第六章_差旅安排——商务秘书.ppt

1、第六章 差旅安排,第一节 国内商务旅行的准备 第二节 国外商务旅行的准备,第一节 国内商务旅行的准备,一、需要了解的情况 原因、地点、时间、人员安排 二、应该做的准备工作 1.准备旅行计划,旅行计划应包括的内容有（p193） 1.时间（出差时间、启程日期、返回日期、接站安排等）。 2.地点或线路（出行线路、终点、途经地点、住宿安排）。 3.会晤计划（人员、地点、日期、时间等）。 4.交通工具 5.需要携带的资料（文件、合同、样品等）。 6.目的地的天气 7.差旅费用、现金、办理旅行支票。 8.上司的住宅电话号码。,举例：旅行计划表,旅行日程表 总经理行程安排 上海北京 2008年5月13日5月

2、15日,内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安排。,5月13日 星期二 上午 7:00 赴虹桥机场（公司派车送达）。 8:40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10:20 抵达北京（接机） 11:00 住宾馆606房间（已预先定房）。 12:00 与总经理共进午餐（在宾馆）。 下午 14:30 与总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18:00 与总经理在公司共进晚餐。,5月14日 星期三 上午 9:30 赴公司与董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。 11:30 与董事长共进午餐（

3、在该公司）。 下午 15:00 拜访先生（由先生陪同，礼品在您手提箱内）。 18:00 在宾馆用餐。,5月15日 星期四 上午 8:50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 10:25 抵达上海虹桥机场（接机）。 (行程结束）,2.选择交通方式,交通工具 （考虑目的地、费用、个人喜好等因素） 一是指出发、返回的交通工具； 二是指商务活动中使用的交通工具。 秘书需了解这方面的有关知识： 地理知识； 交通知识； 票务知识。,3.制定约会计划： 内容 （1）目的地（省、市名） （2）时间（日期、时间） （3）对象（xx公司、约会者姓名、联系方式等） （4）其他（备注、需

4、要特别提醒的事，如需要带xx材料）。,4.为商务洽谈搜集资料，准备有关材料,（1）准备各类相关文件（如：讨论的问题有关的信件、备忘录等）。 （2）贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料。,5.准备旅行用品,例如身份证、信用卡、名片、公司产品资料、客户资料、手机、笔记本、活动日程表、地图、照相机及一些私人物品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等，有的还可能要带笔记本电脑。,6.协助准备行李（行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品）,（1）秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重量和大小（可通过航空公司的旅行手册，或者通过旅行社代办人员）。 托运行李的重量每件不能超过50公斤，体积不

5、能超过40*60*100厘米， 自理行李的重量不能超过10公斤，体积每件不超过20*40*55厘米。 随身携带物品的重量，每位旅客以5公斤为限。,（2）行李：小提箱、公事包、从旁边打开有两格的公文包（衣服可放下面） （3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能把上司的姓名和地址写在标签上。,7.安排差旅费,1.预支差旅费：先预支、后报销。 2.个人支票：个人支票是指由出票人（个人）签发的，委托办理支票存款业务的银行或者其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。 个人支票分为现金支票和转账支票两种。支票上未划线的是普通支票，可用于支取现金，也可用于转账。在普通支票左上角划两

6、条平行线的是转账支票，只能用于转账，不能支取现金。,旅行支票 外币旅行支票是指境内商业银行代售的、由境外银行或专门金融机构印制、以发行机构作为最终付款人、以可自由兑换货币作为计价结算货币、有固定面额的票据。境内居民在购买时，须本人在支票上签名，兑换时，只需再次签名即可。 旅行支票是一种定额本票，其作用是专供旅客购买和支付旅途费用，它与一般银行汇票、支票的不同之处在于旅行支票没有指定的付款地点和银行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客户可以随时在国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅行都常用的支付凭证之一。,各种旅行支票均有不同的固定面额，形似现钞，如有10

7、、20、50、100、500、1000美元等面额的旅行支票。使用时可以零星花用，比银行汇票方便。,4.信用证 信用证（Letter of Credit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。信用证是国际贸易中最主要、最常用的支付方式。,三、发挥旅行社的服务作用,（一）正确选择旅行社 正规、有实力、能提供优质服务、能长期合作的旅行社。 （二）旅行社可提供的服务 1.票务 2.制定旅行计划 3.安排食宿 4.提供信息 5.安排观光 6.解决琐碎问题,第二节 出国商务旅行的准备,一、出国手续 1、办理护照 （1）

8、撰写出国申请 （2）办理护照手续 2、办理签证 3、办理国际预防接种证书（黄皮书） 4、办理出境登记卡 5、订购机票 6、办理保险,二、出入境手续 1、边防检查 2、海关检查 3、安全检查 4、检疫,办理出国旅行手续的内容、程序,出国申请手续主要有五项：* （一）办理出国申请。 一般包括：出国事由、出国团组的人数，出国路线（外国公司所在国名称），出国日程安排 (出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间)等。 申请文书后面要附：出国人员名单(写清出国人员姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外国公司所发的邀请函(副单)。,办理护照,1.护照的作用； 2.护照的种类：外交、公务和普通三种。 3.护照的

9、办理： 在国内，由外交部及其授权单位办理； 在国外，由我国驻外使、领馆等负责办理。 第一，携带有关证件（任务批件、政审批件、邀请书） 第二，认真填写有关卡片和申请表； 第三，拿到护照后，再认真检查核对。,（三）申请签证,1.签证的作用和种类 申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。 签证也分为外交、公务和普通三种（有入境、入出境、出入境、过境签证、居留签证） 。 2.签证的办理 因公出国的人员签证：通常由外交部或中国旅行社代办处，向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办； 紧急时，也可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请，抵达时由机场移民局发给； 因私：一般可通过中国旅行社签证代办处办理

10、。,（四）办理健康证书,健康证书即预防接种证书，惯称“黄皮书” 。 为防止国际间某些传染病的流行，世界卫生组织正式通过的国际卫生准则规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗等。,（五）办理出境登记卡,携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出境登记手续。 凡出国超过六个月的（含六个月）人员，则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续。并将第一张“出境登记卡”换为第二张“出境登记卡” 。,实训二：陪同上司出差,一、实训背景 公司王总经理月底要到天津出差，此次出差事务较多，王总经理要求专职秘书小燕陪同他一起出差。 二 、实训内容 按照实际情况演练陪同上司出差应做的工作。,（一）旅途中秘书的工作 1负责携带、照看相关物品； 2听从上司安排，及时与公司 保持联系，协助处理相关事务； 3照顾上司饮食起居，确保商 务旅行的顺利进行。,提示：,（二）抵达目的地后秘书的工作 1抵达目的地后，如果无人接站，秘书一方面要招呼出租车或者引导上司去预订的酒店；另一方面，要检查和带好行李，以防丢失。在一切安排妥当之后，要和对方公司联系人取得联系。 如果抵达目的地之后，对方公司派人接站，此时秘书应自觉地让上司走在前面，并主动为双方作介绍，对于表示感