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1、第六章 OFFICE,高等医药院校药学类第三轮规划教材大学计算机基础,第一节 文字处理软件,目 录,第二节 电子表格软件,第三节 演示文稿软件,大学计算机基础沈阳药科大学,OFFICE,Office XP是微软公司Office家族的新成员，XP是英文Experience的缩写，译成中文是“体验”的意思。表示Office XP会给人一种新的体验。,电子表格程序Excel （绘制电子表格）,演示图形程序PowerPoint （制作精美的幻灯片）,网站创建和管理工具Frontpage （建立主页并发布到互联网上）,数据库管理系统Access （建立各种报表和数据库）,字处理程序Word （编辑和处理

2、文本）,电子邮件管理程序Outlook （邮件和日常信息管理）,OFFICE XP 的主要成员,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,第一节 文字处理软件,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,Word 2002 是Microsoft公司开发出来的文字处理软件，是office XP的组件之一。具有与Windows类似的图形操作界面，简单易学，是目前个人计算机上使用相当普遍的文字处理软件。 它可以帮助我们写信函、报告、论文等。 使用它编辑、排版文档，能满足各种文档编排打印需求和“所见即所得”的排版功能，产生具有如同书籍、杂志、报刊的排版效果。 它还可以处理各种表格与图片。

3、,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,一、文档的输入 Microsoft Word 2002中要将文件变成为电子文件可以有多种输入方式，其中用键盘输入是最为普遍的一种方式，另外，新增的输入方法有语音输入、联机手写体输入、扫描仪输入等。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,“即点即输”功能： 使用Word 2002 提供的“即点即输”功能，可以在空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。 所“谓即点即输”指的是在空白区域双击，插入点将移动到该双击位置，且自动对插入的文本或图形等内容应用该处的格式，不必按“Enter”键添加空行。 启用“即点即输”功能的步骤如下：

4、1.选择 “工具”“选项”命令。打开选项对话框。 2.选择“编辑”选项卡。 3.选择“即点即输”中“启用即点即输”复选框。 4.单击“确定”按钮，完成设置。 注意：每当文本输入到右侧边界时，文字处理软件会自动会插入一个“软回车”使光标到下一行的左边界处，用户不必按回车键（Enter）；当要产生一个新段落时，利用回车键（Enter）加入“硬回车”符来完成。显示与隐藏硬回车符用“工具”菜单的“选项”命令，在“视图”选项卡的“段落标记”查看选中与否。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（1）键盘输入 用键盘顺序输入文本，按“Enter”键可以产生一个新的段落，同时产生一个段落标记。

5、利用西文键盘输入汉字要使用某种汉字输入法。常用的汉字输入法有微软拼音输入法、全拼输入法、智能ABC输入法及郑码输入法等等。,对于各种符号的输入： 常用的标点符号，只要切换到中文输入法时，直接按键盘的标点符号。 数学符号、序号、希腊字母等，可通过软键盘选择相应的字符类型输入。 特殊符号，可通过“插入”菜单的“符号”命令。,微软拼音输入法是微软公司与哈尔滨工业大学联合开发的汉字输入法。其接口友好，输入方便，功能齐全。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（2）语音输入,第一次执行“工具”菜单的“语音”命令时，Office XP将弹出语音识别向导，让识别系统对读者个人的语音进行识别训练

6、，整个训练持续10分钟左右。 在0ffice XP中，语音输入必须在微软拼音输入法模式下才能有效使用。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（3）联机手写输入,冷门字或只会写不会读的字,联机手写输入！,不会汉语拼音者的汉字输入,联机手写输入汉字利用输入设备（如输入板或鼠标）模仿成一支笔进行书写，输入板或屏幕中内置的高精密的电子信号采集系统将笔画变为一维电信号，输入计算机的是以坐标点序列表示的笔尖移动轨迹，因而被处理的是一维的线条（笔画）串，这些线条串含有笔画数目、笔画走向、笔顺和书写速度等信息。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,Office XP提供的手写输入有

7、二种模式： 手写输入 手写检索 在Office XP中手写输入必须在微软拼音输入法下才能使用。 “手写检索”模式的手写范围限定在左边的范围内，选中右边的“查找”按钮，在中间框显示与左边框相似的文字供选择。 “手写输入”模式则没有可供选择的文字框，输入时需按识别按钮，进行识别。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（4）扫描输入 文字的扫描输入是利用扫描仪将纸介质上的字符图形数字化后输入到计算机，再经过光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）软件对输入的字符图形进行判断，转换成文字并以 .txt格式文件保存。 扫描输入既为大量的文字输入带来

