公文主题和公文类型组成。要求：1 .准确扼要地概括公文的主要内容；2.指明官方文件的类型；3.除法律法规名称和书名外，一般不加标点符号。第一部分是公文和公文处理。(7)主发送单位：公文的主接收单位，即需要根据公文内容回答问题、处理工作的单位，其名称应为全称或规范

6、化简称或通称。(8)正文：(9)附件：如果正式文件中有附件，应注明附件的顺序和名称。但是，如果一份文件仅发布一项制度或规定，则该制度或规定不得视为附件。例如，如果发布了关于发布员工休假制度的通知，则员工休假制度不是附件。第一部分是公文和公文处理。(10)盖章：除会议记录外，还应加盖正式文件章。联合提交的正式文件应由主办单位盖章；联合发布的公文，发布单位应当加盖印章。目前，总行下发的所有文件均加盖总行公章(各部门无权发文)。(Xi)书面日期：以负责人签发的最终日期为准。合并文本以最终发行单位负责人的发行日期为准。第一部分是公文及其处理。(12)注释：如果正式文件中有注释(其他需要说明的事项)，则

7、应在括号中标出。(十三)主题词：除会议纪要外，正式文件应标有主题词。一般来说，有3至5个主题词，包括正式文件的内容和语言。根据上级的要求，作文要标上关键词。第一部分公文与公文处理，(14)抄送单位：除主送单位以外的其他知道公文的单位需要使用全称或规范化简称和集体名称。(15)承诺书：对于公司内部发布的正式文件，在版本说明的单份下增加“承诺书”和承办人联系电话，以方便联系工作。不要发出文件。第一部分是公文和公文处理。(16)文字：水平书写，从左到右水平书写。在民族自治地方，可以使用汉字和通用的少数民族语言(根据他们的习惯书写和排版)。(17)官方文件纸：国际标准A4(210297毫米)，左侧装订

8、。(18)识别规则：公文各组成部分的识别规则参照国家行政机关公文格式国家标准执行。稍后将详细介绍。公文的第一部分和公文处理，主要是发抄送给发内部，下面五个字有什么区别？主送机关是指承办和回复公文的机关；抄送机关是指需要知道的相关机关；提交正式文件起草机关；复制机关是指发行单位的上级机关。除了主交付，内部交付公司还需要了解会议的相关部门。第三，写作和提交要求。(1)写作要真正必要，注重实效。不要写任何可以通过面对面谈判或电话解决的问题各部门无权签发文件，各部门不得向二级机构正式书写文件，只能向专业公司和二级机构对口部门发送工作联系函进行相关工作。(四)二级机构必须以本单位名义向总行报送文件，一般

9、不直接向总行各部门报送。二级机构各部门不得致函总行。(5)总行对二级机构的重要行文，应同时抄送集团公司。两个机构对下属单位的重要行文，应同时抄送总行。(六)部门之间对有关问题没有共识的，不得自行撰写论文。如有擅自行文，上级单位应责令改正或取消。(七)“请求”应该是一件事；一般情况下，只需写入一个主发送单元，如果需要同时发送到其他单元，则需要复制，不要复制到下属单元。“报告”不得附有说明。(八)除上级单位负责人直接交办的事项外，上级单位负责人不得以单一名义向上级单位负责人提交“请示”、“意见”、“报告”。(九)由双重领导的单位向上级单位，应指定主送单位和抄送单位。必要时，上级单位应抄送双重领导下

10、的下级单位。一、第一部分公文及公文处理，四、公文报送的具体要求，(一)总行向保监会、二级机构向总行报送，应使用“请示”和“报告”两种形式的公文。(二)公司向中国保监会提交的请求书一式三份，涉及机构设立、高级管理人员资格审查和聘任(包括各种申请材料)、保险条款和保险费率的审批和备案以及扩大业务范围的申请。其他事项请出示1份。“报告”应提交3份。(三)总行直接向保监会总部行文的，应抄送当地保监会办公厅。二级机构一般给中国保监会派出机构写文章。(四)公司各单位、各部门向中国保监会和中国总公司报送的公文，一律由集团公司办公室邮寄至北京代表处。北京代表处收到文件后，应对文件进行审核，如有问题，应及时向集

