财务软件的基本操作流程.ppt

1、财务软件基本操作流程(二)一、系统初始化概述系统初始化是指将通用会计软件转换为专用会计软件，并将手工会计业务数据转移到计算机的一系列准备工作。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置账户、设置凭证类型、录入期初余额。2.设置基础档案(1)设置部门档案部门档案的设置是在会计科目中设置要核算的部门的名称，以及当前要核算的个人所属的部门。操作步骤：1。选择命令“开始”|“程序”|“使用优通系列管理软件”|“使用优通”|“使用优通”打开“注册控制”对话框。2.输入用户名“001”，在密码文本框中输入“11”，在下拉列表框中选择“伊通电脑公司账户设置100”选项，确认操作日期为“2009-01-08”

2、。3.选择“基本设置”|“组织设置”|“部门文件”打开“部门文件”窗口。4.单击“添加”按钮，在右侧窗口的“部门代码”和“部门名称”文本框中输入文本“01”和“管理部门”。5.点击“保存”按钮。6.以与上述相同的方式添加其他部门的文件。02财务部03销售部04采购部，(2)建立员工档案员工档案主要用于本单位员工的个人信息，建立员工档案可以方便个人交易的核算和管理。操作步骤：1。选择命令“基本设置”|“机构设置”|“员工档案”打开“员工档案”窗口。2.输入员工编码为“1001”，员工姓名为“陶张宗为”，选择“部门”为“行政部”。3.按回车键添加新的空行。4.继续增加其他人员。操作方法同上。部门代

3、码部门名称员工代码员工姓名1行政部1001陶张宗为2财务部2001李玲2财务部2002老黄2财务部2003小方3销售部3001王力4采购部4001闫冰。请注意，在输入客户文件之前，必须选择末级分类。1.选择基本设置、当前公司和客户分类命令，进入客户分类窗口。2.点击“添加”按钮，在右侧窗口的“类别代码”和“类别名称”文本框中输入文本“01”和“城市”。类别代码类别名称01这个城市02其他地方3。点击“保存”按钮4。重复步骤2和步骤3添加其他类别。(4)设置供应商和客户档案如果企业需要管理往来账户，必须将企业中供应商和客户的详细信息录入到客户和供应商档案中。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的

4、档案数据首先要在此功能中设置。客户档案主要包括“客户号”、“开户银行”等基本信息，以及联系方式、信用等级等其他信息。平时如有变化，应及时在此调整。1.选择命令基本设置 | 交易公司 | 客户档案进入客户档案设置窗口。2.在客户分类中选择“这个城市”。然后加上“北京西单购物中心”。点击“添加”按钮，打开“客户档案卡”对话框，在文本框中输入相应内容。然后单击保存按钮。3.重复步骤12，添加其他客户文件。北京西单商场001号北京002李三公司上海003爱尔公司。(5)建立外币和汇率管理为外币核算服务。如果企业有外币业务，应设定外币和汇率。外币和汇率设置只输入固定汇率和浮动汇率的值，不决定制单时使用固

5、定汇率还是浮动汇率。制单时是使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。，操作步骤：1。选择命令“基本设置”|“财务”|“外币类型”进入外币设置窗口。2.在外币设置窗口中点击增加按钮，在币种代码和币种名称文本框中分别输入美元和美元，点击确定按钮，保存内容。3.在“外币设置”窗口，选择左栏的“美元”币种，点击“固定汇率”单选按钮，在“记账汇率”栏输入“8.2”，月份为“2009.01”。3.设置帐户(1)设置帐户1。会计编码科目编码是根据科目编码方案定义每个科目的编码。设计账户代码从一级账户开始，逐步设置明细账户。通常的方法是将同一级别的科目按顺序排列，序号作为同一级别的科目编码。添加第一级科

6、目编码后，形成同一级科目的整体编码。即：本级账户全编码=上一级账户全编码；2.帐户名帐户名是指帐户的汉字名称，是显示和打印凭证、帐户和表格的标志，也是企业与外界交流信息的标志。在定义帐户名时，必须按照会计制度规定的帐户名进行输入，以实现标准化，避免重名。3.科目类型根据会计科目的性质划分会计科目。根据会计制度，科目类型分为五类，即资产、负债、所有者权益、成本和损益。指定帐户类型，这是计算机自动分类和汇总的基础。4.会计页面格式是指根据会计核算的需要，定义会计账簿的格式。账户页面格式一般包括金额类型、外币金额类型、数量金额类型、数量外币类型等。5.辅助账户设置是指账户的辅助核算内容，包括个人交易