8、了极大的方便，又可减少重要数据键盘输入时的人为键入错误。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,印刷字,脱机手写体,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,二、文档的编辑 文档的编辑是对输入的内容进行删、改、插，以确保输入内容正确性。Word2002具有很强大的编辑功能，能够快速实现文档的编辑操作。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（一）文本的选定 1.用键盘选取文字 用键盘选取文字的快捷键有以下几种： Shift+方向键：Shift与4个方向键组合后，可以选取不同的文字区。 与Right键组合：每移动一次向右选择一个字符。 与Left键组合：每移动一次

9、向左选择一个字符。 与Up键组合：每移动一次向上选择一行。 与Down键组合：每移动一次向下选择一行。 另外，Shift与Home，End，Page Up，Page Down各键组合均有不同的选择范围。 Ctrl+A快捷键：这个快捷键常用做选择整篇文档。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.用鼠标方式选择文档 用鼠标选择文本时，应把鼠标移动到欲选择文本的一端，拖动鼠标直到欲选定文本的另一端为止。被选定的文本会反白显示。 当鼠标处于文档左边界外侧的选定区域时， 单击鼠标左键可选定一整行 双击鼠标左键可选定一个自然段 三击鼠标左键可选定全部文本 在Word 2002中，还可以同时

10、选定多块区域，这通过按住Ctrl键再加选定操作来实现。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（二）文本的复制、剪切与粘贴 复制一段文字： 先将选定的源内容复制到剪贴板，再从剪贴板粘贴到目标处。 移动一段文字： 先将选定的内容剪贴到剪贴板保存，再从剪贴板粘贴到目标处。,剪贴板是Windows应用程序中都可以共享的一块公共信息区域，其功能强大，它不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息。在早期版本中，只能存放最后一次复制或剪切的内容，在Office XP中，可以存放最多24次复制或剪切的内容，通过执行“编辑”丨“Office剪贴板”命令依次显示剪贴板的内容。,大学计

11、算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,拷贝文字具体操作： 选定要拷贝的文字 单击“常用”工具栏“拷贝”按钮（选定文字之后，按下快捷键“Ctrl+C”也可以将文字拷贝到剪切板中） 剪切文字具体操作： 选定要剪切的文字 单击“常用”工具栏“剪切”按钮（选定文字之后，按下快捷键“Ctrl+X”也可以将文字拷贝到剪切板中） 粘贴文字具体操作： 将光标移至目标位置 选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击常用工具栏中的“粘贴按钮”，就将选定的文字复制或移动到了光标所在的位置（按下快捷键“Ctrl+V”也可以实现同样效果的操作） 删除一段选定的文字： 可以通过键盘上的Delete键实现 也可以通过剪

12、切来实现 区别是，前者直接删除，后者在剪贴板上保存着被剪切的内容。,以上的操作可以使用快 捷菜单，在选定的文本上 单击鼠标的右键，单击执 行相应的命令：如复制、 剪切等，然后将鼠标单击 到目标位置，单击鼠标右 键，执行粘贴命令。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（三）撤销和重复 若由于用户操作失误，这可通过“撤销” 按钮恢复到原来的状态；通过“重复” 按钮还原刚才被“撤销”的动作，即再次改变主意。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（四）拼写检查、查找与替换 文章输入完毕以后，通常需要对全文进行校对改错。“拼写检查”、“查找”与“替换”将为用户带来很大的方便。

13、 1.拼写检查 拼写检查是指字处理软件对文档中的每一个词进行拼写正确性的检查。目前，字处理软件对英文拼写检查的正确性较高，对中文校对作用不大。 拼写检查的工作原理： 读取文档中的每一个单词，与已有的词典库中的所有单词比较， 若相同，就认为该单词是正确的； 若不相同，屏幕显示词典库中相似的单词，供用户选择； 或者是新单词，可添加到词典库； 或者是人名、地名、缩写，可忽略。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.查找与替换 查找与替换在字处理软件中经常使用、效率很高的编辑功能。根据输入要查找或替换的内容，系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。查找或替换不但可以作用于具体的文字

14、、也可以作用于格式、特殊字符、通配符等。 例如：将文档中所有的英文字母改为带有下划线的大写字母 插入点定位在“查找内容”栏，按“特殊字符”按钮后选择“任意字母”选项，在“查找内容”栏以“$”显示； 在“替换为”栏通过“格式”按钮在对应的“字体”对话框进行格式设置,利用替换功能，还可以简化输入，提高效率。 例如：在一篇文档中，经常要出现Microsoft Office Word 2002一字符串，在输入时用一个不常用的字符表示，然后利用替换功能用这一字符串代替一个字符，当然替换时要防止出现两义性。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,三、文档的排版 为了使文档具有漂亮的外观，便于阅

15、读，必须对文档进行必要的排版。,Word 2002 的排版,主要利用“格式”菜单和格式工具栏来进行操作,利用“视图”和“文件”菜单进行操作,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（一）字符格式化 字符格式均是以文字为对象进行格式化。常见的格式化有：字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度等，还有中文版式等。 1.字符格式及设置,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,要进行以上格式设置可通过“格式”菜单的“字体”命令；也可通过“格式”工具栏进行。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.中文版式 在现代的字处理软件中，还提供了对中文字的特殊处理，如简体

