办公自动化系统.ppt

1、,办公自动化系统 使用说明,第一章 办公自动化软件Netcase运行前准备 1.1安装办公自动化软件 运行办公自动化软件前需要安装Netcase客户端软件。操作步骤如下： 下载Netcase客户端安装软件，下载地址：,假如是保存到桌面上，则在下图的对话框中点击“保存”，即可执行下载处理。 下载完成后在桌面上会看到名为“Ni”的小眼睛。,双击小眼睛注册 请在用户注册界面中输入相关的注册信息，包括：服务器、用户名、密码； 办公自动化服务器地址：220.203.85.93,计算机桌面上办公自动化软件图标,鼠标单击按钮，进入办公自动化系统。 服务器地址和用户名在第一次注册输入时即被计算机自动记录，以后

2、注册时不需再次输入服务器地址和用户名，只需录入用户注册密码即可，如果密码输入错误，系统会提醒您，见图2-1-2，此时您将无法进入系统，只有输入正确的密码后方可登录系统。如果密码遗忘或被人篡改，请与系统管理员联系。,如果办公自动化系统文件监测器已经启动，需要再次重新登录，有两种操作： 1、直接用鼠标双击屏幕右下角的文件监测器图标重新登录，如图2-1-3。,双击这里重新注册,2、使用鼠标右键单击屏幕右下角的文件监测器图标进行注册，如图2-1-4：,2.2 办公自动化系统工作台 菜单栏 办公自动化系统登录成功后，屏幕上出现的界面即为用户的办公自动化系统工作台，见下图：,菜单栏,导航器,文件列表区,文

3、件列表区,注册用户姓名,功能分布页面卡,标题栏（屏幕最上方）上显示的信息为办公自动化使用单位名称“玉溪师范学院”； 菜单栏（位于标题栏下方）中的五个功能按钮【发送信息】、【信息检索】、【工具】、【刷新】、【退出】是网络办公经常使用的操作按钮，具体功能后面章节介绍； 导航器，资源栏目定位工具，在切换不同资源应用时经常使用，以下对构成导航器的最普通栏目作简单描述： 文件操作栏，对文件目录列表区内的操作维护均通过操作拦上提供功能按钮完成，各个按钮功能在后面章节中介绍； 文件列表区，不同的栏目对应不同的文件列表； 文件分类统计区，对应于选定的资源栏目，自动提供该栏目内文件（总文件数、待处理文件、未阅读

4、文件）的统计信息； 用户信息提示栏（位于屏幕最下方），从这里可以知道办公自动化软件版本信息和注册用户的姓名。,修改用户密码 在办公自动化系统中不同的用户对资源信息都不同的权力和访问权限，同时，每个用户的手写签名也在用户的帐号中，用户应妥善保管好自己的用户密码，最好是经常改变密码，以免帐号被盗用。修改密码方法如下： 用户注册进入系统后，单击“主菜单”栏上的“工具”按钮，选择下拉菜单中的“改变密码”如下图：,选择“改变密码”,在弹出的修改密码对话框（如图2-5-2）中，输入原密码和新密码，确认新密码后，单击“确定”按钮，密码修改完成。下次登录系统时一定要使用修改后的新密码。,信息阅读和处理 收件箱

5、内文件按信息到达时间逆序排列，每一条信息由文件标识、发件人、主题、接收时间栏组成。在收件箱中，用户可以进行阅读、转发、删除、打印等操作。收件箱中有许多标识图标，其含义如下：,图标“ ”表示该文件用户还未阅读； 图标“ ”表示该文件用户已阅读； 图标“ ”表示该文件有附加文件； 图标“ ”表示该文件为急件； 图标“ ”表示该文件为工作流文件，等待用户处理。 图标“ ”是删除文件标示; 图标“ ”表示该文件已经答复。 图标“ ”表示该文件已经转发给其他用户。,3.1 一般文件的阅读 在收件箱的“文件列表”中选择要阅读的文件，在“正文内容”区内可直接阅读（如图）；,3.1.1 附件文件的阅读 选择阅

