目标时间计划管理教材(PPT 87页).ppt

1、1,深圳爱多科技系列培训四目标时间计划管理,欢 迎 您,2,自 我 介 绍,姓名:刘东库 所在部门：数码事业部 特长及爱好：围棋 目前工作中有什么困惑：？ 对课程有什么期望,3,成 功 的 培 训 我 们 约 定,开放的心态，全心投入 集思广益，相互学习 欢迎随时提问题 守时，排除干扰，关闭手机 培训不仅仅是为了企业，更是为自己,4,学 习 方 法 与 信 息 吸 收,读书 10% 听课 30% 参与操作 60% 小组练习和研讨 90%,学习方法 三个月后信息吸收量,5,课 程 内 容,如何设定合理的工作目标？ 如何制订有效的工作计划？ 如何提高时间的效率和价值？,6,目 标,风不会偏爱没有目

2、的港的船,7,正 确 目 标 的 价 值,目标使我们明确方向 目标使我们更好地发挥潜能 分配资源的依据 考核的标准,8,有效目标的特征-SMART原则,Specific 明确具体的 Measurable 可衡量评估的 Achievable 可达成的，有挑战性的 Agreeable 双方同意的 Result-oriented 结果导向的 Realistic 现实的 Timed 有时间限制的,9,确 立 目 标 的 程 序,步骤一：列出符合SMART标准的目标 步骤二：列出目标实现后带来的好处 步骤三：可能的困难与阻碍，以及相应办法 步骤四：所需的资源、技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的伙伴

3、及事项 步骤六：关键行动步骤和时间表,10,练习-按步骤设定一个目标,为您的一位未婚男同事在一年内找到女朋友并结婚,11,个 人 工 作 目 标 的 要 求,必须与高层的目标一致 符合SMART原则，清楚、易理解 有一定的挑战性 是书面的，用肯定的口吻,12,目 标 设 定 的 注 意 事 项,以动词开始陈述，而非形容词 期待与阶段任务并列 清楚界定衡量标准，并取得一致共识 说明如何达成目标的方法（成功准则） 确定检查时间 如存在特殊障碍或非个人可控制的项目，应详细备注 有激励作用,13,你 会 设 定 目 标 吗 ？,14,目 标 的 种 类,达成性目标 成长性目标 降低性目标 增高性目标

4、发展性目标,15,成 长 性 目 标,产销数量与金额 市场占有率 新市场 / 新成交客户拓展率,16,达 成 性 目 标,各案工作计划 例行性工作维护 工作改善项目,17,降 低 性 目 标,成本与费用率 不良品损耗率 错误发生率 客诉发生率 灾害及公安事故 人员流动与缺勤率,18,增 高 性 目 标,产品合格率 货款回收率 资金流动率 存货周转率 客户拜访率,19,发 展 性 目 标,个人学习与生涯发展 工作态度与团队精神 个人情绪与价值理念,20,设 立 衡 量 标 准,建立衡量指标的方式,差,好,21,目 标 的 层 次,公司总体的目标 部门 / 管理者的目标 员工个人的目标,22,目

5、标 的 分 解,层次分解法 目标-策略（公司层面） 目标-方法（部门层面） 目标-手段（个人层面） 项目分解法 一级项目/任务 二级项目/任务A、二级项目/任务B- 三级项目/任务A、二级项目/任务B-,23,大 脑 图 的 运 用,公司简介,相关资料,方案设计,预算编制,委托印刷,24,案例1：今年销售额要增长30%,细分目标市场 加强广告宣传 强化渠道管理 提高促销力度 加强人员培训 扩大直销比例 规范终端管理 改善激励机制,25,案例1：今年销售额要增长30%,加强广告宣传 1、公关活动 2、直接信函 3、报纸广告 4、杂志广告 5、电视广告 6、户外广告,26,案例1：今年销售额要增长

6、30%,电视广告 1、选择那些电视台？ 2、上那些节目时段？ 3、广告量多少（频率、长度）？ 4、评估广告的标准是什么？ 5、费用 6、行动计划表,27,练习：组织公司新年联欢晚会,按项目结构分解方式,28,目 标 管 理 的 五 要 素,目标是什么？ 达到什么程度？ 怎么办？ 什么时候完成？ 是否很好地完成？,29,设定目标常碰到的问题,各阶层互不了解目标及目标间的关系 缺乏明确的优先顺序的观念 没有设定目标的技巧，使目标不能实现。 多重目标间存在矛盾 公司、管理者、员工个人目标间存在冲突 来自员工的阻力,30,小 结,如将个人的目标置于公司目标前，有可能是两者都达不到。 为使各阶层目标有意

