科技文件管理.ppt

1、第四章 科技文件管理,主要内容 第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型 第二节 科技文件编制 第三节 科技文件整理 第四节 科技文件归档,第一节 科技文件的概念、特点、作用及类型,一、科技文件的概念 （了解） 二、科技文件的特点（掌握） 三、科技文件的作用（了解） 四、科技文件的基本类型（了解）,一、科技文件的概念（了解） （一）是人们从事科技、生产活动(区别于一般文书）中产生、形成的真实记录。 （二）是科技、生产活动的直接记录（区别于科技资料）。 （三）正处于使用过程中，还没有转化为科技档案（区别于科技档案）。 （四）定稿的科技文件要履行严格的审签程序，不是随意编制的。,二、科技文件的特点

2、 （掌握） （一）专业技术性：是在一定专业分工的范围内进行的。 （二）成套性：围绕一个独立的工作项目所形成的全部科技文件总和。这对于科技文件在整理、保管及利用等方面起规定和制约作用。 （三）更改性与现实性：科技文件指导现实的科技活动，科技活动又要不断满足用户需求，因此要随时更改，以达到科技文件与科技活动的统一，如实记录和反映科技活动全过程。 （四）通用性：科技资料转化为科技档案，有全套的转变，也有部分的转变。 另外还具有形式多样、标准化、可转让等特点。,三、科技文件的作用（了解） 四、科技文件的基本类型（了解） 按载体分：纸质的和非纸质的 纸质的包括：图样科技文件、文字科技文件、其他形式的科技

3、文件 非纸制的包括：电子文件、声像文件、实物、样品等 按生产专业分：基建、设备、科研、产品、医药、地质等,第二节 科技文件编制,主要内容 一、科技文件编号（了解） 二、科技文件的更改方法（了解） 三、科技文件审签程序（了解） 四、科技文件管理措施（掌握）,一、科技文件编号（了解） （一）要求：文件编号与对象代号对应、独立唯一、要编制编号方案、由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成。 （二）方法：项目结构编号法、分类编号法。 （三）科技文件编号与科技档案编号的区别和联系。,两者的区别在于：科技文件的编号是以单份文件或单张图纸为单位，每个编号只代表一份文件或一张图纸；而科技档案的编号是以保管单位（案卷）为

4、单位。 两者的联系在于：科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技文件编号可以是科技档案号的一部分；另一方面，方便工程技术人员的查阅。,二、科技文件的更改方法（了解） （一）工业产品科技文件的更改方法：P126 （二）基建工程科技文件的更改方法：P127 1、编织基建工程竣工图的原则规定（掌握） 2、更改方法：去掉一些内容、增加一些内容、改变一些内容 三、科技文件审签程序（了解）P129 （一）一般科技文件的审签程序 （二）主要科技文件的审签程序,四、科技文件管理措施（掌握） （一）实行“三纳入”和“四同步”管理。 （二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围，由档案部门进行考核。 （三）

5、档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。 （四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查。P133,科技文件整理的内容及程序：（掌握）,第三节 科技文件整理,对形成的科技文件进行鉴别,把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位,对组成的保管单位进行编目和装订,一、科技文件的鉴别工作：完整性鉴别和准确性鉴别 （一）完整性鉴别 首先科技活动的项目数,其次项目内全部科技文件的份数,（二）准确性鉴别 一是科技文件与反映的科技活动一致； 二是同一项目科技文件内容的一致，如底图和蓝图应保持一、测量结果应与竣工图保持一致。,二、科技文件的立

6、卷 （一）复制图的折叠，统一幅面为A4纸大小（297mm210mm）。 （二）组织案卷 1、案卷的基本特征：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体。,案卷的基本特征： （1）案卷是一组具有有机联系的科技文件； （2）案卷内的科技文件有一个相对的数量界限以卷盒厚度为准； （3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同，但以保持有机联系为主，价值小的服从价值大的； （4）根据国家标准规定，案卷采用卷夹、卷盒两种形式的装具。,2、组卷要求 （1）案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况； （2）案卷内的科技文件应齐全、完整； （3）案卷内科技

7、文件的载体和书写材料要符合耐久性的要求。,3、组卷方法 （1）产品、设备仪器文件采用型号分类法，按其反映的不同部件、结构、系统分别组卷； （2）基建工程的科技文件采用工程项目或用途工程项目分类法，按不同的专业进行组卷； （3）科研课题的科技文件可以按课题分类法，也可以按专业课题法分类，按不同阶段分别组卷； （4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。,（三）卷内文件排列 1、图样材料的排列：有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系顺序排列。 2、文字材料的排列基本方法：重要程度、时间、逻辑关系和外文资料四种排列方

8、法。 3、图文混合材料的排列：文字材料在前，图样材料在后。,三、科技文件案卷编目 （一）编写页号： 案卷内科技文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。装订案卷以每卷为单位编写页号，不装订案卷先以每卷为单位编写每份文件的件号，再以每件为单位从“1”开始编写页号。,（二）填写卷内目录：,（三）填写卷内备考表,（四）案 卷 封 皮 的 编 制,平谷中学食堂建筑结构竣工图,档案盒脊背填写 ：,平谷中学食堂建筑结构竣工图,四、案卷装订要求：多采用不装订形式；科技文件材料要按照卷内目录的排列次序排列；其中永久、长期保存的案卷必须去掉金属物；在案卷内每一件文件首页右上角空白处加盖“档

9、号章”。 档号章格式如下：,第四节 科技文件归档,一、科技文件的归档范围 （一）确定归档范围的标准：看科技文件是否具有保存价值，有保存价值才归档。 （二）确定归档范围的基本方法：1、研究和分析科技、生产活动范围；2、掌握本单位基本职能活动；3、正确划定界限；4、根据国家及专业主管部门的归档范围，结合本单位实际确定。,（三）几种主要科技文件的归档范围 1、科研项目文件的归档范围：科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段。 2、基建项目文件的归档范围：可行性研究文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备试生产文件、工艺设备文件

10、、涉外文件、财务器材管理的文件。,3、产品和设备文件的归档范围： （ 1）产品生产的归档范围：开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书、设计材料、实验材料、工艺工装材料、原材料检验及生产调度材料。 （ 2）设备仪器的归档范围：购置设备的申请、批复、协议、合同、说明书等。,二、归档时间 （一）在项目全部结束时归档：适用于周期不长的项目。 （二）在项目工作阶段或项目子项结束时间归档：适用于周期较长的项目。,三、归档份数 一般归档一份，但重要的、使用频繁的可归档两份以上。考虑因素： （一）考虑文件的重要程度，重要的应归档若干份副本供日常使用； （二）考虑开架阅览的需要； （三）根据国家规定，需要上报

11、上级部门或科技专业档案馆。,四、科技文件归档的要求 （一）归档工作由相关的科技业务部门承担 （二）归档的科技文件，应做到书写材料优良，字迹工整，图形清晰，有利于长久保存 （三）归档的科技文件必须完整、准确并经过系统整理 （四）档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作,五、科技文件的归档手续 （一）编写归档情况简要说明：包括本项目名称、任务来源、文件材料的完整、准确程度、项目负责人等。 （二）填写归档文件移交清单（移交目录）：一式两份或若干份，双方签字，以备查考。,第四章回顾,1、掌握的重点：科技文件的特点、科技文件管理措施、科技文件整理、科技文件归档。 2、科技文件整理工作应由相关的科技业务部门承担，但档案人员也必须掌握，会实际操作。,讲解完毕！,实行“三纳入