个人绩效与时间管理.ppt

1、个人绩效与时间管理,由上海分公司培训部提供,课程大纲,建立有效的时间管理概念 区分重要和紧迫，学会优先管理 建立有效的时间管理系统 找到制约成效提高的障碍 学习相应的时间管理技术,现状,工作 个人 用图画表示,表达工作情绪的词语,惬意 沉闷 累 乱 繁忙 轻松 无聊 充实 平衡 烦,有效率地完成工作 疲于应付 盲目 目标明确 筋疲力尽 毫无头绪 做自己想做的事 压力太大 精力充沛 憔悴,应付自如 昏昏欲睡 按部就班 工作愉快 拖沓 逃避 信心百倍 忙于收拾残局 有危机感 有成就感,案例分析,我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，电话、应酬，无聊的事,测试,好象在有压力的情况下我的工作才能做的最好。 我

2、认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的。 我看到周围的人做事慢吞吞时，总是感到很生气，我讨厌排队。 每当要请假时，我总感到非常愧疚。 我好象总是匆匆忙忙从一个地方赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 做一件事时，我脑子里常想着另一件事。 好象在处理危机时我的状态最好。 好象搞定危机比争取长期性的结果能给我更大的满足感。 我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。 当我不得不让别人失望，放弃一些事情处理危机时，我相信别人是会理解的。 只有在解决各

3、种各样危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。 我常边吃饭边工作。 我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。,从不有时总是 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234 01234,瘾性问题的共同症状,一定会出现一种可以预见的感受。 会成为吸引你所有注意力的主要焦点。 能短暂消除痛苦和其它负面感觉。 能够产生一种人为的自我重要、权威。 控制、安全、亲密和成就的感觉。 会加重所要治疗的问题和感受。

4、逐渐使正常机能退化。,Do the things right VS Do the right things,制变主动选择承担责任,制变 Proactive VS 应变 Reactive,应变与制变 效率与成效 The enemy of the “best”is the “good” Choice not chance determines destiny 决定命运的不是机会，而是你的选择,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+紧迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：优先矩阵,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 紧迫

5、的事情不一定是重要的事情。,紧急,重要,不重要,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,繁琐的工作 某些信件 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机 急迫的问题 有期限压力的计划,压力人,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,无聊人,不紧急,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪

6、他人 人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,Diarize（定出做的时间） 变为 Do it latter（呆会做）,4D原则,Do it now！ （马上就做）,Dont do it。 （别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate 授权别人去做,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,时间自然法则总结,Parkingsons Law 帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos

7、Principle 帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels 内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency 效能与效率,做正确之事，做好它,效率与成效,帕雷托原则,小组讨论,有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？ 有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？ 为什么过去没有做这些可以你带来积极效果的事情？,罗盘时钟=时间管理,对成效的挑战,优先顺序不明确 电话打扰 缺乏优先/目标 贪多

8、嚼不烂 不速之客 无效授权 桌面杂乱无章/找不着东西 缺乏自律/拖延 不会说“不” 会议,4DS,D _ D _ D _ D _,大脑信赖的地方,优先管理的核心,把每天要做的事情列一份清单 确定优先次序，从最重要的开始做 每天都这么做,清理桌面,建立三到五个档案 根据4D原则整理所有文件 把“立即做”的工作一件件处理完 给待处理活动定下时间并相应存放文件 使用活页文件 每日清理桌面,吃大象原理,大脑图,产品说明书,了解产品,印刷,售后服务,图片,题纲,初稿,规格,注意事项,维修点,打印,美工,公司简介,拍照,Specific 具体的 Measurable 可衡量的 Achievable 可实现

9、的 Relevant 与价值相关的 Tractable 可跟进的,SMART,目标,What I am here for ? 对我的岗位来说，最重要的职责是什么？,Make a list. 分清主动工作和被动工作内容。,主动性（建设性）工作： 帮助达到目标的工作,被动性工作： 日常琐碎的事情,放弃喜欢做的事 放弃怕失去控制的心理 授权 把任务交给人，培训他们并通知相关人员 随时准备提供建议并进行解答,组织下属,Productivity Challenges 对生产率的挑战 1、Shifting priorities/crisis management 优先顺序不明确/危机管理 2、Teleph

10、one interruptions 电话打扰 3、Lack of Priorities/objectives 缺乏优先/目标 4、Attempting too much 贪多嚼不烂 5、Drop-in visitors 不速之客 6、Ineffective delegation 无效授权 7、Cluttered desk/losing things 桌面杂乱无章/找不到东西 8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延 9、Inability to say “No” 不会说“不” 10、Meetings 会议,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合 作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。 应付拖延的招数： 订定完成期限 建立回馈制度 安排人监督你 趁早解决 把工作划分为几个小部分 现在就去做,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有： 电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷 时，你的工作品质势必会大受影响。,NO！,NO！,NO！,应付突发状况,应付突发状况，是时间管理上的一大技巧