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文档简介
1、浅析新时期中职学校档案管理论文 关键词:中职学校;档案管理;对策论文摘要: 学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,加快中职学校档案管理工作发展 的步伐以适应新形势的发展相当重要。学校档案管理工作是衡量学校 教育 质量和管理水平的重要标准, 是学校各项评估工作的重要内容。 目前,中职学校正面临着重大的变革, 作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战, 那么,如何适应新形势, 加快中职学校档案工作发展的步伐呢?笔者根据 档案法的要求, 结合自身的学习和工作体会,就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。1.中等专业学校档案管理工作现状分析1.1 领导不够重视就目前的学校档案
2、管理现状来看,大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅,对加强档案管理的重要性认识不足, 没有意识到档案对教育事业的促进作用, 认为学校不是什么政府职能部门,档案管理没必要也不可能要求得那么严格。1.2 档案管理人员缺乏,素质较低专业的档案管理人员缺乏, 现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人,而且是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗, 不具备最基本的档案管理业务知识。 档案管理人员业务水平不高,专(兼)职档案员缺乏系统培训,对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握,很难使档案工作走上
3、规范化。1.3 档案信息载体结构单一目前中等专业学校档案馆(室) 的管理方式陈旧落后,有些还是手工作业,文件立卷归档后, 档案工作人员还需对其进行加工, 如调整与编目。 这种机械的手工抄写,不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢,同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用,查阅档案也因管理方式落后, 案卷调动频繁, 而造成磨损严重, 且检索速度慢, 查找准确率低、 查全率低。 1.4 收集资料不够完整外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档,而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档
4、。 某些教师对教学档案的归档持抵触态度, 认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果,属于私有财产,若经档案部门归档后就会成为公有财产, 容易抹杀个人的成绩, 并且再利用时借用手续繁琐, 还是自己保管放心、方便。1.5 硬件设施不达标有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,档案材料随处散放,造成极大隐患。档案保管设备不齐全,大部分学校档案保管箱是 20 世纪七八十年代购置的,个别学校仍用木头箱,很不规范,影响保管使用效果。2加强中等专业学校档案管理工作的对策1 / 62.1 提高认识,加强领导,强化档案管理意识,建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体
5、员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习档案法,深入进行档案法律 知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按档案法要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次要加强对档案工作的领导,主要领导应亲自过问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求,
6、建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计 、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责收集和职能管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。2.2 加强人员配备,搞好档案实施建设为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学 规律 、有较好的 政治 素质和较强业务能力的同志来负责, 健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度, 严格按规章办事。 其次, 硬件建设是提高档案水平的基础,同时也是
7、保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱,配备六防(防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬)实施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。2.3 加强档案信息化建设,提高现代 化管理水平档案信息化建设是社会信息化发展 不可缺少的组成部分, 也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化, 即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。 其次在具体管理上要与时俱进, 要正确确立中等专业学校档案管理的理念, 制订一整套 科学 严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化, 即采用 计
8、算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。2.4 加强档案的收集和整理学校档案工作应坚持 “以我为主 ”的立卷归档原则, 着重收集本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、 劳动工资等方面的材料。 文件材料收集齐全后, 要根据不同门类、 不同载体按年度、 类别分别整理归档。建立健全学校档案, 实行档案管理, 有利于对学校的正确评估,有利于对教师和学生的全面考核, 有利于查找和使用历史 资料, 有利于学校进行科学管理,有利于提高 教育 教学质量,只要努力把学校档案建好、管好、用好,就一定能把学
