Excel2000表格处理软件.ppt

1、1,第5章 Excel2000表格处理软件,2,5.1 Excel2000概述,EXCEL2000也是微软发布的 Microsoft Office2000 办公软件之一， 它是一个出色的电子表格软件，具有强大的数据计算功能，并能用图表的形式反映数据，进行数据分析。也能完成很多数据库的功能。广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计、审计等众多领域。,一、简介,3,用户只需选定列表区域，便可在状态栏显示相应的计算结果。,可以快速简便地排列和处理表中具有某种属性的数据。,可将选定的表格区域拖到其它工作簿或工作表中。,只要将工作表保存为共享清单，就能获得其他用户的更新信息。,可以按一定的公式分析某数值改

2、变时，对另外数据的影响。,1.自动计算,2.排序筛选,4.拖放功能,3.数据图表,5.共享数据,6.分析数据,以各种图表的形式显示数据。,7.数据透视,依据不同的要求来提取和汇总数据。,二、基本功能,4,三、Excel界面,编辑栏,工具栏,菜单栏,名称栏,5,编辑栏,给用户提供活动单元格的信息。 在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。 由名字栏和公式栏组成。,取消按钮,确认按钮,函数指南按钮,名称栏,公式栏,6,工作薄（BOOK）窗口,“全选”按钮,活动单元格,行号,列标,工作表导航按钮,当前工作表,工作表标签,水平、垂直分割按钮,7,1. 工作簿,工作簿是EXCEL 处理并存储工作数据的文件。

3、工作簿的名称就是存盘后的文件名，默认文件名BOOK1，扩展名为.xls EXCEL2000一个工作簿默认包含3个工作表。 通过EXCEL中的“工具”菜单中的“选项”可以指定工作簿中默认工作表数目，最大值可达255个。,四、EXCEL的基本概念和术语,8,2.工作表 常用的有两种类型的工作表： 一般工作表 用来存储和处理基本数据。工作表由行、列组成，行用数字编号，列用字母编号。 每张工作表最多可以有256列、65536行。工作表标签中突出、有下划线的为当前工作表（活动工作表） 图表工作表 以图表的形式表示数据的工作表。,9,3.单元格,单元格是指行与列交汇的部分，是表格的最小单位和基本的数据编辑

4、单位。单元格的位置由其所在的行号和列号指定。 如：A3单元格表示“A列第3行的单元格”。 为了区分不同表中的单元格，可以在单元格名字前加上表的名字。 如：sheet2!A6 表示“sheet2”表中的“A6”单元格。 注意：表名和单元格名之间必须用“！”分隔。,10,活动单元格： 也称当前单元格，是正在使用的单元格，用黑色边框围起。只能在活动单元格内输入和编辑数据。 单元格内可以输入6种类型的数据：数值（包括日期和时间）、文本（字符串）、公式、图片、音频、视频。 其中最常用的是前3种。 单元格区域： 一组连在一起的单元格所组成的矩形区域。 表示方法：左上角单元格标识:右下角单元标识 如：B3:

5、C4 注意:单元格标识和冒号必须为英文半角符号,11,5.2 Excel基本操作,一、EXCEL的启动和退出,1. 启动EXCEL： 如从“开始菜单”、桌面上的“快捷方式”等。 2.退出EXCEL： （1） 从EXCEL的“文件”菜单中选“退出” （2） 用鼠标单击EXCEL窗口标题栏上的“”关闭按钮 注：在关闭以前，如果编辑的文件没有存盘，会出现一个对话框， 要求存盘。,12,二、工作簿文件的管理,创建新的工作簿文件 启动时自动创建“Book1” 文件/新建：模板 工具栏“新建”按钮 快捷键Ctrl+N 打开工作簿文件 工具栏“打开”按钮 文件/打开-“打开”对话框 打开最近使用的文件:“文

