相思湖学院学生会公文写作基础(新).ppt

1、Page 2,单击此处添加标题,公文常用习惯字语,一、相关要领,1,公文装订格式,2,公文日期写法,3,公章用法,4,Page 3,（一）公文常用习惯字语,开端用语：根据、查、兹、兹因、兹有、 为了、关于、按照、前接等。 经办用语：兹经、业经、即经（即将经过）、 前经（前几天经过） 称谓用语：第一人称：“本”、“我” 第二人称：“贵”（平行文）、 “你”（下行文） 第三人称：“该” 后面须加单位简称：“局、厅、厂、处、 公司”,Page 4,公文常用习惯字语,引途用语（引出语）：“悉、近悉、前接、近接、为特”；“一现通知、如下、拟采取如下措施”。 期请用语：即请查照、希即遵照、希、希予、请、拟

2、请、恳请、务必、务求。 标号的用法：从大到小依次为： 一、 A a 。 撰写公文应当做到：“符合国家的法律、法规及其他有关规定”，“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直叙不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短”。,Page 5,（二）公文装订格式,国家正式公文规定A4 A4纸打印，正文用三号字（或小三），仿宋体，每页22行，每行28个字，大小标题居中写，不将完整词分行排写，左侧装订。,标题可视版面自行调配， 一般标准：二号、宋体、加粗、居中。 小标题：小二、宋体、加粗、顶格,Page 6,文字内容,文字内容,（三）公文日期写法,公文日期有两种写法： （1）2009年6月2日 （

3、2）二九年六月二日 特别注意： （1）正文中，如有日期时间出现，需用阿拉伯数字书写， 如“2009年6月2日”。 （2）成文日期要求用汉字数码书写，必须写全具体的年月日， 不能作任何省略。用汉字数码写日期时，“二九年” 的“”一定要如此写，不可写成“二零零九年”、 “二00九年（阿拉伯数字）”或者“二oo九年（英文）”。 落款与日期放于页面右下角，但不可单独成页，一定要与正文一起，并且与正文相隔34行。,Page 7,文字内容,文字内容,（四）公章用法,团委公章一般是由团委秘书保管，学生会公章一般是由秘书处保管。任何机构或部门需要使用公章时需经过相关部门允许，方可使用。 开始盖章前，必须在需盖

4、文件下面垫上厚的书本以免章印模糊不清， 公章盖错之后应立即销毁，不可继续保存。 团委公章： 学生会公章：,Page 8,文字内容,文字内容,正确印章： 错误印章：,Page 9,通知,二、各类公文基础写作,请示（申请）,公示,活动方案,邀请函（邀请信）,奖状,会议记录,Page 10,文字内容,文字内容,（一）通知,通知是向特定受文对象告知或转达有关事项的文件，让对象知道或执行的公文。上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用。 通知的特点： 1.内容的真实性。真实是通知的生命。通知的任何情况、事实都必须是真实的，不能有差错。 2.目的的告知性。 注意事项： 通知要注意把要求和措施

5、部分交待清楚，可以分条也可用小标题的形式，这样才能便于执行。会议性的通知，一般就是目的、会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等，要注意的是要把这些写正确。,Page 11,文字内容,文字内容,（一）通知,日期规定写法：“2009年6月2日（星期二）” 括号内的内容不可省。 通知标题：xxx关于xxx的通知、关于xxx的通知 错例关于开展相思湖学院第二届计算机文化节的通知 内容上要求： 1.简明扼要，一目了然； 2.书面语表达要正确，不出现歧义，严禁出现口语化， 可以“特做以下通知有关事宜”做为承接语； 3.意义+活动项目+参加对象+活动时间、地点； 4.结尾可写：“未尽事宜，另行通知”，

6、“特此通知” 做简单结束语，一般可附上主要负责人的联系方式。,Page 12,文字内容,文字内容, （单位）关于 的通知, （主送机关）： 根据(为了）、（依据），现决定、 （主旨），将有关事宜通知如下： 一、活动时间 二、活动地点 三、活动注意事项 特此通知，望遵照执行 （发文单位） 二一年十一月十日,通知的分类,指示性通知：关于召开职能部门与班委联席会议的通知 批转性通知：学院关于申请各种奖励的通知 转发性通知： 关于转发民大政关学院第二届公务员考试模拟大赛的通知 会议通知：（常用电话通知、短信通知） 知照性通知 发布性通知 （公示、联系表更改等）,Page 13,Page 14,文字内容

