微软软件应用培训(学员).ppt

1、2020/8/14,1,办公软件在管理上的应用,讲师：杨 云 2007 年版,2020/8/14,2,讲师介绍,教育经历： 上海师范大学 理论物理系 学士 澳大利亚悉尼大学 教育系 访问学者 上海交通大学管理学院 MBA 主讲课程： 企业标准化管理导入方法 企业结构整合与流程再造 信息化管理与流程再造 办公软件在销售管理和财务管理上的应用 企业变革中的人力资源管理 不同阶段的销售团队管理,2020/8/14,3,课程结构,管理报告、文件,2020/8/14,4,课程内容,Excel-从数据中拧出信息 Word-表达出你的想法 PowerPoint-完善你的报告,2020/8/14,5,从数据中

2、拧出信息 EXCEL在管理上的应用,2020/8/14,6,基础的基础,左键的使用 对象 拖曳 记忆功能,2020/8/14,7,基础概念应用,制作用户友好界面的通用表格的方法 数据的导入与合并技巧 数据表的展示技巧 数据主体与图表类型的匹配原理 自定义函数与VB介绍,2020/8/14,8,制作用户友好界面表格的方法,让填表人轻松地填表，而你能轻松地统计,2020/8/14,9,制作用户友好界面表格的方法,如何不让别人动你的表格。 让填表的人明白你的需求，只填你让他填的内容和格式。,2020/8/14,10,如何不让别人动你的表格,单元或区域,表,簿,2020/8/14,11,如何不让别人动

3、你的表格,单元的锁定打开 当表保护后后，窗体中可以操作部分。 公式的隐藏 当表或簿保护后，隐藏公式。,2020/8/14,12,如何不让别人动你的表格,保护工作表 保护工作簿,2020/8/14,13,如何不让别人动你的表格,隐藏工作簿,2020/8/14,14,保护表格的过程,填空部分先打开锁 公式部分做隐藏 设置格式大小 保护工作表 隐藏过程和多余表 保护工作簿,2020/8/14,15,只填你让他填的内容和格式,应用有效性功能锁定输入内容 特定格式 特定内容 中断模式,2020/8/14,16,数据的导入与合并技巧,让计算机完成你交代的任务，而不是你去做重复工作,2020/8/14,17

4、,数据的导入与合并技巧,从其他系统中取得数据的方法 分列功能,2020/8/14,18,数据的导入与合并技巧,在EXCEL中整理和合并数据的要点 VLOOKUP函数的应用 被查询的数组在引用区域的第一列 被查找的数组没有重复项,2020/8/14,19,数据的导入与合并技巧,在EXCEL中整理和合并数据的要点 VLOOKUP函数的应用 文本函数的应用,2020/8/14,20,数据的导入与合并技巧,进行数据统计分析前的准备工作要点 管理假设 相关字段 收集数据,2020/8/14,21,统计工具,分类汇总 被汇总项先排序 可组合汇总,2020/8/14,22,统计工具,应用数据透视图表进行数据

5、统计,2020/8/14,23,数据表的展示技巧,让数据替你说话,2020/8/14,24,数据表的展示技巧,数据表的折叠和展开 组合功能,2020/8/14,25,数据表的展示技巧,自动的分段显示功能实现 自定义化格式,2020/8/14,26,数据主体与图表类型的匹配原理,编辑与优化图表的方式和技巧 EXCEL图形编辑 副坐标的应用 多图形形式和混合应用 图形粘贴的问题,2020/8/14,27,自定义函数与VB介绍,2020/8/14,28,自定义函数与VB介绍,让计算机重复做事 宏的录入与执行,2020/8/14,29,自定义函数与VB介绍,自编函数 VB编辑器的使用 进入微软的内部,

6、2020/8/14,30,自定义函数与VB介绍,自编函数 VB编辑器的使用 编写,2020/8/14,31,统计分析与预测技巧,从数据到信息的过程,2020/8/14,32,统计分析与预测技巧,应用数据透视图表进行数据统计、分类,2020/8/14,33,统计分析与预测技巧,单变量预测和多变量预测工具使用,2020/8/14,34,统计分析与预测技巧,根据约束条件求得最佳方案,2020/8/14,35,统计分析与预测技巧,利用控件进行趋势性和敏感性分析,2020/8/14,36,图表展示,2020/8/14,37,图表展示,图像在线分析的功能和应用 透视图的功能,2020/8/14,38,图表