16、与繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理的功能。 简体与繁体字的转换可通过“工具”菜单的“语言”、“中文简繁”命令或“常用”工具栏的对应的按钮实现。 其余功能可选择“格式”、“中文版式”的对应命令。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（二）段落格式化 段落是文本、图形、对象或其他项目等的集合，后面跟有一个段落标记，一般为一个硬回车符（Enter键）。段落的排版是指整个段落的外观，包括对齐、段缩进、行间距和段间距等。 1.对齐方式 在文档中对齐文本可以使得文本更清晰容易阅读。 对齐方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。 两端对齐是通过词与词间自动增加空格的宽

17、度，使正文沿页的左右页边对齐，对英文文本有效，防止出现一个单词跨两行的情况；对于中文效果同左对齐； 分散对齐以字符为单位，均匀地分布在一行上，对中、英文均有效。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.文本的缩进 对于一般的文档段落都规定首行缩进两个汉字；为了强调某些段落，有时候适当进行缩进。一般缩进方式有： 首行缩进： 控制段落中第一行第一个字的起始位。 悬挂缩进： 控制段落中首行以外的其他行的起始位。 左缩进： 控制段落左边界（包括首行和悬挂缩进）缩进的位置。 右缩进： 控制段落右边界缩进的位置。 3.行间距与段落间距 行距用于控制每行之间的间距，在Word中有“最小值”、“

18、固定值”、“倍行距（为单、1.5、2、多倍等）”等选项。 使用最多的是“最小值”选项，其默认值为14.6磅，当文本高度超出该值，Word自动调整高度以容纳较大字体。 “固定值”选项，可指定一个行距值，当文本高度超出该值，则该行的文本不能完全显示出来。 段间距用于段落之间加大间距，有“段前”和“段后”的磅值设置，使得文档显示更清晰。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,4.边框和底纹 添加边框和底纹的目的是为使内容更加醒目。 选择“格式”菜单的“边框和底纹”命令，屏幕显示该对话框。,边框：对选定的段落或文字加边框，可选择线型、颜色、宽度等框线的外观效果。 页面边框：对页面设置边框，

19、各项设置同“边框”选项卡，仅增加了“艺术型”下拉式列表框。其应用范围针对整篇文档或节。 底纹：对选定的段落加底纹，“填充”底纹填充背景色；“样式”底纹内填充点的密度等；“颜色”底纹内填充点的颜色，即前景色。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,5.项目符号和编号 提纲性质的文档称为列表，列表中的每一项称为项目。可通过项目符号和编号方式对列表进行格式化，使得这些文档突出、有层次感，或者当增加或删除项目时，系统会对编号自动进行相应的增减。 选择“格式”菜单的“项目符号和编号”命令打开该对话框，进行相应的操作。,项目符号：项目符号是相同的符号，可以是字符，也可以是图片。通过“自定义”选

20、择“字符”或“图片”按钮可改变符号的样式。 编号：编号为连续的数字、字母，根据层次的不同，有相应的编号。通过“自定义” 可改变编号的形式、编号的起始值、字体、格式编排等。 多级符号：多级列表可以清晰地表明各层次之间的关系。创建多级列表必需先确定多级格式，然后可输入项目内容，通过“格式”工具栏的“减少缩进量”和“增加缩进量”来确定层次关系。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,6.分栏 编辑报纸、杂志时，经常需要对文章作各种复杂的分栏排版，使得版面更生动、更具可读性。 选择“格式”菜单的“分栏”命令可打开其对话框，分栏的栏数、每栏的宽度都可由用户设置。 要对文档进行多种分栏，可分别

21、选择需要分栏的段落，进行上述分栏的操作即可。多种分栏并存时可以看到不同栏之间系统自动增加了双虚线表示的分节符。 若要取消分栏，只要选择已分栏的段落，进行一分栏的操作即可。 注意：在普通视图下看不到分栏的效果，必须切换到页面视图；当分栏的段落是文档的最后一段，为使分栏有效，必须在分栏前，在最后添加一空段落（按回车键）。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（三）页面排版 页面排版反映了文档的整体外观和输出效果，页面排版包括页眉和页脚、脚注和尾注、页面设置等。 1.页眉和页脚 页眉和页脚是指在每一页顶部和底部加入的信息。 这些信息可以是文字或图形形式 内容可以是文件名、标题名、日期、

22、页码、文章的标题或书籍的章节标题、单位名、单位徽标等。页眉和页脚的内容还可以是用来生成各种文本的域代码（如页码、日期等）。 域代码与普通文本不同的是，它在打印时将被当前的最新内容所代替。例如，生成日期的域代码是根据打印时机内的时钟生成当前的日期；同样页码也是根据文档的实际页数打印其页码。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,创建页眉和页脚的方法： 选择“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑界面。 这时，正文以暗淡色显示，表示不可操作，虚线框表示页眉的输入区域，并且显示“页眉”菜单的“页脚”工具栏。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.脚注和尾注 脚

