公文写作培训课件2833660.ppt

1、1,公文写作,2012年9月22日,2,公文的定义,公文是各类机关、企事业单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。,3,公文的种类,按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体. 按行文关系分：上行文、下行文、平行文 按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通 按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件 按使用范围分：通用公文、专用公文 按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）,4,公文文种,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）列15种：决议、决定 、命令（令）

2、、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 2012年7月1日起实行，1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,5,中远集团公文种类,四种类型：正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件。 正式发文种类：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函。 便函种类：单位便函和部门便函 单位便函：函、通知、批复、报告、意见。 部门便函：函、通知、答复/回复、报告。 内部公文：决议、会议纪要、签报、工作联系单、外联记录单、内部通知、简报、其他。,6,中远集团公

3、文种类,专用文件是指在一定业务范围内使用，有特定格式和处理程序的公文，一般用于常规性审批公文。专用文件的公文格式、适用范围、工作程序和管理要求等由使用单位确定，并以适当的形式予以公布。,7,公文的特点,1政策性 2实用性 3可靠性 4定向性 5时间性 6. 规范性,8,公文的作用,颁布法规 指挥管理 交流信息 宣传教育 商洽协调 凭证依据,9,决 定,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 经常使用的下行公文文种，具有以下特点：权威性、指挥性、决断性。 根据内容性质不同，分为法规政策性决定、宣告事项性决定、奖惩性决定、任免性决定。,10,决定

4、的结构,标题 决定一般使用完全型公文标题，即“单位名称+事由+文种”。 正文 开头：交代决定的缘由，可以是发文目的，可以是政策依据或事实依据，也可以是基本情况或结果。 主体：写明决定的事项。决策事项，要按照逻辑关系安排层次，条理清楚。知照事项简要交代主要内容及结果。 结尾：决定的结尾可以采用自然结尾、提出要求结尾，也可以提出号召或希望结尾。变更或撤消决定的结构一般比较简单。 落款 落款由署名（印章）+成文日期组成。,11,决定的范例,（单位名称）关于表彰XXX的决定 XXX（主送单位）： 最近，（被表彰人员或集体的事迹）。 （被表彰事迹产生的影响和表现出的精神）。 为了（表彰目的），根据（表彰

5、 依据），决定对等予以表彰（或授 称号）。 希望（号召向先进学习，提出更高的工作 要求和希望）。 附件：表彰名单 （印章） 二年月日,12,关于表彰2011年度先进集体和先进个人的决定 2011年即将过去，一年来，面对国际国内经济形势，XXX产品市场低 迷等不利因素，全体干部职工团结一致，群策群力，艰苦奋斗，同心开 拓，涌现出了一大批管理科学、敢于创新、成绩突出的先进集体和兢兢业 业、勤勤恳恳、尽职尽责、勇于奉献的先进分子。为了鼓励先进，树立典 型，激发干部职工在逆境中奋勇向前的热情，推动全公司整体工作再上新 台阶，经公司研究决定，对本年度涌现出的先进集体和先进个人予以表彰 奖励。 人员名单：

6、（或附后） 希望受表彰的先进集体和先进个人要谦虚谨慎，戒骄戒躁，再接再厉， 再创佳绩。公司全体干部、职工要虚心学习他们的经验，胸怀全局，积极 探索，勇于革新，扎实工作，埋头苦干，不计得失，勤于动脑，敢于负 责，以严谨的科学态度、扎实的工作作风和敢为人先的创新意识，为公司 不断持续发展而努力奋斗！ XXXXX公司 二一一年十二月十五日,13,通 知,适用于印发本系统（含下属单位）需要执行的规章制度，任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。 通知是一种使用范围广泛，使用频率极高的公文。可用来批转、转发文件；颁发或发布行政规章；向下级布置工作，传达上级

7、指示，加强部门协作，安排部门工作；宣布任免或聘用干部等。,14,通知的特点,广泛性 通知的广泛性，是指使用范围的广泛和承载事项的宽泛。使用范围的广泛，是不受机关的层级和类型的限制，任何法定组织都可以使用。承载事项的宽泛，是指可以用通知发布规章，印发、批转、转发公文，指挥、布置工作，告知事项等。 多样性 通知的多样性，是指通知的类型繁多。由于通知承载的事项宽泛，因此，造成通知比其他文种的类型多。如发布规章用发布性通知，印发、批转、转发公文用批示性通知，指挥、布置工作用指示性通知，告知任免及其他事项用知照性通知等。,15,通知的特点,晓谕性 通知的晓谕性，是指发文机关告知其指定“读者”的事项，诸如

8、发布规章，印发、批转、转发公文，指挥、布置工作，任免人员，日常事务等。 约束性 通知的约束性，是指发文机关用来指挥、布置工作，对指定“读者”提出执行要求等。,16,通知的结构,标题 通知标题的形式比较复杂，常用形式主要有四种： （1）完全型结构是发文机关+事由+文种，如国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知。 （2）省略型结构是事由+文种，如关于元旦放假安排的通知。,17,通知的结构,（3）简约型结构是文种，如通知。 （4）附加型结构是发文机关+附加词+被发文标题或名称+文种，如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知。 附加