9、校办出成绩,办出特色,办出水平。参考文献 :1 王莉 .谈高校档案管理现代化建设j 镇江高专学报2003,16(4).2 刘索珍 .中职学校教学档案管理工作初探 j 卫生职业教育 2005( 17) .3 代利利 .加强学校档案管理 j阜阳师范学院学报 2005 ( 5) .4 周枫,辛梅菊 .做好学校档案管理工作初探 j山东档案 2005( 5) .5 钟晓芸 .江西科技示范学院 j科技广场 2005(9) .2 / 6学校学生学习成绩及档案管理系统是一款学校学生档案及学习成绩管理系统.提供丰富的查询、打印、登记、修改功能及报表导出引擎。界面美观、时尚,完全秉承windows 应用程序原则。
10、 适合各种中、 小学校和高等院校的档案室档案快速备份,查询等工作,也适合班主任老师对学生的详细情况的记录备案、同样也适合任课老师对学生成绩的综合分析和对班级、学生的名次编排。 拥有强大而丰富的报表导出引擎, 可把数据导出为 excel、html 、lotus、foxpro、 paradox、 dbase 和 text 文件。并且附有两个经典小游戏,工作之余还可轻松一下。1 完全自动生成单科成绩单,自动排列名次;2 完全自动生成全科成绩单,自动为全班、全年级乃至全校排列名次;【摘要】档案是反映历史面貌的真实记录,档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作,也是衡量
11、学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的不断深入和发展, 贯彻落实 中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法与广东省档案管理办法 ,建立和管理好学校档案,并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道,不断提高档案管理的整体水平,有着极为重要的意义和作用。【关键词】学校 档案管理 依法治档一、当前学校档案管理工作中存在的问题1某些学校领导对档案管理不够重视,其表现为:对档案管理的意义认识不足。多年来, 由于对 “教育改革 ”的狭隘认识,导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位,经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业,而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性,
12、 因为档案是历史的产物,不能产生直接的教改成绩或效果,档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题,档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取,而依靠有关部门主动移交的可操作性不强,致使档案移交工作迟迟不能落到实处,甚至材料收集不齐全, 直接影响收集工作的开展。对档案法 的宣传不够。中华人民共和国档案法颁布 20 年了,除档案管理部门认识外,大多数人不了解、不认识档案法律责任,不重视统一管理档案的意义, 管理人员、 科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。2教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案
13、违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性,这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、 行政案件、 民事案件等所造成的后果那样,直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全,会给国家、人民带来直接的、 明显的危害和损失。 同时,学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担,甚至不当一回事,学期或学年结束,该交的档案资料也没有整理移交,需档案管理人员的多番催促。3上级档案部门,对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为, 往往只进行现场指导纠正,久而久之, 执法检查变成了上门服务,上门帮助组卷、 立
14、卷,以指导替代执法、 替代执罚。 而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。二、如何依法管理档案工作1加大宣传力度,增强社会档案意识和档案法制观念,打好依法管理档案工作的群众和社会基层。 “立足档案,面向社会”是我国档案宣传工作的方针,继续加大档案法的宣传,也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄,档案观念模糊。就我们基层而言, 要争得领导的重视,把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外,还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传,也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传,通过研3 / 6讨会、座谈会,举办展览、知识竟赛等
15、形式, 使广大群众真正了解档案, 自觉遵守档案法。还可通过对违法案件的处理结果, 以案说法, 以警世后人, 从而增强社会的档案意识和法制观念,为依法管理档案工作奠定坚实的基础。2积极争取领导部门的理解和支持,加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发, 会同档案局、 教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准,加强统筹领导,宏观管理,实行分类指导,有效监督,形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制,促进档案法实施在学校落到实处。3依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管,是发挥档案工作整体功能的前提, 也是做好
