第八章收文处理.ppt

1、第八章收文处理,收文处理 文件接受 收文审核 拟办 批办 承办 组织传阅 催办注办,第八章收文处理,教学目的：通过学习，了解收文处理工作的一般流程，掌握文件接受、收文审核、拟办、承办、传阅等工作环节的基本概念，以及各主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法，及在OA系统中的实现方式。 教学要求：熟悉收文处理的全过程，掌握处理方法，学会操作。 教学重点：文件的处理程序 教学难点：OA系统中的文件处理 教学时数：4学时,案例,XX市财政局的外收发人员马明收到XX市农业局关于增拨禽流感防治经费的函，对收文签收、启封后，将此公函径送局办公室李主任拟办。李主任随即在公函空白处写道：“建议XX处与

2、XX处共同办理复文，报请刘XX局长阅批”，让马明迅速报刘局长批办。刘局长阅毕拟办意见，立即用红笔圈阅，以示同意，并要求相关责任部门迅即办理，保证禽流感防治经费及时到位。,第八章收文处理,收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行运转和办理的过程。 收文处理过程就是一个由各种工作环节组成的动态工作系统，各工作环节之间环环相扣、紧密衔接。科学地设计和组织这些环节，直接影响着收文处理的效率。,接收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办,注办,归档,查询,第八章收文处理,第一节 接收、登记 第二节 审核、分发 第三节 办理、传阅,第一节 接收、登记,接收是收文的第一个工作环节， 这一阶段

3、的主要工作内容和步骤是：收取文件、核查签收、登记在案。 一、接收 二、登记,一、接收,接收是收取并对外机关发送来的文件从内容到形式进行全面的检查和核对，确保接收的信息是对开展本机关业务和管理活动有用的文件信息。 （一）接收工作的步骤与方法 （二）接收工作的主要内容,(一)接收工作的步骤与方法,纸制文件接收,本机关收 发室人员,(外收发),审核,签字,（标记、收文机关、 清点数量）,清点、核对 检查,签收,综合办公部门或职能部门的文件工作人员 (内收发),邮局、机要通信、机要交通、公文交换站或各机关专送,办公自动化平台上，文件的接收，可以通过办公自动化系统中的收发文系统来进行 。文件接收界面示意

4、图,可通过操作系统提供的邮件服务接收系统接收文件outlook邮件接受界面示意图,(二)接收工作的主要内容,1对来文进行安全性检查 2筛选、鉴别信息 3确认收文情况,2筛选、鉴别信息,（1）将电子文件和电子信息区别开来 。 （2）检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围。 （3）重要的已加密、需认证的文件，要进一步解密和认证。,3确认收文情况,在收文函或回执单中，一般应标明收文的标题、数量、收文日期等相关信息，便于发文机关确认和查询。 将收文回复函或回执单的工作需求，设计成程序文件，嵌入到办公自动化的收文子系统中，作为收文子系统的后台文件，自动生成相关数据，并自动执行回复程序。,二、登记,

5、（一）收文登记 （二）收文登记的作用 （三）办公自动化环境中的收文登记 （四）现代登记方式的优势 （五）收文登记的项目,（一）收文登记,收文登记，指收到来文后，文件工作人员对文件进行分门别类的登录活动。 通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。,（二）收文登记的作用,通过对收文信息的管理，方便平时核对、统计、催办、查找、利用公文，同时还有助于文件工作人员掌握公文运转过程中的有关情况，明确参与公文办理的各类人员的责任，提高公文办理的效率。,（三）办公自动化环境中的收

6、文登记,在办公自动化环境中进行收文登记，是指将公文的主要数据信息输入电子计算机，建立数据库，对收文信息进行组织和管理。,（四）现代登记方式的优势,1鉴于电子文件具有易复制的特点，大大提高登记工作的效率。 2根据电子数据“一次输入，多次输出”的特点，可以按照主题、时间、发文字号等要求改变数据库信息的排列方式，便于按照主题、时间、发文字号等多种途径检索和利用文件。 3除机密文件外，其他文件皆可输入公用数据库或文件夹，实现不同程度的信息共享。 4对收文数据库中的信息，可以根据查找、利用的需要，按照收文时间或主题内容等顺序，打印成纸质登记表或将其装订成登记簿，作为纸质检索工具，满足手工检索的需要。 5

7、为归档文件整理以及日后档案部门管理文件提供数据，实现数据共享。,（五）收文登记的项目,收文日期、来文机关、文件标题、发文字号、密级、附件及份数、承办部门及承办人员。,收文登记表 样式,第二节 审核、分发,一、审核 二、分发,一、审核,（一）收文审核 （二）审核的内容,（一）收文审核,收文审核，指按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动。通过审核，剔出无效和无用文件，保证内容和格式符合要求的文件进入收文办理流程，提高收文办理的时效性和有效性。,（二）审核的内容,1对上级机关、平级或不相隶属机关的来文，主要检查来文是否属于本机关职权范围内应办理的文件。 2对下级上报的需要办理的文件，除审核来文是

