管理工具RACI_(中文).ppt

1、RACI图表计划,一个简单易用的分工计划工具 (“责任矩阵”),RACI,人员介绍,RACI代表了四“种”人 R：责任人 A：负责人 C：被咨询人 I：被通知人,Enquiries to James Blomfield, ,RACI,使用RACI图表系统来确定、计划、控制、完成工作。 该系统简单易学、广泛使用。,RACI,RACI是什么?,RACI是一个帮助我们对“由谁去做什么”进行计划的工具。,RACI,RACI是什么?,RACI计划的目的是回答以下问题： 1.要去执行/完成什么行动、职能、任务? 2.谁去完成?,RACI,什么是RACI?,RACI是一种图表格式的计划系统。 具有高度参与性

2、。 由团队集体进行决定、认可。 有助于明确工作内容（任务）、以及由谁去做。,RACI,R,A,C,I,责任图表 (RACI),帮助我们决定谁在何时去做什么。,四种人，他们是.,Responsible,Accountable,Consulted,Informed,“做”者-即执行人，实际去做的人。,最终负责任的人: 一个对最终结果承担风险的人（如果出错的话）。,在决定/行动以前，必须被咨询、征求意见的人。,采取决定/行动后，必须被告知的人。,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,R(责任人)与A(负责人)的区别,责任人是指具体完成一项任务的人，负责人是一个更高层的责任人。负责人需要授权责任人承担完

3、成一项任务，并给予指导；责任人要向负责人汇报。譬如，King是Queen的老板，Queen是Jack的老板。有一项目需要在Queen 的团队完成，Queen交代Jack其中一项活动，那么Jack就是这个任务的直接责任人。为完成任务，Jack可能需要在原有的权力之外由Queen赋予额外的权力，故Queen还是对这个任务负有最终的责任（负责人），如果任务没完成，Jack挨Queen的批评，Queen受King的批评。,什么是RACI 计划?,本图表计划工具是基于这么一个认识开发出来的：理解偏差（不统一）及信息不流通是导致组织决策过程中的矛盾及冲突的主要原因。,RACI,我们为什么需要RACI?,听

4、一个故事 . 有四个人，名字分别叫: 每个人 某个人 任何人 没有人,RACI,我们为什么需要RACI?,有一项重要的工作要完成，“每个人”被要求去完成 ”每个人“确信”某个人“会去做.,RACI,我们为什么需要RACI?,“任何人”都能去做，但是“没有人”去做! “某个人”对此很生气，因为这是“每个人”的工作!,RACI,我们为什么需要RACI?,“每个人”认为“任何人”都能做，但是“没有人”意识到“每个人”都不会去做!,RACI,我们为什么需要RACI?,结果是：当“没有人”去做“任何人”都能去做的工作时，“每个人”都责备“某个人” .故事听起来似乎熟悉?,RACI,常见的抱怨/牢骚,“有

5、太多人想去做同一个工作！” “我的老板总是否定我的决定 ！” “看来没有人能完成！” “我不知道到底要我做什么！” “总是我去揽所有的活！”,RACI,我们为什么需要RACI?,总结一下存在的问题: 没有人去做！ 太多人想去做！ 对角色感到困惑！（我到底应发挥什么作用？我到底应该做什么？） 最后，某个人做了所有的事情。,RACI,可以帮助我们做什么?,对“去做什么”达到一致。 就“负责人”进行确定并达到一致。 改进沟通。 避免重复劳动。 正确地、按时地完成工作。 避免推脱责任及施压！,RACI,RACI如何做到这些?,RACI,esponsible,ccountable,onsulted,nf

6、ormed,RACI,责任人,负责人,被咨询人,被通知人,RACI如何做到这些?,R,esponsible,指实际去做/完成工作的个人。 “责任人”的责任程度由“负责人”进行确定 责任可以进行分担。,RACI,责任人,RACI如何做到这些?,A,ccountable,负有最终责任的人 如果工作没有完成，他们的“脖子放在刀口上”！ 他们有否决权。 对单个活动或决定，只能指定一个“负责人”。 他们可以对“责任人”进行委派（或决定“责任人”去做什么。,RACI,负责人,RACI如何做到这些?,C,onsulted,在最终形成决定或采取行动以前需要咨询、征求意见/建议的人。 这是一个”双向“沟通：咨询

