专题6 会议前奏.ppt

1、专题八 会议前站,授课重点,1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、制作会议证件 6、会前文件资料及用品的准备 7、会前检查,案例中涉及的议题有哪些？ 假如让你组织一次班会，你认为安排会议议题时要遵循哪些原则？,案例：1、判断以下哪一组分别为日程、议程和议题 2、它们各有什么特点？拟定时应注意什么？ 第一组： 1、总结东部地区销售活动 2、公司销售人员的招聘和重组 3、讨论确定销售二部的经理人选 4、确定下季度销售目标,一、会议议题、议程、日程,第二组： 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1.宣布议程 2.说明有关人

2、员的缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售活动的总结 5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部的经理人选 8.下季度销售目标,第三组,8：00-8：20 签到 8：20-8：30 宣布议程 8：30-9：00 说明有关人员的缺席情况 9：00-9：15 宣读并通过上次会议的记录 9：30-10：00 东部地区销售活动的总结 10：00-10：30 销售一部经理关于团队沟通问题的发言 10：30-11：00 公司销售人员的招聘和重组讨论 11：00-11：30 讨论销售二部的经理人选 11：30-12：30 确定下季度销售目标,1、安排

3、会议议题,1、会议议题：就是会议讨论的问题。它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。 2、安排会议议题的原则： 必要性原则、可行性原则、明确性原则、适量性原则 3、会议议题的作用： A、体现会议目标，为会议目标服务 B、引导和制约会议的发言,1、为了确保会议的高效，秘书人员务必在会议召开前知会参会人员，以准备意见。 2、党的会议同政府会议讨论的议题要有所区别 3、临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证质量 4、可准备些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。 5、秘书不能擅自确定议题，必须事先报请领导审批,知识点,安排议题的方法,1、领导确定议题。临时

4、性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原订计划进行，如有增设的议题须经知会领导。 2、会议秘书人员事前收集议题，向有关部门调查了解收集需要会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定 3、按照规定，经过必要的程序性步骤，由会议确定。 4、会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修 改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。,2、安排会议议程和日程,会议议程：是对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号清晰地表达出来。会议主持人要根据议程主持会议,2.1、安排会议议程和日程,开幕式 领导和来宾致辞

5、 领导做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式,大型会议的议程,知识点,1）按习惯顺序和有关规定安排会议议程 2）宣布议程 3）说明一些此次会议事务性的内容（点名、报告缺席情况、宣读或修正上次会议记录 4）尽量将同类性质的问题排列在一起 5）保密性较强的议题，一般放在后面,1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不能变更 2）议程表制出后，必须经主管领导审核才实施 3）提前分发会议议题，以便与会者及时准备,注 意 事 项,议程表设计注意事项,议题还是议程？,一、听取和审议国务院总理温家宝关于政府工作的报告 二、审查和批准2006年国民经济和社会发展计划执行情况的

6、报告与2007年国民经济和社会发展计划 三、审查2006年中央和地方预算执行情况的报告与2007年中央和地方预算草案 批准2006年中央预算执行情况的报告与2007年中央预算 四、审议全国人民代表大会常务委员会关于提请审议中华人民共和国物权法（草案）的议案 五、审议国务院关于提请审议中华人民共和国企业所得税法（草案）的议案 六、审议全国人民代表大会常务委员会关于提请审议第十届全国人民代表大会第五次会议关于第十一届全国人民代表大会代表名额和选举问题的决定（草案）的议案,七、审议全国人民代表大会常务委员会关于提请审议中华人民共和国香港特别行政区选举第十一届全国人民代表大会代表的办法（草案）的议案

7、八、审议全国人民代表大会常务委员会关于提请审议中华人民共和国澳门特别行政区选举第十一届全国人民代表大会代表的办法（草案）的议案 九、听取和审议全国人民代表大会常务委员会委员长吴邦国关于全国人民代表大会常务委员会工作的报告 十、听取和审议最高人民法院院长肖扬关于最高人民法院工作的报告 十一、听取和审议最高人民检察院检察长贾春旺关于最高人民检察院工作的报告,实战演练：会议议程（错误）,海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队队会议将在6月19日周一上午10点在公司总部第一会议室举行。 1.销售二部经理的人选。 2.东部地区销售活动的总结。 3.上次会议记录。 4.销售一部关于内部沟通问题的发言。

8、5.下季度销售目标。 6.公司销售人员的招聘和重组。,1、请找出以上议程表的错误所在 2、重新设计这次的会议议程表,会议议程（正确）,海天公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在6月19日周一上午10点 在公司总部第一会议室举行 1.宣布议程 2.说明有关人员的缺席情况 3.宣读并通过上次会议的记录 4.东部地区销售活动的总结 5.销售一部经理关于团队沟通问题的发言 6.公司销售人员的招聘和重组 7.销售二部的经理人选 8.下季度销售目标,3、安排会议日程,会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 会议日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分

9、别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。 日程表一般包括以下6项： 时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人,编制日程表的注意事项（知识点）,1、会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到变化，可适当调整 2、日程表的内容必须与议程表吻合 3、同议程表一样，日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才实施,日程表编制注意事项,实战演练：根据以下案例制作议程表和日程表,SHINE服装公司欲举行北京旗舰店和全同各地专卖店店长的销售培训会，会议定于6月6日在北京大运河会议中心举行。与会者200多人，会期2天。韩方总经理将亲临大会做报告，同时邀请了北京高校的营销专家进行营销策略和

