时间管理2007-1.ppt

1、时间管理,主讲 刘希海 兵团经济技术管理学院,课程内容,认识时间管理 了解时间管理的现状 时间管理的陷阱 如何跨越时间陷阱 时间管理的工具 时间管理的进一步提升,友情约定,请将手机置于振动状态 课堂上请不要接听电话 请不要在课堂内走动 请遵守上课时间，不迟到,一、认识时间管理,一百年前，你不是我，我不是你。 一百年后，没有你，也没有我。,小故事,有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”,故事的启示,在现代商业社会

2、必须与 时间竞争,1、时间的特性,供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得,2、时间可否管理,我们无法管住它，不让它流逝。“子在川上曰：逝者如斯夫！” 但我们可以管理时间的方法，有选择地运用我们的时间。,3、如何管理时间,最根本的要素是“事件” “时间管理”就是一种“事件管理” 如果你不去控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。 不能控制 完全控制,小组讨论,什么事是“不能控制”的？ 什么事是“完全控制”的？,条件的影响,有些事情我们能控制，但我们认为我们不能。 有些事情我们不能控制，但我们认为我们能。 适当地控制事件可以提高一定的生产力并获得内心平静。,二、了解时间管理的现状,美国著名

3、时间管理专家尤金葛里斯曼曾对数百人提出过：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”,你的答案？,“我后悔没多读点书。” “没有好好约束自己。” “没有多尝试新鲜事物。” “没有花更多的实践与家人相处。”,你是如何管理自己的时间的？,故事分享,小叶的一天,小组讨论,小叶的时间管理出了什么问题？ 现象 问题 不吃早餐 生活没有规律 还有一个月，还有一天 工作没有计划 女儿生病没空送去医院 工作和生活之间没有安排好 亲自处理顾客投诉的事件 不会授权，事必躬亲 朋友聚会不推辞 做事灭有原则，分不清轻重缓急 塞车等了一个小时 不会利用时间 为看世界杯而耽误写发言稿 缺乏自律,感想,上述现象是否似曾相识？

4、 上述情况是否经常发生在你的身上？,问题不是没有时间，而是在支配和使用时间上出了问题。,评估你的一天,做时间日志：将你的时间以30分钟为单位进行分割，作2-3个星期的纪录。 观察：你用在有用和没用的事件上的时间各是多少？,三、时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 反正时间海藻：拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲 缺乏自律,1、猪八戒踩西瓜皮：滑到哪里是哪里,没时间作计划 工作是程序化和工作画，根本没必要作计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,2、不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托人，从而导致请托人报复 强做一个

5、广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,3、反正时间还早：拖延,帕金森定律 工作会自动地膨胀占据所有可用的时间 时间管理陷阱能隐含着你可以为一件工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4、不速之客,没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志地工作。,5、会议病,机遇合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出别的员工的错误 无效的会议不断重复,6、文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,7、事必躬亲,担心下属犯错 安全感 不愿意放弃得心应手的工作 找不到可以授权的下属 期望人人知道事情的

6、细节 不能适当的控制工作 管人过多，没有最终进度，人手不足,事必躬亲的解决,学习让他独当一面 从错误中去学习，引导他信任部署 利用进度报告加以控制 学会表达完整 把标准降到大家可以接受的程度 时间成本 要授权 合理的分派工作，检查进度,8、缺乏自律,设立个人和组织目标 安排优先顺序 安排完成期限 设定追踪表 运用日计划检查 学会专注的技巧 好习惯代替坏习惯,欠缺自律的解决,指定目标和标准 要安排完成的期限，要追踪进度 没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法 及时完成工作 不做白日梦 做事干脆 不要养成拖延的习惯,四、如何跨越时间的陷阱,明确目标 去除不必要和不合适的事务 制定你的计划 剔除行动

7、障碍 及时行动,1、明确目标,正确目标的价值 拟订目标的原则 目标的金字塔 设定目标的步骤,小游戏,了解自己目前的现状,1.1 正确目标的价值,目标刺激我们奋勇前进 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能 区分事情的轻重缓急,1.2 修订目标的原则,符合自己的价值观 了解自己目前的状况 制定目标的SMART原则,故事分享,行为学家曾经做过这样一个测试，他找来三批人： 对第一批人，给他们一张地图，让他们去找地图上的一个教堂，这些人不知道自己在那里，教堂离自己多远，没找一会儿，他们就放弃了。 对第二批人，告诉他们要找10公里处的一个教堂，这些人走到差不多2/3的地方，也感到很迷茫，但在团队成员的互