6、件”菜单 关闭文件 文件/关闭，退出 “关闭按钮” -快捷键Ctrl+F4 注意：如果文件进行过修改，则在关闭时系统要求确认是否保存该文件。,13,保存文件 新建的工作簿 文件/保存 快捷键Ctrl+S 工具栏“保存”按钮 弹出保存对话框 修改的工作簿,保护工作簿文件 在前面的保存和关闭过程中，也可以同时进行权限密码的设置。 方法：在“保存”对话框中，选“工具”按钮中的“常规”选项。,14,三、创建工作表和输入数据,1.工作表的创建和重新命名,创建一个新的工作表 在“插入”菜单中选择“工作表”选项； 在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中插入工作表。插入在当前工作表的左方。 工作表的重新命名 双

7、击要更名的工作表标签，输入新的名字即可。 右击工作表标签-重命名,15,删除一个工作表： “编辑”菜单-“删除工作表”；或右键单击工作表标签。 移动或复制工作表 （1）在工作簿中移动工作表 （2）将工作表移到另外一工作簿 （3）在工作簿中复制工作表 （4）将工作表复制到其他工作簿中 右击工作表移动和复制工作表,16,2.工作表和单元格的选定,工作表的选定 选定工作表就是将它设置为活动工作表。 单击要选择的工作表标签即可选择一个工作表 用“Shift+鼠标”可选择连续的多个工作表 用“Ctrl+鼠标”可选择不连续的多个工作表。 单元格的选定 在给单元格输入内容（数据）或设置格式前，必须选定单元格

8、。单元格一般具有两种状态： 选定状态（单击）和编辑状态（双击）,17,单元格的选定操作,选取单元格：单击该单元格。 编辑单元格：双击该单元格。 选取整行（列）：单击行号或列标。 选取整个工作表：单击“全选”按钮。 选取某区域：拖动鼠标；或单击起始单元格后 按下Shift单击最后一个单元格。 选取不连续的区域：按下Ctrl键，然后单击所 要选取的单元格即可。,18,3.在工作表中输入数据,选定了活动单元格之后就可以进行数据的输入。在输入时用到的符号均为英文半角。可以在“编辑栏”中输入，也可在单元格中直接输入。 EXCEL中的数据有两种基本形式：常数和公式 常数：包括文字、数字、日期和时间等。 公

9、式：包含“=”的表达式。一般EXCEL中所有的公式 都以“=”开头，表达式由运算符、操作数、函数和单元标识等构成。 注：输入数据时， 按Enter光标移到同列的下一个单元格，按Alt+Enter可在单元格内换行，实现在同一格内输入多行数据。,19,文字输入（常数输入）,（1）汉字、符号或字母的输入： 直接键入汉字或字母即可，系统自动确认其为字符串，并将其左对齐。 （2）以字符串的方式输入数字： 有两种方法： 在数字前面加一个单引号“ ”即可。如：123 以“=”号开头。并用双引号将数字括起来。如：=“88”,20,注意： 1.负数有两种输入方法：如 -26或（26）均可。 2.输入分数时，必须

10、在前面输入0（并空一格），以和日期数据区分， 如：0 1/3表示分数1/3。 3.数值数据中可以用千位分隔符“，”如：123,456 4.每个单元格中最多可容纳15位数字。 5.若输入的数据超出单元格的宽度，将以科学计数法填充。 6.默认格式为右对齐。,数值数据的输入：,21,日期和时间数据的输入：,按照日期和时间要求的格式输入数据即可。默认格式为右对齐。 日期格式使用“-”或汉字分隔。 通常为：“1998-1-1”、“1998年1月1日” 时间格式使用“：”或汉字分隔。 通常为：“时：分：秒”,数据的显示 长度超过单元格宽度，将溢出到下一个单元格，该单元格有内容，将截断。 如出现号，则应用增