23、注和尾注用于给文档中的文本加注释。注释位于页面底端的称为脚注，注释位于文档结尾的称为尾注。脚注或尾注各自由两个互相链接的部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。 选择“插入”菜单的“引用”菜单的“脚注和尾注“命令可打开该对话框。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,3.页面设置 页面设置的内容包括，设置输出纸张的大小、页边距、页眉页脚的位置，决定是否设装订线，设置每页容纳的行数及每行容纳的字数等。 选择“文件”菜单的“页面设置”命令打开页面设置对话框。,在新建一个文档时，Word提供了预定义的Normal模板，其页面设置适用于大部分文档。 用户也可根据需要进行所需的设置，建议

24、页面设置在字符和段落格式化之前做，以便在编辑排版过程中随时根据页面视图调整版面。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,四、表格 在文档中，用表格或统计图表来简明、直观地表示一些数据。在目前的字处理软件中，对表格的处理包括建立、编辑、格式化、排序、计算和将表格转换成各类统计图表等功能。 对表格的操作可通过“表格”菜单或“表格”工具栏来实现。 表格由若干行和若干列组成，行、列的交叉称为单元格。 单元格内可以输人字符、图形，甚至还可以插人另一个表格。 在对表格进行操作过程中必须按照先选中，后操作的规则来进行操作，选中要操作的行、列或单元格，然后选择对应的命令进行相应的操作。,大学计算机

25、基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（一）表格的建立 可通过“表格”菜单的“插入”命令新建有规律的表格； 也可通过“表格”工具栏的“绘制表格”按钮 ,直接画自由表格； 还可以通过“表格”丨“转换”命令将文本转换成表格。,（二）表格的编辑 表格的编辑包括对表格、行、列或单元格的删除、复制、插人，以及合并、拆分单元格等。 可直接使用“表格”工具栏的 按钮和 进行删除、插入操作，使用按钮进行合并、拆分单元格操作； 也可通过“表格”菜单的对应命令进行操作。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,在表格中，每一列的上边界（列上边界实线附近）、每个表格的左边沿（行或单元格）有一个看不见的选

26、择区域。选定表格的有关如下：,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（三）表格的格式化 表格的格式化有两种：对表格外观的格式化和对表格内容的格式化。 1.表格外观的格式化 表格外观的格式化包括表格相对页面水平方向的对齐方式、行高、列宽等。 我们选择“表格”菜单的“表格属性”命令在其对话框或“表格”工具栏相应的按钮来实现。 选择“表格”菜单的“自动调整”子菜单可自动调整列宽和均匀分布，其中“根据内容调整表格”是指取最合适的列宽。 选择“格式”菜单的“边框和底纹”命令对表格进行对应格式的设置。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.表格内容的格式化 表格内容的格式化，包

27、括字体、对齐方式（水平与垂直）、缩进、设置制表位等，这与文本的格式化操作相同。Word为用户提供了30多种预先定义好的格式，有表格的边框、底绞、字体、颜色等，使用时只要选中其中之一，便能快速地编排表格。,选择“表格”菜单的“表格自动套用格式”命令，用户可选择其中的一种格式。 还可以在“要应用的格式”和“将特殊格式应用于”选项中选择所需复选框，用于部分地应用于所选格式的排版样式。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（四）表格的统计和排序 1.表格的统计 Word中提供了在表格中可以快速的进行数值的加、减、乘、除及平均值等计算功能； 还提供了常用的统计函数供用户调用，统计函数包括求

28、和（Sum）、平均值（Average）、最大值（Max）、最小值（Min）、条件统计（If）等。 在Word中通过“表格”菜单的“公式”命令来调用函数或直接输人计算公式。,但是这些统计功能有局限性，与Excel电子表格相比，自动化能力差，编辑效率低。因此，复杂的表格统计工作应该使用Excel软件。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.表格的排序 Word中还可对表格按数值、笔画、拼音、日期等方式以升序或降序进行排序。 在Word中，可选择多列排序，即当该列（主关键字）内容有多个相同的值时，可根据另一列（次关键字）排序，依此类推，最多可选择3个关键字排序的次序。,大学计算机基础

29、沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（五）由表生成统计图 Word提供了将表格的部分或全部数据生成各种统计图，有直方图、饼图、折线图等，从而达到图文并茂的效果。 首先选中要作图的数据。 然后执行“插入”菜单的“对象”命令后在其对话框中选择“Microsoft Graph图表”。 在出现的“数据表”窗口加标题等，在出现的工具栏中进行行、列的选择。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,五、图形 作为一个好的文字处理软件，不但能处理文字、表格，而且能够在文档中插入各种图形，并能实现图文混排。 （一）图形的插入 Word 2002能处理的图形文件有： 1.在剪辑库中包含的剪贴画。 2.图

