3职位分析.ppt

1、第三章 职位分析,工作说明书 编码：305031 岗位名称：会计员 级别：初级 一、职责总述： 1、本类工作是在主管人员监督下，办理基层单位的会计工作。 2、遵守国家和企业的各种规章制度、法规以及主管部门的原则指示，编制预算和决算，审核原始凭证、处理帐目，核算成本。 3、处理数据要准确无误。 4、按时向有关主管人员呈报财务会计报表和文字说明。 二、所受监督 1、直接接受本科室主管人员的指令和监督 2、在规定的权限范围内，一般例行公事可独立处理，重要事项，须向上级请示，经批准后方可执行 三、所施监督：在一般情况下，无监督、指挥他人的权限 四、工作举例： 负责基层单位会计工作：编制预算和决算。编制

2、会计报表（月份、季度、年度）。填发计帐通知单。登记、整理总台帐。审核原始凭证。登记成本帐。编制传票。帐册凭证装订、保管。,五、所需资格条件 1、大学或高等专科学校会计专业毕业，担任二年以上会计职务，具有实际工作经验。 2、了解本部门、企业的会计及审计制度。 3、了解国家及地区有关的方针、政策、法令、规定。 4、具有一般的分析、判断、计算、记忆力。 5、具有专业知识和一定的科研能力。 六、晋升职务：助理会计师 七、与其他岗位的关系：略 八、工作时间：在制度时间内工作，上白班，一般无须加班加点。 九、工作环境和条件：略 十、其他事项 ,附：职位说明书,职位概要：管好、用好现金和银行存款，建立现金、

3、银行帐，保管好财务印鉴及有价证券，确保货币资金、有价证券、财务印鉴的安全。,工作职责 1、严格遵守财经政策和财经纪律，按照现金管理制度和银行结算制度办理现金收支和银行结算业务，并接受银行的监督。 2、管理库存现金和有价证券，并保证其安全完整。库存现金不得超过银行核定的限额，一切收入应在当日送存银行，不得座支现金，不以白条抵库，不得任意挪用。 3、妥善保管和正确使用银行往来印鉴。严格控制签发空白支票，如确因工作需要签发不填写金额的转帐支票时，必需由经办部门负责人签章，财务主管批准，方可签发；并设立登记簿进行登记，还必须在支票上写明受款单位、款项用途和签发日期，以免发生意外；并督促领用人将已用或逾

4、期未用的空白转帐支票交回注销。,4、办理款项收付时，必须根据稽核人员审核签章的收付款凭证，进行复核后办理款项收付。对于重大开支项目，须经财务主管审批，方可办理。收付款后，应在收付款凭证上签字，并加盖收付讫戳记。 5、根据已经办理完毕的受付款凭证，逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。 6、严格以凭证为依据，记清当日全部帐务，现金日记账上余额要同实际库存现金核对相符，坚持日清月结；银行存款的账面余额要及时与银行对账单核对，月末编制“银行存款余额调节表”，使余额调节相符。对未达账项，应及时查询，确保资金安全，银行收支要及时准确，不错不乱。 7、如实反映货币资金的收支结算情况，为流动资

5、金核算岗位和领导及时提供信息，利于资金调配。,职位权力 1、对违反现金管理和银行结算制度的收付业务有权拒绝办理； 2、对不符合要求的会计凭证或书写不清、印章不全的原始单据有权拒绝受理； 3、对违反财经纪律的行为有权阻止或举报。 工作关系 内部协作、协调关系：与公司各部门有频繁的接触 外部协作、协调关系：银行、税务机关、会计师事务所、律师事务所等,考核要点 1、对现金日记账、银行存款明细账登记的及时性及帐实相符的准确性进行考核； 2、根据其工作任务完成情况以及工作质量进行考核； 3、对违章、违纪情况进行考核。 使用设备：使用电脑、保险柜、算盘、计算器 工作环境：无特殊工作条件与环境,任 职 资