9、型标题的附加词是“发布”“批转”“转发”和“印发”，被发布的是“法规规章类”公文，要加书名号；被批转的是下级机关的公文；被转发的是上级机关和不相隶属机关的公文；被印发的是非法定公文，如计划类公文、领导讲话、调查报告等。 附加型标题要注意多层转文出现的层次套叠及正确使用标点符号问题。,18,通知的结构,例1： 县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于的通知的通知的通知 修改： 县人民政府转发市人民政府转发省人民政府关于的通知的通知的通知,19,通知的结构,正文 1.发布性和批示性通知，往往采用篇段合一形式，先引用被发文的标题，发布行政法规和规章时要说明实行具体时间，指明通知事项的意义、

10、必要性、重要性，最后提出执行要求。 发布性和批示性通知属于复体公文，即两篇公文合二为一，被发公文要以通知为载体发出。复体公文的标志是公文标题有附加词。复体公文可以不标识附件说明。,20,通知的结构,2.指示性通知 开头：发布通知的背景、依据、目的等。 要求简明扼要，可使用过渡语句。 主体：具体事项。要求明确、具体，有针 对性，切实可行。结构安排，分条列项或加小 标题。 结束语：提出要求，可单独成段，也可以 是整篇文章的最后一个问题。,21,通知的结构,3.知照性通知，用于要求“读者”知晓某一事项或事 情，如会议通知、任免通知、成立或撤并机构通 知、放假通知等。 4.告知事项的通知，一般先交代发

11、文缘由（目 的、依据等），然后说明告知事项及要求。 5.会议通知包括召开会议的依据、目的，会议名 称，主持单位，会议内容（议题），开会（起 止）时间，参加人员，会址会场，报到时间、地 点及其它有关事项。,22,通知的结构,6.任免通知开头是任免依据，然后是任免内 容，要先任后免。 7.成立或撤并机构通知，开头是依据和目的， 然后是事项及说明。 8.放假通知，应该尽可能简短，将放假日期及调 整的工作日说清楚即可。 知照性通知的结束语可以用惯用语句“特此通 知”或自然结尾。,23,通知的结构,结束语 （1）“希（请）遵照办理”“希（请）依照执”“希 （请）认真贯彻执行”“希（请）立即贯彻执行” 等

12、，用于通知内容关系全局性的重大方针政策， 发布法律法规类公文，或转发上级公文时。 （2）“希（请）研究执行”，用于要求结合本地 区、本单位实际情况办理时。 （3）“希（请）参照执行”，用于有参考价值的 意见、建议、经验性的总结或报告等。 （4）“希（请）研究试行”，用于探索性的或法 律程序不完善的政策性问题，需要下级机关边执 行边修改时。,24,通知的结构,落款 落款由署名（印章）+成文日期组成,25,通知范例,XXX会议通知（标题） 各部门：（主送机关） （正文）根据XXXX，为XXXX，召开XXX会议，主持单位，会议内容（议题），参加人员等。 一、开会（起止）时间 二、会址会场 三、报到时

13、间、地点 四、联系方式 特此通知 （发文机关） 年 月 日,26,通 报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。 通报主要用于表扬好人好事、新风尚；也可用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。,27,通报的特点,典型性 通报的人和事总是具备一定的典型性，是发文机关用先进或错误的典型事例、事件，重要情况，重要精神，重大事故，恶性案件等，对发文对象进行教育和指导，以达到启迪思想、弘扬正气、规范行为、预防警戒的目的。 引导性 通报是让读者知晓先进或错误的典型事例、事件，发生的重要情况，重要精神，重大事故，恶性案

14、件等，知道发文机关的要求。 指挥性 通报的指挥性，是发文机关通过树立典型、揭露问题、告知精神或情况等，来指导和指挥工作，因此，通报的结尾都要提出发文机关的要求。,28,通报的类型,表彰性通报 用来表彰先进单位和个人，介绍经验或事迹，树立典型，召开大家学习。 批评性通报 用来批评错误、揭露问题，以示警戒，吸取教训。 传达性通报 传达性通报，是传达重要精神或情况的通报。,29,通报与通知的区别,表达方式不同 通报与通知虽然都具有告知性的特点，但是，通报不仅要告知“读者”事项、情况，而且还要对事项、情况等进行评议和分析，要陈述事情的大致经过和大体环节；通知则是直接告知“读者”应当遵守或周知的事项，不

15、需要陈述过程。 工作方法不同 通报与通知虽然都具有指挥性的特点，但是，通报是利用典型事例来启发教育“读者”，是间接指挥；通知则是发文机关直接指挥。 功用和承载范围不同 通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评，对重要精神和重大情况的传达，来启发教育“读者”，沟通信息，指导工作；通知除了具有与通报相同的告知事项，指挥工作的功用以外，还用来发布规章、印发、转发公文，任免人员等，通知的承载范围更为宽泛。,30,通报的结构,标题 （1）完全型 结构是发文机关+事由+文种，如国务院办公厅关于内蒙古自治区人民政府制止违规建设电站不力并酿成重大事故的通报教育部办公厅关于近期数起学校传染病流行事件的通报

