第二章 电子文件管理概述.ppt

1、第二章 电子文件管理概述,第一节 电子文件的管理原则 一、全程管理原则 根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。,二、前端控制原则 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。,三、真实性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。,四、完整性保障原则 电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量

2、齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。,五、可读性保障原则 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。,一、机构内部电子文件的管理模式 电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极、慎重地探索着电子文件的管理体制与模式。,第二节 电子文件的管理模式,（一）对电子文件实行统一管理 （二）实行文件、档案一体化管理,二、 档案馆电子文件的管理模式 （一）集中式保管模式 （二）分布式保管模式,三、数字档案馆 （一）数字档案馆的概念

3、 （二）数字档案馆与数字图书馆的联系与区别 （三）数字档案馆的主要功能,电子文件管理需要符合电子文件特点的规则和秩序，因而需要相对独立的法规、制度和标准，作为规范人们生成和管理电子文件行为的依据。,第三节 电子文件管理的法规、制度与标准,一、 电子文件管理的法律规范 电子文件法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。,（一）关于电子文件的法律证据性 电子文件的法律凭证性是近年来法律界、档案界最为注目的焦点问题之一，对于电子文件能否作为证据，目前各国尚有不同的规定。,（二）关于电子

4、文件的安全问题 从20世纪60年代开始，计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人们的重视，各国政府在积极采用技术防范措施的同时，还相继对此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的安全为基础的。,（三）关于电子文件中的隐私权问题 隐私权法是规定政府机关对个人信息的收集、利用和传播必须遵守的规则的法律，旨在制止政府机关滥用个人信息，侵犯个人的隐私权。,（四）知识产权 现代信息技术的发展和广泛应用拓展了信息资源共享的范围，却带来了有关知识产权方面的问题。,二、电子文件制度 电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。,（一）综合性电子文件管理制度 综合性电子文件管理制度是旨在实现电子文件全程管理，较为全面地涉及各方面管理要求的制度。,（二）专项电子文件管理制度 专项电子文件管理制度是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。,三、电子文件标准 电子文件标准是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术