8、否应由本机关办理之外，还应对以下方面进行审核：是否符合行文规则；是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否业经协商、会签；文种、格式是否规范等。,二、分发,（一）分发 （二）分发的要求 （三）分发的原则,（一）分发,分发，又称分流，即按照机构内部业务分工和来文的内容和要求，将其分送到各主管部门子以办理的活动。分发工作的目的在于根据职能分工，实现文件的分工处理，实现行文目的。,（二）分发的要求,1分门别类处理 2预先建立文件分发系统,2预先建立文件分发系统,作为文件处理的中继站和运转枢纽，综合办公部门应根据本单位的机构和人员的实际情况，建立常见文件的承办部门和承办人员

9、的分发列表。,文件分发界面示意图,（三）分发的原则,1领导亲收件应由文件工作人员按照收文处理程序有序运转。 2业务性文件按业务分工径送各业务部门。 3综合性文件径送综合办公部门。 4只需阅知的文件直接组织传阅。 5对需要办理而无明确办理部门、办法、措施的文件，应直接送领导人或综合办公部门负责人进行批办或拟办后，再行分发。,第三节 办理、传阅,办理件：指需要由具体的业务部门或人员通过一定 方式贯彻实施信息内容的文件 拟办批办承办 收文 阅知件：指需要机构负责人、部门负责人或相关 业人员阅读了解信息内容的务文件。 拟办(批办)组织传阅,第三节 办理、传阅,一、拟办 二、批办 三、承办 四、组织传阅

10、 五、催办,一、拟办,（一）拟办的作用 （二）拟办的范围 （三）拟办的要求,（一）拟办的作用,1、从领导人的角度来看，拟办意见对领导来说有着重要的参考价值。 2、从拟办人角度来看，拟办环节有助于充分发挥文秘部门及其人员的工作积极性和主观能动性，锻炼综合处理各种事务的能力，使之能够更好地履行辅助决策和参谋助手的职责，提高其信息服务的品质。,（二）拟办的范围,拟办的公文通常包括： 1、要求贯彻落实或办理的公文或重要的需本机关领导或有关部门阅知的公文； 2、下级机关的请示及重要的报告； 3、要求本机关办复的公文； 4、若干业务部门联合办理的公文； 5、重要的人民来信等。,（三）拟办的要求,1、对拟办

11、人员的素养要求 2、对拟办活动的要求 3、 拟办意见的撰写要求,1、对拟办人员的素养要求,（1）拟办人员应具有较高的理论水平，能够运用理论分析问题、研究问题，站在全局的高度，提出高质量的拟办意见。 （2）深入了解有关党的路线、方针、政策，以及国家的相关法律、法规，为拟办工作奠定良好的政策基础。 （3）熟悉本机关组织机构的构成、领导人的分管范围、各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性，切合实际。,2、对拟办活动的要求,（1）详细地阅读来文，准确地把握公文的内容、性质和发文机关的具体意图和行文目的，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。 （2）掌握有关的方针

12、政策及相关规定，必要时查阅有关公文资料，并将相关的公文资料附在此份公文之后，方便领导批办时查阅。,3、 拟办意见的撰写要求,(1)对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任。 (2)对下级机关或平行、不相隶属机关来文的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。 (3)对需要联合办理的公文的拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。 (4)对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。,在传统文书工作环境中，拟办意见一般填写在文件

13、处理表,二、批办,批办，是指由机构或部门领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。,二、批办,（一）批办的作用 （二）批办的范围 （三）批办的要求,（一）批办的作用,1批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。 2批办是领导人及时阅示重要收文，了解有关情况的途径。 3批办有利于加强对文件办理的领导，防止失误，提高办文质量。,（二）批办的范围,1、根据一个机构的职能、收文数量和来源状况等情况来划定批办的范围：无既定办理方案的业务性文件；非固定性文件来源的重要文件；本机构中无处理文件的业务对口机关的收文；依照职权确需领导人行使决策权、指挥权和具体处置权的文件等等。 2、具体包括：上级颁发的重

14、要指示、决定、工作部署，针对本机关的批示、批复、通报等；平行或其他不相隶属机关重要的协调性工作的公文；下级机关重要的请示、报告等。,（三）批办的要求,1坚持集中与分散相统一的批办原则 2灵活处理批办顺序 3规范撰写批办意见,3规范撰写批办意见,（1）对于已有具体请示事项或拟办意见中已提出具体方案的文件，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 （2对于随机的无办理方案的非常规性文件，必须根据文件的内容，提出相应的、准确的批办意见。 （3） 批办意见要求高度明确、肯定、具体，前后必须保持一致，批示的执行方案必须是切实可行的，避免只阅不批，仅