6、格,教学目的和教学要求：,1、掌握工作分析含义及内容 2、了解与工作分析相关的概念 3、掌握工作分析的作用和意义 4、重点掌握工作分析的步骤 5、掌握职位说明书的内容与编写方法 6、掌握工作分析的定性方法 7、了解工作分析的定量方法,情境案例 20世纪初，美国福特汽车公司的产品T型轿车创造了一个奇迹，曾连续生产20年，最高年产量达到200万辆，成为世界上第一种产量最高、销路最广的车型，福特公司也因此成为当时世界最大的汽车公司。亨利福特在他的传记我的生活和工作一书中揭露了T型轿车的秘密，他详细地叙述了8000多道工序对工人的要求： 949道工序需要强壮、灵活、身体各方面都非常好的成年男子； 33

7、38道工序需要普通身体的男工； 剩下的工序可由女工或年纪稍大的儿童承担，其中： 50道工序由没有腿的人来完成； 2637道工序由一条腿的人来完成； 2道工序由没有手的人来完成； 715道工序由一只手的人完成； 10道工序由失明的人完成。亨利福特对工作内容和任职者的精确分析，有效地帮助他组建了当时远远领先于同行的严密的工作流程和组织架构。,第一节 职位分析概述,一、职位分析的含义 1、含义：职位分析也叫工作分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把这种职位的有关信息描述出来，从而使其他人了解这种职位的过程。 2、解决的主要两个问题： 1）某一职位是做什么事的 2）什么样的人来做最适

8、合,3、职位分析是要为管理活动提供与工作有关的各种信息,职位分析,一则案例的启示：,一名机床操作工不小心将大量液体洒在了机床周围的地板上。车间主任叫他将液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是岗位说明书中没有包括清扫的条文。车间主任顾不上查看岗位说明书原文，便找来一名服务工清扫。但服务工同样拒绝，理由也和操作工一样。车间主任威胁要将其解雇，服务工勉强同意，但干完活之后却向公司进行了投诉。有关人员看了投诉以后，审阅了三类人员的岗位说明书：机床操作工、服务工、勤杂工。操作工的岗位说明书上明确规定：“操作工有责任保持车床的清洁，使之处于可操作状态”，但未提及清扫地板；服务工的岗位说明书规定：“服务工有责

9、任以各种方式协作操作工，如领取原料和工具，随叫随到，及时服务”，但没有包括清洁工作；勤杂工的岗位说明书中确实包含了各种清洁内容，但他的工作时间是从正常的下班以后开始。 清洁工作究竟应有谁来做？,二、职位分析相关概念,1.行动：工作活动中不能再分的最小单位。 例：老师打开电脑，按下电源 2.任务：为了一定目的由相关行动组成的集合。 例：准备上课：按下电源，打开电脑，打开投影仪，拷课件。,二、职位分析相关概念,3.职责：某一方面一项或多项任务组成的集合。 例：教师进行教学这项职责包括：课前备课，课堂讲授，课后总结，布置作业，批改反馈作业，期末考试。,二、职位分析相关概念,4.岗位：由一个人完成的一

10、项或多项相关职责组成的集合。 例：教师的职责有 教学，研究，学生指导，教学服务 5.职位：由一个或一组职责类似的职位所形成的组合。 例：大学教师的工作由：教授，副教授，讲师，助教，辅导员，行政辅助人员等等,6、职位族：组织内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群，又称职位群。 7、职业：由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。 8、职业生涯：一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。,职业 职业运动员,职业棒球,职业篮球,职业足球,职业曲棍球,工作族 足球队员,职务,前位,前锋,守门员,左前位,右前位,突前前位,拖后前位,左前锋,右前锋,守门员,职责,一些防守任务,职位,职位,职位

11、,后位,三、职位分析的作用和意义,（一） 职位分析为其他人力资源管理活动提供依据,任务,权限,责任,能力,技能,知识,职位分析,工作规范,工作描述,HR计划,人员招聘,人员选拔,HR开发,绩效评估,薪酬设计,安全与健康,员工升迁,均等就业,工作说明书,（二）对企业管理的溢出效应,第二节 职位分析的具体实施一、职位分析的时机,1、企业新成立 2、工作内容和性质发生变化 3、技术变化需重新定岗和定员 4、建立或完善相关制度 5、以前从未进行过职位分析,二、职位分析的步骤,调查阶段,准备阶段,完成阶段,分析阶段,二、职位分析的步骤 （一）准备阶段,1、确定职位分析的目的和用途（要解决什么问题;目的不

