电子邮件写作金字塔原理.ppt

1、电子邮件写作,Copyrights Zhuang, Jing,为什么要写邮件？ 写邮件时最困难的事情是什么？ 平常工作时最常写的是什么邮件？,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,电子邮件的目的,电子邮件可以用来帮助发件人达成以下目的 提出要求/指示 传递相关信息 作出解释说明 不要事事都用邮件解决 发送给正确的人 TO 需要针对邮件采取行动的人 CC 需要知情的人或是可能有帮助的人 写作中始终记得自己的目的 对事，不对人,我明明已经说清楚了，为什么

2、对方没搞明白？,我明明交待了三件事，为什么对方只做好了一件？,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,电子邮件的结构,电子邮件的结构服务于电子邮件的目的 对各种观点进行分组 向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式 使用“金字塔原理”写作 同样的内容 + 不同的结构 = 不同的含义,电子邮件的结构 分组,狗、猫、大象、龙、恐龙、老虎,十二生肖 狗 老虎 龙 非十二生肖 猫 大象 恐龙,现在存在 狗 猫 大象 老虎 现在不存在 龙 恐龙,可以家养 狗 猫 通常不可家养 大象 龙 恐龙 老虎,合适的分组可以让收件人所看到的事物和你想要告诉他们的

3、保持一致,电子邮件的结构 自上而下,电子邮件不是文学作品 自上而下是一种给定的逻辑联系 跳跃会造成信息缺失 一 二 三；总 分 总,电子邮件的结构 金字塔原理,金字塔中的观点遵循三个原则 每一层次的观点必须是低一层次观点的概括 每一组的观点必须在逻辑上属于同一范畴 每一组的观点必须符合逻辑顺序 常用逻辑顺序 演绎顺序：按演绎推理组织内容 因果顺序：按因果关系组织 重要性顺序：按重要程度组织 条理清晰的关键，是把你的观点组织成金字塔结构，然后按照组织好的结构下笔,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,电子邮件的内容,电子邮件的内容最终也服务于

4、电子邮件的目的 清晰的标题 恰当的主体 有头有尾,电子邮件的内容 标题,标题必须是邮件所谈论的事情 转发前检查标题 标题可以是邮件核心思想的浓缩 标题长短合适，可以省略不必要的词语 一个邮件最好只有一个或一类主题,电子邮件的内容 主体,主体的内容详细程度取决于收件人 不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 有些指代要清楚，不用不常用的缩写 主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 资源是否充足 立场是否一致,电子邮件的内容 主体,最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的 邮件主体里不可缺少的三个部分 如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息 我希望对方采取哪些行动措施 我

5、需要对方什么时候给予回复,电子邮件的内容 主体,行文时的注意事项 明确简洁 不要模棱两可 避免使用复杂的句子 清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 换位思考 强调对方利益 可以强硬地表达立场，但最好不要使用责难、挖苦对方的语气 慎用大写字母、红色字体和感叹号,电子邮件的内容 开头和结尾,建议不要省略问候语 建议在首句和对方寒暄一下 建议在结束部分积极展望一下双方未来的合作 请使用公司要求的标准签名格式和缩略格式,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,电子邮件的典型类型,提出要求/指示 基本涵盖日常的工作邮件 传递相关信息 会议纪要

6、转发通知 作出解释说明 案例描述 分析报告,电子邮件的典型类型要求/指示,日常工作最常用的邮件 建议和特定联系人约定特定标题、格式 不易出错 方便整理 关键信息尽可能详细 时间 数量 注意用语礼貌,电子邮件的典型类型传递信息,会议纪要 To Do List 有逻辑顺序 Open Issues 列明所需资源 Deadline & Responsible person 转发通知 F.Y.I. ? 只转发给需要的人 转发一串长长的讨论时，不妨自己总结一下 规避潜在风险,电子邮件的典型类型解释说明,案例描述 情景、冲突、问题、解决方案（建议） 标准式：情境冲突、问题解决方案 突出忧虑式：冲突、问题情境

7、解决方案 突出信心式：问题情境、冲突解决方案 分析报告 开篇点明主题 清晰划定报告范围 对主要发现进行摘要 以结论和建议措施结尾,提纲,电子邮件的目的 电子邮件的结构 电子邮件的内容 电子邮件的典型类型 电子邮件中的英语,电子邮件中的英语,开篇 Thanks for + 名词/动名词 I am writing to + 动词 How is going on? 结语 Thank you and waiting for your reply/comments. Thank you and hope we can get it done together. Thank you and hope th

8、e situation can get better soon.,电子邮件中的英语,询问进度 Im a little concerned about + 名词/动名词 Is everything on schedule? What is current situation for + 名词/动名词 回复进度 Everything is going well. We have a slight/serious problem with + 名词,电子邮件中的英语,提出建议 I propose/suggest that we can/should + 动词 How about + 动名词 在建议后

9、给出原因 For one thing, + 原因 On reason is that + 原因 回复建议 In my opinion, it is (not) a good idea. I am not sure about this suggestion, can I get back to you later?,电子邮件中的英语,表示遗憾 I am sorry, but + 从句 Unfortunately, + 从句 表示高兴 It is my pleasure to + 动词 We are pleased to + 动词,电子邮件中的英语,表示要求 Please kindly + 动词

10、 Could you pls + 动词 Would it be possible for you to + 动词 表示确认/根据 As 主语 mentioned, + 从句 As we discussed, + 从句,电子邮件中的英语,连接词 追加：and, also, in addition, moreover 转折：but, however, still, yet, in contrast 比较：similarly, in the same way, likewise 因果：because, due to, so , therefore 顺序：first. next, then, afte

11、r that, finally 总结：to summarize, in summary 举例：for example, for instance 强调：especially, in particular, I would like to emphasize 参照：as above, as below, as following,电子邮件中的英语,灵活运用不同人称代词 不要使用You直接作为句子的开始 使用We可以强调集体的努力和拉近距离 对于没有十足把握的观点尽量使用I 灵活运用主动态/被动态 不论主动态或被动态，主语总是被突出的 多用主动态表现出主动积极 We have got it done. It is done. 传达不好的消息时多用被动态 We did not approve your application Your application was not approved,有用的建议,重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件 重要