银行证券投资基金代销业务档案管理办法

1、附件5：xx银行证券投资基金代销业务档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强xx银行（以下简称我行）证券投资基金代销业务资料档案（以下简称基金业务档案）的管理，规范基金业务档案的移交归档、保管、调阅、查询和核销手续，特制定本管理办法。第二条 基金业务档案是指客户在代销网点进行基金交易活动时形成具有保存和利用价值的专业资料，包括基金业务申请表、基金开户申请人相关资料和复印件及基金业务统计报表等文件资料与会计信息的载体，是记录反映基金业务的重要史料和证据。第三条 基金业务档案属于会计档案的一部分，实行“分类装订、集中管理”的原则。第二章 基金业务档案的移交归档第四条 各代销网点负责基金业务档案的装

2、订与移交归档，所有客户档案资料应由网点当日勾对无误后，随当日传票送事后监督部门。事后监督部门应根据各网点送审的基金代销业务资料传票，勾对无误后定期移交会计档案库房。第五条 各网点移交归档的基金业务档案应依据会计档案管理，按保管期限和凭证种类分别装订成册。装订成册的会计档案，在左侧装订牢固，折叠整齐、美观。每卷（册）规格大小不超出a4纸，脊背厚度一般为2厘米左右，封面和脊背上注明建档单位、资料日期和起止号码、卷（册）数、核销期限等，装订处骑缝加盖装订人和财会部门负责人的名章。第三章 基金业务档案的保管第六条 我行基金业务档案保管期限不得少于十五年，保管期限自档案所属会计年度的次年1月1日起计算。

3、档案保管期限为最低保管期限，未满保管期限的会计档案不得销毁。第七条 各分行（含xx业务管理部、总行营业管理部，下同）按照属地原则设立会计档案库。会计档案库应当具备防盗、防火、防潮、防尘、防蛀及承重等条件，磁介质档案保管还应当具备防磁条件。会计档案库应当配置适当数量符合档案管理要求的档案柜。第八条 会计档案库由专人管理，配备两名以上保管人员，负责基金业务档案的保管与日常档案的调阅。开启、使用、关闭会计档案库或移交、存取会计档案时，须有两名以上会计档案库保管人员在场。第九条 会计档案库是存放档案的专用库房，库内不准存放私人物品及与库房管理设施无关的物品。入库的档案要排列整齐，不得随意堆放；为了便于

4、业务档案的查找，应将所有档案架统一编号并登记。第十条 对于整理立卷不符合要求的基金业务档案，负责保管会计档案的部门和库房有权不予接收，退回建档单位。第四章 基金业务档案的调阅查询第十一条 基金业务档案一律不准外借。我行内部调阅应按规定办理；公安、司法、检察机关等有关部门处理案件或特殊需要查阅时，需出示有关证明方可办理。第十二条 司法、执法等部门依法调阅基金业务档案的，需持有县级以上部门的公函或介绍信。建档单位开具介绍信，并派员工持介绍信到会计档案库或事后监督部门办理调阅手续。第十三条 行内审计部门凭审计通知书、经办人工作证和身份证到会计档案库房或事后监督部门办理调阅手续。第十四条 我行客户调阅

5、与其有关的基金业务档案的，必须持加盖单位公章或预留银行印鉴的公函（个人客户持亲笔签名的说明函）。建档单位开具介绍信，并派员工持介绍信到会计档案库或事后监督部门办理调阅手续。第十五条 我行聘请的中介机构或行内外其他人员调阅基金业务档案，应当持所在单位出具的介绍信或证明，经管理会计档案库的部门负责人审核批准后，到会计档案库或事后监督部门办理调阅手续。第十六条 会计档案保管人员应当登记会计档案调阅登记簿，逐件记录调阅人的姓名和所在单位、调阅日期、调阅的基金业务档案、调阅的理由以及抄录、复制的会计档案，收存调阅人的工作证（身份证）复印件、介绍信、证明、公函以及批准调阅、复制的批件等，并陪同调阅、抄录、

6、复制。司法、执法等部门或我行客户调阅会计档案的，建档单位应当在本单位的会计档案调阅登记簿进行登记，并派员工持介绍信全程陪同调阅。调阅人员不得在会计档案上涂画、折封和抽换。第十七条 基金业务档案原则上不得外借。司法、执法部门依法借用或其他特殊情况确需外借的，经建档单位负责人和管理会计档案库的部门负责人签字，双方办理交接手续、确认资料档案状况和数量及借用期限，由建档单位派员工陪同护送并督促借用单位按时完整归还档案。从已装订的资料档案中抽出部分原件外借的，应当复制留底后，方能外借。第十八条 所有基金业务档案（包括外借）不得携带出境。第五章 基金业务档案的核销第十九条 保管期满的基金业务档案可依据我行

7、会计档案销毁办法，按下列程序核准销毁：（一）建档单位提出销毁会计档案的意见和方式，编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，经所属的总行部室、分行的负责人签署同意后，报送总行计划财务部。（二）总行计划财务部审核同意后，报总行领导批准并在会计档案销毁清册上签名。（三）建档单位负责实施会计档案的销毁工作，会计档案的销毁必须由总行计划财务部和审计部共同派员监销。（四）监销人和建档单位经办人，在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将情况报告所在单位负责人。第六章 责任及处罚第二十条 有下列行为之一的，应当依照中华人民共和国会计法、xx银行员工违规行为处理办法等有关规定追究责任：（一）将借阅的资料档案损毁、丢失、携带出境，或擅自对外透露、转借、复制会计档案的；（二）玩忽职守，造成资料档案损毁、丢失的；（三）擅自毁坏资料