基本建设项目档案的整理方法

1、.基本建设项目档案的整理方法一、基本建设项目档案的概念基本建设项目档案是指从建设项目 ( 工程 ) 的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产 ( 使用 ) 的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、 声像材料等形式与载体的文件材料。二、基本建设项目文件的整理、基本建设项目文件 ( 以下简称基建档案 ) 的归档范围和保管期限表（详见附表）整理基建档案注意的事项：1、 应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体：2、 划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将科技资料列入基本建设文件材料范围内归

2、档；3、 基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。、归档时间：1、 各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；2、 大、中型项目建设，按阶段归档。.、归档要求1、 归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况；2、 归档文件材料必须齐全、完整；3、 归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性要求。、整理的原则及分类要求：1、 基建档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、

3、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2、 基建档案材料的分类要求：类目明确、层次清楚、简明：类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程档案，可先按不同性质的建筑工程， 如市政公用工程、 民用建筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类； 然后再在每种建筑工程类下， 直接以工程项目 ( 或单项工程 ) 划分为属类。 如果工程项目较多， 也可以在每种建筑工程类下， 先按地理区划或建筑用途 ( 如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等 ) 划分为属类，在属类下再按工程项目( 或单项工程 )划分为小类。 类

4、和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得.过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律， 割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。分类标准一致分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分的依据是相同的。 只有分类标准一致， 基建档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰， 有利于编目工作的进行， 也方便保管和利用。比如基建档案， 可以按工程项目分类， 也可以按专业来分类。如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类， 这就是分类标准一致。 如果一部分按工程项目分类， 另一部分按专业分类，这就是分类标准不一致。 又如矿产的地质勘探档案， 可以按地区（省、市、自治区）分类，也可

5、以按矿种 ( 金、银、铜、铁、煤等 ) 分类，这叫做分类标准一致。 如果一部分按地区分类，另一部分又按矿种分类， 这就叫做分类标准不一致。 在划分类和属类时， 在同一层里同时使用两个分类标准， 势必使档案的整理发生混乱，不便于进行编目、保存和利用。类与类之间不交叉、不重叠。类与类之间的归档材料，不能互相交叉。如城市基建工程档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。3、 制定分类方案或分类大纲分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫做分类指南。 是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属.类的系列， 概括各个类和属类所包括的基建档案

6、的归档范围、保管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类方法有：按工程项目分类按工程项目分类，就是按照基本建设工程项目 ( 一个建设群或一个单项工程 ) ，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程项目的全部档案为单位划分类别，其特点是： 同一个工程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起， 反映一个工程项目的全貌， 便于按工程项目查找和利用档案， 不属于同一个工程项目的档案要严格区分开。按专业性质分类按专业性质分类，是指根据基建档案内容所反映的不同专业性质来划分基建档案的类别。 例如：基建工程设计档案中的标准设计或通用设计档案， 其本身一般不是伴随有具体对象的工程设计形成的，

7、所以它更适合于按建筑、结构、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同的类别。 类以下还可以划分属类， 象结构类下可以按砖混结构、 框架结构等划分不同属类。 按专业性质分类的方法， 其特点是： 将同一专业性质的基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用基建档案。、组卷的方法1、 按项目组成案卷( 即保管单位 ) 如一项建筑工程， 一般由大小不等的若干单项工程组成，如一个学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程一般由基础、底层和各.层及各种不同用途的房间组成。这些单项工程及其不同部分的图纸和文件， 各自构成一组有机联系的整体，可以根据数量多少分别组成一个或多个案卷( 保管单位