7、展示,与数据表互动的图形功能介绍 图形与数据的互动 应用实例,2020/8/14,39,图表展示,在图形中预测趋势 长期趋势 短期趋势 相关性定性分析,2020/8/14,40,图表展示,各类图形在管理上的应用实例 气泡图 雷达图,2020/8/14,41,应用与实战演练,管理理念加工具的威力,2020/8/14,42,应用与实战演练,销售客户盈利能力与费用分析 从销售数据中寻求管理方向实战演练 直观、动态的预算体系建模方式 产品上市预测案例分析 最优方案选择实战演练,2020/8/14,43,PPT高级应用 完善你的管理报告,2020/8/14,44,课程目标,作为一个职业经理人，您的报告是

8、使你的投资人、上司、同僚、部下和您的客户相信您的信息是有价值的，并使他们记住您所讲的信息。 通过本课程中引用的大量顶级咨询公司报告案例分析和实时案例演练，我们将教你如何在当今的计算机技术条件下，灵活应用这么技巧、使你的观点效果显著的直观工具-POWERPOINT。 本课程将使您一步步地建立一个引人注目、不同凡响的演示报告。本课程揭示了演示报告所必备的技能和技巧。 它将使你成为管理报告演讲中的主角和明星。本课题的培训并不是普及性的操作技巧培训，而是管理型、应用型、提高型的使用技巧培训。是由技术管理提高到艺术管理的职业经理人必修课题之一。,2020/8/14,45,课程核心,创造一个有影响力的直观

9、画面的基本要素：为了达到最佳效果，说什么，为什么说，怎样说。 怎样用不同的图标形式：圆形图表、条形图表、柱状图表、线形图表、圆点图表、雷达图表、矩阵图、二维分析、鱼刺图、MECE图、流程图、组织架构图、甘特图、照片 如何应用图表使用准则 如何选择字体、色彩、合适的图表等 如何使用动画、链接、图画 如何使用POWERPOINT所带的版式和模板,2020/8/14,46,课程简介,实际案例分析 解决问题步骤 经典案例欣赏 学员实战演示与点评,2020/8/14,47,案例共享,2020/8/14,48,糟糕的报告与精辟的报告对比,糟糕的报告 问题所在 改进的报告,2020/8/14,49,幻灯片的

10、两种形式,文本幻灯片应只包含最重要的、分组和总结性的思想观点（不要做“视觉朗诵”） 说明演示结构 强调重要观点 图表幻灯片（90%） 阐明用文字难以说明的关系,2020/8/14,50,文本幻灯片,主角？,2020/8/14,51,文本幻灯片用在主要论点上,2020/8/14,52,文本幻灯片制作指导原则,每次只演示和说明一个观点 使用陈述性语言，而不是标题性语言 文本尽量简单 使用简单的词组和数字 字号应足够大 注意幻灯片的趣味性,2020/8/14,53,练习,按要求做画面 演示与评点,2020/8/14,54,知道你要说什么？,讲稿（剧本） 现实 公司的未交订货数量一直非常高。在传统通路

11、领域，不能完全按订单供货，将不可避免地导致市场份额下降。 制造问题是造成目前状况的原因之一 供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复杂 供应链和制造流程缺乏紧密配合，无法缓解未交订单问题，也不能集中保证重点产品和重点客户,2020/8/14,55,将演讲稿转变成幻灯片的练习1,分组并选出组长 角色分配（秘书、助理） 组长：支持并决定草图，分配幻灯片制作人 秘书：纪录并画草图，整理合并幻灯片 助理：按指令制作幻灯片 阅读报告 准备演讲稿 分享和讨论,2020/8/14,56,数据型图表,数据表的应用,2020/8/14,57,主题和表格数据,1-5月的销售额,确定你所要表达的主题 （将数据转化