16、。 （2）省略型 结构是事由+文种，如关于山东省齐河县事业单位违规进人问题的通报。 （3）简约型 结构是文种，如通报。,31,正文部分,通报的开头有几种形式： （1）交代时间、地点、人物或单位、主要事例、结果等基本要素，一般表彰性、批评性通报常用。 （2）概述事实，交代发文目的。 （3）列举事实。 （4）交代通报的对象。 通报的主体部分，承接上文，与开头紧密相连，结构安排主要有： （1）列举主要先进事迹或错误行为，或陈述事件、事故的大致经过，大体环节；揭示先进典型的时代意义、精神风貌、高尚品质，以及表彰决定；或分析错误、事故的原因及危害性；对事故、事件责任人的处理结果等。最后，提出要求或希望。

17、 （2）分析原因，提出要求。 （3）简要概括情况。,32,落 款,落款由署名（印章）+成文日期组成。,33,【例文】 关于表彰二O O三年全省“山区建设优秀人才”的通报 各市、县、自治区人民政府，省直属有关单位： 二OO三年，我省广大山区干部群众在各级党委和政府的领导下，为进一步 建设全面小康社会，在各条战线上艰苦创业，开拓进取，取得了显著的成绩， 并涌现出一批山区建设优秀人才。他们热爱山区，扎根山区，全心全意为山区 人民服务，深受山区人民的称赞和爱戴。省政府决定对为山区建设作出突出贡 献，被评为二OO三年全省“山区建设优人才”的等100位同志予以表彰和 奖励。 希望获奖的同志戒骄戒躁，再接再

18、厉，为山区建设再立新功。希望全省干 部群众学习他们扎根山区，艰苦创业，全心全意为山区人民服务的精神和脚踏 实地，奋力拼搏，实事求是的工作作风，为加快我省建设全面小康社会的步伐 而作出应有的贡献。 附件：二O O三年全省“山区建设优秀人才”名单 XX省人民政府 二O O三年十一月二十日(印),34,【例文简析】 这是一则表彰性通报，因表扬的是一批优秀人才，所以没有详写先进事迹，而是用高度概括的语言总括了先进事实，然后给予高度评价，并决定予以表彰和奖励，鼓励其做出更大的贡献。采用附件形式将100名先进人员的名单列出，使得该通报正文结构紧凑，语言简洁。,35,报 告,适用于向上级单位汇报工作，反映情

19、况，回复上级单位的询问。 作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”，“评估报告”、“立案报告”等不是相同的概念，注意不要混淆。,36,报告的特点,单向性 报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的上行文，不需要上级机关给予批复。 陈述性 报告的陈述性，是指报告的语言表达方式是陈述式。报告的这一特点是由其内容决定的，向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，无论篇幅长短，只有采用陈述和说明的方式。 沟通性 报告的沟通性，是指下级机关通过报告得到上级机关的支持和帮助，是“下情上传”的主要手段；上级机关则可以通过报

20、告获取信息、了解下情。 事后性 “事前请示、事后报告”，报告可事前事后事中，请示只能事前。,37,报告的类型,工作报告 工作报告，是汇报工作情况和问题，并提出改进的意见和措施的报告。工作意见或建议部分，要从实际出发，符合政策精神，使之用得上，行得通。 情况报告 情况报告，是本单位出现了正常工作秩序之外的情况，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况汇报。讲问题要揭示事物的本质，避免被表象迷惑。 答复报告 答复性报告，是对上级机关所提问题或询问事项的回复，要求有针对性地回答来文中提出的问题，文字力求简要。 建议报告 对自己职权范围内的某方面工作有了切实可行的设想之后，将其归纳整理成意

21、见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳。,38,报告的结构,标题 可以使用完全型标题发文机关+事由+文种，也可以使用省略型标题事由+文种形式，如例文。 正文部分 开头：交代报告缘由，要开门见山，高度概括。 主体部分：陈述有关工作或情况，提出解决问题的办法或今后的目标、方向等。要注意突出重点，有调查，有分析，决不能面面俱到，堆砌材料。 结尾：一般采用自然结尾，也可以用结束语“特此报告”作为结尾。 落款 报告的落款由署名和成文日期组成。,39,报告范例,关于XX事故的报告 XXX：（主送机关） XXX（事故经过）。 XXXXX（事故后采取的措施）。 XXXXX（调查及事故原因）。 XXXX（经

22、验教训和措施） XXXX （请求处分） 署名 X年X月X日,40,请 示,就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。 请示的范围大体包括以下几个方面： 1.涉及方针政策方面的问题需要明确、具体的解释； 2.工作中出现的新问题、新情况无章可循； 3.本地区、本部门因情况特殊难执行统一规定，需要变通处理的问题； 4.涉及重大的、没有把握处理的问题； 5.开展某项工作遇到的人力、物力、财力方面难以解决的问题等。,41,请示注意事项,第一，必须严格遵守行文规则，如：一般不得越级请示；请示必须是一文一事；一般只写一个主送机关，不能多头主送；除领导直接交办的事情外，不得直接送领导本人；需要同时抄

23、送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；等等。 第二，同一系统、同级单位、同样事项，可联合行文请示；不同系统的单位，请示同样事项,要分别行文。 第三，不允许事前不请示，事后不报告。 第四，不能事无巨细都向上级请示。,42,请示的特点,请求性：指本机关、本部门打算办理某事，却无权自行决定，或者无力承担,或者不知如何办理等，必须请求上级机关批准、同意或作出指示后才可办理。因此要求请示的理由必须充分、具有说服力，这样才能充分说明请示的必要性、合理性，引起上级机关的重视、关切，促使请示问题及时解决。 单一性：指一篇请示只能办理一件事，即“一文一事”，切忌“一文数事”，那样会造成主次缓急不分