6、读文件，双击附加文件名称，即可打开附加文件进行阅读（如图）；,双击附加文件打开,打开的附件正文,附加文件还可以保存在硬盘上，选中附加文件，单击右键，选择“保存附件”菜单，就可将单击选中的附件保存到指定位置上；选择“保存所有附件”可将附加文件列表中的所有文件保存到指定位置上；选择“运行”菜单则打开附件进行阅读（如图）。,保存附件,收件箱中的文件，用户可转发给其他一位或多位用户，具体操作方法如下： 1、在文件列表框内选中要进行转发的文件，此时信息处理操作栏上的“转发”按钮由无效状态转为有效状态，单击该按钮出现发送信息界面； 2、在收件人中选择转发用户（可多选）； 3、主题词栏中的内容在原件的主题词

7、前自动添加“Fw：”字样，表示此文件是转发文件，主题词可以修改，但建议不要修改； 4、附件栏默认为原件的附件，当前用户可添加或选择其他附件； 5、在正文输入框中输入必要的正文； 6、单击“发送”即可将文件发送给转发对象。,3.1.2 删除文件 选中要删除的文件（在文件删除标示列中选择要删除的文件），按下“删除”按钮，将文件删除。 用户需要经常清理自己的收件箱，对于不用的文件请定期删除。,按下“删除”按钮将选定文件删除,文件删除标示列,第四章 公文处理 4.1 Netcase公文流程简介 Netcase工作流能够根据一系列过程规则、文档、信息或任务，在不同的执行者之间进行工作处理的传递与执行。N

8、etcase工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。工作流管理系统并非学校的业务系统，主要是为学校的业务系统的运行提供一个软件支撑环境，通过集成具体的业务应用软件和操作人员的界面操作，才能良好的完成对学校办公过程运行的支持。 Netcase流程能与Netcase的窗体程序和表单配合使用，在学校的应用中一般指Netcase流程和各种文件处理表格(文件处理单)结合，完成各种事物的处理工作，如：发文处理流程、收文处理流程、请示报告流程等。,4.2 发文处理 4.2.1 发文流程及电子表单介绍 发文处理的电子流程及公文电子发文

9、单 如果你在工作中遇到下面情形，你就需要启动这个流程： 需要以“玉溪师范学院”向单位内有关部门发布通知、决定、意见、通报、会议纪要,4.2.2 拟稿人起草文件 拟稿人起草文件可在 “发文流程启动”页面下进行启动，下面进行具体说明。 假设用户“admin”登陆到Netcase 后要进行发文处理；下面是具体的操作步骤： （一）、登陆后切换到“发文流程启动”页面；,点击“发文流程启动”,流程的简要说明,启动对应流程的按钮,（二）、点击“玉溪师范学院发文处理流程”栏后的图标按钮启动发文处理流程，启动后的界面（发送信息界面）如下：,要编辑正文可点击此处进行,当前所在页,流程使用的发文处理单,当前使用的流

10、程,（三）、填写将要发送的文件的相关信息，如：正文内容、发文单的相应项，如标题等； 填写后的结果如下：,正文页,要在发文处理单上填写内容，只需在对应的格子双击后输入要填写的内容即可，拟稿人签名只要在对应的格子双击即可自动填入签名。,双击填入拟稿人签名,选择收件人（流程下一环节的办理人）。在这里指的是部门负责人，表示将文件发送给部门负责人进行校稿处理；,双击收件人,完成后确定,点击“确定”按钮后，用户“admin”选择的部门领导“XXX”将作为核稿人，继续流程的处理。下图是选择后的结果显示。,发送信息完成流程的启动操作。 点击 按钮，根据以下图示完成发送操作。,点击“退出”按钮完成流程启动（信息

