总账管理系统基础.ppt

1、11i Oracle General Ledger：总账管理系统基础,创建账套的要素 创建账套的步骤 定义会计科目弹性域所需的属性、选项和设置 定义会计日历 启用预定义币种 创建账套,创建账套的要素,创建科目表：科目表是为适应组织的特定需要而定义的账户结构。用户可以选择账户段的数量，以及每个段的长度、名称、顺序。 定义会计日历：会计日历定义会计年度及其包含的期间。用户可以定义多个日历并为第个账套分配不同的日历。 启用本位币：用户可以选择账套的本位币以及在处理事务和进行报告时要用到的其它币种。总账管理系统使用所提供的折换率将（以外币输入的）化身金额折换为等价本位币金额。,创建账套的步骤,必须为具

2、有币种、日历和科目的唯一组合的每个实体创建一个账套。步骤如下： 评估组织结构和业务需求经设计科目表。 定义科目表，包括账户组合。 定义会计期类型和会计日历。 如果要使用平均余额处理，则根据需要定义一个事务处理日历以及适合该日历的有效交易日。 定义适用于账套的本位币或者启用预定义的国际标准组织（ISO）币种之一。同时客户还应该定义或启用计划使用的任何其他币种。 定义账套并分配日历、本位币和账户结构。如果需要多外币种报告账户余额，则定义适用于报告币种的其它账套。如果计划使用平均余额处理，则发布专门启用平均余额处理，指定事务处理日历并定义“净收入”账户。 将账套分配给“系统管理”中的一个责任。 定义

3、报告责任并将每个报告账套分配给“系统管理”中单独的责任。 定义折换率类型并输入每日汇率、期间汇率和期间平均汇率，以便以多个币种输入事务处理。,创建账套的步骤,必需步骤：定义科目表 定义日历 定义账套 将账套分配给一个责任 默认时必需：定义期间类型 币种 每日折换率 可选：账户组合 定义事务处理日历 汇率,定义科目表结构,科目表是创建的会计科目弹性域的列表，用于标识总账账户。 这个灵活的结构是由子字段或段组成的。每个段都具有一个名称和一组值。 公司 . 分部 . 部门 . 账户 . 项目 用户可以使用会计科目弹性域建立科目表。 用户可以设计灵活的账户结构，以满足不同的报告需要并适应将来组织管理方

4、式的变化。 用户可以通过创建累计组从多个视角汇总会计信息。 范围：通过设计合理的账户结构，用户可以利用范围来对报表中的账户进行分组，指定安全性规则和交叉验证规则，定义汇总账户和报告的层次结构。,建立科目表结构,最多可以创建30个段，每段最多25个字符。许可的最大长度为240个字符。 定义每个段名及其出现的顺序。 为每个段附上一个有效值列表。 定义结构： xx - xxx - xxxx - xxx 定义段名： 公司 成本中心 账户 产品 定义值集： 01 000 1100 01 02 100 1200 02,确定业务要求,确定那些需要跟踪和分析的业务的各个方面，尤其是涉及多个应用产品的方面。例如

5、： 公司、法人主体、基金 部门、区域、地区、省/州、国家/地区 位置、工厂、办公室、商店 成本中心、部门、职能 在资产、负债、所有者权益、收入和费用类型中的“自然账户”类别 产品、产品线、业务途径、渠道 项目、阶段、任务、作业、工作单,确定段的要求,将每个业务维指定为单独的段。 应避免每段具有多个含义,创建纵向结构,考虑根据管理结构汇总数据。 为会计科目弹性域中的最低一级创建单独的段。 尽量在单一报告段内使用父值累计，而不要会计科目弹性域中创建附加段。例如，“公司”账户的一个子值需要向“西部区域”报告，“西部区域”则向“欧洲部门”报告。在会计科目弹性域中，只有“公司”是过账层账户。将“西部区域

6、”设置为“公司”的父级，将“欧洲部门”设置为“西部区域”的父级。 如果公司经常重组，使用父子关系可得到最大的灵活性。 一个子值可以存在于多个父值中。最好创建新的父值结构，而不是对现有结构进行修改，因为结构更改可能会影响历史报表。例如，如果“西部区域”包含五个公司，已报告了年终结果，此时在子范围内又转入两个公司，那么添加了另外的两个公司后再运行历史报表就会得到不同的结果。,验证和值集,可用的验证类型包括： 独立：如果一个值的含义与其它段的值无关，使用独立验证。 从属：如果一个值的含义取决于另一个（独立）段的值，使用从属验证类型独立段的值决定了可接受的从属段值。 表：如果有效值已存在于数据库表中，

