第一章会计电算化基础知识.ppt

1、会计电算化,任课教师：谭春兰,教学要求：,掌握会计电算化的基础知识，财务软件的基本理论和上机操作。,授课形式：,理论授课与上机实验相结合。 理论授课主要介绍会计电算化的基础知识、Excel常用工作表函数和财务软件的基本理论与操作知识。 上机实验主要进行Word实验、 Excel实验、财务软件的帐务处理实验和报表编制实验。,会计电算化的考核标准,出勤占20%，课堂表现与学习态度占10%，期末占70%，期末上机考试。,联系方式：,电子邮箱： 电话5638,会计电算化课程的主要内容,第一章会计电算化的基础知识 第二章Excel在会计中的应用 第三章账务处理系统 第四章报表管

2、理系统 第五章会计电算化的内部控制系统与电算化审计,第一章会计电算化基础知识,第一节会计电算化概述 一、会计电算化的产生 会计电算化起源于20世纪50年代。1946年世界上第一台电子计算机问世后不久，计算机的功能从单纯的科学计算开始向各行业发展。1954年10月美国通用电气公司率先将计算机用于企业的工资核算，获得了极大的成功，于是在公司内部会计核算的各个方面推广电子计算机的应用。其他大中型企业纷纷仿效，掀起了在会计中应用电子计算机的热潮。欧洲、日本紧随其后也开始推广电子计算机在会计、企业管理中的应用。,计算机在国外会计领域的应用，大致经过了如下几个阶段： 第一个阶段是电子数据处理阶段。 第二个

3、阶段是会计信息系统阶段。 第三个阶段是决策支持系统阶段。 第四个阶段是企业资源的全面整合。,国外会计软件的开发一般具有以下特点： 1通用软件开发与定点专用软件开发并存。 2二次开发与专业会计软件的开发合为一体。 3会计软件的各功能模块划分渐趋一致。 4国外除了对会计软件的开发应用进行控制以外，还对用户使用会计软件时的行为进行规范。,二、我国会计电算化的发展,1尝试阶段(1983年以前) 2自发发展阶段(19831989年) 3计划发展阶段(19891994年) 4普及阶段(1994年至今),三、会计电算化的概念,会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机(以下简称计算机

4、)为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。,1981年8月，在中国财政部、机械工业部和中国会计学会的支持下，长春第一汽车制造厂召开了财务、会计、成本核算管理中应用电子计算机专题学术讨论会，正式把“电子计算机在会计中的应用”简称为“会计电算化”。,会计电算化是企业管理信息系统的重要组成部分，是会计工作应用电子计算机技术的简称，是一个用电子计算机代替手工记账、算账、报账以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决

5、策的信息处理系统。 会计电算化是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是现代会计与现代科学技术紧密结合的产物。它不仅是会计数据处理技术的一场革命，更是一项有深远意义的事业。,四、会计电算化与管理信息系统,管理信息系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统，它能实测企业的各种运行情况，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助决策，能利用信息控制企业的活动，并帮助实现规划目标。它是一门综合管理科学、系统科学、计算机科学的系统性边缘科学。,管理信息系统，是面向管理的，提供管理所需要的各种信息。由于现代化管理工作的复杂性，管理信息系统一般都是以电子计算机为基础的。

6、例如，对某个企业使用计算机进行管理，所构成的系统就称为企业的管理信息系统。对于管理信息系统，根据职能结构来看，一般可以分为劳资人事管理子系统、计划管理信息子系统、生产管理信息子系统、物资管理信息子系统、会计电算化信息子系统、经营决策信息子系统等。在管理信息系统中，会计电算化信息子系统只不过是其中的一个子系统。,五、会计电算化和企业信息化,企业信息化是一个概括的称谓。广义地说，企业信息化是指广泛利用电子信息技术，使生产、管理实现自动化。在现代化生产中，生产的控制、测量、加工以及产品的设计等无不采用信息技术，始终伴随生产过程的生产信息不断地被收集、传输、加工、存储和使用，使整个生产过程达到自动化。