7、,文字内容,关于对参加校运会的运动员进行集训的通知,各系分团委学生会： 为了提高我院运动员体育技能和整体水平，争取在校运 会中技压群雄，为我院争光。现我院团委、学生会决定对 参加校运会的运动员进行赛前集训， 具体事宜安排如下： 集训时间：10月27日-11月12日每天下午17：30 -19：00 集训地点：田赛径赛项目于学院田径运动场 集训对象：在院运会选拔赛中选拔出的优秀运动员 集训要求：若运动员集训时间与其他事由发生冲突， 则应坚持以院团委的训练活动为重。 若有疑义请联系院秘书长王颖。 未尽事宜，另行通知。 特此通知。 共青团广西民族大学相思湖学院委员会 广西民族

8、大学相思湖学院学生委员会 二一一年十月二十七日,Page 15,文字内容,文字内容,（二）请示（申请）,请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，属于上行文，是法定行政公文。 申请的目的是通过向上级或有关主管部门提出自己明确而具体的某种要求并申明理由，以期得到批准。属上行文和平行文，是专用书信。 所以，在申请使用教室和桌椅等此类不是涉及到领导指示而只是批准的公文，可用“申请”。,Page 16,文字内容,文字内容,请示（申请）的内容,（1）标题：一般由请示单位+请示事由+文种或请示 事由+文种组成。 （2）正文：提出

9、请示的原因和理由，活动的意义和目的。提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。若涉及要借物品，需写明物品数量，借出日期，归还日期，联系人，保证所借物品如数如质归还字样。 （3）结尾：结束语“以上请示妥否，请与批示”，如若涉及到借物品需在正文结束后，落款前写上负责人的联系方式。,Page 17,文字内容,文字内容,请示(申请)的注意事项,（一）要一文一事 请示（申请）行文必须一文一旨，一文一事，不可一文多事。否则，上级机关不好批复。更不可搞多头请示，既一个请示递交N个上级领导。 （二）要按级请示 请

10、示只报直接隶属的上级机关或业务主管部门，不得越级请示。 （三）请示所涉及的事项是“未来式”时态，必须事前行文，一般不能边斩边奏，更不能先斩后奏。,请求指示 请求审核 请求批准 请求解决,Page 18,请示的分类,Page 19,文字内容,文字内容,（机关）关于的请示（申请）, ： 根据（为了） 的要求，将开展 活动， 拟定月日需要 ，并将于月日归还， 保证如期归还，如有损坏自行承担责任。 以上请示妥否，请与批示。 当否，请与批复。 联系人: 广西民族大学相思湖学院学生委员会 二一一年十月二十二日,Page 20,文字内容,文字内容,请 示,学院领导： 根据院团委发【20111015】号文件精

11、神， 我系分团委学生会拟定2011年12月7日晚7：30在文化 举行第三届“晚会” 。特此申请借用以下活动用品： 彩灯一套 团委音响一套（配移动话筒3个） 晚会结束后，我们将会按时保质保量归还所借物品；如有损坏， 造价赔偿。 以上请示妥否，请与批示。 联系人： 131 系分团委学生会 二O一一年十月二十一日,Page 21,文字内容,文字内容,关于购买意见箱批请经费的请示,学院领导： 为更好的服务同学、促进我院团委学生会与师生之间的交流，广泛搜集意见及顺利开展我院团学工作，更好督促团学工作。我院学生会拟定购买4个意见箱，分别置于学院食堂一楼侧门、教学楼一楼正门、行政楼一楼团委公告栏旁和院学生会

12、办公室（二教201室）指定地点；并开通院团委书记邮箱：及院学生会主席邮箱：。 按市场价计算，意见箱50元/个4个=200元，锁头5元/个4个=20元，共计220元，特此申请220元作为此项经费。 以上请示妥否，请予批示。 广西民族大学相思湖学院学生委员会 二一年二月二十四日,Page 22,文字内容,文字内容,（三）公 示,1.含义:指政府机关或企事业团体下达的指示通告等， 它既不是告示，也不是公告。 2.内容 （1）标题：一般直接以”公示“做为标题。 （2）正文的内容要求 首先是为了具体性工作的需要或工作安排而做的公示 如：关于人民代表选举名单的公示 关于新理事名单公布的公示 公示内容必须有

