第1章中文Access 2003应用实例教程.ppt

1、,中文Access 2003应用实例教程,第1章 Access 2003入门,1.1 Access 2003简介 1.2 Office 2003的安装方法 1.3 启动Access 2003的两种方法 1.4 Access 2003的窗口环境 1.5 关闭Access 2003要注意的问题 1.6 Access 2003的新增功能 1.7 Access 2003中的数据对象,1.1 Access 2003简介,Access是Microsoft公司著名的办公套装软件Office中的组件之一。从声名远播的Access 97开始，现在已经升级到Access 2003版。Access 2003在外观和

2、操作、网络功能、与Office其他组件（如Word、Excel等）的结合、与Web的结合、与XML语言的结合以及与SQL数据库的链接等方面都比其旧版本有很大的改进和提高。下面将介绍Access 2003全新的界面和基本操作，包括如何进入Access、打开不同版本的Access数据库以及退出Access等。 没有接触过Access的读者，应仔细阅读本章的所有内容，以便很快了解并掌握Access基本的操作方法；对于Access以往版本的用户，可着重阅读Access 2003的新增功能方面的内容，以便快捷地了解和使用焕然一新的Access 2003。,1.2 Office 2003的安装方法,1.2

3、.1 按照安装程序的向导操作 1.2.2 Office的在线更新,1.2.1 按照安装程序的向导操作,把Office 2003的安装光盘插进驱动器之后，安装程序将自动运行。 紧接着提示用户输入Office的产品密钥。,1.2.2 Office的在线更新,在Office 2003中特别注重了与因特网连接的功能，在线更新Office已经成为安装完毕之后的推荐选项。 单击按钮之后，就可以立即进入Office 2003的更新页面，在更新页面中找到“检查更新”选项，单击该选项之后就会出现对话框。 建议在更新过程中不要运行其他应用程序，以免与更新程序相冲突而导致更新失败。,1.3 启动Access 200

4、3的两种方法,1.3.1 从菜单打开Access 2003 1.3.2 在系统桌面上建立Access 2003的快捷方式,1.3.1 从菜单打开Access 2003,单击Windows任务栏上的“开始”按钮，然后用鼠标指向“所有程序”菜单，弹出菜单项，选中“Access 2003”后就可启动Access 2003。,1.3.2 在系统桌面上建立Access 2003的快捷方式,最简单而直接的启动方法，就是在桌面上建立Access 2003的快捷方式，这样只需要双击桌面上的快捷方式图标，就可以方便、快捷地启动系统。,1.4 Access 2003的窗口环境,1.4.1 Access 2003的

5、工作界面 1.4.2 Access 2003的菜单栏 1.4.3 Access 2003的工具栏 1.4.4 打开数据库中的表,1.4.1 Access 2003的工作界面,启动Access 2003时首先会出现全新的Access 的LOGO，然后进入到其工作界面，如下图所示。,1.4.2 Access 2003的菜单栏,Access 2003的菜单栏包括文件、编辑、插入、视图、工具、窗口以及帮助。 各子菜单的格式沿用了Windows XP的风格，显得非常美观。例如文件菜单包括了新建、打开、保存、关闭、导入、打印、退出等命令。 几乎每个子菜单的最下方都有一个向下的箭头，这是Office 200

6、3继承了Office以往版本的一个明显的风格特征，它的作用是把用户很少使用的菜单项隐藏起来。 单击一下这个向下的箭头，就会显示菜单条的全部选项。,1.4.3 Access 2003的工具栏,在没有打开表或者查询视图的情况下，Access 2003的工具栏如图所示。,1.4.4 打开数据库中的表,要打开当前数据库中的一张表，可以直接双击“表”对象，或者选中该表，然后单击“打开”。 在这个表中，每行包括一个Teacher的信息记录，每列含有某个字段的数值。每个字段有一个惟一的名称，并且只有一个特定的数据项，如“ID”、“VID”、“TID”和“Flag”。其中“ID”列是自动编号的，用户无需手工输