10、管理方面的培训，还要由人力资源部组织一些讨论和游戏联谊活动。,授课重点,1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、制作会议证件 6、会前文件资料及用品的准备 7、会前检查,二、建立会议组织机构,思考： 大中型会议一般必须设立的组织机构有哪些？,二、建立会议组织机构,一般来说，较大规模的会议应建立会议组织机构。具有法定程序的重要会议，在会议正式开始之前建立“会议筹备组”，我们亦称之为“会议秘书处”。会议组织机构一般设以下子机构： 1）资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等 2）联络组：负责各机构间的传达反馈 3）提案组：负责受理会议期间与会者

11、提出的各种提案、议案 4）宣传组：负责会议的内外宣传工作 5）后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作。 6）保卫组：负责会议期间的安全保卫工作,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织落实，成立工作团队组,会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报,授课重点,1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、制作会议证件 6、会前文件资料及用品的准备 7、会前检查,三、确定会议场所的程序,会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会

12、议地点 签订书面合同,三、会议选址（考点）,桌上便条：去年公司年会在珠江花园饭店举行，但大家普遍对那里的服务不满意。今年公司的年会需要重新选择会议地点，请为我列出选择会议地点需要考虑的因素,以上是行政总监留给其秘书的便条，请你帮他考虑一下,选择会址的要求,（1）交通便利：方便上司和与会者前往。 （2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。 （3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。 （4）应考虑有无停车场。 （5）场地租借的成本必须合理。,会议室空间的要求,1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米 2）会议室的空间密度：在

13、空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合 3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间,会议室的设备要求,1）通风空调设备 2）采光设施 3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译 4）其它：餐饮、客房、娱乐设施,对会议地点的确认：,1、检查会议室或场地 2、随意抽查一个房间，检查房内设施 3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤 4、检查膳食供应 5、检查报务项目、营业时间 6、了解停车设施,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,协议是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。,会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议,1、 会议日期 2、 住房

14、标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等,内容涉及,授课重点,1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、制作会议证件 6、会前文件资料及用品的准备 7、会前检查,四、 会场布置的要求,四、 会场布置和座次安排,整体要求： 1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。 2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围； 3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便； 4、小型会场要注意集中和方便,四、会场布置和座次安排,风光公司最近获得了

15、省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。 钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？,思考,四、 主席台布置和座次安排,思考： 1、工作会议，主席台布置色彩基调？ 蓝色、绿色 2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？ 红色、粉色 3、哪些类型的会议不需要设主席台和主席桌？ 座谈会、日常工作会议,四、 会场布置的要求,1、确定会议台形 2、合理摆放桌椅 3、布置附属性设备： 1）音响、2）声像（立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑投影）3

16、）其他布置（温湿度、照明、通风、电源插座等）4）布置装饰（鲜花、会标、会徵、旗帜、字画等),如何对会场整体进行布局？,四、 主席台布置的要求,四、 主席台布置的要求,主席台有谁坐？ 主办方负责人、贵宾、主席团成员 如何坐？,请结合新闻发布会和秘书理论研讨会谈谈会议主席台的座次安排？,四、 主席台布置的要求,四、 主席台座次的要求,关于会议主席台座次的安排 （1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 （2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1 、 2 号领导同时居中

17、， 2 号领导依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。,主席台座次安排,1、职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列。正式代表居中居前，列席代表居后居侧。 2、会议主持人有时需在前排的边座就座，但有时可按职务顺序就座 3、主席台座次应编成表，贴于贵宾室、休息室或主席台入口处，也可在出席证、签到证等证件上标明。 4、主席台每个座位左侧放置姓名台签。,会场其他人的座次安排,1、小型会场内，一般情况，远门、面门的位置为上座。 2、中大型会议的座次安排： 1）横排法：按参会人员姓氏笔画为序，从左至右排列而坐。正式代表居前，列席代表居后。 2）竖排法：按既定次序

18、或姓氏笔画，从前至后纵向排列座次。正式代表居前，职务高者居前，列席成员、职位低者居后。 3）左后排列法：,会场布置和座次划分,在大中型会议中，为了提高会议效率，便于与会者顺利找到自己座位，可对会场分片划区 1、根据会场整体布局，分出ABCD等区域； 2、按照场内座位排号分区，每个单位各占几排， 3、正式代表居前，列席代表居后 4、会议中受表彰、领奖的人员标出专门区域。,会议台形选择,会议台形选择较大型会场,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,会议台形的布置中小形会议座次,根据会议的类型，安排选择会议的台形：,主席台座次安排,依职务高低和选举结果 会议主持人的位次：前排的

19、边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签,胡锦涛、江泽民、吴邦国、温家宝、贾庆林、曾庆红、吴官正、李长春、罗干等出席开幕会。,授课重点,1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、会前文件资料 6、会前检查,五、准备会议文件材料,准备有关文件资料、做好文书拟制、发送工作，是会前必不可少的重要工作,思考 以学生代表大会为例，思考一下，会前所需准备的资料有哪三类，例举这些资料的名称？,会前需要准备的资料（知识点）,1、来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料（会议通知、议程、会议须知、名单）、分组名单、文具、代表证、餐券等 2、会务资料：开会请示、提交会议审议批准的文件（计划、规划、报告、决议）、会上使用的文件（欢迎词、致辞、答谢辞、报告、总结