数据透视表 PPT初稿.ppt

1、数据透视表,主讲人： Amber Zhang Candy Wang,PivotTable,一、什么是数据透视表 二、数据透视表的意义 三、数据透视表的使用,一.什么是数据透视表,数据透视表就是一种交互式报表，可以快速分类汇总大量的数据，并可以随时选择页、行和列中的不同元素，快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出用户感兴趣区域的明细数据，使分析、组织复杂的数据更加快捷有效。,二. 数据透视表的意义,使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。 使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户

2、发现关键数据，并做出有关企业中关键数据的决策。,1、准备工作,在开始使用透视数据表之前，请观察一下你的 Excel 工作表，以确保它为报表做好了准备。 *,三、数据透视表的使用,* 当你创建数据透视表时，源数据的每列都将成为一个字段并且可在报表中使用.报表字段的名称来自源数据中的列标题。因此，请确保你具有源数据中工作表第一行各列的名称(绿色部分)。 * 最后，要用于数据透视表的数据应该不包含空列或空行。,数据透视表的使用,数据透视表的使用,2、创建数据透视表,准备好数据后，单击A和1之间的位置可以全选数据。也可以仅选有数据的区域。 点击“Insert”菜单，再次单击 “PivotTabel”

3、。将打开 “Create PivotTable(建立数据透视表)”对话框。,3、数据透视表版面,数据透视表的使用,*左侧是为数据透视表准备的布局区域。 *右侧是数据透视表字段列表。该列表显示来自源数据的列标题.,在我们创建数据透视表之后，可能会出现如下图这种格式。其实是因为Excel 文件版本的不同。 如果需要转换成我们惯用的版式，只需要在PivoTable Options 中选择“Classic PivoTable Layout”就可以了。,数据透视表的使用,4、数据透视表字段的使用,数据透视表的使用,* 将字段拖动到“Row Labels”区域时，此字段中的每类项目会成为一行。 * 将字段

4、拖动到“Column Labels”区域时，则此字段种的每类项目会成为列。 * 将字段拖动到“Values”区域，则会自动计算此字段的汇总信息。 * 将字段拖动到“Report Filter”区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项目相关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。,假设问题：每人的销售量是多少？ 要得到答案，需要有关销售人员及其销售量的数据。因此，在字段列表中，选中“销售人员”，拖放到Row Labels或Drop Row Fields Here位置，选中 “订单金额”，拖放到Column Labels或” Drop Data Item Here

5、”位置,数据透视表的使用,我们就很清晰地看到了每个销售人员的订单金额。,数据透视表的使用,另一个问题是： 每位销售人员在每个国家的销售额是多少？要得到答案，你可以将“国家/地区”字段拖动到“Drop Page Field Here”区域。现在，你可以容易地看到每位销售人员在不同国家/地区的订单金额。,数据透视表的使用,假设另一个问题是： 能不能按不同时期或月份查看每位销售人员在每个国家的销售量是多少？ 要得到答案，你首先要将“订购日期”字段拖动到“Row Labels” 区域,数据透视表的使用,我们以一个数据清单为例来讲解如何实现数据透视表中按年、季度、月分组查看的方法。 在日期字段列的任意单

6、元格上右击，在弹出的快捷菜单选择“Group”命令。打开“Grouping”对话框，在“Auto”选项组中的“Starting at”和“Ending at” 这两个文本框中输入具体时间。在“By”列表框中选择“Years” “Quarters”和“Months”选项，确定即可。,数据透视表的使用,5、组合,下图所示的数据透视表，没有给出商品的平均单价字段，我们可以为其添加一个计算公式字段“平均单价”， 平均单价是销售额除以销售量的计算结果。 下面是数据透视表中添加“平均单价”字段的详细方法。 第一步，任意单击数据透视表工作区，选择“Options”-“Tools” -“Formulas” -

7、“Calculated field”命令，打开“Insert Calculated Fields”对话框。 第二步，在对话框中的“Name”下拉列表框中输入新公式的字段名称：平均单价，在“Formula”文本框中输入计算公式“=金额/数量”，单击确定即可插入一列新列.,数据透视表的使用,6、自定义计算公式字段,我们可以使用数据透视表功能，在数据源的基础上生成各种不同的报表，以满足不同层次的需求。但当我们使用数据透视表生成报告后，如果数据源变化了，数据透视表报告的信息会不会自动跟着变化呢？ 当更改数据源后，默认情况下数据透视表并不会自动更新。当数据源的值更改过以后，我们可以通过数据透视表的“选项”工具面板里的“Data”组的“Refresh”命令来刷新数据透视表。这样数据透视表报告就变成最新的了。,数据透视表的使用,7、数据源控制与刷新,但是“Refresh”命令只是刷新数据透视表所引用的数据源的值。当数据源的范围变化了以后（比如数据源增加了新的纪录）则使用刷新命令就不能将数据范围一起更新了。可以通过数据透视表的“选项”工具面板里的“Data”组的“Change Data Source”命令来重新选择数据透视表所引用的数据范围。