公文的规则与格式规范.ppt

1、,公文的规则与格式规范,1,公文概要,2,大道衰而有书 利害萌而有契,公文的概念 社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件。,3,法定作者 法定权威 现行效应 规范体式 特定的处理程序,领导指挥 规范约束 联系知照 宣传告诫 依据凭证,公文的特点及作用,4,公文15类,决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,正式公文与事务性公文的区分：计划、总结、调查材料、简报。,2012.4中共中央办公厅党政机关公文处理工作条例,公文分类的作用,体现事项性质、有助识别处理，提高沟通效率。,公文类别,5,常用文种,报告 请示 批复 通知,通报

2、 决议 意见 纪要 函,公文类别,6,行文规则,1. 行文的必要性 2. 行文关系 文种：上行文、下行文、平行文 不得越级（送出机构、受文机构） 上行文主送一个单位，不得抄送下级 3. 请示：一文一事，一事一请。 不得在报告中夹带请示事项。 4. 上行文注明签发人 5. 发文程序 拟稿审核签发制版校对用印发出,7,向保监局报送文件的几个要求,1. 文种：请示、报告 2. 主送：保监局办公室/保监局部门 3. 报送途径： 所有文件通过保监会电子文件传输系统报送（行政审批类及部分报告类公文还需报送纸质版）,关于印发中国保监会电子文件传输系统管理 暂行办法的通知（保监厅发201275号） 关于规范保

3、险公司使用电子文件传输系统报送文件有关事项的通知（保监厅发201470号）,行文规则,8,公文构成要素,9,公文构成要素,10,公文构成要素,11,用纸,字体、字号,公文构成要素,12,范例1-保监会文件,13,范例2-上行文,14,范例3-下行文,15,范例4-条线文件,16,散会后一块儿吃晚饭 把钱装进自己的腰包 过去的事情就不追究 不管三七二十一,会后共进晚餐 中饱私囊 既往不咎 无所顾忌,1. 准确：有一说一，有二说二。 2. 严密：遵循逻辑要求和事物的联系，不能自相矛盾。 3. 简洁：删掉可有可无的字、词、句。 4. 直白：不作夸饰，不用、少用形容词，不用夸张标点符号。 5. 书面：

4、用书面语，避免使用口语、俗语。,公文用语,17,公文审核要点,文 种：根据行文方向和内容审核使用的文种是否恰当。 字 号：审核字号的使用，富保寿内发、富保寿内、富保寿内函及条线发文。审核编号是否准确。 签 批 人：审核签发人的有无和准确。上行文一般签发人为总经理。 标 题：标题拟写的规范，换行是否恰当。 主 送：主送单位是否适当，称谓使用是否规范。 正 文：用词用字是否规范，层次标识是否正确，有无别字和过于夸张、不适语句。 附 件：附件标识是否规范，与附件的名称是否一致，附件是否齐全完整。 单位署名：单位署名是否规范，简称是否正确。 成文日期：与签发人签发日期是否一致；特殊情况的成文日期主办部

5、门有无备注说明。 抄 送：抄送对象是否适当，称谓使用是否规范。 印发日期：印发日期应等同或晚于成文日期。 页 码：是否标识了页码，页码是否正确，位置是否准确。,发文文字审核要点,18,关于邮件（日常使用频率最高的公文形式）,个人邮箱、部门邮箱、公司邮箱？ 发送范围的准确：主送、抄送。（主送收件人排序原则：先机构后分公司、先一线再后援、先客体后主体。 各中支负责人、分公司各部门负责人、中层其他副职、四级机构负责人、各机构业务条线部门负责人、各机构后援部门负责人、分公司室主任、普通员工、本部门相关员工 ） 机构排序为成立先后顺序或正副职，要注意及时按照人事变动情况调整收件人列表或顺序。 标题及正文

6、文字的规范，必须有邮件主题。 附件及附件格式。正式文件用PDF版。 公司、部门邮箱发文前的审批。 发出前的检查。 邮件错误发送后撤回就是事故。,邮箱使用关注事项,说文解字,标准邮件公文范例,49,公文总体要求,以正确的文种拟文； 以标准的格式行文； 以规范的流程批文； 以准确的范围发文。,50,OA公文系统,模板的概念 即对每一种审批事项，按照公司审批制度建立一个审批界面及其相应的流程。,固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（160条） 通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。,内部请示 上报内请 发文 收文,文 种,51,新OA系统设置原则与特点,52,OA审批风险,常见缺陷,1.内请事项描述不清 2.支持性附件不全 3.授权不当 4.事项真实性缺乏鉴别,53,OA审批风险,支持性附件不全 地址变更 保监局批文 负责人变更 保监局任职资格批文、公司任职文件,OA审批风险,授权不当 授权事项不明确； 授权范围不准确； 授权期限不合理。,55,OA审批风险,56,OA审批风险,申请事项真实性的鉴别：内请中的虚列费用,合规风险：虚列费用违反了保险法、会计法的相关条款； 管理风险：虚列套取费用，形成账外资金，存在职务侵占隐患。,风险分析,公文概要,57,公文使用规范