8、) 。2、 按专业性质组成案卷( 即保管单位 ) ，是指按照基建档案的内容反映的专业性质来组成保管单位。如基建工程项目的设计图纸，可以按土建、结构、电气、照明等不同专业，分别组成一卷或数卷。以上两种组卷方法均是将直接针对具体项目的管理性文件材料放入所针对的项目里组卷。3、 卷内文件材料的排列：管理性文件，按问题重要程度、时间排列；图样材料按阶段或重要程度排列。即：方案初步设计技术设计施工图设计竣工图；按目录或图号排列；无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上( 至上而下 ) ；平面图立面图剖面图大样图更改通知单连同附图排列在更改图后面；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验

9、收排列；按文件形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。有译文的外文在前，原文在后。4、 卷内文件材料的编写.案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录， 不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。卷内目录的填写 卷内目录（填写式样）序文责任者文件材料题名日页备号件期号注编号云国土云阳县

10、关于同意 xx用地的批复2001-200353.41国土局3号.5序号：序号应用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。文件编号：文件编号应填写科技文件材料的文号或图样.的图号、设备代号、项目代号等。责任者：责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。日期：日期应填写科技文件材料的形成日期。页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。备注：有需要注明的事项填入此栏。卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。卷内备考表的编写卷内备考表式样说明：立卷人：2005 年 12 月 5 日检查人：2005 年 12

11、月 10 日说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人：应由负责立卷人签名。立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。.检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。检查目期：检查日期应填写审核的日期。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。5、 案卷的装订案卷可以装订和不装订两种形式。案卷内不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面采用a4 型 ( 即： 297mm210mm)或16 开型 (260mm185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折叠成“手风琴式” ， a4 型尺寸。案卷内的金属物装订前要拆除。三孔一线装订。装订的案

12、卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。不装订的案卷，应在每份科技文件材料的左上角加盖档号章。档号序号档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第6 点”填写。序号填写应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件材料件数的顺序。6、 案卷封面的编写(1) 案卷封面印制在卷盒的正表面， 案卷封面空白栏就是案卷题名栏， 拟写案卷题名一般由立卷人拟写。 案卷题名要求应简.明、准确地揭示卷内文件材料的内容， 主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。例：案卷题名 =云阳中学办公楼( 对象名称或工程项目)+ 电器照明 ( 针对内容或专业 )+ 施工图 ( 文件材料名称 )(

13、2) 立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。(3) 起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。(4) 保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。根据国档发 (1988)4 号文件规定， 基本建设项目档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。同一卷内，有不同期限的文件材料，坚持“就高不就低”的办法。(5) 密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。(6) 档号应填写全宗号、 目录号、 分类号 ( 项目代号 ) 和案卷号（档号的编制见后） 。(7) 封面填写实例.档号 0012.7.1-1档案馆号云阳县档案馆综合楼立项、征地、补偿通知、批复、开工令及相关材料立卷单位云

14、 阳 县 档 案 局起止日期2000 .3 _2002.6_保管期限永久密级.7、案卷背脊的编写保管期限永久档号0012.7.1-1案卷题名地 云、 阳补 县偿 双的 江通 中知 学、 立批 项复 、征(1) 案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。(2) 档号填写同“案卷封面的编写 (6) ”。(3) 案卷题名填写同 “案卷封面的编写 (1) ”，应从右到左竖写。三、案卷排列、编号和编目案卷组好后，还要进行排列、编号和编目，就是我们常说的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。.（一）案卷的排列案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进行科学的排序。（二）案卷的编号基建

15、档案的编号主要指对基建档案案卷进行编号。它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号， 是基建档案分类号和案卷顺序号的组合。 它起着基建档案案卷排列后的固定作用，便于档案室 ( 馆 ) 保管和查阅者查阅利用。编制档案号 ( 即：案卷编号 ) 首先应确定档案号的结构形式。档案号的结构形式有两种： 一种是单纯号码制， 即全部以数字进行编号：男一种是混合号码制，即以代字和数字混合进行编号。采用哪一种结构形式，应根据档案分类情况而定。档案号的基本模式：档案号 =全宗号 +目录号 +分类号 ( 包括项目代号)+ 案卷顺序号单纯号码制实例：某单位基建档案001案卷顺序号全目宗录大属小号号类类类.如