30、文符号库中各类图符。 3.通过“绘图”工具栏中的“自选图形”下拉菜单选择的 各种图形对象。 4.“艺术字”工具栏建立的特殊视觉效果的艺术字。 5.使用数学公式编辑器建立的数学公式。 6.截取的屏幕图像或界面图标 各种图形文件，包括扩展名为.bmp、.wmf、.gif、.tif、.jpg等文件。 可以通过“插入”菜单的“图片”命令来实现前6种图形的插入。 数学公式建立通过“插入”菜单的“对象”命令，选择“Microsoft公式30”进行公式编辑。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（二）图片的编辑和格式化 对插入的图片，可进行编辑和格式化操作： 缩放、裁剪、复制、移动、旋转等编辑

31、操作。 组合与取消组合、叠放次序、文字环绕方式等图文混排操作。 填充、边框线、颜色、对比度、水印等格式化操作。 可以通过“图片”工具栏或“格式”菜单的“设置图形格式”命令或对应的快显菜单来实现。,文字环绕的四种效果,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（三）文字图形效果的实现 文字图形效果就是输入的是文字，以图形方式编辑、格式化等处理。 1.首字下沉：在报刊文章中，经常看到文章的第一个段落的第一个字比较大，其目的就是希望引起读者的注意，并由该字开始阅读。 选择“格式”菜单的“首字下沉”命令将插入点所在段落的首字变成图形效果，还可进行字体、位置布局等格式设置。 2.艺术字：为达到美

32、化文字的效果，可以对某些文字进行艺术化处理，将这些文字设置为艺术字。 通过“插入”菜单的“图片”、“艺术字”命令或“艺术字”工具栏的 按钮实现。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,3.公式 在科学计算中，有大量的数学公式、数学符号要表示，利用公式编辑器（Equation Editor）可以方便地实现，并且能自动调整公式中各元素的大小、间距和格式编排等。产生的数学公式也可以和前面介绍的图形处理方法一样进行各种图形编辑操作。 通过选择“插入”菜单的“对象”命令，在其对话框中选择“Microsoft公式3.0”，显示公式工具栏和公式输人框， 其中，“符号”栏插入各种数学字符； “模板

33、”栏插入一些积分、矩阵等公式符号。 利用“符号”栏和“模板”栏编辑的数学公式如下：,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,六、高效排版 为了提高排版的效率，字处理软件提供了一系列的高效排版功能，包括样式、模板、生成目录等。 （一）样式 样式是一组己命名的字符和段落格式的组合。 样式的种类： 字符样式：保存了对字符的格式化，如文本的字体和大小、粗体和斜体、大小写以及其他效果等； 段落样式：保存了字符和段落的格式，如字体和大小、对齐方式、行间距和段间距以及边框等。 使用样式的好处： 若文档中有多个段落使用了某个样式，当修改了该样式后，即可改变文档中带有此样式的文本格式； 对长文档有利于

34、构造大纲和目录等。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,1.使用已有样式 要使用已有的样式，可将插入点定位在要使用样式的段落，在“格式”工具栏的“样式”框中选择已有的样式； 更丰富的样式使用可在“样式和格式”任务窗格的“显示”下拉列表框选择“所有样式”，在“请选择要应用的样式”列表框显示Word提供的所有样式，根据需要选择对应的样式。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,2.新建样式 用户可以和系统提供的样式一样使用。 单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮 在“新建样式”对话框中输人样式名 选择“样式类型”、“样式基于”、“该样式的格式”等即可创建一个新样式。

35、 3.修改和删除样式 （1）修改式样： 要改变文本的外观，只要修改应用于该文本的样式格式，即可使应用该样式的全部文本都随着样式的更新而更新。 修改样式只要在“样式和格式”中选择所要修改的样式，在其下拉列表框中选择“修改”菜单项，在“修改样式”对话框设置所需的格式即可。 （2）删除式样： 选择“删除”菜单项即可。这时，带有此样式的段落自动应用“正文”样式。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（二）模板 模板决定文档的基本结构和文档设置，即文档的框架，为创建新文档提供了方便。 模板，就是预先设置好的最终文档外观框架的特殊文档，其文件的扩展名为 .dot。 Word提供的模板一般存放

36、在Template文件夹下。它们默认情况下选择创建的“空白文档”使用的是Normal.dot模板，它规定了正文为五号、宋体，文档内容为空白。Word提供的模板包括： 信函与传真 备忘录、 简历、 新闻稿、 议事日程、 Web主页 若选择其它模板创建新文档，可在任务窗格选择新建文档后，在模板中进行选择。,大学计算机基础沈阳药科大学,第一节 文字处理软件,（三）生成目录 要生成目录，必须对文档的各级标题进行格式化，通常利用样式栏中的“标题”进行统一格式化。 一般情况下，目录分为3级，使用相应的3级“标题1”、“标题2”、“标题3”等样式来格式化，也可以使用其他几级标题样式甚至还可以是自己创建的样式