12、同如报酬或培训，收集的信息和方法不同） 2、成立职位分析小组（企业高层、职位分析人员、外部专家及顾问） 3、对参与人员进行业务培训 4、做好其他必要的准备工作（工作调整、向有关人员宣传、解释；跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好心理准备）,（二）调查阶段,1、制定时间进度表 2、根据职位分析目的，选择收集工作相关信息的方法 3、搜集背景资料（组织的基本情况、发展历史、人力资源管理的现状、组织结构图、工作流程图、国家职位分类标准等） 4、收集职位的相关信息（工作活动、工作中人的活动、工作中所需要的机器设备，辅助工具等、与工作相关的有形无形因素、工作绩效信息、工作背景条件、工作对人

13、的要求）,职位相关信息,职位相关信息,5、相关信息的获取渠道 工作执行者本人 管理监督者（多为直接上级） 客户 分析专家 职业名称辞典 以前的工作分析资料,（三）分析阶段,1、整理资料(根据职位说明书的基本格式，把不同方法收集的信息进行归类；如有遗漏，返回上一步骤） 2、审查资料（不同渠道获取得工作信息有一定的偏差，需要分析资料的准确性并核实确认） 3、分析资料（创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分；归纳、总结出职位分析的必需材料） 1）对工作活动是分析而不是罗列 2）针对职位而不是个人 3）以分析当前的工作为依据,（四）完成阶段,1、根据规范和信息编写职位说明书（初稿核实、确认、进

14、一步修订定稿） 2、总结经验与教训（收集方法、领导小组等） 3、将结果运用到管理实践中 思考：为什么很多企业不能真正使用？,W公司工作分析实施方案案例分析,前面提到在实施工作分析时，需要制定相应的实施方案。工作分析的实施方案将在整个工作分析过程中起到计划和引导的作用。下面我们看看W公司的工作分析实施方案。,一、背景,W公司是一家大型的电子产品公司。最近，某大学经济管理学院专家组为其进行了组织诊断与组织再设计工作。通过该项工作，W公司形成了新的组织结构、职能权限体系和业务工作流程。为使W公司实现有效的组织运行，需实施工作分析。,二、 目的,通过工作分析，使W公司组织设计的结果进一步深入和细化，将

15、部门的工作职能分解到各个职位，明确界定各个职位的职责与权限，确定各个职位主要的工作绩效指标和任职者基本要求，为各项人力资源管理工作提供基础。,三、 工作分析的内容与结果,本次工作分析要完成下列工作内容： 了解各个职位的主要职业与任务。 根据新的组织机构运行的要求，合理清晰地界定职位的职责权限以及职位在组织内外的关联关系。 确定各个职位的关键绩效指标。 确定工作任职者的基本要求。 工作分析的最终成果将形成每个职位的职务说明书。,四、 需要的资料, 组织机构图。 各部门职能说明书。 工作流程图。 职权体系表。 岗位责任制。 人员名单。,五、 工作分析的方法,工作分析涉及的方法有： 资料调研 工作日

16、志 访谈 职位调查表 现场观察法,六、 工作分析的实施者,本次工作分析由某大学专家组和W公司有关人员共同组成工作分析实施小组。该实施小组的组成为：某大学的专家组，负责项目的总体策划与实施；W公司人力资源部人员，作为项目的协调与联络人；W公司的高层领导，提出总体的原则并对工作结果进行验收。,七、 工作分析的实施程序,本次工作分析主要分3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整和阶段。 阶段一：准备阶段 （5月10日5月20日） 对现有资料进行研究。 选定待分析的职位。 设计调研用工具。,阶段二：实施阶段 （5月21日6月30日） 召开员工会议，进行宣传动员。 制定具体的调研计划。 记录工作日志。