15、画圈而不签署意见，语言表达模棱两可、似是而非。 （4） 批办意见应规范地书写在批办栏内，一般不要直接在文件上批注意见，以保持公文文面的庄重与整洁，便于日后归档保存 。,3规范撰写批办意见,在办公自动化系统中，领导在收到文件及批阅通知后，可以直接点击“审批处理”按钮进入，签注领导批示意见。 在OA系统中，应设定领导批办意见的修改权限。通常，批办意见只有批办者本人有权修改，应通过技术手段进行权限控制。,文件批办工作界面示意图,三、承办,承办，是指通过对公文的阅读、贯彻执行与办理(或回复)，而使公文内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动。,三、承办,（一）承办的作用 （二）承办的范围 （三）承办

16、的要求,（一）承办的作用,1承办是收文办理工作的重要环节。 2承办工作是检验批办意见是否正确的惟一途径,（二）承办的范围,通常需承办的公文有：上级机关或本机关的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行；上级领导交办的事项或需要办复的公文；来自下级机关的请示以及重要的报告；平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等；人大代表的议案、建议和政协委员的提案。,（三）承办的要求,1、确认承办责任 2、处理好承办原则性和灵活性的关系 3、维护文件的时效性 4、文件承办的经过和结果填写,确定文件承办时限应区别不同情况,（1）对需要承办、但又没有明确规定办理时限的文件，承办人员应根据文件的性质、

17、重要程度和以往惯例，确定办理的时限。 （2）对于紧急公文，应当及时办理，确有困难的，应当迅速予以说明：一般原则是：特急件，应随到随办，尽快在当时或在一日之内办理完毕；急件，原则上也是随到随办，最迟不超过三天。 (3)对于限时办理的公文应在限定的时间范围内必须办理完毕，不应拖延，以免耽误办文办事。,4、文件承办的经过和结果填写,(1)发文承办的，注明复文号、复文日期。 (2)会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。 (3)电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。 (4)当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果等。 承办人员应将以上内容清晰、工整地填写在“办理结果”栏目内，并

18、应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。,四、组织传阅,阅知类文件通常是由一个机构的综合办公机构负责处理。处理程序分为两种情况：一是针对常规文件或一般的资料，由文件工作人员按照有关阅文规定和惯例直接组织有关人员阅悉文件内容；一是针对非常规文件或者保密文件、资料，通常要按照拟办(批办)组织传阅的程序进行，有关负责人批示阅文范围后，文件工作人员按照批示意见组织有关人员传阅。,四、组织传阅,组织传阅，是指由文书处理部门负责组织，按照有关规定和顺序将经过处理或加工整理的文件在多个部门或多位领导(工作人员)之间传递、运转，使其了解、知悉文件内容的活动。,四、组织传阅,（一）组织传阅的作用 （二）组织传阅的

19、方式 （三）传阅的要求,(一)组织传阅的作用,1为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持。 2有效控制机构中文件信息的流动方向和速度 。,(二)组织传阅的方式,1、纸制文本传阅方式 2、0A系统的传阅方式,1、纸制文本传阅方式,传统文书工作中，组织传阅的最佳方式是树型传阅方式，即以文件工作人员为主干，将文件传送给第一位阅文者，第一位阅文者阅毕将文件退回文件工作人员，由文件工作人员再传递给下一位阅文者。这种传阅方式的优点在于，文件工作人员作为组织和控制者，掌握着文件传递的流转的方向、时间、速度等，而阅文者的阅文活动处于监控中，从而保证了文件信息传阅的时效性、有效性和可靠性。,2、0A系

20、统的传阅方式,在OA系统中，文件传阅的主要方式有： 1利用OA系统点对点、点对面地组织传阅。 2、利用建立公共文件夹(库)组织传阅。 3利用传真设备组织传阅 但是特别需要明确的是：对国家和社会组织具有重要意义和深远影响的国家秘密和商业秘密等文件，要慎重选用计算机网络组织文件传阅的方式，避免文件信息丢失、变异、失密泄密等，以切实保证文件信息的安全。,（三）传阅的要求,1准确筛选阅件 2合理安排阅文顺序 3保证阅件的安全 4科学组织文件传阅,2合理安排阅文顺序,（1）安排阅文顺序应考虑的因素 （2）文件传阅的一般顺序,（1）安排阅文顺序应考虑的因素,一是文件自身的信息 二是阅文者的条件 三是阅文效率,（2）文件传阅的一般顺序,先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务部门负责人，最后送一般工作人员。,3保证阅件的安全,秘密文件信息的传阅，必须采取严格的访问权限控制措施，制定相应的制度规范。 例如：不得在网络中运用电子邮件方式，或者使用明码电报方式传阅，应配备专门的计算机(一般不应接人因特