24、，上级机关无法审批。因为“一文数事”往往要涉及较多的分管部门，领导人要花费较多的时间进行研究协调，审阅批复，不利于请示事项的及时解决。而且如果其中一件事办不成，其他几件事都要受影响。“一文一事”，便于上级迅速及时地做出回复。 请示的单一性，还指报送请示时只能有一个主送机关，不能“多头主送”， 以免出现责任不明，互相推诿，或领导机关间批复的意见不一致，下级机关难以处理执行的现象。“多头主送”与“一文数事”的结果一样不利于请示事项的及时回复。,43,请示的特点,隶属性：指请示只能按照隶属关系直接向主管机关呈送请示，不得向无隶属关系的机关请示，因为只有具有隶属关系的直接的主管机关才有资格和权力批复。

25、 请示一般只能主送主管上级机关，不能多头请示。受双重领导的机关要根据请示的内容和上级机关的职权范围确定向哪一个主管上级机关呈报，另一上级机关用抄送形式。请示一般不越级，因特殊情况，必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。 紧迫性：指请示事项对时间的要求紧迫。当下级机关遇到无法解决、或无权解决的问题时才写作请示，得到上级机关的答复后才能开展工作。因此，上级机关接到请示后，无论对请示事项同意与否都应立即批复。,44,请示的类型,请求指示性请示 下级机关在工作中遇到自己无权解决的一些问题时，如对政策界限的把握，对新情况、新问题的处理等，向上级领导机关要政策、要办法的请示。 请求批准性请示 下级机关涉

26、及机构、编制、项目、计划、经费、设备等问题时，向上级机关请求批注准使用的公文,45,请示与报告的区别,1行文目的不同 请示要求上级机关就请示的问题给予明确的答复，因为上级机关的答复就是即将要做的工作或解决问题的依据；而报告则是对完成的工作或解决问题的汇报，对某一情况的陈述，并不要求上级机关给予明确的答复。 2行文时间不同 请示是请求上级机关批准、答复，必须要事前行文，一般情况下不得“先斩后奏”；报告是反映情况、汇报工作，答复问题，通常是在事后或事情进行中行文。 3行文内容不同 请示应一文一事，必须提出明确的请示事项。而报告中综合性报告，内容往往涉及到许多方面，但不能在报告中夹带请求事项，也不能

27、请求上级批准。 4收文处理不同 上级机关收到请示后，要尽快研究，及时给与答复。而收到报告，主要是了解下级机关工作的情况，为以后的决策做参考,不需要做出答复。因此，与请示相对应的另一文种是批复，即有请示必定有批复，批复一定是针对某一请示，报告一般不做批复。 5结尾用语不同 请示的结尾用语，一般使用“妥否，请批示”“当否，请批复”“可否，请批准”等需要上级机关明确回复的语句； 报告的结尾用语，对上级机关没有明确的肯定回复性的要求，如“以上报告，如有不妥，请指示”，“特此报告”等。,46,请示的结构,1.标题 请示的标题可以使用发文机关+事由+文种的形式，也可以使用事由+文种的省略形式。 2.正文部

28、分 开头：交代请示缘由，如政策依据、事实依据，目的，背景等。要求高度概括，理由充分。 主体部分：交代请示的事项，即请求指示、批准的项目。可以分条列项，注意条目间的逻辑关系。提出的请求要集中明确、切实可行，要考虑必要性，又要考虑可能性；既要考虑本地区、本部门的需要，又要照顾到全局的利益。如果请示涉及到方案、办法、措施以及对策等内容时，应该在交代事项后加入发文机关对请示事项提出的方案、办法、措施以及对策等，便于上级机关裁定。同时，语言既要简明扼要，一目了然，还要注意行文语气，选用词语要谦敬，分寸得当。 请示常用的结束语有“妥否，请批示”“当否，请批复”“可否，请批准”等。 3落款 请示的落款由署名

29、和成文日期组成。,47,请示的写法,标题：由发言机关名称、事由和文种构成或由事由和文种构成两种格式。 主送机关：只能有一个主送机关，不能多头请示。 正文：开头交待请示原由。 主体说明请示事项。 结语一般有“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示，请予审批”等。 尾部：署名公章、成文时间。,48, 关于 的请示 （主送机关）： 目前 ，（实事依据） 根据，（理论依据）为了 （目的主旨），现拟，（意图主旨 ，由（分旨） 当否，请审批。（意图主旨兼结语句 ） （印章） 年月,请示 格式,发文机关,事由,文种,49,批复的含义,批复是上级机关针对下级机关报送请示的批注答复。 批复是上级机关答复下级机