12、为主题）,2020/8/14,58,主题和表格数据,销售额自1月份开始稳步上升,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,59,主题和表格数据,5月份，产品A的销售额大幅超过B和C （强调份额）,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,60,主题和表格数据,5月份，产品A占公司产品总销售额的比例位居首位 （强调排列名次）,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,61,数据型图表,数据图形应用,2020/8/14,62,图表应用的三个步骤,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,确定对比关系 （从主题到对比关系）,选择图表

13、形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,63,图表应用的第一个步骤,选择图标种类不是数据 美元、百分比、容量单位、日元 选择图标种类不是项类 利润、回报率、赔偿 选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,64,练习一,使用以下两个公司在不同区域的一月份销售占比，画出尽可能多的草图,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,65,练习二：你的主题是什么？,使用以下两个公司在不同区域的一月份销售占比，表达公司B比公司A的销售情况好。,2020/8/14,66,图标的标题问题,公司销售趋势 产量地区

14、分布 资产百分比 员工年龄分布 薪酬与利润关系,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,谜？,2020/8/14,67,图标的标题问题,各区域所占利润的百分比,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,2020/8/14,68,图标的标题问题,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,0,10,20,30,40,50,60,70,80,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,合同数量,2020/8/14,69,图标的标题问题,公司销售趋势 产量地区分布 资产百分比 员工年龄分布 薪酬与利润关系,确定你所要表达的主题 （将数据转化为主题）,公司销售额翻一番 C区产量位居第四 B部

15、分占资产总数的30% 大多数员工在34-45之间 薪酬与利润之间没有关系,一般标题,要点标题,2020/8/14,70,五种基本对比关系,确定对比关系 （从主题到对比关系）,成分：总数百分比 项类：项类排列顺序 时间序列：随时间改变 频率分布：在一定范围内的项类 相关性：几个变数之间的关系,2020/8/14,71,主题与对比关系,确定对比关系 （从主题到对比关系）,成分对比关系：总数百分比 5月份，A产品的销量占公司总销量的首位 2001年客户市场份额少于整个行业的百分之十 占据全部公司资金的半数的两个渠道,关键词：份额、总百分比、占百分比,2020/8/14,72,主题与对比关系,确定对比

16、关系 （从主题到对比关系）,项类对比关系：项类排列顺序 5月份，A产品的销量超过B和C 客户的销售收益率位居第四 6个部门的周转率大致相同,关键词：大于、小于、相同,2020/8/14,73,主题与对比关系,确定对比关系 （从主题到对比关系）,时间序列对比关系：随时间改变 销量自一月份开始稳步增长 在过去的5年投资回报率锐减 利率在过去的7个季度中上下波动,关键词：变化、增长、下降、增加、减少、波动,2020/8/14,74,主题与对比关系,确定对比关系 （从主题到对比关系）,频率分布：在一定范围内的项类 5月份，大多数销售额在1万元到5万元范围之间 多数装运时间为5天到6天 公司雇员的年龄分

17、布与我们竞争者大不相同,关键词：X到Y的范围、密度、频率、分布,2020/8/14,75,主题与对比关系,确定对比关系 （从主题到对比关系）,相关性：几个变数之间的关系 5月份的销量情况说明，销售量与推销员的经验无关 董事长的薪酬并不随公司规模大小而变化 保险单的大小与保险客户的收入成正比,关键词：与？有关、随？增长（变化、减退）、根据？变化、不随？增长,2020/8/14,76,主题与对比关系练习,确定对比关系 （从主题到对比关系）,预计未来10年的销售额将得到增长 大多数员工的收入在2000元到4000元之间 汽油的价格越高并不意味着性能越好,2020/8/14,77,主题与对比关系练习,