11、团公司办公室反馈，如无问题，应提交中国保监会和人民银行办公室处理。任何单位和部门不得擅自向中国保监会、PBC有关部门或个人发送和传递公文。除正常工作沟通外，不得擅自致电中国保监会和中国人民银行或询问有关公文审批情况。一、第一部分公文和公文处理，第四部分公文处理，是指以单位名义签发公文的过程，包括起草、审核、签发、审核、印刷、印刷、登记、分发等程序。目前，集团公司和总行已通过“平安电子办公系统”实施网上处理，到今年年底，该系统已逐步推广到所有二级机构和三、四级机构。具体在线操作请参见“平安电子办公系统”中的系统帮助。一、第一部分公文及公文处理，(一)起草公文的注意事项，1 .符合国家法律、法规和

12、方针、政策及有关规定。情况真实，观点清晰，表达准确，结构严谨，组织清晰，表述直截了当，用词规范，标点准确，篇幅短小。3.公文的文体应根据写作目的、签发单位的权限以及与主送单位的写作关系确定。4.编制紧急公文时，应当反映紧急原因，确定紧急事项出版物编号使用规定(国家技术监督局发布)，第一部分公文和公文处理，6个结构层次编号，第一层为“一”，第二层为“一”，第三层为“一”，第四层为“一”。常见的错误有：“(1)、”、“(1)、”7应使用法定计量单位。当在文本中使用非标准化缩写时，你应该首先使用全名，并注明简称。当使用国际组织的外国名称或其缩写时，应在首次出现时注明准确的中文翻译。第一部分是公文和公

13、文处理。首先，中华人民共和国是我们的祖国，我们热爱我们的祖国。(1)山西是我的家乡。我的家乡非常美丽；(1)我的家乡有一条河；第一条中国是我的祖国。(1)中国历史悠久。结构层次举例：(9)公文中的数字，除了书写时间、部分结构层次的序数和在词、短语、成语、缩略语和修辞语句中用作语素的数字外，还必须使用汉字，并应使用阿拉伯数字。在会议记录中，当名字和职位一起使用时，一般的名字排在第一位，职位排在最后。“同志”一词不再加在姓名和职务之后。一、第一部分公文及公文处理，11起草公文时，应使用公司统一的公文起草纸，并按要求填写相关内容。12 .准备正式文件时，主办部门应主动与有关部门就涉及其他部门职权范围

14、的事项进行协商，并达成一致意见后方可撰写；如有分歧，主办部门负责人应主动协调。如果不能达成一致意见，主办部门可以列出各方的理由，提出建设性的建议，经与相关部门会签后，报公司领导协调或裁决。一、第一部分公文及公文处理，(2)起草公文，1根据工作需要或领导批示，起草人起草公文，但随后提交办公室主任审阅、修改，然后送部门领导审批。2、对于总行综合部的文件，主办部门应在起草和审核后将文稿提交人事行政部审核，确定其他需要会签的部门并送签，然后报相应领导会签后再交公司办公室处理。3、公文的第一部分和公文处理，公文需要由本系列以外的其他部门会签，并由集团公司办公室负责发送和签署。集团公司办公室根据文件内容和

15、相关规定，确定文件会签负责人和最终签字人，并负责发送签字。5.发行部门、子公司总经理办公室、集团总经理办公室和最终发行人的领导有权退回文件进行修改或拒绝。一、公文的第一部分和公文处理，(3)公文审核，1号文件是领导签发的，必须经过审核。2文件的“初审”:集团公司各部门的文件由部门办公室初审，子公司由人事行政部初审。3、文件的“二审”:在送总行分管领导签发前，由领导秘书进行“二审”。一、第一部分公文及公文处理，4公文审查的主要内容(9项)写作是否确有必要，写作水平和方法是否恰当；-遵守法律、法规、方针、政策和相关规定；-与当前工作和其他已出版文件没有矛盾或脱节；-解决问题的意见、方法和措施是否可行；-在涉及其他部门的问题上是否有共识；-是否符