7、如果将大量的管理信息，如物资、财务、计划、销售、库存等由人工处理的信息也用现代化工具处理时，则此时企业的信息化就进入了一个更高的层次。,企业信息化应包括两大部分：一是生产过程的信息化，实际上是生产过程的自动化，属于工业化的范畴，是用自动化生产、测量、显示、控制等工具，通过生产信息达到生产的自动化。另一部分是管理的自动化，即通过自动化工具不仅代替人的体力劳动，而且还代替人的脑力劳动，这就是建立管理信息系统(MIS)、办公自动化系统(0A)，以及决策支持系统(DSS)、专家系统(ES)等。如果将两者结合起来，从计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助生产(CAM)到计算机辅助管理(MIS，DSS，OA

8、，ES)等形成一个完整的有机的整体，那么企业就达到了最高级的信息化。,会计电算化和企业信息化的关系如下： 首先，会计电算化是企业信息化的基础和核心。企业信息化的一个重要内容是管理信息化，而管理信息化的基础是会计信息化，所以会计电算化是企业信息化的重要基础和核心内容，只有完成了会计电算化，企业信息化才能实现，缺少会计电算化这一中心环节，企业信息化就无法实现。 其次，企业信息化是会计电算化的目标和方向。会计系统是为管理、决策和其他信息需求者提供信息服务，缺少信息的需求也就失去了存在的意义。所以，会计电算化的目的是向管理系统输入更准确、更全面、更快速的信息。和管理系统全面融合，实现管理信息化和企业信

9、息化，是会计电算化的最终目标。,六、会计操作技术的发展,从历史上看，会计数据处理技术的发展经历了三个阶段：手工数据处理阶段、机械数据处理阶段和电算化处理阶段。,会计电算化的发展使得会计学本身发生了重大的变化。电视、电话、无线电、机顶盒、电脑、网络、通信、数字货币、数据银行、电子商务等等。所有这些信息技术使我们这个社会变成了信息社会，人们的时间观念、空间观念、思维模式、工作方式、生活方式等都发生了巨大的变化。21世纪将是一个信息时代，会计作为经济生活不可缺少的一部分，必将更多地运用信息技术。,信息技术是指以信息为处理对象的一系列技术，它以计算机通信、微电子技术等手段，对信息进行采集、传输、存储、

10、调用、处理、加工、分析、共享和综合利用等操作，广泛地应用于社会生活的各个方面。运用得最广泛的便是管理信息系统。 会计信息技术是指以会计信息为处理对象的一系列技术总称，它包括计算机技术、网络技术、数字技术、通信技术、软件技术、数据库技术、多媒体技术、辅助设计技术、实时控制技术、系统集成技术、自动化技术等，对会计信息进行采集、传输、存储、调用、处理、加工、分析、共享和对会计资源进行综合管理、开发、利用等，从而实现会计数据处理、会计信息管理、会计决策支持的功能，使整个会计信息系统一体化。,会计信息技术按专业工作的基本环节和流程，可分为会计信息收集技术、会计信息传递技术、会计信息存储技术、会计信息检索

11、技术、会计信息处理技术，以及会计信息标准化技术等。 随着会计领域中信息技术等高科技技术的不断使用，以及信息时代的来临，会计电算化的含义将有所改变，它的外延和内涵都将扩展。会计电算化将成为一门融会计学、管理学、信息技术为一体的边缘科学。它的称呼也将发生变化，要么是具有时代特性的“会计信息化”，要么是体现国际潮流的“会计一体化”。但不管用哪种名称，它的发展将为经济的发展和社会的进步作出更大的贡献，会计信息技术也将得到更广泛的应用。,七、开展会计电算化的意义, 减轻财会人员的劳动强度， 提高财会工作效率。 促进会计职能的转变。 准确、 及时地提供会计信息。 提高人员素质，促进会计工作规范化。 实现企

12、业管理现代化， 提高企业经济效益。 6促进会计理论和技术的发展，完善会计电算化管理制度体系。,八、手工会计与电算化会计的比较,(一)会计电算化与手工会计的相同点 1目标一致。 2遵循相同的基本会计理论和方法。 3遵守相同的会计法规与会计准则。 4会计档案都必须按规定妥善保留。 5两者的基本工作相同。,(二)会计电算化与手工会计的不同点,1所用的计算工具不同。 2信息的载体不同。 3帐户设置方法和帐簿登记方法不同。 4帐务处理程序不同。 5帐簿形式和更正错误的方法不同。 6会计系统的设计方法和内部控制制度不同。 7会计工作的组织体制和人员素质不同。,九、会计电算化对会计理论与实务发展的作用,（一