13、征求民众意见的意思 公示的结果必须有体现民主意见公平、公正、透明。,Page 23,文字内容,文字内容,公 示,经本人申请，党组织培养和考察，群众评议，党支部于年月日支委会讨论同意，并报校党委审查，同志列为发展对象。现根据景高专党发200153号文件规定，公示如下： （姓名），男（女），民族、籍贯，年月日工作（入学），（学历），系（处、室）或班级，现任（）职务（没有任何职务可不写）；于年月日申请加入中国共产党，年月日支部大会确定为入党积极分子，年月日支部大会确定为发展对象。 按照文件规定，自年月日止，凡对该同志存在不符合党章规定的党员标准要求的，或有问题不宜发展的，请以口头或书面形式向校党委组

14、织部反映。反映的情况事实要清楚或基本清楚。 受理意见部门：党支部 联系人： （指定） 联系电话： 特此公示 落款（略）,Page 24,文字内容,文字内容,公 示,自我院学生会9月27日面向全院同学进行第七届理事公开招聘以来，有154名同学从500多名报名者中脱颖而出，并顺利通过一个月的考核期。根据择优录取原则，经过我院学生会综合考核及审定，兹将各部门正式理事名单（共154名）公示如下： 公示为期三天，公示期内如有任何异议，可以口头或书面形式向院学生会秘书长王颖（联系方式反映，或以书面形式递交到院学生会办公室。 广西民族大学相思湖学院学生委员会 二一一年十一月十日,P

15、age 25,文字内容,文字内容,（四）方 案,方案：指进行工作的具体计划或对某一问题制定的规划。 方案的内容： （1）标题：关于XXX的方案（草案） （2）活动目的和意义 一项活动必须写明活动的初衷表明活动开展 的意义，活动意义必须符合相关的文件精神； (3)组织机构 组织机构包括主办单位，承办单位，参加对象，必要时 可写上主要负责人 (4)活动时间、地点 要求写明明确的时间和地点,Page 26,文字内容,文字内容,（四）方 案,(5)活动内容 包括活动程序和活动分工，活动注意事项，各项活动安排必须写明落实到哪个部门或人员 (6)结尾：可按情况写上：未尽事宜，另行通知 (7)正文后，落款前

16、，如有附件，则空两行写“附：内容” 如：附：相思湖学院第一届院运会报名表 (8)附件的内容包括： 情况调查 策划参考材料 所策划的活动所需的表格 名单（活动人员） 活动预算 应急方案：停电处理，人员问题，场地，设备，阴雨天气， 健康安全，文件资料，等等 (9)落款，落款应是组织策划人所代表的机关，注意落款日期的写法。,Page 27,文字内容,文字内容,书写附件的注意事项： 1.附件不与正文同页，任何附件都要另起一页写起。 “附件”二字要在新一页顶格写。 2.附件如涉及到预算事项，若情况允许，则需做必要的市场调查，核算数目时需按“物品：单位数量=总价”的格式书写，写清单位符号。 如：气球：0.

17、5元包100包=50元 所购物品列举完毕后必须算好总价，不可多报或少报。,Page 28,文字内容,文字内容,3.附件有表格式和行文式 如：下图,Page 29,文字内容,文字内容,4.未落款前，附件不可单独与落款成页。 落款不可独自成页。 如：下图,Page 30,文字内容,文字内容,方案内容要求面面俱到，但也不必繁杂啰嗦。能够言简意赅表达出各个方面是最佳的。 方案的语言表达必须是书面语，不可出现明显的口语化表达 与通知一致，方案内容不可模棱两可或有歧义偏差，活动步骤或工作安排要从全局考虑，实施到位，井井有条。,Page 31,文字内容,文字内容,邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某

18、项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。但要注意，简洁明了，看懂就行，不要太多文字。 称谓：邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如 ，“尊敬的 先生/女士”或“尊敬的 总经理（局长）”。 正文：邀请函的正文是指礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。 正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“拨冗出席”、“敬请光临”、“欢迎光临”。 邀请函一般于邀请日期前34天送到邀请人手上，不宜太接近邀请日，也不宜离邀请日期之前的很多天送去。,（五）邀请函（信）,Page 32,文字内容,文字内容,Page 33,文字内容,文字内容,Page 34,文字内容,文字内容,（六）奖状,撰写奖状的内容及注意事项： 1.正文中间写“奖状” 2.授奖人名称必须写清职务称谓，注意检查名字写法的 正确与否。 3.正文内容写清活动内容及所获奖项， 如“在2009年广西民族大学校运