11、加单元格的宽度。,22,4.输入公式和函数:,公式中的运算符 （1）算术运算符（+ - * / %） （2）关系运算符（= = ） （3）文本运算符（&） （4）引用运算符（： ，） A4：A7 A4，A7 注： A.以“=”开始，由常数、单元格引用、函数 和运算符组成。 B、在编辑栏或单元格中输入公式后，按ENTER键,23,在公式中使用函数,输入函数的方法： （1）在编辑栏或单元格中直接从键盘输入 （2）使用“粘贴函数” （3）使用“公式选项板” 注意：函数必须是公式的一部分，不能单独使用。,24,5、填充数据,填充：单元格的数据存在某种关联时，可以利用 “数据填充”功能输入数据。 简单关

12、联：步长为1的等差级数 先在起始单元格输入数据，再拖动单元格上的填充柄。（可配合Ctrl键） 字符型：直接拖动等差， ctrl+拖动-不变 数值型：直接拖动不变， ctrl+拖动-等差 日期型：直接拖动按日增减，ctrl+拖动-不变 右、下方拖动：增大 左、上方拖动：减小,25,复杂关联（等差，等比，日期） 通过“编辑-填充 -序列”对话框实现。 在起始单元格输入数据，选定填充范围，弹出“序列”对话框。 在起始单元格输入数据，右拖填充柄，打开快捷菜单。 自动求和：选定区域后，单击,26,四、编辑工作表,1.插入单元格、行、列 用菜单栏上的“插入”菜单 右键快捷菜单 2.删除单元格、行、列 清除

13、与删除 编辑/删除 快捷菜单,27,3、复制和移动单元格,剪贴板-选定,复制,粘贴,剪切,目标 位置,鼠标拖动-选定,Ctrl+拖动,拖动,28,4、选择性粘贴,格式刷：只复制对象的格式。,选定,复制,编辑,选择性粘贴,29,5.修改、删除单元格数据： 修改数据：直接从编辑栏或单元格修改即可。 清除数据：A. “编辑”菜单 B. 右键快捷菜单 C. 键盘上的“Delete”键,6、改变行高、列宽 Excel默认行高为14.25，列宽为8.38。 当输入的文字或数字超过行高或列宽时会出 现错误信息（如“#”）。,方法： A.用鼠标直接拖动列标或行号的间隔。 B.格式/行(列)/行高(列宽) C.

14、快捷菜单,30,7.合并、拆分单元格 合并单元格 格式工具栏 格式对话框-格式/单元格 快捷菜单/单元格格式 拆分单元格 格式对话框 注意:只能对已合并的单元格进行拆分,31,五、 格式化工作表,通过单元格格式对话框或工具栏按钮实现。 “格式”菜单-“单元格” 右键快捷菜单 工具栏上的格式按钮 1.设置数据格式,货币样式,格式工具栏按钮,百分比样式,千位分隔样式,增加小数位数,减少小数位数,32,2.对齐方式默认文本左对齐，数值右对齐,33,3.表格边框的设置,取消网格线,工具,选项,34,添加表格边框,选定,格式,单元格,边框,35,4.字体、底纹及文字方向,5.选择工作表背景 格式工作表背

15、景工作表背景对话框,36,5.3 创建图表及编辑操作,创建的图表有两种形式： 嵌入式图表：嵌入式图表是指图表在工作表中，图表 和工作表在一起。 图表工作表：图形图表是指图表和工作表是分开的，图表单独构成一个工作表。 一、快速创建嵌入式图表： 方法：选中数据源视图-工具栏-图表,37,二、利用图表向导创建嵌入式图表和图形图表 用图表向导创建图表的主要步骤： 1、启动图表向导：单击工具栏上的“图表向导”按钮 或“插入”菜单-“图表”选项 2、选择图表类型：如柱形图、条形图、饼图等。 3、指定数据源：可在“数据区”或“系列”标签下进行。 即在数据区域框内按规定格式给出表的名称和单元格的范围。 最方便