8、相鼓励下，这些人最终买又放弃找到了教堂。 对第三批人，告诉他们要找10公里处的一个教堂，并且每一公里处都会有一个里程碑，这些人一路说说笑笑，没有费什么力就找到了那座教堂。,1.2.1 符合自己的价值观,你希望听到别人如何评价你？ 你这一生中有任何成就、贡献或值得怀念的事情吗？ 你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/亲戚吗？ 你是个令人喜欢的同事或伙伴吗？ 失去了你，对关心你的人有什么影响？,1.2.2 了解自己目前的状况,自己具备达到目标的条件吗？ 自己达到目标优势有哪些？ 自己达到目标的劣势有哪些？ 实现目标的环境因素是哪些？,？,1.2.3 制定目标的SMART原则,SPECIFIC 具体的

9、可实施的计划 MEASURABLE 可度量的（数量、质量） ACHIEVABLE 可达到的 RELEVANT 与个人价值观吻合的 TIMING 有时间限制的,1.3 目标的金字塔,终极目标 长期目标 中期目标 短期目标 每天目标,1.4 设定目标的步骤,步骤一：列出目标 步骤二：上述目标带来的好处 步骤三：主要困难与阻碍 步骤四：所需技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的对象 步骤六：计划与行动带来的好处 步骤七：目标完成日期,2、去除不必要和不合适的事务,要事第一 以始为终 减少冗长的会议 学会说“NO” 对付不速之客 学会委派,？,2.1 要事第一,“大石头”理论 ABC法则 二八定律,

10、2.1.1 “大石头”理论,请观看录像 请谈谈你的想法,2.1.2 ABC法则,A型：重要且紧急的事务 B型：重要或紧急，但不是既重要有不紧急的 C型：既不重要也不紧急的日常事务,运用ABC分析法来设定优先顺序,C任务,A任务,B任务,65% 20% 15%,15% 20% 65%,由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成),占所有任务组合的百分比,任务价值观,15% A计划,65% B计划,20% C计划,100%,85%,65%,15%,任务量（消耗）,任务价值（贡献）,（1）平衡日常工作事务,A型任务:你应该尝试每 天完成几项紧急而有难 度的事务,C型任务:这些不紧急 的事

11、情应该放在有时 间的时候,B型任务:你的工作主要 由这部分任务组成，这 部分工作应占大部分工 作时间,一个工作日,（2）考虑一下任务的优先程度,这项任务是否既重要又紧急 否 是,这项任务是否重要或紧急 否 是,这项任务是否日常性的 否 是,不必做，取消它,是否今天就需要完成 否 是,这项任务是否有 最后期限 否 是,这项任务能否助你 有效地工作 否 是,这项任务是否必要 否 是,立即行动,留出时间来完成,制定可行的限期,分出时间来完成,留待有空时再做,A型 任务,B型 任务,C型 任务,判断,下列任务分别属于A型、B型、C型任务中的哪种任务？ （1）整理文件 （2）接紧急电话 （3）准备会议

12、（4）和朋友一起吃午饭 （5）向上司汇报工作情况 （6）给家人打个电话 （7）会见一个重要客户 （8）阅读专业期刊 （9）下属请示 （10）同事请求协助,2.1.3 二八定律,意大利经济学家帕雷托（Parto）: 80%的销售额来自20%的顾客； 80%的收益来自20%的生产线； 80%的问题来自20%的员工。 集中精力在能获得最大回馈的事情上；被花费时间在与成功无益的事情上。,2.2 以始为终,是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 和目标直接相关吗？ 回报和收益直接相关吗？,2.3 减少冗长的会议,会议前 会议中 会议后,什么情况下没必要开会,传递一般信息给许多人,你可以用电子邮件分发 已经有例

13、会了,可以安排在例会上讨论 资料未收集齐备或决定作用的人无法参加,不用开会 你是决策人,让其他人来参加会把事情复杂化,并拖延时间,参会人的选定,参与决策的人能不能到场 会议决策的执行者能不能到场 与会主题相关的专业人士能不能到场 开会时提供特定资讯的人能不能到场,准备会议的议程,给每一项议题分配时间,时间以分钟来计算 会议的议程应具备的内容:日期,开会的时间,地点,开始时间,结束时间,会议的主题 议程应该事先发出,以便各部门提前准备,会前准备,提前通知与会者需要准备的内容,并分发会议议程 预定会议室,包括会议室的环境,有多少人参加准备多少椅子,须不需要摆姓名牌,茶水等 会议室的桌椅安排确保每个

14、人都能看到屏幕,或者主持人 设备的设置(电脑,投影仪,屏幕，灯光等） 准备好与会的资料 会议前奋发上次行动计划进展情况的汇报,会议的进行,遵守时间 守时是开好会的主要因素 准时开会,即使有人没到 告诉与会者开会的意义和目的 会议结束10分钟前,做总结 如会议超过一个半小时,中间应有暂短的休息 与会者发言应设计时限,控制在多少分钟以内 准时结束会议,如进展顺利,可提前结束,会议的开始,会议开始之前,介绍与会者(如互不认识) 说明会议规则 介绍会议的议程 制定会议的纪录员,主持控制会议,收集信息,鼓励发言 中断冗长的发言 维持会场次序,会议的结束,会议的总结 主持人应该确保每个与会者都对采取的行动

