档案管理教材.ppt

1、培 训 教 材,档 案,档案概念,档案-是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案的重要性,万向集团公司董事局主席鲁冠球： 一个企业要稳定持续地发展，应该方方面面都好，协调发展。企业做一天算一天，无所谓档案管理，而真正要把企业做好，档案工作就很重要，不可缺少。档案资料是一种信息。在市场经济条件下，搞好企业需汇集各方面的信息，对决策而言，信息比人才、资金等更重要。计划经济时代，搞企业的是执行者，上面让干什么就干什么，对信息可以不重视。市场经济时代，搞企业的是决策者，决策要根据各种资料、数据、信息，没有资料管理、

2、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。企业越大，越离不开档案工作。,档案工作的基本原则,集中与分散管理相结合，以集中归口分级管理。 1）集团文档：由行政办公室集中统一； 2）技术档案：除项目管理资料、申报资料、技术合同等，其它由技术中心资料员归口保管； 3）人事档案：有本部门归口保管； 4) 供应中心档案、营销档案：当年由本部门保管，次年移交办公室（未移交档案的要由明细清单）。 5）各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、资料随时归档。,整理资料流程（归档程序）,收集-分类-编页 码-填写案卷目录- -填写移交清单（一 式两份）-归档,解释：,1、收集：1）按照本部门归档范围

3、的内容； 2）文件、资料书写用钢笔或炭素笔 字迹工整清晰； 3）文件、资料应用A4纸；左边留有25毫米，页数为200页，厚度5厘米装订；,分类：,一级类目 二级类目 （1）行政管理类 1）行政办公室； 2）企管部 3）人力资源部 （2）经营管理类 1) 计划、统计工作 2）财务工作 3）供应中心 4）营销公司 5）售后服务中心 （3） 技术研发类； 1）技术中心（工艺、总工办、项目组） 2）质检部 （4）工程设备类 1）工程 2）设备 （5）生产管理类 1）捆钞车间；2)扎把车间；3）电器车间； 4）注塑车间；5）喷漆车间；6）制带车间； 7）清分车间；8）冲压车间；9）机加车间；,归档范围

4、： 行政管理类-办公室,姜琦- 1) 行政文件（公司内部、对外上报请示、批复、通知、报告）（电子文档） 2) 集团领导（董事长、周总的简介，活动的讲话稿、各种会资料）等； 3）荆律师签署合同、协议邮件； 4）办公室会议记录、值班经理记录； 5）占用物品台帐（纸质） 6）收发传真记录、报刊订阅明细、复印机维修记录； 7）行政办公费用汇总表 郑云龙- 1、宣传 1）大事记（电子文档） 2）录像资料（电脑分类） 2、电脑 1）购置申请单、发票 2）随机资料 3）台帐、维修记录 王 雨 - 1、网络相关资料（下载或购置程序软盘、签订合同、协议）,曲 洋- 宣传文案1）聚龙人报（纸质）； 2）公司简介、

5、上报宣传材料、报刊杂志投稿等； 3）集团领导个人事迹上报材料； 4）录音记录 5）展会材料 张 雨 -宣传图片、平面设计1）照片（参观客人、各种活动、各种产品） 2）影像资料（大型会议、文体活动、参观、 机型操作） 3）公司宣传册（彩页制作、产品包装） 4）聚龙人报（电子） 5）展板设计（喷绘、广告、标签、名片、胸 卡、招标、展会、效果图、荣誉证书） 回艳彬- 1、印.信类 （介绍信存根、作废章及、印鉴使用登记表） 2、车辆管理类（车辆运行记录、费用统计、车辆保险、维修记录、司机工资核算表 ） 3、礼品登记台帐,赵萌-管理规定、出门证、外来人员登记、值班记录、报刊发放记录、员工外出登记 表；

6、办公室综合资料-李书倩、赵艳、荆律师： 1）董事会、股东会、中层干部工作会等会议资料； 2）反映公司企业注册、更名、变更、改变隶属关系、资产 与产权变动等方面文件材料 3）上级机关颁发文件、公司签发的文件； 4）公司荣获上级机关颁发的奖状、证书、牌匾、锦旗等物品及材料； 5）反映公司重要活动的简报、声像、大事记等材料； 6）公司法律事务形成案例材料、证实、处理决定，调查材料； 7）环境保护方面的材料； 8）与外部签订的合同、协议、销售合同、意向书； 9）公司出国考擦、学习、经贸洽谈等活动形成的材料； 10）各部门档案移交清单； 11）房产、房籍产权、购房、租房手续； 12）行文、发文记录 ；

7、13）总裁办公会议记录； 14）上市资料； 15）董事长来函、信件； 16）组建有限责任、股份或租赁公司形成的材料（包括：主管部门的审批材料、公司登记申请书；资产评估、产权界定和验资证明；公司章程、出资证明书；股东大会、董事会、监事会材料）,企管部,1、职能部门与公司签订的协议、合同及有关会议纪要等材料 2、部门职能、部门岗位分工、组织机构图； 3、公司（年）发展规划、行政年度工作计划、总结； 4、公司规章制度、规定、办法形成文件材料； 5、业物流程； 6、各类通报（稽查通报、处理决定）； 7、各类报告、总结材料； 8、表扬,人力资源部,公司人员招聘资料-（求职表、自荐表、面试资料）； 培训部