11、发送）,4.2.3 审核签批处理 继续前一步“admin”发送的流程进行处理。“XXX”登陆到Netcase后在其收件箱可以见到如下的界面，其收件箱文件列表中有待处理的流程文件。见下图：,流程文件标识,当前办文所处步骤为：部门负责人核稿,“XXX”可以看到有此图标标识的文件，Netcase的收件箱中，文件前面有图标表示此文件是一个流程文件。下面详细说明具体的处理步骤。 （一）、选中要进行处理的流程文件后，双击进入到预览的最大化状态。,（二）、部门负责人查看文件后如果认为文件中有错误，需要返回给拟稿人进行修改或是重新起草的必要，请点击“起草文件”；如果不是则请点击“转向”选择下步的流向表示继续流

12、程向下一步环节流动。 说明：“”表示流程回退给前一环节的人；“”表示流程向下一步环节走，继续流程文件的办理； 如果选择“起草文件”回退操作，只须在弹出“发送信息”的对话框中完成信息发送处理即可，详细操作与4.2.2节“流程启动”的处理方式一样，在此不再作重复描述。 在此我们选择“转向”继续文件办理。点击“相关部门领导会签”，系统弹出发送信息的对话框，“XXX”可在正文上对文件进行修改，并在发文单上签名。操作窗口显示如下： 下图是对正文进行修改的说明：如果不修改，可直接进行签名后发送信息，即可完成核稿工作；,对正文修改后是否要查看修改痕迹点此按钮,发送信息前进行核稿人签名的具体操作： 切换到发文

13、单页面； 找到对应的签名单元格； 双击单元格完成签名： （三）、进行文件发送处理完成当前环节的处理；具体操作与4.2.2节“流程启动”的处理方式一样，在此不再作重复描述。发送信息完成后，退出文件查看窗口。处理完成后，流程文件不在驻留在当前用户的收件箱中。,流程处理中的相关按钮说明: 下面分别介绍各个表单处理操作按钮的功能： “ ”：恢复到上次输入的内容； “ ”：字体设置； “ ”：文本左对齐； “ ”：文本居中； “ ”：文本右对齐； “ ”：锁定选择的文本内容； “ ”：插入签章； “ ”：在当前位置插入内容并留痕； “ ”：修改选中的内容并留痕； “ ”：删除选中的内容并留痕； 说明：领

14、导签发需要将签批意见和签名在一个单元格中，所以在填好签发意见，并点击 ，锁定后需要点击 按钮插入签章。,流程文件流转时注意事项： 1、Netcase中在收件箱中的文件直接查看时是在阅览状态，要对文件和表单进行修改、填写等操作必须先进入到转向下一环节的发送信息界面的窗口中，即要先选定文件流向后进行操作； 2、对流程中使用的表单进行操作时是双击要进行操作的单元格，输入意见后进行锁定或插入签章处理。有的单元格是指进行签名处理，则双击就可以插入签章了。 3、流程办理结束时系统会自动弹出主题形如“结束：”的信息发送窗口，此时的收件人默认为流程启动者，此时只需完成发送信息处理即可正确的结束流程。注：这是工

15、作流执行规范，流程发送者可以看到整个流程最终的办理情况。 4、流程中嵌入程序的处理，如“发文登记”，用户见到此类弹出窗口时只需按照平常的处理方式完成相应的处理即可完成相同的功能，完成相应的处理后发送信息就可将流程进行到下一流程环节，继续文件的办理。,4.3.1 收文流程及表单介绍 流程图如下：,该流程自动添加了玉溪师范学院收文处理单，当流程启动的时候，该文件处理单就随流程一起流转，在流转中的各个环节对应的用户可以在文件处理单对应的地方进行文件处理意见的签批；该文件处理单见下图：,填写时间,填写文件标题,填写责任部门,4.3.2 阅读处理 “用户”登陆到Netcase后在其收件箱可以见到如下的界面，其收件箱文件列表中有待处理的流程文件。见下图：,流程文件标识,当前办文所处步骤为：部门阅处,“用户”可以看到有此 图标标识的文件，Netcase的收件箱中，文件前面有此图标表示此文件是一个流程文件。下面详细说明具体的处理步骤。,（一）、双击要进行处理的流程文件进入到预览的最大化状态。见下图：通过页面切换按钮察看不同的文件页：正文、发文单等双击附件进