7、义，每个人必须与整个计划和公司目标相契合。 管理人员如果不能帮助公司实现目标，公司和个人都不可能发展。,31,计 划,有多少人坚持做计划？,32,制 定 计 划,Fail to plan is planning to fail 不做计划就等于为失败做计划,33,计 划 中 的 常 见 问 题,不制定计划，或没有时间来好好做计划，认为花时间做计划不值得。 喜欢随机应变，认为计划过于详细会带来约束。 各阶层互不了解各种计划，造成冲突。 计划没有灵活性 不具备计划的技巧与能力使计划不合格，造成计划没有变化快。,34,计 划 的 好 处（一）,大大提高达成预期目标的可能性。 下属更加明确所要达成的目标

8、。 计划使得目标的设定更为实际。 计划能产生出一套有次序和有系统的做事方法。 好计划可以有效地减少突发事件。,35,计 划 的 好 处（二）,突发状况会减少，绩效表现和结果更可预测。 使工作更有效率，因为每个成员都能直接投入工作，不需浪费时间或因不同状况而做个别决策。 能够更客观地评估结果。 如果下属参与了工作的规划，会更热忱地投入工作，并对工作产生责任感，发挥主动的精神。,36,什 么 是 计 划,“计划”就是决定目标以及如何达成目标的一 个过程/程序。 1、 前瞻性思考 2、 决策 3、目标导向,37,计 划 的 三 要 素,确立目标,选择策略,行动计划,38,诊 断 我们现在在哪？为什么

9、？ 预 测 我们的前方是什么？ 目 标 我们希望到达哪里？ 策 略 到达那里最好的方法是什么？ 行动计划 什么事情需要做？为什么？ 何时做？何地做？谁去做？如何做？做多少？（5W2H）,计 划 程 序,39,项目行动计划的制定步骤（一）,1、订立工作目标和衡量指标 2、工作分析： a 列出任务清单 b 排列优先顺序 c 估计各项任务所须时间和资源 d 画出流程图，找出关键路径 e 关键任务的风险防范措施,40,项目行动计划的制定步骤（二）,3、分工并制订各阶段的评估标准： a 态度、技能、经验、时间、人缘 b 数量、质量、时间、成本（QTC原则） c 列出时间进度表 d 沟通/布置工作 4、跟

10、进： a 搜集资料、 b 对照标准、 c 矫正错误 5、回顾和评估,41,付 诸 行 动,统 筹 安 排 随 机 应 变 补 救 措 施 维 持 控 制,42,墨 菲 法 则,凡有可能出错的事终将出错。 做任何事情花费的时间都要比你原以为的长。,43,练 习,为新品展示会制定一项行动计划,44,计 划 中 的 必 要 内 容,列出要达成目标所必须做的事，排优先顺序。 完成这些工作具体的实施方案和步骤。 谁做这些工作。 所需的资源条件。 工作何时完成。 在何处工作。 如何衡量所达成的结果。 谁负责跟踪计划的执行情况。,45,有 效 计 划 的 特 点,详尽并且界定清楚各项内容，以免行动中造成脱节

11、。 要符合实际，是现有人员、资源、时间可以做到的。 要有一定的弹性，能适应新形势或利用新机会。 列出优先顺序，使下属了解何者最重要。 界定哪些是必须做到的，哪些是应该做到的。 附有衡量计划成功的具体指标。 设定日期，定期跟踪，检讨计划的进度。 备有应急方案。,46,时 间 管 理,如果每天你都得到 86400 元人民币，你将如何使用？,47,小组讨论,描绘我们一天工作 / 工作环境的感觉,48,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,1、缺少目标、优先次序 2、优先次序多变 3、电话干扰 4、贪多嚼不烂 5、不速之客,49,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,6、无（效）授权

12、7、杂乱无章的桌面/找不着东西 8、缺乏自律/拖延 9、不会说“不” 10、会议,50,11、混淆职责和职权 12、搁置未完成的工作 13、组织协调不到位 14、不充分、不准确、过时的资讯 15、危机处理,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,51,我 们 可 以 做 的 更 好,态度？ 精力？ 技术？ 时间！,52,我 们 的 选 择 ？,应变与制变 Reactive VS Proactive 效率与效益 Do the Things Right VS Do the Right Things 从结果/目的/目标出发 Begin With the End in Mind,53,时 间 管

13、 理 的 事 实,时间不再生、是随时失去的公平资源 时间管理实际是对自我的管理 时间管理的关键是控制行为 时间管理从确定目标、制订计划、找出浪费时间、节约时间开始 时间管理 = 罗盘 + 时钟,54,常 用 时 间 管 理 方 法,计划 第二象限工作法 80 / 20原则 代办单 高峰时间,55,按半小时间隔写出昨天做的事,08：30-09：00 09：00-09：30 09：30-10：00 10：00-10：30 - 17：30-18：00 18：00-18：30 18：30-19：00,56,小 组 讨 论,我们日常判断事情优先顺序的标准是什么？,57,划 分 事 件 的 四 个 象 限