37、。 使用“插入”菜单的“引用”、“索引和目录”命令，若3级目录不是依次的标题1、标题2、标题3，可单击“选项”按钮，在其对话框进行不同级标题的选择。设置完成后，按“确定”即可生成目录。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,第二节 电子表格软件,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,一、电子表格概述,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,1.工作簿（Book） 在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以 .xls为扩展名保存。它由若干张工作表组成，默认为3张，以SheetlSheet3来命名，可以更改工作表名称；工作表可根据需要增加或删除，一个工作簿最多

38、255张工作表。,2.工作表（Sheet） Excel窗口的主体，由若干行（行号165536）、若干列（列号A，B，Y，Z，AA，AB，IV，共256列）组成。,3.单元格 行和列的交叉为单元格，输入的数据保存在单元格中。,4单元格地址栏（名称栏） 每个单元格由惟一的地址进行标识，即列号行号，例如：I4表示第I列第4行的单元格。 为了区分不同工作表的单元格，在地址前加工作表名称，例如：Sheet2！I3表示Sheet2工作表的I3单元格。,5.活动单元格 指当前正在使用的单元格，由黑框框住，本例I4为活动单元格。,6.编辑栏 对单元格内容进行输入和修改使用。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节

39、 电子表格软件,二、工作表基本操作 对工作表的基本操作包括输入数据和公式，工作表的编辑和格式化。 （一）输入数据 1.直接输入数据： 可直接在单元格或编辑栏输入数据。默认情况下数值型数据右对齐，文本型数据左对齐。 （1）文本的输入： 对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，数字前加单引号输入，如：040001，否则被识别为数字数据。 输入的文字长度超出单元格宽度时，若右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（2）数值的输入： 数值除了数字（09）组成的字符串外，还包括、E、e、%以及小数点（）和千分位符号（，）等特殊字符（如5

40、0，000）。 如输入数据太长，Excel 自动以科学计数法表示，例如：输入123451234512，则以123E11科学计数法显示；若单元格宽度不够，则以若干个“# ”显示； 若输入分数，需先输入0和空格，否则会当成日期型数据。 （3）日期时间数据的输入： Excel内置了一些日期时间的格式，其常见日期时间格式为：mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh：mm（AMPM） 表示时间时在AMPM与分钟之间应有空格，比如7：20 PM，缺少空格将被当作字符数据处理。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,2.利用“自动填充”功能输入有规律的数据 有规律的数据是指等差、等比、系统预定义

41、的数据填充序列以及用户自定义的新序列。 自动填充是根据初始值决定以后的填充项。,例如：选中两个单元格，按住右下方的“十”填充柄往下拖曳，系统根据默认的两个单元格的等差关系（差值为4），在拖曳到的单元格内依次填充有规律的数据。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,自动填充的三种方式：,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,3.从外部导入数据 利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令可将其他数据库（如Access、FoxPro 以及Lotus l23等软件产生的数据库文件）的数据导入，还可以导入文本文件等。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（二）输入有效数

42、据 输入前可利用“数据”菜单的“有效性”进行输入有效数据的设置，以阻止在输入数据时非法数据的输入。当输入数据超出数值设置的有效范围，系统就会禁止输入。,例如：输入学生成绩时进行有效性检验 首先选定要检验的单元格区域； 然后通过“数据”菜单的“有效性”命令，在其对话框的“设置”选项卡设置输入数值范围； 还可以在“输入信息”、“出错警告”选项卡进行相应的设置。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（三）使用公式与函数,在大型数据报表中，计算统计工作是不可避免的,从而避免用户手工计算的繁杂和错误,Excel的强大功能正是体现在计算上，通过在单元格中输入公式和函数，对表中数据进行总计、平

43、均、汇总以及其他更为复杂的运算。,数据修改后公式的计算结果 也自动更新则更是手工计算无法 企及的。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,1.使用公式 运用公式可方便地对工作表、工作簿的数据进行统计和分析。 公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等，其中单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。 Excel中的公式最常用的是数学运算公式，此外它也可以进行一些关系运算、文字连接运算。它的特征是以“”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。 运算符的种类： 算术运算符：加()、减()、乘()、除()、百