13、）提出了会计理论的新课题 1.持续经营 2.会计分期 3.权责发生制,（二）改造着会计方法 1.会计科目级别的命名 2.记帐凭证种类的统一 3.帐簿形式的改造 4.取消中间过程的输出 5.强化内部控制制度,（三）促进审计工作的现化 1.制度审计：对会计电算化后内部控制制度的审计。 2.技术审计：在制度审计中发现漏洞与疑点时，或者认为有必要对系统设计、程序设计进行实际测试时，需要用计算机审计程序对会计电算化设计进行审查，称为技术审计。 3.数据审计：用计算机审计程序对被审数据进行真实性、合法性、合理性审核，例如费用的分摊、利润的分配、税金的计算等等，这样的标准化审计，质量高、速度快。,第二节 电

14、算化会计信息 系统的基本概念,一、会计信息系统 （一）数据和信息 数据是记录客观事物的符号，包括数字数 据和非数字数据。所有用来描述客观事实 的语言、文字、图画和模型都是数据。,信息是经过加工后的数据，它会对接收者的行为和决策产生影响，具有现实的或潜在的价值。,信息具有下列特征： 1它以一定的符号形式表示，这是信息的符号性； 2它包括明确的内容，要向接收者传达一定的事 件，这是信息的语义性； 3与接收者进行决策有关，对决策将产生影响， 这是信息的有效性。 信息具有事实性、等级性、可压缩性、扩散性、 传输性、分享性、增值性和转换性的特点。,其中： 1事实性：事实是信息的中心价值。 2等级性：管理

15、系统是分等级的，对于同一个问题，处于不同的管理层次，要求不同的信息。信息和管理一样，具有等级性，一般可分为战略级、策略级和执行级。 3可压缩性：压缩在实际工作中是很有必要的，因为没有必要收集一个事实的全部信息，也没有能力储存越来越多的信息。只有正确地舍弃信息，才能正确地使用信息。 4扩散性：信息的扩散是其本性，它力图冲破非自然的约束，通过各种渠道和手段向四面八方传播，信息浓度越大，信息源和接收者之间的梯度越大，信息的扩散性就越强。,5传输性：信息是可以传输的，它可以通过各种手段传输到很远的地方，可以利用现代通讯手段传遍全球。 6分享性：对信息而言它只能共享不能交换。物质的交换是零和的，你所得的

16、必是我所失的。而信息分享的非零和性造成信息分享的复杂性。 7增值性：信息的增值在量变的基础上可能产生飞跃。信息的增值性、再生性使我们能在信息废品中提炼出有用的信息，在司空见惯的信息中分析出重要的趋势。 8转换性：信息、物质、能源三位一体，又是可以相互转化的。,(二)数据与信息的关系 数据与信息是既有紧密联系又有本质区别 的概念。信息是通过对数据的处理而产生 的，数据也只有按照一定的要求或需要进 行加工或处理而变成信息后，才能满足管 理的需要，为管理者所用。但数据与信息 并没有截然的界限。,(三)系统 系统就是一组相互作用着并为实现某种共 同目标而运行的要素的集合。 一个系统的所有要素可分为四类

17、：输入要 素、处理要素、输出要素和控制反馈要素。,系统根据定义是有边界的，而系统边界之外的，但对系统的行为具有明显地影响的事物的总体，被称为系统的环境。系统所需要的各种输入来自其环境，系统所产生的各种输出又返回其环境，系统与其环境的相互作用和相互影响就发生在这两个渠道中。在系统与其环境之间实际进行物质、能量和信息交换的地方就是系统与环境的接口。,在研究一个系统时，由于其功能与目的的复杂性，常常可以把它分解成若干个较小的系统，每一个较小的系统又可以进一步分解成若干个更小的系统。一直到不用分解就可以把它的功能掌握为止。这种系统分解显示了一种层次结构。如果一个较大的系统包含着一个较小的系统，那么后者

18、被称为前者的一个子系统，而前者则被称为后者的一个母系统。因此在系统的层次结构中，每一个处于较低层次的系统都是某个处于较高层次的系统的子系统，而每个较高层次的系统都是若干个较低层次系统的母系统。,系统企图实现的目的比较复杂时，人们只能将这个目的分解成若干个较简单的目的，并采用专业分工的办法将系统中的人员和其他资源组织成一些子系统。让各子系统分别去实现这些比较简单的目的，并以这种方式来共同实现系统的整体目的。如果某个子系统在让其要素合在一起去实现自己所分配到的特定目的仍有困难时，可以继续分解自己的目的和自己的组织，这样就形成了宝塔式的层次结构。,二、电算化会计信息系统,会计是一个信息系统，它旨在向

