第三章 采购与供应管理流程课件.ppt

1、第三章 采购与供应管理流程,第一节 采购的基本流程,（一）发现需求、确定需求、制定采购单 （二）制定采购计划 （三）选择可能的供应来源、联系供应商 一般来说，每一个成熟的企业都有自己的供应商群体，如果不能满足项目要求，则到社会行业供应商群体中寻找，较妥善解决的办法是招聘有丰富行业采购经验的认证人员。 （四）与供应商洽谈定价 （五）签订订货合同、发出采购定单 （六）订单的跟踪与跟催 跟踪是对订单所做的例行跟踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。 催货是对供应商施加压力，以便按期履行最初所做的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单所涉及的货物发运。,（七）稽查、验货与收货 稽查是依据合

2、约规定，对采购的物资予以严格检验入库。 （八）支付货款 供应商交货验收合格后，随即开具发票、支付货款。采购部门应核查发票的内容是否正确，财务部门接到付款申请单及通知后，即可向供应商付款，并提醒供应商注意收款。 （九）结案、善后处理、记录与档案维护 无论对验收合格的货物进行的付款，还是对验收不合格的货物进行的退货，均需办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高级管理层或权责部门核阅批示。要保存的记录有以下几种： 1、采购订单目录。目录中所有的订单都应被编号并说明结案与否。 2、采购订单卷宗。所有的采购订单副本都被顺序编号后保管在里面。 3、商品文件。记录所有的主要商品或主要项目的

3、采购情况(日期、供应商、数量、价格和采购订单编号)。 4、供应商历史文件。列出了与交易金额巨大的主要供应商进行中的所有采购事项。 5、劳动合约。指明所有主要供应商与工会所签合约的状况(合约期日)。 6、投标历史文件。指明主要物料项目所邀请的投标商、投标额、不投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚反映供应商的投标习惯和供应商可能存在的私下串通。 7、工具和寿命记录。指明采购的工具使用寿命、使用历史、价格、所有权和存放位置。,采购业务流程设计的注意事项,（一）控制关键点 企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，使各项在处理的采购作业在各阶段均能被追踪管制。譬如

4、在国外采购时，从询价、报价、申请输入许可证、开信用单、装船、报关、提货等均有管制要领或办理时限。 （二）注意划分权责或任务 1、货物的采购人同时不能担任货物的验收工作。 2、货物审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 3、货物的采购、储存和使用人不能担任帐目的记录工作。 4、货物审核人应同付款人职务分离。 5、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同帐务记录人分离。 6、记录应付款的人不能同时担任付款任务。 （三）注意流程的先后顺序 应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件多次签核；避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式

5、；避免同一采购案件会签部门过多，影响时效。,解密沃尔玛采购流程,Wal-Mart通常采购每年有两次，一次在春季，一次在秋季。Wal-Mart对于产品有很详细的分类，每类产品都有不同的Dept负责。在每一季采购前，Wal-Mart的Buyer(在美国的)会根据上一季的市场销售情况以及未来趋势作一个采购计划，比如未来准备销售什么产品，大致数量等等。然后这份采购计划回提前给每一个相关的供应商，以家具为例，大约在Buyer来采购的前一个月，每一个供应商基本上都会收到这份计划。然后是供应商们根据自己的情况准备样品。,这样一个月后，Wal-Mart会指定一个地点，华南一般是深圳高交馆、香格里拉等等，给每一

6、家供应商指定一个时间段，比如甲9:00-9:30，乙9:30-10:00等等，供应商会提前和上述地方预定场地，比如香格里拉的某个会议室，提前把样品摆出来，有点像交易会的样子。这时通常时间都很紧，要知道，Buyer一家一家轮着看，转一圈回来原来的地方可能有换了一家。这个过程通常是初选，供应商的每个产品上都有一份Wal-Mart格式的报价单，如果初选通过，带Buyer的采办会把选中的报价单带走。初选完后通常要过两三天才是复选，那时基本上是需要供应商和Buyer或者采办面谈，敲定数量、价格、出货方式、交期等等。这样基本上一次搞定半年的订单。 Wal-Mart是个很讲究integrity的公司，通常面

7、谈时都会有一个所谓“防损部”的人员陪同，以防Under Table的交易。,供应商填写Wal-Mart的报价不是简单的报一个价格了事，Wal-Mart的报价单有统一的格式,叫做quote sheet。上面包含很多项内容，比如 FOB 价、包装方式、 FOB PORT，包装尺寸、产品规格和特性等等是常见的，但它最绝的是其中的价格计算方式。Wal-Mart的quote sheet填写完成以后，经过一系列公式的计算会自动产生它的商场零售价，比如你先填上你的价格，首先公式自动上浮3%，这是所谓防损费，也就是说Wal-Mart假定产品会有3%的损坏、投诉、缺失等情况发生，如果未来你的产品销售率在97%以

8、上且没有任何complain发生，那 Wal-Mart是不会来找你麻烦的，但如果超过97%，3%也不会退还，也就是说比如你的产品报价是￥1.0，Wal-Mart的系统认为你的报价是￥1.03，但还是只支付￥1.0;接着再上浮3%，Wal-Mart在大陆设立了一家公司叫全球采办，在深圳和上海，这3%是给他们的费用;接着是根据你的包装方式算出来的运费，Wal-Mart的货基本上都是通过马斯基出的，据说马斯基是Wal-Mart控股的，肥水不流外人田，所以很容易就能大概估算出运费，有些新近和Wal-Mart合作的供应商报价时常常不注意精确计算包装尺寸，Wal-Mart对这一点可是很讲究的，尺寸的误差超过3%，Wal-Mart可是要索赔的，而且精明的计算包装也可以间接增加供应商的利润;然后是上岸后的仓储、分货、员工工资等费用都会加上去;上面的所有加起来得到一个新的价格，然后加上Wal-Mart的毛利得出一个价格就是Retail价了，Wal-Mart的毛利基本是固定的，好像是45%左右，因为Wal-Mart是上市公司，所以它的利润率有一个基本的要求才能每年给股东一个交待，Wal-Mart通常都不会有很暴利的产品。Wal-Mart的quote sheet给Buyer许多便利，只要看看Retail就可以知道你的报价是否