30、关请示事项时使用的公文，批复的内容涉及面比较窄。首先，每个机关都受权有限，上级机关一定在职权范围内批复；第二，上级机关要根据请示的内容批复，同时，对下级机关作出的批复要符合方针政策、法律法规，要合情合理、切实可行。因此，比起其他文种来，批复的使用范围最不宽泛。,50,批复的特点,1针对性 指批复一定是针对下级机关的某一请示作出的答复，不可能无缘无故作出批复，即“有请示必定有批复”。而且，批复必须是态度明确的，批复的内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复。 2指示性 指上级机关在回复下级机关提出具体问题的同时，往往要对下级机关提出政策指导，对每一问题或环节的具体要求及执行要求，有的还要求将落实和

31、执行情况及时上报。 3及时性 指上级机关在收到下级报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不要耽搁、延误，因为批复是请示机关办理事项和开展工作的依据。即得不到批复的下级机关是不能做请示涉及内容的工作的。 4被动性 指批复是根据下级机关的某一请示作出的答复，没有请示便不会有批复。不会有主动向下级发送批复的情况。,51,批复的类型,政策性批复 指批复的内容涉及方针政策或法律法规，同时对下级机关提出工作要求、执行要求和反馈要求等，是带有指示性约束性的批复。政策性批复一般比较复杂，往往采用“分条列项”的结构，如例文2。 事项性批复 事项性批复，是对请示事项直接的明确表态，并提出执行要求。事项性批复一般

32、比较简单，往往采用“篇段合一”的结构，如例文1。,52,批复的结构,1.标题 发文机关+事由+文种 事由+文种 2.正文部分 开头：引述来文标题和文号，使用惯用的过渡句“现批复如下：” 主体部分：表明态度，提出要求。 批复一般不安排结束语，批复内容完结了便自然结尾。 3落款 批复的落款由署名和成文日期组成。,53,函的含义,函是不相隶属机关之间商洽工作，询问答复问题，或向有关部门请求批准、告知事项时使用的公文。,54,函的特点,广泛性 函的广泛性，是指函的适用范围广泛，任何机关、团体、企事业单位都可以使用；同时，函的广泛性，还指函的种类多，涉及的事务及内容广泛，可以商洽工作、询问答复问题、请求

33、批准和答复审批事项、告知情况或事项等。 事务性 函的事务性，是指函的内容大多是具体的事务性工作、问题、情况等，一般不涉及政策、法令等强制执行的内容。 往复性 函的往复性，是指公文运行的方向，是就一个问题发文机关有去函，收文机关便有复函，如商洽函、询问函和请求批准函等，都具有往复性。 平和性 函的平和性，是指函的语言表达要平和，既不能用强制命令的语气，也不要过于谦卑、客气。,55,函的类型,商洽函 商洽函，是发文机关就某一事项或问题要与收文机关进行协商、接洽而使用的一种类型，收文机关见文后应该回复。 问复函 问复函，是发文机关就某一事项或问题向收文机关进行询问时使用的一种类型，收文机关见文后应该

34、尽早回复。 请批函 请批函，是发文机关向收文机关请求批准事项时使用的一种类型，收文机关见文后应该尽早回复。 告知函 告知函与通知类似，是发文机关向收文机关告知事项或情况时使用的一种类型。,56,函的结构,标题 1.发文机关+事由+文种 如国务院办公厅关于农村中小学现代远程教育工程总体实施方案的复函 2.事由+文种 如关于合作开展计生干部远程学历教育的商洽函 ,57,正文部分,商洽函 首先交代发文的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望。 询问函（去函） 首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望。 请批函 请批函与请示的结构相似，首先交代请批事项的原因或目的

35、，说明理由，然后说明请批的事项，最后提出要求。 告知函 告知函与知照性通知类似，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求。 复函 由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复。,58,结束语和落款,函的常用结束语 去函有“特此商洽，盼复”“ 特此函达，请复”“请予协助”“请予审批”“请予批准”“特此函告”等；复函有“特此函复”“ 此复”等。 落款 落款由署名和成文日期组成。,59,函的写法,标题：发文机关名称、事由和文种构成，或事由和文种构成。 主送机关：受文并办理来函事项的单位。 正文：开头主要说明发函原由 主体主要说明致函事项。一函一事，行文要直陈其事。 结尾

36、用礼貌性语言向对方提出希望。 结束语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。,60,会议纪要,会议纪要是经过整理的会议要点，是用于记载和传达会议精神、情况及议定事项的公文。 会议纪要的使用范围较为宽泛，是机关、团体、企事业单位记载和传达会议精神、情况及议定事项使用的文种。 会议纪要可以多向行文，具有上报、下达以及同级机关进行交流的作用。,61,会议纪要的特点,纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。要求忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性使其具有资料文献价值和凭证作用。 提要性 会议纪要的

37、提要性，是指会议纪要将会议精神和情况进行综合、概括，重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者的主要观点，达成的共识，形成的决定或决议等。 指导性 会议纪要具有指导工作的作用，要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。 知照性 会议纪要的知照性，是指通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。,62,会议纪要的类型,知照类会议纪要 知照类会议纪要，重点记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项和会议基本精神，如国务院新亚欧大陆桥协调组第五次工作会议纪要。 指导类会议纪要

