时间管理培训课程.ppt

1、,时间管理,利源信息网彭秀菊 2012.08.03,人, 为何安于现状?,为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用 “新的思考方式”,请假设一座桥,使A至B点距离最短, 但是桥不可歪斜,100 公尺,300 公尺,A,B,河水,有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道为何会画不出來?,因为你跳不出原來的思维习惯。 但是假设你画了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧的问题。 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始

2、，从改变固有的思维方式开始。,一、时间管理的架构,重要且紧急：需要尽快处理，最优先。 重要不紧急：可暂缓，但要加以足够的重视，最应该偏重做的事。 紧急不重要：不太重要，但需要尽快处理，可考虑是否安排他人。 不重要且不紧急：不重要，且也不需要尽快处理，可考虑是否不做、 委派他人、或推迟。,陷阱一:时间的配置不对,无头绪，东一下，西一下 不分轻重,明智的时间配置 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情在团队里要分工明确。,陷阱二: 拖延,除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成

3、紧急的事情,陷阱三: 事必躬亲,韩非子.八经 下君,尽已之能；中君,尽人之力；上君,尽人之智 诸葛亮凡事必躬亲, 后來过劳而死。 为何事必躬亲? 因为怕他人取代 不放心他人, 不信任他人 要求标准过高,陷阱四: 有求必应,不好意思拒绝请求的原因 接纳请求比拒绝请求容易 担心触怒请求者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请求,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,结论: 时间管理架构,1.兵贵神速 2.快刀斩乱麻,1.决胜于厅堂之上 2.分配好时间,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,二、关于时间管理,时间管理就是自我管理,改变时间管理的第一步,从你

4、自觉需要时间管理开始,自我管理即是改变习惯, 以令自己更有效率, 更有绩效,时间管理的益处, ,控制 减轻压力 节省时间 更加专注 提高工作效率 平衡,更快乐地工作，更智慧地工作,时间管理的途径,（一）个人价值管理,（二）自我组织管理,（一）个人价值管理 按照工作价值来确定优先顺序, ,1、把每天要做事列一份清单。 2、确定优先顺序，从最重要的事情做起。 3、每天都这么做。 人的精力就像桶的容量一样是有限的,测测你平时做事情的优先顺序,通常，什么样的事情是你优先选择做的？,喜欢做的事情 熟悉做的事情 时间花费少的事情 上级临时交代的事 紧急的事情 工作量大的事情,容易做的事情 排定时间的事情

5、资料齐全的事情 别人的事情 经过筹划的事情 有趣的事情,通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的,目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除。,（二）自我组织管理,时间的加、减、乘、除四则运算：,找出隐藏时间,减少无谓的时间,提高工作效率,根除浪费时间习惯,三、如何做好时间管理,时间管理的方法,赢取时间的技巧,时间管理方法（一） 美国的管理学家唐纳德伯纳姆提出：当你处理任何工作时 必须自问：, ,能不能取消它？ 能不能与别的工作合并？ 能不能用简便的东西代替它？,时间管理方法（二）, ,1. 记录自己的时间，认清时间耗在什么地方 2.管理自己的时间，减少非生产性工作 3. 集中零星时间，成

6、为连续性的时间段。,时间管理方法（三）, ,ABC分类法 1、将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B （次要）、C（一 般）三类； 2. 安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占 用百分比 3. 在工作中记载实际耗用时间； 4. 每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效 率。 5重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,时间管理方法（四）, ,80% 时间 20% 时间,帕雷托二八法则 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重 要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子 即能控制全局。 把精力专注于那20%重要的能获得最大回报事情上，达到 事半功倍的效果。

7、20%,成效 80% 成效,琐碎的 多数事物 重要的 少数事物,目标与计划-时间管理的关键 99%的商业和管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。 美国管理学家德鲁克,时间管理方法（五）, ,1、目标必须是自己定的。 2、目标一定要是书面的。 第一，理清自己的思路，知道自己要实现哪些事情 第二，把目标书面化，不容易遗忘； 第三，时时提醒自己目标在哪里。 3、目标必须是切合实际的。 4、目标必须是可衡量的。 5、目标必须有时限。 6、目标是平衡和谐的,时间管理的关键,明确性,可衡量性,个别性,实际性,目标的明确性告诉我们 什么是我们想要达到的,结果。所以我们必须， 明确的指出我们将在什 么

8、时间范围内达成何种,明确结果。 目标,如果我们能指出某人负 责某事，衡量结果就容 易，目标这一特征就意 味着你必须要说：这是 我的责任或我是要完成 。这一任务的人,目标的可衡量性帮助 我们衡量最终结果，,就如同一把尺子，明 确的衡量目标是否达 成。,目标要有可行性，即有 一定的挑战性，同时是 必须可以达成的。而且 目标应是实际工作所需 要的，即下级目标必须 对上级目标的完成具有,支持性。,目标的四个特征,目标金字塔,长远目标 年目标 季目标 月计划 周计划 日计划,目 标 分 解,大有大目标 小有小计划,赢取时间的技巧,1. 早十五分钟或半个小时开始工作，计划全天工作。 2. 上班前，先准备好

9、相关资料，把所有需要的资料、文件放在 桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。 3. 储备各种与工作相关的知识，增进处事能力，减少时间浪费。 4、整理重要会议、讨论或谈话内容，养成将构想、概念、票据及资料，存放在档案里的习惯 5、别让闲聊浪费你的时间：愿意和朋友同事谈天，但应在下班以后。 6、利用空闲时间：顺手找些例行公事的工作来做。, , ,7.整理好文件：避免浪费时间去找东西 8.管制你的电话：在拿起电话前，先准备好纸、笔、 姓名、号码及 预定话题、资料等。 9.可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成 ，可以一天做完的事 ,決不分 成兩天完成 10. 该做的事都放在桌上，以免遗漏。 11. 选择在午餐或下班前开会，决定会很快。 12. 将相关的工作列在一起 13. 沉思：思索一下可寻求出各种增进工作方法及 满意的灵感，受益匪浅。,赢取时间的技巧,自我工作检核, ,1.是否完成了我所有优先安排的事情； 2.是否达到或超过了日目标； 3.是否联系了联系单上的每一个潜在客户； 4.未能按