文件管理制度培训.ppt

1、文件管理制度培训,二00六年元月,目的,使集团公司各级管理部门文件管理规范化，加强文件起草的准确性和文件执行的有效性。,适用范围,集团各部门、各大区、 各实体、各子公司。,文件的分类,集团公司各级文件主要包括： 红头文件、规章制度、其它公文。,红头文件,董发文件：董事会的重大决定。 总发文件：集团公司组织架构调整、相关人事任免，集团本部的重要通知、决定、决议等。,规章制度,管理制度：是公司管理系统的基本框架；是保证公司正常科研、生产及经营管理纲领性文件；它必须是跨部门的、全集团必须共同遵守与执行的。 管理规定：是某一职能性工作的具体规则；它是以管理制度为依据而制定的执行标准。 实施细则：是针对

2、管理制度及规定做出的具体操作办法及流程。,红头文件下发权限,董发文件：由董事长确认，总裁审批。 总发文件：由总裁审批。,规章制度下发权限,其它文件形式,其它公文形式主要有：MEMO、请示、报告、通知、通报、批复、决定、决议、函、会议纪要等。,其它类公文,MEMO ：对下级单位布置工作、阐明工 作活动的指导原则。 请示：请上级指示和批准。 报告：向上级汇报工作、反映情况。,其它类公文,通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件。 通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要下级各单位广泛知道的事项。,其它类公文,批复：答复请示事

3、项，用“批复”。 决定：对某些问题或重大行动作出安 排。 决议：经过会议讨论通过、要求贯彻执行的重大事项，用“决议”。,其它类公文,函：平行的或不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题。 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神、要求有关单位共同遵守执行的，或者对重要会议内容需留作历史备查资料。,其它类公文审批权限,集团公司及各部门、各实体、各大区、各子公司的各类MEMO、请示、报告、通知、通报、批复、决定、函、会议纪要等，由拟稿部门或单位的负责人审批。,拟稿人的责任,清楚地知道拟定相关文件的必要性及迫切性； 清楚地知道文件的格式符合本制度的要求； 就文件内容涉及到的部门进行事前沟通。 对未履行

4、上述规定造成的不良后果承担责任。,审核人的责任,清楚地知道拟定相关文件的必要性及迫切性； 清楚地知道拟定文件的替代文件； 对文件的合理、合法性进行审核； 明确界定文件的形式（制度、规定、细则）。 对没有完成上述规定而造成相关制度无法有效执行承担责任。,审批人的责任,审批人需要认真审阅文件的内容，对文件进行全面的审批，并承担由此疏忽造成的影响及损失。,文件的下发,红头文件统一由集团行政部下发。 集团总部各部门规章制度（制度、规定、细则）统一由集团行政部下发。 大区、实体及子公司规章制度（制度、规定、细则）由本单位人力资源行政部下发。 集团公司及各单位的其它类公文，由拟稿部门或单位下发。,文件下发

5、部门的责任,对文件格式把关，并对因格式不合要求或没有按时下发而造成相关影响承担责任。,文件下发要求,严格按照格式的要求进行； 规章制度的下发需有独立的发文通知，重要的制度下发需组织专题培训及执行流程。 发文通知及专题培训由规章制度的主办部门负责。,红头文件格式,格式：文件编号+正文+尾页底部。 编号：骏丰董（总）发、年度和三位序数组成。 正文：采用宋体四号字，统一使用红头文件纸并在落款处加盖公章。 尾页底部由主题词、抄报单位、发至单位、印发日期、校对人、打印人及印发数量等组成。,文件编号：骏丰董（总）发、年度和三位序数组成。,正文：采用宋体四号字,尾页底部由主题词、抄报单位、发至单位、印发日期

6、、校对人、打印人及印发数量等组成。,统一使用红头文件纸并在落款处加盖公章。,规章制度文件格式,格式：首页表头+正文+页数组成。 表头：右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。,新旧制度对比,新文件格式在表头增加了制度的拟稿人，这是老制度文件中没有的，需要大家一定注意。,新增内容,新增内容,各单位/部门代号,修改单 位代号,新增部 门代号,规章制度格式的区别,管理制度、管理规定、实施细则的主要区别在于表头的右上角的不同注释，请仔细参照不同附表严格执行。,制度、规定、细则格式的区别,制度、规定、细则格式的区别,正文解释,正文：目的+

7、适用范围+内容+附件 目的：制定文件的原因及意义。 适用范围：收文单位及执行对象。 内容：文件具体内容。如遇电子版与原件内容不符，以审批人签名的原件为准。若有不符，追究相关人员责任。 附件：文件中提及的表格、流程图或其它。,正文解释,内容使用字体：宋体。 使用字号：正文使用小四号字。 行间距：1.5倍行距。,新旧制度条款的编排序号对比,新文件排序号,旧文件排序号,其它公文格式,统一采用公司规定的文件格式印发，文件编号与规章制度编号规则相同，即由部门代号+年度+三位序数组成。,两个字中间空一格,左右两端 对齐,需注意 之处,两个字中间 空一格,Logo、下划线、VI标识右对齐。,发文程序,发文的程序为：拟稿、审核、审批、打印、校对、签名、发文、归档等。集团总部各部门发文，要由行政部文印室统一分配文号。大区、实体、子公司由人力资源行政部负责。 集团各部门下发其它类文件，由各部门总监或分管领导审批后，本部门打印下发。,收文单位的责任,收文单位的相关责任人对文件的落实、执行、保管、归档负责，并有及时向发文部门反馈文件落实情况、及对文件提出修改建议的义务。,文件的阅批,文件的批复：文件要及时阅批，急件必须当天批复；一般文件48小时内必须批复。 文件的传阅：急件半小时内阅完，一般件4小时内阅完。,文件的保管,规章制度、红头文件及其它重要公文的保管，集团公司为集团公司行政部，各单位为