38、指导类会议纪要，要求与会单位和相关部门落实会会议精神和议定事项，以会议的议定事项为依据展开工作或对今后的工作作出安排，如全国经济普查办公室主任会议纪要。 综合类会议纪要 综合类会议纪要，既要记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项和会议基本精神，又要提出落实会议议定事项的要求和今后工作的安排，如国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议纪要。,63,会议纪要的结构,会议纪要标题由“会议纪要”组成。 会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。如国务院新亚欧大陆桥协调组第五次工作会议纪要全国经济普查办公室主任会议纪要国务院扶贫开发领导小组第一次全体会议纪要等。,64,正文部分,开头：概括交代记

39、述会议的基本情况，包括召开会议的时间、 地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。介绍会议的基本情况，要详略得当。然后，可用“会议纪要如下：”或“会议经过讨论，议定以下意见：”等过渡语句转入主体部分。 主体：集中反应会议的主要精神、会议议定的事项、会上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。可以分条列项，加小标题或题号；也可以用“会议认为”“会议指出”“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。 结尾：会议纪要的结束语，比较简短，或提出希望、号召，或强调意义，或提出要求。有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完

40、，全文自然结束。,65,落 款,会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。 会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。 会议纪要不加盖印章。,66,会议纪要写法,标题：一般由会议名称和文种构成。 成文时间：会议通过的时间或领导人签发时间，一般在标题下居中位置用括号注明。但也有写在尾部的。 正文：前言，首先概括交代会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会期、主要议程、会议形式等情况及会议主要成果，然后用“现将会议研究的主要问题纪要如下：”或“将会议主要精神纪要如下：”等语句转入

41、下文。 主体是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。根据中心议题，一一表述清楚，也可采用标序列述方法。 尾部：包括署名和成文时间。一般不需要署名，也可不加盖公章。,67,68,范文 中共市委常委会议纪要 20号 时间:19年月日下午至日 地点:市委主楼218会议室 主持人: 出席:、 列席:、 议定事项 一、会议认真学习了省委20年月日关于进一步统一认识,坚决搞好治理整顿的通知,对我市前段治理整顿的情况和一季度形势逐项进行了分析和深入讨论,进一步统一了思想,明确了当前和今后治理整顿的任务和工作重点。 会议认为,半年来我市在贯彻中央治理整顿方针的过程中,态度坚决,工作扎实,初见成效,但

42、对成绩不能估计过高,要看到思想认识的差距和治理整顿任务的艰巨,要按照中央精神,进一步统一思想,认真抓好治理整顿的各项工作。 会议决定: 在省委传达中央工作会议精神后,召开市委工作会议,通过传达中央工作会议精神,分析我市治理整顿形势和任务,提高认识,统一思想、动员广大党员一心一意搞好治理整顿。会议定于4月底召开,由市委办公室做好会议筹备工作。 二、听取了同志关于20年同志立动竞赛表彰大会准备工作的汇报,原则同意“立功办”提出的大会方案及召开时间,原则同意市级劳模及文明单位的名单,责成“立功办”根据市委常委意见进行调整,并做好大会准备工作。对有些需要进一步研究的问题由“立功办”再作准备,向书记办公

43、会汇报。,69,签 报,签报，简单的说就是需要领导签字的报告。签报是请示、报告的简化，主要是为了简化流程，提高工作效率而产生的，事实上签报的使用范围是有限的，对于一些不是太重要、不太方便采用报告或请示形式的问题，为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。 适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。,70,签报写法及要求,签报由标题,主送领导,正文和落款等四部分组成. 1.标题：一般为“关于的请示”。 2.主送领导：署于正文上方第一行，顶格书写。 3.正文：由请示事项，理由，请求三部分组成，要求一文

44、一事，并尽可能简洁，准确，明白地将请示事项表达清楚，结尾用语一般用“以上请示妥否,请批示”等字样。 4.落款：写上科室名称，同时由拟稿人及其科室负责人签署姓名并注明日期。,71,72,73,签报注意事项,1.签报拟稿人按签报规范格式将签报打印在签报审批单上,其所在科室负责人核稿无误后署名,若签报中涉及有依据性文件资料时,应将所涉文件资料按签报提及顺序附在签报审批单后. 2.当签报事项涉及其他部门职权范围时,签报拟稿科室要分别与这些部门进行协商,并将签报审批单送这些部门进行审核,由这些部门负责人会签. 3.当会签部门有不同意见时,应将不同意见签在签报审批单上,待所有会签部门会签完毕后,该签报审批

45、单应返回签报拟稿科室. 4.当签报拟稿科室全部或部分同意会签部门意见时,修改签报;当签报拟稿科室全部或部分不同意会签部门意见时,应有针对性地提出不同意的理由,并将其拟写成说明,另纸附在签报审批单后. 5.签报主送领导为分管领导的,签报审批单送分管领导批示;签报主送领导的,签报审批单送分管领导签署意见.,74,签报注意事项,6.签报主送领导或分管领导认为签报需要送主领导批示的,签报审批单送主要领导批示. 7.办公室将经领导批示过的签报审批单制作复印件后,将签报审批单原件送签批事项主办科室,同时按督办工作的要求,做好签批事项的督办,并及时将督办情况反馈给领导. 8.签批事项主办科室严格按领导的批示