7、使用表验证。 ORACLE建议对会计科目弱性域使用独立验证类型。,使用独立段和从属段,独立段：这种段具有自己的含义，不依赖其他段值。如：公司：01 从属段：这种段与一个独立段关联。 如： 账户：1100 子账户：001 说明：Cash-Citybank 账户：2200 子账户：001 说明：Bebt-B of A,设计段大小和编号系统,决定是否允许会计科目弹性域中使用字母字符。 对于用户而言，字母数字值可以代表一定的逻辑和含义。如果确实使用字母数字代码，应将代码全部设置为大写字母， 以便保持一致性并易于进行排序和查询。 通过字母数字编码系统，可以设置父值为字母字符、子值为数字代码，这样可以直观

8、的区分出层次结构的不同层次。 无论使用数字还是字母数字字符，用户都必须使用char（字符）格式类型。,设计段大小和编号系统,决定会计科目弹性域段的大小。 两个字符的段大小只能容纳最多99个不同的部门值。三个字符的段大小只能容纳最多999个不同的部门值 如果将段说明限制为最多30个字符，则弹性域弹出式窗口中将不会有纵向滚动条。 编码模式。 考虑修改现有的编码模式。,创建会计科目弹性域,按下列操作创建会计科目弹性域： 1、定义集值 2、定义账户结构 3、定义有效的段值 4、（可选）创建账户组合 5、（可选）创建别名 6、（可选）定义安全性规则,定义集值,值集：为用户分配给某个键或者弹性域段的属性定

9、义界限。集值可控制用作会计科目弹性域段值的值类型。值集决定段的属性，如长度、零填充、右对齐、包括文字与数字以及值安全性。值集还可以控制执行验证的方式。例如，在独立验证时，必须要创建和使用值列表。 将值集分配到段：将一个值集分配到每个会计科目弹性域段。用户可以在同一个会计科目弹性域结构中多次使用同一个值集。 更改一个值的属性会影响所有使用该值集的会计弹性域段。 设置财务弹性域验证集合,定义会计科目弹性域,每个账套均有自己的会计科目弹性域结构。在“段分隔符”字段中选择适当的符号。 如果选择启用动态插入，此时便可以输入新的账户组合。如果不允许动态插入，则必须使用“总账账户”窗口定义账户组合。 选择允

10、许交叉验证规则来控制账户组合的创建。 还可选择启用弹性域结构和编译对会计科目弹性域进行的更改。 为每个段输入名称、说明、列号和段号。对于会计科目健弹性域，段号必须是连续的，并且从1开始（如1、2） 要防止更改会计科目弹性域结构的定义，请选中“冻结弹性域定义”复选框。 （N）设置财务弹性域健段,定义会计科目弹性域,为段设置验证信息： 为每个段指定一个值集； 始终为每个段启用“弹性域安全性”复选框； 从值列表中输入默认值，或者输入其它值； 选中“必需”和“已显示”复选框。 为段显示选择不同大小 在“显示大小”和“说明大小”字段中为弹性域段值及其说明选择要显示的字符数。 在“级连说明大小”字段中，

11、为构成账户组合的每个段值说明选择要显示的字符数。,定义会计科目弹性域,指定弹性域限定词 在“弹性域限定词”窗口中，将限定词指定给单个会计科目健弹性域段： 自然账户：每个会计科目弹性域结构必须只包含一个自然账户。设置这些值时，将账户类型指定为资产、负债、所有者权益、收入或费用。 平衡账户：每个结构必须只包含一个平衡段。ORACLE确保所有日记账的每一平衡段都平衡。 成本中心：对Oracle Asset来讲，此段是必须的。许多Oracle Asset报表中都使用成本中心段，成本中心段还被Oracle Workflow用来生成账号。此外，Oracle Projects和Oracle Purchasi