8、-（计划、教案、培训记录、考试试卷和成绩、外培证书）； 绩效考核-（岗位任职标准、干部考核表、人事检查记录）； 人事管理-（人事调配令、员工调动表、员工档案、储备人员档案、离职人员档案、人事统计报表、分配通知书、保险、职称晋级） 劳动工资-（考勤管理、薪资管理、劳资方案、劳资相关报表及资料,经营管理类-计划、统计工作,1、计划： 集团公司年度计划； 月综合计划； 各部门上报计划（月销售品种计划、研发计划、采购品种计划、生产品种计划）； 临时追加计划； 2、统计： 聚龙集团工业统计报表（对外报表）； 聚龙公司价格、科技、固定资产投资、出口报表； 尼龙公司、仪表、点钞公司统计报表； 服务中心统计报

9、表； 其它公司年报； 3.接收外来文件；,财务中心,一、文件 财务管理、会计制度、规定等文件； 报告书（年检验资报告、资产评估报告、审计报告）； 税务资料；(申报/软件退税) 集团公司财务预算、决算编审报告； 上级文件（科技资金指标通知、科技三项费用通知、财政资金审批、批复资料等） 二、业务资料,会计凭证（现金、银行、转帐） 会计帐簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。） 会计报表（年度） 票据（普通、增值税专用发票存根联、抵扣联） 其它资料（银行存款余额调节表，银行对账单 工资明细表、工资手册、支票领购簿、发票认购簿、作废支票）,供应中心,1、供应商综合情况明细表、

10、临时供方明细表；（自然状况、机型或项目、计划、结算汇总、收条、请款单、对帐单） 2、采购员负责供应商资料卡； 3、模具资料 4、合同（模具、订货、设备） 5、本部门制定文件 6、回退件明细表,内贸公司,销售部 1、经销商档案； 2、订货合同、协议； 3、本公司文件、政策、制度、会议、任职文件、销售计划、电话传真记录、招标文件、授权书、市场调查、区域往来信函； 4、分公司资料（注册、其它） 5、展会资料 6、销售（运输协议、订货单、货物调转单、收货单、理赔单）,客户服务部,1、合同、协议（续保、租房、合作、售后服务协议、培训协议、委托书）； 2、售后服务资料（维修记录、开箱报告、维修手册、维修备

11、件申请、维修备件发货清单、废件台帐、质量调查单、产品落户回执单、） 3、区域资料（责任状、价格表、整机分布信息、在用物品台帐） 4、管理资料（每年工作表彰、总结会议；工作流程、岗位职责、作业指导书、规章制度、邮件、工作交接单、维修员工作日志） 5、各种报表（备件消耗汇总表、维修故障率、开箱故障率、客户满意度,外贸公司,1.客户档案：（信息类、意向类、样机类、销售类） 客户名片、客户调查表、往来邮件（邮件评审记录）、客户来访记录、客户电话询访记录、传真记录。 2.管理资料：（1）展会（宣传介绍、展位价格、签证资料、图片）；（2）证照（进出口资格证、海关证、关税证相关手续）；（3） 合同、协议（与

12、国内外签订）； （4）询价函（价格订制政策）(5)培训计划； 3.销售资料：（1）销售单据（原产地证、出口核销单、信用证通知单、报关单、银行信息单、商业发票、专业（代理）报关货运委托书、提货单、装箱单、付款通知单、销售确认单）（2）销售台帐（帐款往来、维修记录、质量信息反馈、产品手册、图解）（3）销售政策及方案、研发提供技术资料。（4）报价单； 4.谈判记录（商务洽谈记录、业务工作记录） 5.外来信息资料（外贸相关报告）,研发技术类-技术中心,总工办龙玉航 1.项目申报（1）科三费用（省市国家科技局、外贸局、发改委）（2）资金、奖励申报（省市环保局、信息产业局、技术监督局） （3）上级文件批复

13、、公司申请文件； 2.专利（国外、国内申办专利） 3.产品认证（3C、CE认证、双软认证、高新区（省市）认证、年检申报资料） 4.项目验收、汇报资料（国家创新基金、863项目计划） 5.博士后科研基地（项目管理资料） 6.项目管理（技术中心）（正式立项、非标立项、预研立项） 7.质量反馈信息表； 工艺-孟雅玲,1.工艺文件设计 2.工艺装配卡； 3.工艺流程图； 4.工艺图样与明细表 5.非标准件重要分等名细 6.工时定额与计划 图纸及技术文件-孟跃 1.外部标准：国家、产品、行业； 内部标准：整机检验、办成品检验 2.检验报告、技术条件资料、产品说明书、维修手册；专利文件、CE认证资料； 3.各种机型成套机械图纸、明细表、电器原理配线图 4.调试规程,生产管理类,各车间 1.所有生产中所产生记录、表单装订成册归档；（本部门发生记录或表单）重复记录整理统一销毁。,工程、设备档案,设备类：1设备说明书 2.安装操作和检修设备图； 3.设备所带相关资料； 4.检修记录、设备管理卡、设备台帐、保修单； 5.设备方面签订的合同、协议,保管期限种类,永久 长期