44、分号(%)和乘方() 关系运算符： 、 文字连接符： （字符串连接） 运算符的优先级 ： 算术运算符从高到低分3个级别：百分号和乘方、乘除、加减。 关系运算符优先级相同。 在各类运算符中，又以数学运算符最高，文字运算符次之，最后是关系运算符。 优先级相同时，按从左到右的顺序计算。,大学计算机基础沈阳药科大学,例如：如图所示的部分职工数据，要计算奖金，奖金由两部分组成：每一年工龄加2元和工资的18，在编辑栏对黄春华的奖金计算公式见编辑栏，其余人的奖金可利用自动填充或复制的方式快速完成。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,2.单元格引用 单元格引用是指用一个引用位置可代表工作表中的

45、一个单元格或一组单元格。引用位置用单元格的地址表示。 通过引用，可在一个公式中使用工作表中不同区域的数据，也可在不同公式中使用同一个单元格数据，甚至是相同或不同工作簿中不同工作表中的单元格数据及其他应用程序中的数据。 例如：公式“D3*2E3*0.18”中，D3和E3就分别引用了工作表第3行中D、E列上的2个单元格数据。 单元格引用的优点： 公式中常用单元格的引用来代替单元格的具体数据，好处是当公式中被引用单元格数据变化时，公式的计算结果会随之变化。同样，若修改了公式，与公式有关的单元格内容也随着变化。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,单元格引用的种类：,例如：计算“汤绍”的

46、奖F5时，采用将单元格F3复制后，粘贴到F5上,我们会看到有公式“D5*2E5*0.18”的计算结果显示在F5中。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,3.使用函数 Excel 2002提供了许多内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。这些函数涵盖范围包括：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。 函数的语法形式 函数名称（参数1，参数2，） 其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。 函数输入方法 粘贴函数法：即通过插入菜单的函数命令输入； 直接输入法：即在单元格输入“=”再写相应的函数和公式。,大学计算机基础沈

47、阳药科大学,第二节 电子表格软件,（1）常用数学函数,常用 数学 函数,求和函数：SUM(单元格区域) 功能：求某一单元格区域中所有数字之和,求最大值：MAX (单元格区域) 功能：求某一单元格区域 中的最大值。,求最小值：MIN(单元格区域) 功能：求某一单元格区域中的最小值。,求平均值：AVERAGE (单元格区域) 功能：求某一单元格区域中所 有数字之算术平均值,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（2）逻辑函数 IF函数语法形式：IF（logical一test，valueif一true，value一iffalse） IF函数的作用是根据logicaltest逻辑计算的真假

48、值，返回不同结果。IF可以嵌套7层，用value if false及valuc if true参数可以构造复杂的检测条件。 例如：总分超过260分，就是优秀，否则不做评价。 则表达式应该写成： IF（H4260，”优秀”，”）,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（四）工作表编辑和格式化 1.单元格的编辑 单元格的编辑主要使用“编辑”菜单。单元格的编辑操作包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等操作。 清除的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还在； 删除的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。 “选择性粘

49、贴”可以粘贴单元格中的部分特性。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,2.工作表的编辑 工作表的编辑是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动。 可利用指向工作表标签的快显菜单进行相应的操作。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,3.工作表的格式化 工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化。 使用“格式”工具栏 使用“格式”菜单的“单元格”命令，“单元格格式”对话框它有6个选项卡。内容是数字、对齐、字体、边框、图案和保护等。数据的格式化一般由用户根据上述六个方面进行相应的格式设置，自由、灵活，可设计出个性化表格。 使用“格式”菜单的“自动套用格式”命令，系

50、统预定义好了10多种的制表格式供用户套用，这样既可节省大量的时间，又有较好的效果。 使用“条件格式”功能根据设置的条件，动态地显示有关的格式，非常实用。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,典型格式化 （1）设置“对齐”格式 默认情况下，Excel根据输入数据自动调节对齐格式，比如文字内容向左对齐、数值内容向右对齐等。利用“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡可以自行设置单元格的对齐方式。,“水平对齐”命令包括常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。 “垂直对齐”命令包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。 “文本控制”复选框解决单元格中文字较长，被“截断”

51、的情况： “自动换行”对输入文本根据单元格列宽自动换 行； “缩小字体填充”减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。 “合并单元格”将多个单元格合并为一个单元格，和“水平对齐”列表框的“居中”按钮结合，一般用于标题的对齐显示。在“格式”工具栏的“合并及居中”按钮直接提供了该功能。 “方向”框用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为9090。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,设置列宽和行高 用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。在默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“”表示。这时，完整的数据还在单元格中，只是没有显示。可

52、以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。 列宽和行高的调整可以用鼠标来完成：鼠标指向要调整列宽（或行高）的列标（或行标）的分隔线上，鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖曳分隔线至适当的位置。 列宽和行高的精确调整：通过“格式”菜单中的“列”或“行”子菜单进行所需的设置。 “最合适的列宽”命令：取选定列中最宽的数据为宽度自动调整，“最合适的行高”取选定行中最高的数据为高度自动调整； “隐藏”命令将选定的列或行隐藏。例如，要对C、D两列的内容隐藏，只要选定该两列，选择“格式”菜单的“列”、“隐藏”命令；“取消隐藏”命令将隐藏的列或行重新显示。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,使用