12、ng也利用成本中心段。 公司间：总账管理系统自动在账户代码组合中使用公司间段，以跟踪单个账套内的公司间事务处理，此段与平衡段具有相同的值集的相同的值。,定义段值,在会计科目弹性域段中使用值之前，应首先为每个段输入有效值。 平衡 成本中心 自然账户 公司间 01 100 TSAL 01 02 101 1000 02 03 999 9999 03,Value_Set3 格式：Char 最大大小：4 验证：独立,Value_Set2 格式：Char 最大大小：3 验证：独立,Value_Set1 格式：Char 最大大小：2 验证：独立,Value_Set1 格式：Char 最大大小：2 验证：独立

13、,填写段值属性,定义段值：段值是建立账户代码组合时使用的值。在执行此步骤前，应首先创建段和账户结构。 （N）设置财务弹性域键值 每个值的属性包括： 折算值 说明 父 组与层 段限定词 允许预算和过账 账户类型：自然账户段值 控制账户 调节标志 启用 起始和截止日期,定义会计日历,创建会计日历，用于定义会计年度及其包含的期间。 一次设置一个年度，并指定会计期间类型。 在开始输入事务处理之前，请至少提前一个期间定义日历。 （可选）定义多个日历，并为每个账套分配一个不同的日历。 （N）设置财务日历会计,定义期间类型,每个日历都有相关的期间类型。 预定义的期间类型有月、季度和年。 如果需要，除标准期间

14、外，还可定义自己的期间类型。 期间类型 期间 日历 账套 月 + 01/01/2004 = 日历 账套 至12/31/2004 2004年1月 至2004年12月,定义第一个会计期,在为第一个期间输入事务处理或执行外币折算时，至少应在该期间前定义一个会计期。 在定义新账套时，要谨慎选择要打开的第一个会计期。打开第一个会计期后，Oracle General Ledger将不允许用户打开它之前的会计期。 选择是否在日历中包含调整期间是一项非常重要的决定。可以包含的调整期间数量不受限制。通常在财政年度的最后一天用作一个调整期间经决定执行调整和关闭日记账分录。一旦开始使用会计日历，则不能通过更改其结构

15、来删除或添加调整期间。,会计日历,每个会计期都具有以下五种状态之一： 从未打开：无法输入或过账日记账。 将来可输入：可以输入日记账，但不能过账。将来可输入期间的数量是在“账套”窗口中定义的固定数量。用户可以随时更改“将来可输入”期间的数量。 打开：用户可以输入并将日记账过账到任何打开期间。可以打开任意多的期间，但是这样会减慢过账流程，并可能使用户在输入日记账时混淆。 关闭：必须重新打开关闭期间才能将日记账过账。在月末处理结束后，应当人工关闭期间。 永久关闭：不能重新打开“永久关闭”关闭的期间。对数据进行存档和清理时要求使用此状态。,日历审核,检查日历定义 检查日期间隔 检查重叠期间 （N）设置

16、财务日历会计,启用币种,在以某种币种输入事务处理或记录余额之前，首先必须启用该币种。 （N）设置币种定义,定义账套,在使用Oracle General Ledger之前，必须创建至少一个账套。 步骤：定义会计科目弹性域 定义日历期间和类型 定义币种 分配责任 在账套窗口定义账套时，还需指定用户要在该账套中遵循的会计实务。 关闭日记账公司间预算控制多报表币种 （N）设置财务账簿定义,将账套与责任关联,在启动一个Oracle General Ledger的会话时，要选择一个责任，以便输入和检索与该责任相关的账套的会计信息。 责任与账套是一对一关系，账套对责任是一对多关系。 用户标识 多对多 责任

17、一对一 GL账套 （AR职员、AP经理、GL主管） （科目表、日历、币种）,启用账户组合,要使用账户组合，接受“GL账户”窗口中的默认“启用”筛选框。 用户可以从“GL账户”窗口控制下列属性： 保留 类型 有效日期 允许过账 允许预算,定义弹性域安全性规则,通过使用弹性域安全性规则，可以将数据录入和联机查询限制在特定的值范围内。 账户段 包括：0000至9999 排除：1000至3999 可用：0000至0999 4000至9999 不可用：1000至3999 在用户可以选择会计科目弹性域段值之前，这些值必须符合为该用户的责任分配的所有弹性域安安全性规则。 （N）设置财务弹性域验证安全性定义,使用动态插入,通过在“弹性域段”窗口中启用动态插入，可以在输入数据时创建新的账户代码组合。 可以随时启用或禁用动态插入。 定义交叉验证规则可防