18、确定对比关系 （从主题到对比关系）,9月份，6个部门的资金周转率大致相当 销售经理在市场检查这一方面只花费了15%的时间 奖励大小与工龄长短无关,2020/8/14,78,主题与对比关系练习,确定对比关系 （从主题到对比关系）,去年的人员更替主要在30岁到40岁这个年龄层次上 C区在产量上居于末席 公司的每股收益在下降,2020/8/14,79,主题与对比关系练习,确定对比关系 （从主题到对比关系）,资金总数的大部都用在制造 利润与薪酬相关 8月份，两个工厂的产量超过了其他6个工厂,2020/8/14,80,图标形式概论,饼形图标 一般很多情况下被使用，但饼形图标是最不实用的，它在报告中的应用

19、率应该不超过5%。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,81,图标形式概论,条形图标 条形图标最不受欢迎，实际上它的应用很广，应用率应该占所有图标的25%。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,82,图标形式概论,柱状图标 很多情况下都可以用柱状图标，应用率占所有图标的25%。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,83,图标形式概论,线形图标 一般6个点以上就应该用线形图，应用率占所有图标的25%。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,84,图标形式概论,园点图标 应用率占所有图标的10%。,选择图表形式 （从对比

20、关系到图表）,2020/8/14,85,图标形式概论,组合应用 应用率占所有图标的10%。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,86,图表类型汇总表,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,87,成分对比关系,可用饼图来展示 一般不超过6个部分，如超过可把剩下的部分用其他来表示 把最重要的部分放在12点的位置附近，或者使用强烈对比的颜色来突出显示 如果各部分都相差不多时，应按照从最大到最小，或从最小到最大的顺序排列,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,88,成分对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,公司A在行业销售额所占比列最小,

21、2020/8/14,89,成分对比关系,图标表现的原则： 任何图标的基本作用是比表格形式更为快速清楚地反映你所要表达的内容。 如果图标的形式大于内容时，并影响了听众和读者对内容的掌握时，就会影响他们作出正确的判断。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,90,成分对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,练习二的规则： 凭第一感觉，对以下例子从上面开始往下看，快速填上个部分的百分比，然后算出总数。,回头,涂改,2020/8/14,91,成分对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,练习二表格：,2020/8/14,92,成分对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）

22、,练习二的启示： 如果你的目标是要传达精确的对比关系时，请抑制你的创造冲动，运用传统的饼形图标。,2020/8/14,93,成分对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,如果你要比较两个整体部分，请用条形图或柱状图：,2020/8/14,94,练习,按要求做画面 演示与评点,2020/8/14,95,80%的销量是由20%的客户贡献的,2020/8/14,96,项类对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,项类对比关系可用条形图来表示 垂直尺度用来表明所要度量的项类 可按字母、进入的先后次序、收入大小进行排列 划分条形的空间要小于条形的宽度 对需要强调的地方使用对比性很强的颜色或阴影

23、不要同时使用刻度尺和数字,2020/8/14,97,项类对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,竞争者D,竞争者B,竞争者A,客户,竞争者E,竞争者C,客户的回报率位居第四,2020/8/14,98,项类对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,99,项类对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,正确的图表形式,不合适的图表形式,2020/8/14,100,练习,要求做画面 演示与评点,2020/8/14,101,A产品在5月份的销量份额最大,2020/8/14,102,时间序列对比关系,成分和项类对比关系表明在时间的某一点上的相互关系，时间序列对比关系表明随

24、时间的变化而变化的关系。 时间点在八个内一般用柱状图标，把个以上用线形图标。 柱状图标注重程度和数量，线形图表侧重变化或变化趋势,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,103,时间序列对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,0,5,10,15,20,25,30,35,40,1995,1996,1997,1998,1999,2000,2001,除2000年因罢工影响而有所下降之外， 销售额持续增长,2020/8/14,104,时间序列对比关系,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,105,练习,按要求做画面 演示与评点,2020/8/14,106,今年的销售趋势,2020/8/14,107,频率分布对比关系,频率分布对比关系表明随因素的变化各项如何分布。 项数在八个内一般用柱状图标，八个以上用线形图标。,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,108,频率分布对比关系,大多数订单金额超过了1000美元,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,109,频率分布对比关系,大部分订单是在月中发出,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,110,练习,我们产品设计周期集中在20到30天,选择图表形式 （从对比关系到图表）,2020/8/14,111,相关性对