46、认真办理所涉事项. 9.当办理签批事项过程中涉及资金支付时,应按下列规定处理:符合现有财务制度的要求;办理报账审批手续时,应附相关签报审批单复印件;签报审批单复印件作为资金支付的原始凭证附件,并在复印件上注明原件所在. 10.主办科室完成签批事项后,将签报审批单原件送办公室按有关规定立卷,归档.五,签报审批单由各科室自行编号,编号方法统一为签号,其中第一个为科室简称,第二个为完整年份,第三个为顺序号.六,本制度从印发之日起实行.,75,讲话稿的含义,讲话稿也称“发言稿”，是讲话人在各种会议、集会、仪式上发表讲话而准备的发言文稿。它能帮助讲话人准确表达意思，避免讲话的随意性。,76,讲话稿的特点

47、,针对性 拟制讲话稿一定要先弄清讲话的场合、对象，做到有的放矢，抓住受众最关心的问题，予以切合实际的解答。说真话，说实话，切忌空话、套话、大话、假话、过头话，切忌打官腔。讲话稿一般使用第一人称，这样便于阐述自己的观点，使听众感到贴近和亲切，容易使听众与讲话者产生共鸣，情不自禁地与讲话者站在一起，信服讲话的内容，接受讲话的观点。 鼓动性 讲话的目的一般是宣传和发表个人的观点，或是借个人名义发表国家、集体的意见，因此常采用富有鼓动性的语言去煽情，让听众信服真理和正义就在讲话者一边，甘心情愿地听从他的安排和调动。批驳错误时，要有理有据、论证严密，让人无懈可击、口服心服。,77,讲话稿的特点,通俗性

48、为了最大限度地适应受众的听觉需要，讲话稿要尽可能少采用书面语，而要突出口语色彩。讲到激动时，可适当辅以某些动作，但不宜过多。成功的讲话，无不是靠精彩的语言 ( 口语 ) 打动听众的。适当地运用点典故、成语、俗语，可以增强语言效果。,78,讲话稿的类型,致辞类 包括开幕词、闭幕词、欢迎词、答谢词、悼词等。 报告类 包括大会报告、讲话、发言、工作汇报等。,79,讲话稿的结构,标题 1.公文式标题 “机构名称 + 事由 + 文种”，如某某公司 2012 年度工作报告 “会议名称 + 事由 + 文种”，如某某公司2012年中工作会党委工作报告。 2.新闻式标题 单标题，如同志在会议上的讲话 双标题，正

49、题突出报告内容，副题说明会议名称、文种，有的还写明报告人和时间。如中国的和平发展与东亚的机遇温家宝总理在东亚峰会领袖对话会议上的演讲（ 2005 年 12 月 12 日，马来西亚吉隆坡）。 称谓 根据对象选择称谓，如“各位代表”、“同志们”、“朋友们”等。如有外国人士参加，要称“女士们”、“先生们”；如有重要来宾到会时，也可加上专指性称呼，以示礼貌、尊重。,80,开头部分,1.表明态度，引出内容 2.起局立意，揭示主旨 3.分析形势，提出问题 4.做出评价，说明目的 5.致以祝贺，表示慰问,81,讲话稿格式,(一)标题、日期和称谓 1标题 领导讲话稿的标题有两种写法。 一是单标题。由讲话人姓名

50、、会议名称、文种组成，如江泽民同志在中共中央纪律检查委员会第二次全体会议上的讲话。也可以省略讲话人姓名，如在中华人民共和国澳门特别行政区成立庆祝大会上的讲话。 二是双标题。写法是：将主要内容或中心思想概括为一句话作主标题，再由讲话人姓名、会议名称、文种组成副标题。如把教育工作认真抓起来邓小平同志在全国教育工作会议上的讲话。,82,讲话稿格式,2日期 将讲话当天的日期用汉字书写，加括号置于标题下方中央。 3称谓 根据会议的性质、与会者的身份，分别使用“同志们”(党的会议常用)、“各位代表”(代表大会常用)、“各位专家学者”(学术会议常用)、“女士们，先生们”(国际性会议常用)等。,83,讲话稿格

51、式,(二)正文 1.引言 讲话稿的引言有多种写法，归纳起来有下列主要类型： 强调时间、空间，概略描述场面。庆祝大会比较多地采用这种引言。如：今夜月 明风清，波平如镜。中葡两国政府在这里举行庄严的澳门政权交接仪式， 宣告中国 政府对澳门恢复行使主权。历史将永远记住这一举世关注的重要时刻。江泽民1999 年12月20日在中葡澳门政权交接仪式上的讲话。 表示慰问和祝贺。上级领导出席下属某部门或系统会议时的讲话，较多采用这种 引言。如：今天，我来参加这个会议，主要是表示对教育工作的支持，并且向你 们，向全国教育工作者表示慰问。邓小平1985年5月19日在全国教育工作会议上 的讲话。 开门见山，提出中心

52、话题。在传达精神、布置工作的会议上的讲话，较多采用这 种引言。如：最近，中央强调一个重要精神，就是领导干部一定要讲政治。我在十 四届五中全会、中央经济工作会议、中央军委扩大会议、中央政法工作会议、全国 宣传部长会议以及在北京、西北、广东的考察中，都讲了这个问题。党内外普遍认 为，现在强调这个问题很有必要，也很重要。今天，我想就这个问题再讲点意见。 江泽民：关于讲政治。,84,讲话稿格式,2.主体 作为讲话稿的核心部分，讲话稿在写作中需要注意的问题无非是主题明 确、内容充实、层次清楚、表达通畅、文字准确。关于内容、文字问题无 需多说，这里重点强调结构的安排。体部分的层次安排主要是并列和递进 两种