19、利害攸关的各个方面传递企业或其他经济个体的以财务信息为主的经济信息。会计的各项活动体现了对信息的不同作用。填制和审核凭证是收集信息、初步确认信息；设置账户是为了取得某种信息，预先设置好塑造该种信息的模型或框架；复式记账是信息的分类；登记账簿是进一步确认信息；财产清查是确认账面信息；成本计算是通过各种分类的方法，把有关成本信息从发生的总费用中提炼出来；编制会计报表是汇总信息；经济活动分析是会计信息的反馈；会计管理是会计信息的使用；会计检查主要是审查会计信息。,从系统的角度看，会计信息系统实际上是管理信息系统的一个子系统。计算机管理系统的发展一般分三个层次：电子数据处理、管理信息系统、决策支持系统

20、。相应的，会计电算化系统的发展也分三个层次。 （1）会计数据处理系统。 （2）会计管理信息系统。 （3）会计决策支持系统。,这三个层次正好满足企业上、中、下各层管理人员的要求。它通过会计核算来反映企业的经营活动情况，通过会计管理来监督企业的经营活动情况，通过会计决策来参与企业管理。,这三个层次中，会计核算信息系统的工作量最大，数据处理最规范，越往上处理的工作量越小，数据处理越不规范，不确定的因素也就越大，因此在上述三个系统中，会计核算信息系统是整个系统的基础，只有会计核算得出的信息正确，才能为信息的使用者提供进行管理和决策所需的信息。 会计信息系统的三个层次不是截然分开的。比如现在大多数的会计

21、软件是介于处理与管理信息系统之间的，而每一层次又都是以较低层次系统为基础的。因而会计软件的发展方向是朝着高层次的会计决策支持系统方向发展的。,第三节 MRP制造资源规划,一、MRP制造资源规划简介 MRP(Manufacturing Resources Planning)即制造资源规划，它是当代国际上一种成功的企业管理理论和方法。 把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统结合成一个一体化的系统，称为制造资源规划(Manufacturing Resources Planning)，英文缩写是MRP，为了区别于基本的物料需求计划（MRP:Material Requirements Plann

22、ing)，而记为MRP。,时段式MRP系统,阶段,管理软件发展阶段,（1）60年代,闭环式MRP系统,（2）70年代,MRP II系统,（3）80年代,ERP系统,（4）90年代,1957年，美国的27位生产与库存控制专家成立了美国生产与库存控制协会(APICS)，从此开创了新的研究领域MRP。1960年开发出了一套应用物料需求计划(MRP)的电脑系统，20世纪70年代开始，物料需求计划在生产领域得到应用。80年代生产与库存控制技术又前进了一步，发展为具有全面资源管理的制造资源规划，增添了财务等功能，成为真正的集成化的制造控制系统。,70年代MRP(Material Require Plann

23、ing)阶段 MRP是物料需求计划，能根据有关数据计算出相关物料需求的准确时间与数量，还可以考虑到生产企业现有的生产能力和采购的有关条件的约束，将生产能力需求计划、车间作业计划和采购作业计划也全部纳入，主要有如下模块： 客户订单处理 主生产计划(MPS) 项目基本资料与用料表(BOM) 库存管理 采购 生产现场控制（PAC) 产能需求规划(CRP),80年代的MRPII(Manufacture Resource Planning)阶段 在企业的管理中，生产管理只是一个方面，所涉及的仅仅是物流，而与物流密切相关的还有资金流。这在许多企业中是由财会人员另行管理的，这就造成了数据的重复录入与存储，甚

24、至造成数据的不一致性。MRP系统的出现，仅使生产活动方面的各种子系统得到了统一，于是，在80年代，人们在MRP管理系统的基础上把生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统集成为一个一体化的系统，并称为制造资源计划(Manufacturing Resource Planning)系统，英文缩写还是MRP，为了区别物料需求计划(MRP)而记为MRPII。,MRP基本思想就是通过运用科学的管理方法和现代化的工具电脑，规范企业各项管理，根据市场需求的变化，对企业的各种制造资源和整个生产、经营过程，实行有效的组织、协调、控制，在确保企业正常进行产品生产的前提下，最大限度地降低产品库存量，缩短生产周期，