7、入。 在Access窗口底部的状态栏显示在表定义中包括的当前字段的注释，这些注释是在表的设计阶段完成的。,1.5 关闭Access 2003要注意的问题,1.5.1 保存数据库的内容 1.5.2 关闭Access 2003数据库,1.5.1 保存数据库的内容,在退出Access 2003之前，最重要的是先保存输入和修改的数据内容。具体方法是单击“文件”菜单中的“保存”或者“另保存”命令，或者直接单击工具栏中的 按钮。,1.5.2 关闭Access 2003数据库,有两种办法可以关闭Access 2003数据库： （1）在“文件”菜单中单击“关闭”命令。 （2）单击Access 2003界面右上

8、角的 按钮。,1.6 Access 2003的新增功能,1.6.1 改进的帮助功能 1.6.2 引导首次使用数据库的用户 1.6.3 打开数据库时的安全检查功能 1.6.4 查看对象相关性信息 1.6.5 窗体和报表中的错误检查 1.6.6 传播字段属性 1.6.7 Windows XP主题支持 1.6.8 SQL视图中的增强字体功能 1.6.9 提供SQL视图中基于上下文的帮助 1.6.10 导入表、导出表、查询和链接表等 1.6.11 在XML方面的应用 1.6.12 智能标记的使用 1.6.13 控件增强的排序功能 1.6.14 备份和还原Access文件 1.6.15 其他新增功能,1

9、.6.1 改进的帮助功能,与以往版本的Access相比，Access 2003更加突出了与因特网连接的在线帮助功能，使用户能够及时获得更新、更全面的帮助。打开Access 2003的界面，可以在其右侧看到连接至因特网的任务窗格。 在“搜索”下面的文本框中输入需要查找的内容的关键字之后，系统就可以立即连接到Microsoft网站的“office online”帮助。 需要提醒一下使用过旧版本的Office的读者，在以缺省设置Office 2003的时候是没有安装Office助手的。要显示Office助手，既可以在安装Office2003的过程中选择相应的选项，也可以在Office2003完毕后再

10、另行安装。,1.6.2 引导首次使用数据库的用户,对于初级用户来说，使用数据库可能是件令人倍感头疼的事情。为此，Microsoft公司在Access 2003中增加了“首次使用数据库的用户的入门方式”的帮助，以使新用户尽快熟悉Access数据库的组件。 其使用方法是：在“搜索”下面的文本框中输入“首次使用数据库的用户的入门方式”，然后单击 按钮，就会弹出一个帮助信息窗口。,1.6.3 打开数据库时的安全检查功能,Access 2003 中增加了打开数据库时的安全检查功能，以避免用户使用不安全的表达式来操作系统，从而对系统造成破坏。不安全的表达式包含了某些函数，使得用户可以访问硬盘分区、文件或其

11、他未经授权的资源。在打开数据库时系统会打开如图1-21所示的安全警告框，在单击“是”按钮之后，Access 2003还会弹出一个警告对话框极力劝阻用户不要打开含有不安全表达式的数据库。,1.6.4 查看对象相关性信息,在Access 2003 中可以非常方便地查看数据库对象间的相关性信息。这个功能相当实用。查看那些使用特定对象的对象列表可以有助于开发人员随时对数据库进行维护，并避免产生与丢失记录源相关信息的错误。例如，在一个教学管理系统数据库中，由于院系的合并，现在已不再需要“计算机一系”查询，但在删除前，可能希望知道数据库中还有哪些对象在使用该查询。进而在删除“计算机一系”查询前，更改相关对

12、象的记录源或删除它们。,1.6.5 窗体和报表中的错误检查,在Access 2003 中，可以启用自动错误检查功能以检查窗体和报表的常见错误。错误检查功能可以智能地指出错误，并给出错误类型提示。 例如，在设计视图中新增了一个 “Caption”的标签控件。错误检查功能打开之后，Access 2003将检查与快捷方式相关的错误，同时，可以在控件的左上角位置看到一个绿色的错误指示器。 由于“Caption”标签控件是一个新标签，并没有控件与之相关联，所以单击这个标签时将出现“错误检查选项”按钮。 如果将鼠标指针停留在“错误检查选项”按钮上，然后单击按钮上的箭头，则菜单将显示一组用于更正或忽略错误的