17、 实施访谈和现场观察。 发放调查表。,阶段三：结果整合阶段 （7月1日7月20日） 对收集来的信息进行整理。 与有关人员确认信息，并做适当调整。 编写职务说明书。,三、工作说明书的编写,工作说明书的结构： 1、工作描述：反映了职位的工作情况，是关于职位所从事或承担的任务、职责以及责任的目录清单； 2、工作规范：反映了职位对承担这些工作活动的人的要求，是人们为了完成这些工作活动所必须具备的知识、技能、能力和其他特征的目录清单。,完整工作说明书包含的内容,（1）职位标识； （2）职位概要； （3）履行职责； （4）业绩标准； （5）工作关系； （6）使用设备； （7）工作的环境和工作条件； （8）

18、任职资格； （9）其他信息。,工作描述,工作规范,1、职位标识,标签作用 职位标识包括： 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 职位薪点,职位编号：是为了方便职位的管理，企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。（HR-03-06）,2、职位概要,描述工作职责 了解该职位要承担哪些职责。 如： 人力资源部经理的职位概要可以这样描述： 制定、实施公司的人力资源战略和年度规划，主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策，指导解决公司人力资源管理中存在的问题，努力提高员工的绩效水平和工作满意度，塑造一支敬业、团结协作的员工队伍，为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持。,3、履行职责,就是

19、职位概要的具体细化，要描述这一职位承担以及每项职责的主要任务和活动。 要将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进行进一步细分，分解为不同的任务。 描述时一般要注意以下问题： 1、按照“动词宾语目的状语”的格式来描述 如：监督和控制部门年度预算，以保证开支符合业务计划要求。 2、要准确地使用动词。,工作分析中常用的动词举例,排列职责的顺序原则,如果某一职位是由多项职责组成的，排列职责的顺序原则为： 1、按照这些职责的内在逻辑进行排列。 2、按照各项职责所占用时间的多少进行排列。（没有逻辑） 对各项职责所占用的时间进行估计，有助于衡量职位的工作量是否饱满。 逻辑顺序和时间顺序相比较，

20、排列职责时应当优先考虑逻辑顺序。,4、业绩标准,1、定义：就是每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准。 2、两个概念： 业绩衡量要素：对于每项职责，应该从那些方面来衡量它是完成的好还是不好。 衡量标准：是指这些要素必须达到的最低要求。 定量描述：用数学语言进行描述 定性描述：用文字语言进行相关描述,职位说明书的内容与编写,业绩标准（定量）,业绩标准（定性）,工作关系：某一职位主要和企业内部、外部那些部门和职位发生工作联系 使用设备 工作环境和工作条件 其他信息,某公司销售经理的工作关系 有一名助理，销售部工作人员有25-30人，直接上级是销售副总经理。需要经常交往的部门是生产部，财务部。,8、任

21、职资格,包括以下几项内容： 所学的专业 学历水平 资格证书 工作经验 必要的知识和能力以及身体状况 最低要求,三、工作说明书的发展趋势,1、以“服务”为特征的工作方式的形成，使工作的链条关系越来越重要，结合工作流程编写“履行职责”已成为趋势； 2、企业越来越重视工作规范，尤其是其中的能力和素质要求，以“素质模型”为主要标志的新的招聘标准正在逐步形成。,第三节 职位分析方法,定性的方法（掌握） 1、观察法 2、工作实践法 3、访谈法 4、非定量问卷调查法 5、工作日志法 6、关键事件法,量化的方法（了解） 1、职位分析问卷法 2、职能工作分析法 3、弗莱希曼职位分析法 4、职位分析计划表法,一、

22、观察法 1、定义：职位分析人员直接观察所需分析的职位，并记录该职位的相关信息 2、优缺点分析 优点：适用于标准化、周期短的体力活动为主的工作；能够比较全面和深入的了解工作 缺点： 不适用于以智力活动为主的工作 不适用于高、中级管理人员的工作 不适用于周期长、非标准化的工作 不适用于各种户外工作 不适用处理紧急情况的间歇性工作,3、本方法的要点 1）取得信任 2）不要影响工作的进行 3）详细记录有关资料，如需要努力的程度、体力的消耗、噪音、高温等 4）多个观察者在不同时间进行,减少偏差 5）观察完成后向现场工作者表示感谢 6）和该职位的主管讨论观察的结果,4、职位分析观察提纲示例,二、工作实践法