7、反馈。 被咨询人不一定直接参与到任务当中，但一旦任务完成，会受到影响的人。 他们的意见/建议的“输入”可能是必需的。,RACI,被咨询人,RACI如何做到这些?,I,nformed,当形成决定或采取行动后应通知到的人。 这是一个单向的沟通：告知！ 被通知人的意见/建议“输入”不是必要的，但他们需要知道结果或进展！,RACI,被通知人,RACI图表,张先生,王先生,李先生,任务1,任务2,任务3,任务4,任务5,职能角色：谁做什么 .,活动/行动: 一项任务、行动或决定，是整个项目流程的多个步骤中的一个步骤。,项目流程： 使用RACI图表进行计划的一个项目的任务流程。,RACI,RACI 图表,

8、行动：讨论任务,项目流程示例: 幼儿园大班A“运动日”,职能角色: 对相关人员名单达到一致.,RACI 图表,行动：讨论任务,项目流程示例: 幼儿园大班A“运动日”,职能角色: 对相关人员名单达到一致.,and who does what .,RACI 图表,职能角色: 对相关人员名单达到一致.,项目流程示例: 幼儿园大班A“运动日”,最后，决定谁做什么 .,行动：讨论任务,RACI,A,R,I,另一个示例,登记费用,填写费用报销表,递交到主管,审核报销表,批准报销表,递交到地区财务,任务/行动/步骤,员工,秘书,主管,地区财务,职能/功能角色,制订RACI图表指南,记住：RACI图表可以用于

9、任何需要对角色或职责进行分配的工作或活动。,RACI,制订RACI图表指南,第一步： 确定要用RACI进行计划的流程或工作是什么。 要清楚你要对什么进行图表化。,RACI,制订RACI图表指南,第二步： 确定流程或工作本身必定包含的任务或行动。 每项任务或行动需要简单明了，针对某种角色或需要，而不是针对具体某个人。,RACI,制订RACI图表指南,第三步： 对每一项任务或行动，确定一个“负责人”，并指定“责任人”、“被咨询人”、以及“被通知人”。 在可行的情况下，把“负责人”及“责任人”指定到低职位上的人身上。,RACI,制订RACI图表指南,第四步： 要讨论并保证所有的角色理解各项任务对他（

10、她）的要求，并且他（她）们有能力完成指派的任务。,RACI,制订RACI图表指南,第五步： 跟踪进度/完成情况。 你会发现，跟踪进度比较容易，而且你知道跟谁去了解信息。,RACI,要点提示,对每项任务,一定要指定责任人。 责任与权力总是相辅相成的，要能匹配。 “被咨询人”与“被通知人”的数量应尽可能少。,RACI图表分析,竖向分析,职能/功能角色,竖向分析,竖向分析,如果,那么，问题是：,R太多,这个人的任务太多了？这些任务还能再分解吗？,R太多,这个人真得需要参与这么多任务吗？他的“被咨询人”、“被通知人”角色可以去掉吗？他是位看门人吗？,没有空白项,组织是否过分集权？决策流程是否存在瓶颈？

11、,太多A,这个人是不是可以参与其它项目？,没有“R”和“A”,职能/功能角色,横向分析,横向分析,如果,那么，问题是：,到底是谁的责任？谁去做？（没有人会自愿去做的。),没有R,谁真地会承担执行责任？（每个人都认为其他人会去做。）,R太多,谁会真正负责？我认为你会去负责的。,太多A,必须有人最终负责（为成本负责）？这个人是谁？,没有A,横向分析(1),如果,那么，问题是：,相对于这个团队的规模，任务是不是太多了？,“A”和“R”太少,信息泛滥？,“C”和“I”太多,每个格都是满的,横向分析(2),“C”和“I”太多？（应该有些空格。）,总结,RACI图表计划可帮助我们有组织地、按统一的格式来明

12、确一个工作团队，以及团队中个人的角色及职责。 根据RACI图表中的分工，各小组或个人的角色及职责得以明确沟通。 理解不一致得以避免，团队协作得以加强。 避免了无谓的工作。 “被咨询人”及“被通知人”起到了跨职能部门的沟通作用。,好处!,改善团队协作、沟通。 避免重复劳动。 因为每个人都清楚他（她）应该做什么，所以，生产力得到提升。,RACI,RACI,失败的计划,RACI,为失败而计划！,An Example of a RACI,Activity,Training Lead,Project Sponsor,Project Managers,Training Needs of Project Team,- review needs,RA,- plan training,RA,I,- assign coach,RA,I,Resourcing,- determine adequacy,A,- Get departmental app