7、、客户交易、供应商交易、部门核算、项目核算等。除外币核算外，还有数量核算、银行账户和日记账辅助核算。(2)添加账户：操作步骤：1。选择命令“基本设置”|“财务”|“账户”，进入账户设置窗口。2.在帐户窗口中执行编辑|添加，打开帐户-添加对话框。3.根据业务需要，在相关栏目中输入“1002中国银行存款”的相应内容。中文格式为“外币金额公式”，外币核算方式为“美元”，设置为日记账和银行账户。*在课堂练习中，在“111短期投资”中增加“11110短期投资-其他”明细科目。(3)复制和添加会计科目为了加快建立会计科目的速度和准确性，可以复制下级科目或同级属性相似的科目，这样只需稍加修改就可以完成添加工

8、作。操作步骤：1。在帐户窗口中，选择复制的帐户“523营业费用”并执行“编辑”|“复制”命令。2.在“增加科目”对话框中，将“科目编码”、“名称”的辅助核算修改为“部门核算”。3.重复步骤12，复制并添加其他主题。科目编码名称辅助核算52301差旅费部门核算52302办公费用部门核算52303折旧费用部门核算。(4)批量复制会计科目的操作步骤：1。在“会计科目”窗口中，执行“编辑|批量复制”以打开“批量复制”对话框。2.在“批量复制”对话框中输入成员账户编码“523”和目标账户编码“521”，选择“辅助核算”选项，然后点击“确认”。(5)会计科目修改操作步骤：1。在“会计科目”窗口中选择“16

9、9在建工程”科目，执行“查看”|“修改”命令。2.在账户-修改对话框中点击修改，进入修改状态。3.在“辅助会计”选项区域选择“项目会计”复选框，然后单击“确定”保存。(6)删除会计科目。账户创建后，分为以下几种情况，不使用的账户可以删除；账户下有明细账户，但没有使用。在删除此帐户之前，请先删除详细帐户。账户下有详细的账户，它们已经被使用。如果有金额，先删除金额，然后删除明细账户，最后删除该账户。操作步骤：1 .选择要删除的“11110短期投资-其他”账户，执行“编辑”|“删除”命令。2.单击“确定”删除该帐户。(7)明确现金、银行和现金流量的会计程序：1 .在“会计”窗口中，执行“编辑”|“指

10、定帐户”命令，并打开“指定帐户”对话框。2.单击“现金总账账户”单选按钮，然后在要选择的账户框中选择“101现金”账户，并单击“”按钮。将“101现金”帐户添加到选定的帐户框中。3.点击单选按钮“银行总账账户”，在待选账户框中选择“102银行存款”，点击“”将“1002银行存款”账户添加到所选账户框中。4.(略)，(8)设置凭证类型通常，系统提供五种常用的分类方法供用户选择：1。记账凭证。收款凭证、付款凭证和转账凭证。现金凭证、银行凭证和转账凭证。现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证和转账凭证。自定义凭证类型在制证时对账户有一定的限制，操作步骤：1 .选择“基础设置”|“财务

11、”|“凭证类别”命令，打开“凭证类别预置”对话框。2.在凭证类别预置对话框中点击收款凭证、付款凭证、转账凭证单选按钮。3.单击确定打开凭证类别对话框。在凭证类别对话框中，在限额类型下拉列表框中，依次有三个凭证类别：“收款”、“付款”和“转账”。伊通电脑公司限额类型设置选择“借方必须有”、“贷方必须有”、“凭证不得有”和“限额”凭证类型设置：类别词类别名称限制类型限制科目收款凭证借方必须为101，102付款凭证贷方必须为101，102转账凭证凭证不得为101，102。(9)设置结算方式为了方便管理，提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用于建立业务活动中涉及的结算方式。结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。结算方式编码：用于标识结算方式。结算方式名称：指其汉字名称，用于显示和输出。票据管理标志：软件设置的一种功能，用于协助出纳在银行结算票据，类似于手工系统中