办公室管理办法

1、办公室管理办法一、办公室管理条例第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方；2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌接待；5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录。第三条 办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食

2、、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。3.各部门专用的设备由其部门指定专人保管，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。4.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。二、办公室物资管理条例第一章 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二章 物资分类1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等3.管制品：订书机、

3、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等第三章 办公用品物资采购1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经总经理同意，可由申购部门自行购买。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1)定点：公司定大型超市进行物品采购。2)定时：每月月初进行物品采购。3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四章 物资领用管理1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用5.实物资产：由办公室设立

4、实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状第五章 公司物资借用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿第六章 附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3.本办法由办公室解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。三、公司值班管理条例一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。二、管理体制1.员工值日

5、：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。三、管理要点和内容(一).员工值日。1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；2.一般以工作时间为责任时间；3.值班要点：1).巡察办公场所保洁情况；2).电话记录、处理、转送；3).领导交办任务。(二).部门主管值班1.目的：以公司业务工作为主；2.一般以下班时间或节假日为值班时间；3.值班要点：1).接待下班后来客；2).处理未完成工作；3).处置下班后的突发、紧急事件；4).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；四.值班规定1.遵守值班纪律，有事

6、须先请假，以便安排临时代替人员；2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；4.接待来宾热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；5. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。五.接听值班电话应注意：1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；2.使用语言文明，切忌粗声粗气；3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名

7、，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5. 对打听事情、咨询态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6. 除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；四、考勤管理条例一、基本定义1、迟到：上班时间已到仍未到岗。 早退：未到下班时间而提前离岗。2、脱岗：工作时间未经领导批准离开工作岗位。3、旷工：无任何手续无故不上班。有下列情况者，均按旷工论处：迟到、早退或脱岗连续超过60分钟；或未经准假而不到岗者；4、考勤统计时间：每月考勤周期按自然月计算，即每月1日至每月最后

8、一日。5、考勤是公司办公室管理的基础性工作，是计发工资、奖金、劳保、福利等待遇的重要依据。二、考勤规定6、公司的工作时间： 根据公司实际情况，工作时间为：（冬季）时间： 上午 09：00-12：00；下午14：30-18：30。（夏季）时间： 上午 08：30-12：00；下午14：30-18：00 。每年五月一日至十月三十一日实行夏季时间，十一月一日至次年四月三十日实行冬季时间。办公室负责人对本部门的考勤记录和管理工作负责。应准确如实地记录员工的考勤，考勤记录的周期为自然月，每月初上报上月考勤记录报送总经理审核，会计根据上报考勤情况编制工资表。7、打卡制度 公司实行上、下班指纹录入打卡制度，

9、全体员工都必须自觉遵守工作时间。打卡次数：一日两次，即上班打卡一次，下班打卡一次。 打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； 因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写出差登记表,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到办公室处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报总经理批准后，月底办公室据此上报考勤。7、法定节假日和公休日原则上按国家规定执行，特殊情况以公司具体通知为准。 三、管理要求8、迟到、早退、旷工处罚标准：迟

10、到或早退5-10分钟者，现场进行批评教育，初次口头警告处理，二次，做通报处理。（通报期为7天）对未办理请假手续的，均按旷工处理，旷工半天者，手抄管理制度5遍，并扣除半天固定工资，旷工一天者，手抄管理制度10遍，并扣除当天固定工资。若受处罚人不执行者，做通报处理，通报期为7天。9、未打卡：员工因手指受伤、脱皮等原因不能打卡的，须在未打卡补签申请表。五、办公区域内卫生管理条例1.员工应保持公共场所的整洁卫生，养成良好的公共卫生习惯，2.禁止在公共场所随地吐痰；3.禁止乱扔瓜（果）皮、果核、烟头、纸屑等及各种废弃物，垃圾、杂物要倒在垃圾桶内；楼道及公共场所，禁止堆放杂物；4.禁止在门窗、墙壁上乱写、

11、乱画、乱划、乱贴、乱钉和弄脏墙壁。5，办公桌面、工作台面保持整洁、有序、无尘土，文件、办公用品等摆放整齐，不得将书本、报刊、背包、化妆品等个人用品摆放在办公桌面或工作台面上；6.办公电器和设备上无尘土、油渍等污物，电源线连接整齐、不凌乱。7.办公室内地面、过道要保持清洁、无纸屑、无尘、无积水等，至少每日清扫一次。8.笤帚、簸箕、抹布、肥皂、洗涤剂等保洁工具和用品应放在门后或隐蔽处。9.洗手间、厕所、洗刷间及其它卫生设施，必须保持整洁卫生，厕所内采光、照明和通风应良好、无明显臭味，做到：10.当天值日人员，须做好公共区域内及老总办公室卫生，做到干净、卫生、整洁。每周星期五下午进行卫生大扫除。值日

12、人员应在上班前打扫完规定内的卫生，严禁上班后打扫卫生。六、公司周例会制度一、目的1. 检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，规范公司管理，促进公司上下的沟通与合作。2. 提高公司执行工作目标的效率，追踪工作进度。3. 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。4. 协调各部门的工作。二、公司周工作例会1会议组织、责任部门：综合办公室。2. 会议发起人：总经理。3. 会议参加人：办公室各科室人员4. 列席人员：视事实需要，可提前通知相关人员出席。5会议记录人：综合办公室。6. 会议时间：时间为每周一上午09：00，特殊原因需要延期或改期召开由办公室提前通知。 7. 会议地点：待定。8. 会议内

13、容 （议程）：（1）对上一周的重点工作进行总结，包括主要的工作内容、原定计划（上周例会决定事项）的执行情况及在执行的过程中出现的问题及解决办法，有哪些不足需要加以改进，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案（如未得到解决的问题进行讨论，找到及时的调解和处理的办法）；（2）对本周的工作计划进行布置、规划，追踪并改进日常管理工作；三、会议程序和要求（一）会议相关人员的要求1、参会人应不迟于会前5分钟到达会场，做好会前准备。2、会议发起人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行简要的说明。3、公司办公室负责会议通知，会议要求的各种资料需在会议前准

14、备好。（二）会议记录1、办公室需负责做会议内容记录，做好会议原始记录的日常归档、保管工作；会后整理会议记录，会议记录要标明会议召开的时间（格式为年/月/日/时/分）、地点、议题、主持人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等，会议记录应简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后2个工作日内整理完毕，以文件形式（含电子文档）发给各参会人员。（三）周会纪律1、与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。会议发言应言简意赅，紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求。2、与会人员要准时到会，没有特殊情况不得缺席周会，不得迟到、早退，中途不得随意离场。不能参加周会者，应当事先请假。3、与会者必须严格遵守会议纪律，例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司