16、档案业务工作的重点。 要扎扎实实地做好这项基础工作,不仅要把学习贯彻省档案管理办法与学习贯彻档案法和档案法实施办法结合起来,加大宣传力度, 努力营造浓厚的社会氛围,还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括:(1)登记制度。为了掌握收集工作情况,避免应归档材料的遗失、散落,应及时做好登记工作,形成必要的制度。(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理,而应区分不同情况, 明确收集与归档时限。 因为有些文件材料在办文部门较长,遇上机构变化、人事变动、工作调整,很容易散失,造成归档不全或不完整。(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案
17、材料心中有数,必须确定一个时间核对收集归档材料, 对收集工作中发现的问题,如不全、短缺材料的,要及时向有关部门追要收集,对错装、错收的,材料要及时查清并予以纠正。(4)移交制度。要根据具体情况,制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求,使各单位、 各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后,及时移交给档案管理部门归档保存,避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生,保证档案材料的完整齐全,特别是人事档案更应注意及时移交。(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料,档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门,对以上制度执行情况,可与工作评价结合起来,奖
18、惩分明,如评优、评先、职务晋升等。4学校档案管理人员要努力提高自身素质。依法治档的关键是严格档案行政执法,法律是依靠人来贯彻执行的,法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度, 如果得不到严格的执行和遵守,也将形同虚设。 依法治档更重要、 更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内,按照法定程序,依法履行法定职责。树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良,能胜任新形势下工作需求,是保证依法治档真正落到实处的关键所在。5上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查。首先,要强化档案执法监督检查的手段。 在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报,看看材料,提提建议, 发个通报等做法,真正
19、严格按照档案法及有关规定的要求认真监督检查,对查出的问题,按照规定的程序认真处理,决不姑息迁就。其次,建立档案法制监督机制。各级档案行政管理部门,要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为。论文关键词:文化传播学学报档案管理与利用论文摘要:高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值, 发挥其作用,通过各种信息传播渠道,借助各种信息传播媒介,将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、 渠道、 对象以及传播反馈等五个方面。 本文针对所涉及的这五个方面探讨了高校学报档案如何科学管理和有效开发利用。一、
20、文化传播学视野下的学报档案4 / 6“档案属于一种文化现象,因为档案既反映了上层建筑观念形态,又反映了经济基础物质成功中凝聚的精神价值”。从传播学的角度看档案,由于“传播 ”这一观念的引进,从而将档案的贮存信息的属性 (即原始记录性 )与传播信息的属性(即传播性 )并列,即档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录,而且是一种历史、知识、文化的传播媒介。普通高等学校档案管理办法明确规定,出版物类是高等学校文件材料的归档范围之一,它“主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等 ”。可见,文化传播学视野下的高校学报具有重要的档案价值,是高校档案
21、群中一项重要的档案资料,应该很好地管理并充分利用。高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值,发挥其作用,通过各种信息传播渠道, 借助各种信息传播媒介,将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。学报档案传播的主体是学报档案的管理者,通过其专业的档案管理知识和一定的信息技术,把有保存价值的文献传递给档案信息的受众。这考验到档案管理者的素质; 传播的内容主要包括自家学报、交换学报以及受众需要的其他学报文件档案( 如作者原稿、用稿通知、年度选题计划等 );传播的渠道主要是通过开辟阅览室、提供原件和复
22、印件、期刊数据查询、信息咨询服务及档案编研等途径;传播的对象主要包括用稿作者、交换学报单位、文摘单位、订户、校内外广大师生等 ;传播对象反馈涉及作者论文反馈、文摘刊物转载索引、读者来信来电等。由以上所述的五个方面看,要使学报档案的传播更顺畅,反馈更有价值,需要加强对学报档案的归档管理和开发利用。同时,随着信息技术的发展,互联网等新媒介得以普遍运用。在高校档案信息存储数字化的前提下,网络以其自身的快速、 链接、互动等特点成为学报档案传播的主要形式, 如何应对信息化、 数字化时代的档案传播是目前档案管理与利用的一大课题。二、高校学报档案的管理第一,建立审稿专家库,筛选优秀作者群。把期刊多年保存的专家审稿意见书进行归纳整理, 选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍,可建立期刊审稿专家库, 并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面, 学报档案收集了每期大量的稿件,反映了广大科研、 管理工作者的实际学术水平和科研能力,据此可以筛选出优秀作者群,及时了解他们的学术动向, 并向他们约请优质的稿件,也可据此向优秀作者进行专题组稿,适应学报专题化的发展趋势。第二,做好交换期刊的管理工作。学报和其他学术刊物的办刊宗旨是学术交流而不是商业性的, 这就为学报以交换为主
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