16、的是直接在工作表中选定。 4、图表选项 添加图表标题、坐标轴名 分类轴：指水平坐标轴（X轴） 数值轴：指垂直坐标轴（Y轴）,38,显示/取消坐标轴参数及网格线 显示/取消图例： 5、指定图表的位置： 由此决定创建的图表是图形图表还是嵌入式图表。 如：选择的是“新工作表”项，则创建的图表形成一个新的工作表，同时须输入该工作表名称。 如：选择的是“嵌入式工作表”项，则创建的图表会嵌入到当前的工作表中。 6、单击“完成”则结束图表的创建。,39,三、图表的编辑,1.图表对象的说明 2、图表的移动、复制和删除 移动：用鼠标拖动（只能用于嵌入式图表）或用剪贴板。 复制：鼠标拖动（只能用于嵌入式图表）使用

17、剪贴板。 删除：有删除嵌入式图表、图表工作表等几种情况。 3、图表的缩放 嵌入式图表的缩放用各个对象的控制点进行。 图形工作表的缩放与它的“页面设置”有关。 选定图表拖动控制点实现整体缩放 选定对象拖动控制点实现对象缩放,40,4、改变图表类型,选定图表,图表,图表类型,或使用图表工具栏,右击图表-图表类型,5、改变图表中的数据系列 删除数据系列 单击图表系列（图例）- 添加数据系列 利用剪贴板 图表数据源对话框 改变数据系列的次序。 选中图表系列 格式/数据系列 右击/数据系列格式 弹出系列格式对话框系列次序,右击清除 Delete 编辑清除系列,41,6、图表中的文字编辑： 编辑图表、分类

18、轴和数值轴标题通过图表选项对话框。 编辑图例通过数据源对话框（系列名称） 分类轴数据和数值轴数据不可编辑。 四、图表的格式化 对图表中各个对象的格式进行处理，如设置文字的字体、字号，图形区的边框等。 双击图表对象，弹出各自的格式对话框。 右击图表对象 选定图表对象格式,42,5.4 数据管理与分析,EXCEL可以把工作表作为简单的数据库来处理。实现对表中的数据进行查找、排序、筛选等操作。 一、建立数据库 1、关系型数据库：二维表 关系型的数据库必须满足以下条件： (1) 表中的每一列代表一个基本的数据项； (2) 表中每一列的名字必须是唯一的； (3) 表中每一列必须具有相同的数据类型； (4

19、) 表中不允许出现完全相同的行； (5)表中行和列的顺序可以任意排列。,43,2、建立数据库 建立一个数据库工作表必须遵循以下原则： (1) 一定要用第一行来显示每一个字段的字段名； (2)一列中的所有单元格必须使用同一种格式。 (3)最好不要在一个工作表中建立多个数据库，因为数据库的某些功能（如：筛选）一次只能在一个数据库使用。 建里数据库步骤： （1）在第一行输入各个字段名 （2）选“数据”菜单中的“记录单”（也可以直接从单元格中输入） （3）在记录单对话框中输入数据。能自动填充、计算的字段可不填。,44,3.查找记录 数据-记录单-条件按钮。 注意：(1)使用记录单不能产生“或”条件； (2) 在一个字段中不能使用两个比较条件。 4.删除记录 记录单删除 选定行：编辑删除,二、记录的排序 简单排序：只有一个关键字段的排序。 操作：A.工具栏上的排序按钮； B.数据-排序 复杂排序：多关键字段的排序 操作：数据-排序 自定义排序,45,三、记录的筛选,把一张表中符合条件的记录显示出来。那些不满足指定条件的数据将被隐藏起来。 自动筛选： 数据-筛选-自动筛选 注意：(1) 使用“自动筛选”可以查找准确匹配的记录； (2) 在一个字段中可以定义两个“与”、“或”条件。,46,高级筛选 使用“高级筛选