15、做出承诺 会议记录 纪录必须包括会议主题,会议日期,出席者名单,那些缺席的人,何人做何事等都与会议有关,2.4 学会说“NO”,耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长时间 先是慎重 表情应当和颜悦色 态度坚定,指出拒绝的理由 拒绝的是请托而不是他 如果可能，为他提供其他可行方案 切忌通过第三者赖拒绝,2.5 如何对付“不速之客”,不要采取无条件的“门户开放政策” 授权秘书对约会事宜作出初步安排 授权秘书甄别并拦截来客 规定借鉴部署的时间 移尊就教 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 让秘书控制会谈时间 限时面谈 宁可提早上班，但不要拖延下班,2.6 有效委派,新手,必要时,备忘录、传

16、真 电子邮件,做过类似 工作的人,个别会晤,每天,委派给谁,如何指示,跟进工作,有效委派的要点,委派做出决定的权利，而非实时任务的权力 灵活处理时间 要求对方复述你的指示 提供成功完成任务所必需的资料 全面责任由你负担 对他人表现提出建设性的反馈 慷慨奖励，适度批评,、制定你的计划,长期计划 周计划 日计划,3.1 长期计划活动计划表,目标：在9约30日前作出一个工作计划和工作手册的综述,3.2 周计划工作安排,第 周 目标：,3.3 每日工作计划表,日期 ：,4、剔除行动障碍,克服拖延 避免混乱 告别完美,4.1 克服拖延,不要把难事往后拖工作细分 不要把不喜欢的事往后拖自律 不要把喜欢的事

17、做过了头防患于未然,4.2 避免混乱,办公室桌上的5S运动 处理信息洪流,4.2.1 办公桌上的5S运动,整理废纸篓的作用 文件存档系统 各就各位的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而将文件塞入一处 下班前清理 整理、整顿、清扫、清洁、素养,4.2.2 处理信息洪流,报纸和杂志,备忘录,外部邮件和传真,电子邮件和内部网,委派,速读,细读,报纸和杂志,报纸和杂志,报纸和杂志,报纸和杂志,报纸和杂志,报纸和杂志,4.3 告别完美,清除你所从事的工作对质量的要求 不要为自己预留充裕的时间 80分标准 感受缺陷,完美根本就不存在，了解这句话的人就等于人性智能的极致，期

18、待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。,19世纪法国诗人马塞特,5、及时行动,我其实没有什么辉煌灿烂的业绩，只有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做的，我就会做而当我决心做后，我便着手去做了。 罗斯福,5.1 只有行动才能靠近目标,使用更好的工具工作 提升工作的熟练度 运用既有的情报和经验,5.2 案例：经理的一天,邀请总经理共进午餐 拟定下一年度广告预算 处理积压过多的公文 与业务经理讨论上个月的业绩 处理待回复的若干信件 浏览桌上堆积如山的医学杂志 为下个月业务会议准备口头报告 据说客户服务部最近接到特别多的客户投诉电话 召见客户服务部经理，了解情况 参加下午2：00召开的主管会议，但议题不明,

19、五、时间管理的工具,月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其他工具,使用时间管理工具的四把钥匙,只有一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具,六、时间管理的进一步提升,时间管理学的四代理论,第一代着重利用便条与备忘录。 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性。 第三代重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率。 第四代重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活。,时间是我们生命的一部分,以人为本的第四代时间管理学,象限组织法 效率与效能,1、象限组织法,时

20、间管理矩阵图 将时间投资于第一象限,1.1 时间管理矩阵图,紧 急,不 紧 急,重 要,不重要,1,2,4,3,如何区分事情的轻重缓急,紧迫性指数测验（选出你最可能做出的反应行为或态度 0=从不 2=有时候 4=常常）,1、我在压力下表现最好； 2、我常归咎外界环境太匆忙或紧张，以至无法作深入的自我反省； 3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦，我讨厌等待和排队； 4、我休息时许觉得不安； 5、我似乎永远在赶时间； 6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外； 7、我只要片刻没有和办公室联系就觉得不安； 8、我再做一件事时常会想到另一件事； 9、我处理危机时表现最好； 10、处理突发状况的兴奋感

21、，似乎比慢功出席或更让我觉得有成就；,紧迫性指数测验（选出你最可能做出的反应行为或态度 0=从不 2=有时候 4=常常）,11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处的时间； 12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解； 13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义； 14、我常边工作边吃饭； 15、我一直认为总有一天我能做我真正想做的事情； 16、一天下来，办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感； 点评：26分以下为没有紧迫性； 2546分时有紧迫性； 46分以上的有强烈的紧迫性，建议去看心理医生,1.2 将时间投资于第二象限,偏重紧急、重要事务的结果： 有压力； 精疲力竭； 危机处理； 忙着收拾残局；,1.3 将时间投资于第三象限,偏重紧急、不重要事务的结果： 短视近