电子文件归档与整理课件(电子档案整理).ppt

1、2020/8/13，电子文档管理和存档，陕西省记录局(馆)头值，2020/8/13，档案信息化建设过程，1 .基础设施建设2。档案信息资源建设3。标准规范建设4。牙齿大楼里的很多公司因为所有业务数据被破坏，无法进行继续业务，不得不申请破产。世界著名的摩根士丹利银行的总部及其数据也在此次事件中被破坏，但是牙齿银行采用的数据备份系统在数英里外的新泽西州蒂内克保留了备份数据，重新安装硬件系统后第三天恢复营业。国家记录局组织电子文件管理状况调查2006年国家记录局进行的调查显示，中央、国家机关、中央企业中约80%采用了办公自动化或电子政务系统。产生了2亿份各种类型的电子文件，成为各项工作实际记录的重要

2、组成部分。2020/8/13，牙齿讲座内容概述，1，电子文档和电子文档管理概述，(1)电子文档的概念，(2)电子文档的种类，(3)电子文档的管理目标，(4)电子文档的管理标准2，电子文档的存档和整理第一，电子档案和，2020/8/13，两个茄子基本功能： 1，电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。通常也称为“数字档案”。2、电子文档是档案类型。2020/8/13，电子文档配置的三个茄子元素为内容、背景和结构。(国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的电子文件管理指南文件的概念)1。内容是指表达文件中作者意图的信息。2020/8/13，2020/8/13，2。背景是可以证明档案形成环境、

3、形成过程、存在状态以及与文件的相互关系的信息。3.结构是档案内容信息(例如字符段落布局、电子文件中使用的代码、格式、转发人等)的组织表示。2020/8/13，(b)根据电子文档的类型和电子文档的特性，有两种茄子拆分方法：1.以电子文件的信息存在形式，将： (1)文本文件(文本，代码T) (2)数据档案(数据库，代码d)，2020/8/13，(3)除以代码V) (6)声音档案()电子文件在特定的硬件和软件环境中创建、运行和存在，其支持、辅助、工具文件必须用作读取和处理条件。(2)支持文件主要是创建和运行主文件(如字处理软件、西餐处理软件、绘图软件和多媒体软件)的文件。(3)辅助、工具性文件主要是

4、在创建和查找主文件的过程中充当辅助、工具的文件。2020/8/13，(3)电子文件的管理目标，1 .确保电子文件的真实性意味着档案内容、逻辑结构和背景信息在传输、迁移等处理后将保持不变。2.电子文件完整性保障的三个茄子意义是每个电子文件的内容、结构和背景信息没有缺陷。第二，具有记录机关活动实际面貌的有机联系的电子文件和其他形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以显现和维护。第三，完成与主文件相关的支持、辅助、工具档案和相关参数3。保证电子文件的长期可读性意味着文件通过存储、传输、压缩、加密、载波转换、系统迁移等方式输出，并保持内容的真实性。2020/8/13，(4)电子文档管理标准，电子

5、文档管理专用标准。近年来，中国有以下电子档案管理标准：1 .磁载体档案管理和保护法规(DA/T15-1995) 2。CAD电子档案磁盘存储、存档和档案管理要求(第1部分：电子档案存档和档案管理；第二部分：光碟信息组织结构)(GB/T17678.1-1999) 3。电子文件保管管理暂行办法(国家档案记录局第6号)4。电子文档存档和管理法规(GB/T18894-2002) 5 (T38-2008) 7。以下三个茄子标准产业经全国档案工作标准化技术委员会审查，经国家记录局批准，现宣布为推荐性产业标准，将于2010年六月一日开始实施。(1)DA/T 46-2009文档电子档案元数据方案；(2)DA/T

6、 47-2009布局电子档案器官保留格式要求；(3)基于DA/T 48-2009 XML的电子档案包装规范；2020/8 2根据电子文档的管理特征确定存档范围。3.根据“双包”存档要求确定存档范围。2020/8/13、(2)电子档案归档方法分为逻辑归档和物理归档。1，2020/8/13，2。物理存档物理存档是将电脑和网络上的电子文件以网络传输或介质传输的方式传递给档案部门的过程。网络传输存档有时称为在线存档，介质传输存档有时称为离线存档。(1)在线存档(2)离线存档，2020/8/13，(1)在线存档示例：OA系统电子档案存档需要两个茄子平台：办公自动化计算机平台和档案管理信息系统平台。利用两

7、个平台的无缝链接，可以将在办公自动化系统中流动的检查利用价值的电子文件用于在线卷存档。2020/8/13，在网络环境中，档案材质体积归档工作流如下：第1阶段2020/8/13:进入OA系统环境中OA系统流已完成的电子文档，系统内的档案管理模块，由兼职档案人员存档。(图1)，2020/8/13，(图2)，2020/8/13，(图3)，2020/8/13，第2步：档案管理系统环境，2020需要补充和修改的项目1。档案/方块号码：件号，即文件号码2。保管期限：永久，30年，10年3。秘密：秘密或公开4。标题：文档标题档案内容5。开始和结束日期：档案日期6。页数：每个存档包含图形页面的总页数7。是否存

8、档OA:是或否，2020/8/13，(图6)修改前的档案剪辑介面(图7)修改后的档案2。由管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件，必须徐璐以不同的保管期限为单位，按照电子文件形成的顺序分别复制到相应的载体上。(范例)文件范畴：年度-机关-存放期间，2020/8/13，2020/8/13，2020/8/13，2020 4。照片、音频和视频文件形成的图像、声音和其他电子文件按照形成时间顺序被复制到一个或多个载体。例如：数字照片收集、整理，2020/8/13，2020/8/13整理：分类是年-组(原因，专题)排序顺序年-组-章(1)多年形成的照片，年代(2)一年内形成的照片、组、组、组、组、组、组

9、、组、组、组、组、组、组、组、组。(3)每个组内的照片根据图像中反映的重要性按照片牙齿形成的时间顺序排列。照片编号：全宗圆弧-年度-群组编号-章节编号，2020/8/13，2020/8/13，2020/8/13 6。存档的电子文件应使用只读磁盘、磁带等作为存档介质。2020/8/13，7。存储存档电子文件的载体必须贴上标签，标签上必须填写等级、名字、年份、星星。7.1号：全天候-年-载波代码-序列号7.2人：载体内电子文档的内容摘要或项目、工程、任务名称等。7.3年：托架中电子文档的存档年份。像2010年一样。7.4集：用大写英文字母a、b、c表示。a表示存档。b表示利用祖怀。c表示异地存储。2020/8/13，8。整理要求8.1存档电子文件的整理要根据内容、项目、保管期限、密件等因素相对集中。8.2不同类别的电子文件存储在同一载体上，渡边杏。需要