53、“条件格式” 例如，在计算机打印大量的学生成绩单时，一般无法用传统红色打印不及格的成绩，为了使得对不及格的成绩用醒目的方式表示（如加图案等），可利用“条件格式”对话框进行设置。,“条件格式”对话框提供了最多3个条件表达式，也就是可以对不同表达式设置不同的格式。如处理学生成绩时，对不及格、及格、优的不同分数段的成绩以不同的格式显示。 对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,三、数据图表 电子表格除了强大的计算功能外，也提供了将数据或统计结果以各种统计图表的形式显示，使得数据更加形象，更直观地反映数

54、据的变化规律和发展趋势，作为决策分析使用。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。 Excel中的图表类型有10多种，有二维图表和三维图表，每一类又有若干种子类型。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（一）创建图表 图表创建方式： 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表； 利用“插入”菜单的“图表”命令或图表向导按钮创建图表，分4个步骤进行： 图表类型 选择图表类型和子类型。 源数据 选定图表的源数据区域和显示方式（按列或行方式）。 图表选项 图表上添加说明性文宇，更直观反映图表情况。 位置 图表放置的位量，有嵌入式（与数据源在同一工作表）和独立图表(单独

55、在一个工作表)。 通常，我们利用图表向导建立图表，可以创建个性化的图表。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（二）图表的编辑 图表编辑是指对更改图表类型及对图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除等。一般通过指向图表的快显菜单，选择对应的菜单项然后进行相应的编辑。 1.图表对象的编辑 对图表对象名的显示有3条途径： 单击“图表”工具栏的“图表对象”下拉按钮，将图表对象列出，选中某对象时，图表中的该对象也选中。 名字框也可显示在图表中选中的图表对象名。 鼠标指针停留在某个图表对象上时图表提示功能将显示该图表对象。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,2.图表中数据

56、的编辑 创建了图表后，图表和创建图表的工作表的数据源之间就建立了联系，如果工作表中的数据源发生变化，则图表中的对应数据会自动更新。 删除数据系列选定所需删除的数据系列，按Del键即可把整个数据系列从图表中删除，不影响工作表中的数据源。 添加数据系列对嵌入式图表，只要选中要添加的数据区域，然后将数据拖曳到图表区；对独立图表通过“图表”菜单的“添加数据”命令来实现。 3.图表中文字的编辑 图表中的文字是指对图表的说明性文字，如：标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等。 对这些文字的编辑，用 “图表”菜单的“图表选项”命令来实现，也可以选中要编辑的对象按鼠标右键，在快显菜单中选择相应的命令。,大学计

57、算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（三）图表的格式化 图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 不同的对象有不同的格式设置选项，通过指向要格式化的对象，利用快显菜单对应的格式命令来实现。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,四、数据管理 电子表格不仅具有简单数据计算处理的能力，还具有数据库管理的一些功能，它可对数据进行排序、筛选、分类汇总等操作，充分发挥了Excel在表格处理方面的优势，使得电子表格得到广泛使用。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（一）数据清单 数据清单，又称数据列表，是工作表中的一个区域，即一张

58、二维表，它与一般的工作表的格式不同，必须满足以下要求： 与数据库相对应，二维表中的一列为一个字段，一行为一条记录，第一行为表头，由若干个字段名组成。 表中不允许有空行或空列；每一列必须是性质相同、类型相同的数据，如字段名是姓名，则该列存放的必须全部是姓名；不能有完全相同的两行内容。,数据清单既可像一般工作表一样直接迸 行建立和编辑，也可通过“数据”菜单的 “记录单”命令以记录为单位进行编辑。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（二）数据排序 电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。对英文字母按字母次序（默认大小写不区分）、汉字可按笔画或拼音排序。 简单排

59、序：简单排序是指对单一字段按升序或降序排列，一般直接利用工具栏的按钮 来快速地实现，也可通过“数据”菜单的“排序”命令来实现。,复杂数据排序：当排序的字段值相同时，可使用最多对3个字段进行三级复杂排序，通过“数据”菜单的“排序”命令来实现。 自定义排序次序 通过“数据”菜单的“排序”命令对话框中的“选项”命令，可以对数据进行自定义排序。例如，改变排序的方向（按行）；对汉字按笔画排序；对英文字母区分大小写等。,大学计算机基础沈阳药科大学,第二节 电子表格软件,（三）数据筛选 数据筛选就是根据指定的条件对数据清单中的数据进行检索，是对数据库记录进行快速查找的常用方法。经过筛选，将满足条件的数据显示出来，不满足条件的数据隐藏起来（注意数据没有被删除），当筛选条件被删除，隐藏的数据又恢复显示。 筛选方式： 自动筛选：对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系，操作简便，能满足大部分人的要求； 高级筛选