14、,重 要 性,紧 急 性,重 要 不紧急,不重要 不紧急,重 要 紧 急,不重要 紧 急,58,举 例 说 明,紧 急,不 紧 急,重 要,不 重 要,电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 培训部属,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天,紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 约会,59,紧 急,不 紧 急,II,III,IV,I,压 力 / 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,有远见 / 平衡 守纪律 / 自制 少有危机,短视近视 / 危机处理 轻视目标 / 计划 缺乏自制力 怪罪他人

15、/ 人际关系肤浅,全无责任感 工作不保 依赖他人或 社会机构维生,紧急与重要对人生的影响,重 要,不 重 要,60,办 事 的 次 序 应 该 是,重 要 性,紧 急 性,重 要 不紧急 （计划做65-80%）,不重要 不紧急 （不做LESS1%）,重 要 紧 急 （快做20-35%）,不重要 紧 急 （授权做15%）,1,2,4,3,61,4D 原 则,Do it Now 立即做 Delegate 授权/委托别人做 Do it Later 以后安排时间做 Dont Do It/Dump 不做,62,小 组 讨 论,1、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？ 2、

16、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？ 3、为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？,63,80 / 20 原 则：,80%的价值来自20%的要素; 其余20%的价值来自80%的要素。,64,帕累托法则(20/80定律),20,80,80,20,因,果,65,80 / 20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工,66,时间管理高手二大特点,20分钟内作出决策 20%的

17、时间内完成80%的日常工作,67,优 先 管 理 的 核 心,1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的开始做 3、每天这么做,68,每 日 工 作 任 务 单,A型为既紧急又重要或重要的事项/任务 B型为紧急的事项/任务 C型为既不紧急又不重要的事项,69,每 日 计 划,在你离开办公室之前，计划明天的工作 按计划只做重要的事情 把紧急的事情授权或委托出去,70,决 定 任 务 的 优 先 程 度,这项任务是否既重要又紧急？ 否 是,是否今天就需要完成？ 否 是,立即行动,A型任务,这项任务是否重要或紧急？ 否 是,这项任务是否有最后期限？ 否 是,留出时间来完成,制定可行

18、的期限,B型任务,这项任务是否是日常性的？ 否 是,这项任务能否帮助你更有效地工作？ 否 是,分出时间来完成,C型任务,这项任务是否必要？ 否 是,不必做，取消它,留待有空时再做,71,做 事 前 自 问,这是不是和我的目标/职责有关？ 这是不是一定需要我做的？ 这是不是现在就要做的？ 这件事要达成什么结果？ 如何做？,72,有效地使用你的高峰时间,上 午 型。 下 午 型。 晚 间 型。,73,什 么 是 习 惯 ？,逐渐养成的、一时不容易改变的、不自觉 的行为、倾向，是对思维和性格的写照。 人的行为总是一在重复，因此卓越不是单 一的举动，而是习惯。,74,习 惯 的 特 点,习惯不能帮助我

19、们辨别事情的好坏。 习惯左右着我们的行动。,75,惯性定律-突破舒适区,需要努力,毫不费力,毫不费力,需要努力,76,如 何 改 变 旧 的 习 惯,写下想改变的习惯。 写下你的目标。 列出习惯带来的问题。 列出改变习惯的好处。 奖励自己。 坚持21天。 回顾新的习惯行为。,77,时 间 管 理 的步骤,1、分析现有时间的使用情况，找出浪费时间的行为方式，改变习惯。 2、列出您的工作目标。 3、按照重要性排出目标的次序。 4、列出实现您的目标所必须进行的活动。 5、对各种活动按重要性、紧急性排列活动的优先权。 6、根据优先级别安排月、周计划和日程表。,78,立 即 行 动 - 清 理 办 公

20、桌,1、只摆放目前手头需要处理的文件 2、将笔、胶水、剪刀、订书器等放在伸手可及的容器里 3、整理抽屉，使里面的物品井然有序 4、电脑键盘不用时收起 5、电话放在左手伸手可及的地方，桌面放有记事本或即事贴 6、每日下班前按4D原则清理办公桌,79,立 即 行 动 - 文 件 管 理,1、建立三到五个文档系统。 2、案头放进入、待办、发出、存留文件夹。 3、按经常需要、偶尔需要、存档备查的原则整理文件。经常用的资料放在案头，偶尔用的资料放在抽屉，存档备查的放在柜中。 4、紧急文件立即处理，不紧急且需要相关资料才能处理的放入待处理文件夹，重要的文件存档保留或转发，无关或不重要的文件立即扔掉或删除。,80,信 息 处 理 流 程,报纸和杂志,备忘录和报告,外部邮件和传真,电子邮件和局域网,委派/转