23、 1、定义：职位分析人员亲自从事所研究的工作，以搜集相关信息。 2、优缺点分析 优点： 获取第一手资料，可以准确了解工作的真实情况 缺点： 只适用于短期的、简单的工作 危险、非常重要或需进行大量训练的工作不适合,三、访谈法 1、定义：分析人员与任职者通过面对面语言交流方式收集信息 2、方式：个人访谈/群体访谈/主管访谈 3、优缺点分析 优点： 可以详细了解工作态度与工作动机等难以发现的、深层次的内容 运用面广、收集的信息比较具体 有助于管理者发现问题 有利于员工沟通，缓解工作压力 缺点： 对访谈者要求较高 费时间、费口舌，工作成本高 易引起员工的防御心理，使收集的信息失真,4、访谈提纲 1）你

24、向谁报告？ 2）谁向你报告？ 3）你在预算上所负的责任如何？（包括预算金额及你所管理的资产价值） 4）你的主要职责？ 5）你怎么运用大部分的工作时间？ 6）你分配的工作从何而来？完成的工作送到哪里或送给谁？ 7）你的工作中最具挑战性的是什么工作?之前必须完成哪些准备工作？,8）你要怎样提高产品或服务的品质？ 9）你觉得有哪些工作是重要的或不重要的？ 工作过程可以怎样加以改善？ 10）可以用什么不同的方式来工作以降低费用或成本？ 11）你必须遵循什么原则、规定、政策等以达成你的职责？ 12）在采取行动之前，有哪些决策必须请示或必须通知你的部属？ 13）你和公司内或公司外哪些人有定期性的接触？这些

25、接触的原则为何？ 14）你的接班人在知识和经验上必须具备哪些资格才能完全地完成你现有的工作？ 15）请说明你的工作所需要的体力（如果会选的话） 16）你如何回答“为什么需要我这个职位”这个问题？,四、问卷调查法 1、定义：通过将问题制成问卷发给员工，让他们当场或在一定时间内填写的方式来搜集信息。最常用方法。 2、优缺点分析 优点： 收集信息的速度快，信息量大 可以收集到准确、规范、含义清晰的工作信息 缺点： 问题事先已经设定,调查难以深入 信息的采集受问卷设计水平的影响较大 对任职者的知识水平、态度要求较高 回收率低 3、注意：问题要准确、简洁，表达清晰；一事一问；防止诱导。,4、问卷示例：

26、1.职务名称_ 2.比较适合任此职的性别是_ a.男性 b.女性 c.男女均可 3.最适合任此职的年龄是_ a.20岁以下 b.21-30岁 c.31-40岁 d.41-50岁 e.51岁以上 4.能胜任此职的文化程度是_ a.初中以下 b.高中生 c.大专 d.本科 e.硕士以上 5.此职的工作地点在_ a. 本地市区 b.本地郊区 c.本外地市区 d.外地郊区职 6.此职的工作主要在_ a.室外 b.室内 c.室内外各一半 7.任此职者的一般智力最好在_ a.90分以上 b.70-89 分 c.30-69分 d.10-21分 e.9分以下 8.此职的信息主要来源于_ a. 数字材料 b.图

27、片材料 c.模型装置 d.视觉显示 e. 测量装置 f.书面材料,四、工作日志法 1、定义：由任职者本人按照时间顺序记录工作过程，然后进行归纳提炼取得所需资料的一种方法。 2、优缺点分析 优点： 信息可靠性高，适用于确定工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等信息 成本少，信息收集比较全面 缺点： 适用范围较小，只适用于工作周期短、工作状态稳定的职位 整理信息的工作量大，归纳工作繁琐 信息的真实性受工作执行者态度的影响 填写日志会影响正常工作,3、示例,六、关键事件法（CIT，典型事例法） 对实际工作特别有效或无效的行为进行简短的描述，通过积累、汇总和分类，得到实际工作对员工的要求。 主要用于确定任职资格 优点：直接描述任职者的具体活动，可揭示工作的动态性质 缺点：需要耗费大量时间；不易形成工作的总体概念 基本步骤：1）将每一个关键事件打印在卡片上，一个一张；积累卡片 2）对所有卡片按一定标准进行分类 3）用一个或