53、方式。 并列式结构就是将几个方面的问题相互并置地排列起来，说完一个，再 说一个，各个层次之间如果相互交换位置，一般不影响意思传达。在布署 工作的会议或总结性的会议上的讲话，这种写法比较常见。 递进式结构是由现象到本质、由表层到深层的层次安排方法，各层意思 之间呈现逐层深入的关系。在统一思想的会议上，较多采用这种讲话方 式。讲话稿的主体，因会议不同、讲话人的身份不同、内容侧重点不同、 领导之间先后讲话的次序不同，其写法也会有较大的差异。以上说的两种 结构方式，只是就大体而言，具体操作起来还需要灵活处理。,85,讲话稿格式,3.结尾 相当多的实用文体都不一定要有结尾，但讲话稿不同，它一定 要有一个

54、结尾。否则，听众会认为，领导还没有讲完怎么就 转身下台去了？ 写结尾要注意两点：首先，结尾要结在必然收束的地方。主要 内容表达完毕了，主体部分结构完整了，文章就到了要结束的地 方。这时如果还不结束，听众就会不耐烦。反过来，如果内容还 没表达完，主体还不完整，既使有一个专门的结束语，文章也不 完整。其次，可采取自然结束和专门交代两种结尾方式。自然结 束不用专门的结束语，但听众都能听得出来，讲话到这里结束 了。专门交代则使用模式化的结束语。,86,结尾部分,1. 提出要求 2. 提出希望 3. 总结概括 4. 祝贺号召 5. 征求意见,87,总结的含义,总结是对一定时期内的工作进行回顾、分析、研究

55、后，从中找出经验教训，引出规律性的认识，明确今后工作方向的事务性公文。,88,总结的特点,时间性 总结是对一定时期的工作完成情况进行分析和评价的一个工作环节。“一定时期”实际上就是某项工作的时间周期。在作总结时，就必须对这个时间周期内的工作情况进行全面回顾，进行分析和评价，而不能超出或缩短这个时间周期，因此，总结的时间性很强。 客观性 总结是人们自身实践活动的真实反映，应当完全忠实于客观事实。总结中的材料必须是实际情况，总结内容要有一说一，有二说二，不能添枝加叶，不能报喜不报忧，更不能无中生有，总结观点必须是从自身实践中抽象概括出来的认识和规律，不允许有任何主观判断。 理论性 总结要写事实，但

56、不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起。它必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析和研究，从感性认识上升到理性认识，即找出规律性的东西，达到理论高度。如果总结不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度，那么总结就不可能作为未来行动的向导。 本体性 总结是对本地区、本部门、本单位的工作情况进行回顾，因此都用第一人称（机关用“我们”，个人用“我”），总结中的材料是自身工作的情况，而不能象论说文那样引用古今中外的材料。总结的本体性，使总结能够真实反映自身工作的独特性和独创性，令人信服。 群众性 何工作都是依靠群众的力量完成的，因此，总结就应该反映群众的实际工作、分析并研究群众在实践中

57、创造出来的成绩和经验。只有这样才不会使总结成为标榜领导或个人的“先进事迹”材料，才能更好地团结群众开展今后的工作，才能打开工作的新局面。,89,总结的类型,按内容分，可分为工作总结、学习总结、生产总结、活动总结、思想总结等。 按时间分，可分为月份总结、季度总结、年度总结、阶段总结等。 按范围分，可分为个人总结、科室总结、单位总结、部门总结、地区总结、全国总结等。 按性质分，可分为全面总结和专题总结。,90,总结的结构,三段式 基本情况主要做法、经验问题及今后打算 阶段式 按时间顺序或事物自身发展顺序安排。分别说明每个阶段的情况、做法、成绩、经验和教训。 条文式 按认识分条陈述。 标题式 把问题

58、或情况归纳成若干小标题，各部分之间或是并列关系，或是因果关系，或是条件关系。,91,总结标题,公文式标题： 单位名称+时间+事由+文种 时间+事由+文种 事由+文种 新闻式标题： 单标题，揭示文章的主旨，概括主要观点。 双标题，正题概括主旨或要点，副题标明单位名称、时间、事由、文种。一般用于专题总结。,92,总结前言,概括基本情况，交代有关的时间、地点、单位好背景；概述基本经验，点明主旨；说明总结的目的、重点等。 概述式：概括介绍基本情况，简要交代背景、时间、地点、条件等。 结论式：先写出结论，然后引出主体部分。 提示式：提出总结的对象与范围。 提问式：提出问题，点明总结的重点。 对比式：通过对比表明观点。,93,总结主体,回顾：做了什么，采取了哪些措施、方法和步骤，效果如何，取得了什么成绩，有哪些典型事例等。 基本经验：总结的重点所在，是从回顾中归纳、概括出来的理性认识。 问题、教训：,94,总结的结尾和落款,结尾 针对存在的问题，提出切实可行的改进措施；或对下一步的工作提出计划、安排；或表示态度、决心、展望等。 落款 机关总结的署名写在标题中或标题下。有的总结随文发送，也可不署名