16、 o012.7.1-1 、 o012.7.1-2 、o012.7.1-3 、 o012.7.1-4 、o012.7.1-5 ， 档案局档案 合楼的 目档案。o012 全宗号，即 位代号；7 目 号，即 目档案代号（根据各 位 情况确定） ；1 分 号， 即档案 合楼代号； “- ”后的 1、2、3、4、5 案卷号。又如 o012.7.2-1 、o012.7.2-2 、o012.7.2-3 、 o012.7.2-4 、 o012.7.2-5 、 o012.7.2-6 档案局档案 合楼的 目档案。 如果一个 位只有一个 目，直接在目 代号下 案卷号，如o125.8-1 、 o125.8-2 、o1

17、25.8-3 ( 三) 基建档案分 目 的 制基建档案分 目 以案卷 象著 ，按基建档案 体整理 序排列 成。 在用途上它既是一种 藏目 ，也是一种 索目 。其作用是固定基建档案分 排列次序，揭示基建档案的内容和成份， 是直接按 找基建档案的基本 索工具。主要 目有：档案号、 案卷 、 任者、 制 、 文字材料、 、 档 、保管期限、密 、 注等。.附：建设项目文件归档范围和保管期限表保管期限序归档文件建施设号设工计单单单位位位1可行性研究、任务书1.1项目建议书及批复永长久期1.2可行性研究报告永长久期1.3项目评估 ( 包括借贷承诺评估 ) 、论证永长久期1.4环境预商量、调查报告、环境影

18、响报永长告书和批复久期1.5设计任务书、计划任务书、可行性研永永究报告的批复久久1.6项目地址选择永长久期2设计基础资料2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、永永重要土、岩样及说明久久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记永长录久期2.3水文、气象、地震等其它设计基础资永长料久期.3设计文件3.1总体规划设计3.2方案设计序归档文件号3.3初步设计3.4技术设计3.4施工图设计3.6技术秘密材料、专利文件3.7设计计算书3.8关键技术试验。3.9设计评价、鉴定及审批4项目管理文件4.1征地、移民、文件4.1征用土地申请、批准文件、

19、红线图、.1坐标图、行政区域图4.1征地移民拆迁、安置、补偿协议书.永永久久永永久久保管期限建施设设工计单单单位位位永永久久永永久久长永期久永久长长期期永永久久永永久久永久永.2久4.1建设前原始地形、地貌、状况图、照永.3片久4.1施工执照永.4久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2有关投资、进度、物资、工程量的建长议计划、实施计划和调整计划.1期4.2概算、预算管理、差价管理文件长.2期4.2合同变更、索赔管理文件长.3期4.2规程、规范、标准、规划、方案、规长.4定期4.2招标文件审查、技术设计审查、技术长.5协议期保管期限序归档文件建施设号设工计单单单位位位4.2投资、进度、质量、安

20、全、合同控制长.6文件期.4.34.3.14.3.24.3.34.3.44.3.54.44.4.14.4.24.4.3招标投标、承发包合同协议招标书、招标修改文件、招标补遗及长长长答疑文件期期期投标书、资质材料、履约类保函、委永永长托授权书和投标澄清文件、修正文件久久期开标议程、 开标大会签字表、 报价表、长评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告期中标通知书长长长期期期合同谈判纪要、合同审批文件、合同长长长书、合同变更文件期期期专项申请、批复文件环境保护、劳动安全卫生、通讯、消永防、规划等文件久水、暖、电、煤气等供应协议书长期原料、材料、燃料供应来源文件长期5施工文件5.1建筑施工文件.5.