13、命令选项。,1.6.6 传播字段属性,在较早期版本的Access中，如果一个表的字段的被继承属性被修改了之后，开发人员就必须及时手动修改各个窗体和报表中相应控件的属性。这是一个耗时耗力并且容易出错的工作。 现在在Access 2003版本中，修改“表”设计视图中的被继承字段属性时，Access将显示一个选项符号，此选项符号可以让用户方便地更新全部或部分绑定到该字段的控件属性。,1.6.7 Windows XP主题支持,在Office 2003的所有组件中都具备这个新功能。Office 2003加入了对Windows XP 主题的支持之后，用户如果选择了默认主题以外的主题，Office组件会自动

14、将选中的主题应用到视图、对话框和控件中。 如果使用的是 Windows XP操作系统，并且是在主题不是“Windows传统风格”的情况下使用Access 2003创建数据库的话，则数据库中大多数窗体控件都将自动继承Windows主题，使其外观风格与Windows更加统一。,1.6.8 SQL视图中的增强字体功能,在Access数据库和Access项目查询的SQL和查询视图中，Access 2003版本增加了可以改变查询设计字体的功能，这也大大加强了数据库查询的可视性。,1.6.9 提供SQL视图中基于上下文的帮助,在Access 2003中打开一个SQL视图之后，把光标定位在要获取“帮助”的文

15、本附近，按下F1键即可获得相应帮助。,1.6.10 导入表、导出表、查询和链接表等,在Access 2003 中可以非常方便地导入、导出表甚至整个Access数据库，也可以从Access中链接到Microsoft Windows SharePoint Services 列表。,1.6.11 在XML方面的应用,XML的全称是eXtensible Markup Language，它是一种类似HTML的用来描述数据的语言。XML也正迅速成为商务软件应用程序间交换数据时的首选技术方案。Access 2003提供了增强的XML支持来指定转换文件。文件被指定后，转换将被自动应用。 通过简化架构和样式表的

16、创建和应用，Access 2003还提供了便于控制数据的方法。Access 2003可通过一种标准一致的方式，便捷地描述丰富的结构化 XML 数据，同时也便于与其他应用程序间实现数据传输。例如，一家生产企业可以使用Access创建描述供货单的架构，然后把该架构发送给自己的销售商，以便对方准确了解该数据格式。,1.6.12 智能标记的使用,SmartTags是一种在开放式结构中运行的程序，Microsoft公司在其新产品如IE6.0和Office 2003中全面采用了这种新技术。SmartTags在具体产品中的作用有细微的差别。Access 2003中增加了“智能标记”，用户可以使用 Smart

17、Tags 属性将智能标记添加到数据库中表、查询、窗体、报表或数据访问页中的任何字段，以便快速访问。,1.6.13 控件增强的排序功能,Access 2003增强了控件的排序功能。用户可以对窗体和报表中的“列表框向导”和“组合框向导”以及 Access 数据库的“查阅向导”等向导中的字段指定升序或降序的排序方式。可被指定的字段数目最多是4个，已经能满足一般用户的需求。,1.6.14 备份和还原Access文件,Access 2003提供了备份Access数据库以及Access项目的功能，并推荐用户在对数据库或者项目进行较大的改动之前首先备份。,1.6.15 其他新增功能,Office 2003还

18、具有以下其他一些新增功能： （1）支持Tablet PC平板电脑。在Office 2003中，用户可以使用自定义的手写方式快速地向Office文档输入信息。Office 2003还允许用户通过水平方式查看任务窗格，以自己习惯的使用方式操作Tablet PC。 （2）客户体验改进活动。Office 2003帮助形式的重心由脱机帮助转移到了在线帮助，而且Microsoft公司为了使在线帮助能起到越来越重要的作用，特地在每一个在线帮助的结果的末端加入了用户反馈功能。,1.7 Access 2003中的数据对象,1.7.1 表 1.7.2 查询 1.7.3 窗体 1.7.4 报表 1.7.5 页 1.7.6 宏 1.7.7 模块,1.7.1 表,表是Access数据库的基础。Access 2003数据库一般有多个表，每个表存储了特定实体的信息。一般来说，表是一个关系数据库中最基本的对象，它是实际存储数据的地方。,1.7.2 查询,数据库的功能之一是可以对数据进行查询和统计。Access 2003 提供了非常强大的查询功能，几乎所有常用的查询方式在Access 2003都能方便快捷地实现。利用查询功能可以用不同的方法来查看、更改以及分析数据，也可以将查询作为窗体和报表的记录源。,1.7.3 窗体,窗体与一般Windows应用程序的窗体