会议组织与服务资料.ppt

1、会议的种类 1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、机关常见会议类型： 办公例会与专题会议、*届*次*代表大会、*第*次（扩大）会议、年会、纪念活动、表彰会。 客商座谈会、签约仪式、开工仪式等,会务工作流程图（会前）,会务工作流程图（会中）,会务工作流程图（会后）,确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型

2、”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,制作会议证件 代表证 出席证 会议正式证件 列席证 来宾证 会议证件 旁听证 工作证 会议工作证件 记者证 出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。,会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。,做好会议记录,（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 记录主体 与会者的发言。议定事项。 记录尾部 散会。主持人、记

3、录人签字。,会见与会谈的基本程序,会议服务程序,会议开始前30分钟，接待人员要各就其位准备迎接会议宾客。 宾客到来时，接待人员要精神饱满、热情礼貌地站在会议室的入口处迎接宾客。配合会务组人员的工作，发放资料、引领宾客就坐。然后送上茶水。,a.奉茶的方法：上茶应在主客还未正式交谈前。 b.正确的步骤是：双手端茶从宾客的左后侧奉上。然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯子的耳应朝向宾客，双手将茶递给宾客同时要说“您请用茶”。,c.奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先宾后主；先女后男；先长后幼。 d.奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为宾客倒的第一杯茶，通常

4、不宜斟得过满，以杯深的三分之二处为宜,继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。,会议进行中间适时续水。a.续水：即在宾客饮用的茶杯中添加开水或茶水。,b.操作要领： 会间服务续水要领： 拿左手拿热水瓶。 站站立的位置，右脚插入椅档，在两个椅脚的中间。 取右手无名指和小指夹起杯盖，其余三指握住杯柄。 礼貌用语：,倒瓶口不要碰杯口 c.礼貌用语：请用茶。 d.服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。 e.会议过程中，接待人员要精神集 中，注意观察与会者每个人的 喝水情况：哪些喝的少的或者不喝 茶水，根据情况给喝的少的与会者也要礼貌性的添加一点，对于不喝的，在允许的情况下

5、可询问其是否需要其他饮料。,3会议结束 （1）宾客全部离开会场后，接待人员要检查会场有无宾客遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务负责人联系，尽快转交失主。 （2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。 （3）清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。,关于会议主席台座次的安排,茶话会、座谈会座位安排,长条桌,注：A为上级领导，B为主方席,茶话会、座谈会座位安排,关于宴席座次的安排,中餐桌,关于宴席座次的安排,西餐桌,会见与会谈的座次安排 会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所