21、1开工报告、 工程技术要求、 技术交底、.1图纸会审纪要施工组织设计、 施工方案、 施工计划、5.1施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表25.1原材料及构件出厂证明、质量鉴定、.3复验薄5.1建筑材料试验报告.45.1设计变更、工程更改洽商单、材料代.5用核定审批手续序归档文件号5.1施工定位测量、地质勘探.65.1土、岩试验报告、基础处理、基础工.7程施工图5.1施工日记、大事记.85.1隐蔽工程验收记录.9长长期期长长期期长长期期长长期期永长久期保管期限建施设设工计单单单位 位 位永 长久期永长久期长期永长久期.5.1工程记录及测试、沉降、位移、变形永长监测记录、事故处理报告.

22、10久期5.1工程质量检查、评定永长.11久期5.1施工总结、技术总结长.12期5.1交工验收记录证明永长.13久期5.1竣工报告、竣工验收报告永长.14久期5.1竣工图永长.15久期5.2设备及管线安装施工文件5.2开上报告、 工程技术要求、 技术交底、长长.1图纸会审纪要期期5.2施工组织设计、 施工方案、 施工计划、永长.2技术措施久期5.2设计变更、工程更改洽商单、材料、永长零部件、设备代用审批手续.3久期5.2焊接试验记录、报告、旋工检验、探永长.4伤记录久期.5.2隐蔽工程检查验收记录永长.5久期5.2强度、密闭性试验报告长长.6期期5.2设备、网络调试记录长长.7期期5.2施工安

23、装记录、 安装质量检查、 评定、长长.8事故处理品报告期期保管期限序归档文件建施设号设工计单单单位位位5.2系统调试试验记录长长.9期期5.2管线清洗、通水、消毒记录短长.10期期5.2管线标高、位置、坡高测量记录长长.11期期5.2中间交工验收记录证明、工程质量评永长.12定久期5.2竣工报告、竣工验收报告永长.13久期.5.2竣工图永长.14久期5.3电气、仪表安装施工文件5.3开工报告、 工程技术要求、 技术交底、长长.1图纸会审纪要期期5.3施工组织设计、 施工方案、 施工计划、短长.2技术措施期期5.3设计变更、工程更改洽商单、材料、永长零部件、设备代用审批手续.3久期5.3调试、整

24、定记录长长.4期期5.3性能测试、校核长长.5期期5.3施工安装记录、质量检查评定、事故永长.6处理报告久期5.3操作、联动试验短长.7期期5电气装置交接记录短长3.8期期5.3中间交工验收记录、工程质量评定永长.9久期.5.3竣工报告、竣工验收报告.105.3竣工图.11序归档文件号6监理文件、资料6.1监理合同协议、监理大纲、监理规划及监理细则6.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审施工组织设计、 施工方案、 施工计划、 6.3 技术措施审核， 施工进度， 延长工期、索赔及付款报审6.4开( 停、复、返 ) 工令、许可证、中间验收证明书6.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批

25、6.6协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件永长久期永长久期保管期限建施设设工计单单单位位位监理单位长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期.6.7工程材料监理检查、 复检、实验记录、报告6.8监理日志、监理周( 月、季、年 ) 报，备忘录各项测控量成果及复核文件、外观、6.9质量、文件等检查、抽查记录6.1工程质量事故、施工安全事故报告06.1工程进度计划、实施、分析统计文件16.1变更价格审查、支付审批、索赔处理2 文件单元工程检查及开工( 开仓 ) 签证，工6.1程分部分项质量认证、评估36.1主要材料及工程投资计划、完成报表46.1监理工作声像文件5长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期长长期期7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术长.总结序归档文件号7.2产品检验、包装、工装图、检测记录7.3设备、材料采购合同、出厂质量合格证明7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录7.6设备测绘、验收记录及索赔文件7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定8科研项目8.1开题报告、任务书、批准书8.2协议书、委托书、合同.期保管期限建施设设工计单单单位位位长期长长期期长期长期长期长期永久永.久8.3研究方案、计划、调查研究报告永久8.4试验记录、图表、照片永久8.5实验分析、计算、