25、减少资金占用，降低企业生产成本，提高企业的投入产出率，从而全面提高企业的经济效益和市场竞争能力。,MRP是把企业作为一个有机整体，从整体最优的角度出发，通过运用科学方法对企业各种制造资源和产、供、销、财各个环节进行有效地计划、组织和控制，使他们得以协调发展，并充分地发挥作用。,MRP在今天已经成为制造业界所共同瞩目的一项技术，MRP软件之所以被广泛应用与它所取得的卓越成效有关。这些效益表现在：(1)库存下降；(2)延期交货减少；(3)采购提前期缩短，费用节省；(4)停工待料减少；(5)制造成本降低；(6)管理水平提高。,二、制造资源规划在企业生产过程中的应用,MRP的核心是：确定各种资源的需求

26、量、需求时间，解决企业生产什么，需用什么，现有什么，还缺什么，以及何时需要这几个基本问题。 目前，常见的MRP包括八大模块， 即销售管理、 生产计划、 MRP (物料需求计划)、 生产作业计划、采购管理、能力需求计划、数据管理和库存管理。这些模块构成一个整体，贯穿于企业的生产管理中。,举例：18 总之，MRP确实给企业带来了一场深刻 的管理革命。采用MRP这种管理技术、 管理。方式，超越了技术更新的意义，它 冲击着传统的生产观念，成为最终涉及企 业多方面的变革手段。,第四节 ERP企业资源规划,一、ERP企业资源规划的由来 ERP(Enterprise Resources Planning)是

27、美国名咨询公司Gartner于20世纪90年代初在总结MRP软件发展趋势的基础上提出的。Gartner给ERP的界定是：超越MRP范围的集成功能；支持能动地监控能力，模拟分析和决策支持；支持开放的客户服务器计算环境。ERP的提出，很快就被学术界承认并迅速进入了企业领域。从此，制造业的管理信息系统进入了ERP的新时期。,ERP系统是个较完整的管理信息系统。从系统结构看，管理信息系统包括财务、市场（营销）、生产和其他信息子系统如人事管理等。,ERP系统不单纯是财务或会计信息子系统，而是覆盖整个企业管理的信息系统。另一方面，财务信息子系统虽只是其一个子系统，但却是其中最重要的子系统，其他子系统都与财

28、务信息系统有着密切的关系，财务信息系统是企业管理的总控，而财务信息系统的很大信息来源于其他信息系统，所以可以说ERP系统是个“大财务信息系统”。,二、ERP的主要功能模块,在企业中，一般的管理主要包括三方面的内容：生产控制(计划、制造)、物流管理(分销、采购、库存管理)和财务管理(会计核算、财务管理)。这三大系统本身就是集成体，它们互相之间有相应的接口，能够很好的整合在一起来对企业进行管理。另外，要特别一提的是，随着企业对人力资源管理重视的加强，已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分，对这一功能，我们也会进行一下简要的介绍。,第一部分：财务管理模块 一般的E

29、RP软件的财务部分分为会计核算 与财务管理两大块。 （一）会计核算 1总帐模块： 2应收帐模块： 3应付帐模块： 4现金管理模块：,5固定资产核算模块： 6多币制模块： 7工资核算模块： 8成本模块：,（二）财务管理 1.财务计划：根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。 2.财务分析：提供查询功能和通过用户定义的差异数据的图形显示进行财务绩效评估，帐户分析等。 3.财务决策：财务管理的核心部分，中心内容是作出有关资金的决策，包括资金筹集、投放及资金管理。,第二部分：生产控制管理模块 1主生产计划 2物料需求计划 3能力需求计划 4车间控制 5制造标准,第三部分：物流管理 （一）分销管理

30、1对于客户信息的管理和服务 2对于销售订单的管理 3对于销售的统计与分析,（二）库存控制 a为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。 b收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。 c收发料的日常业务处理工作。,（三）采购管理 a供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）。 b催货（对外购或委外加工的物料进行跟催）。 c采购与委外加工统计（统计、建立档案，计算成本）。 d价格分析（对原料价格分析，调整库存成本）。,第四部分人力资源管理模块 （一）人力资源规划的辅助决策 （二）招聘管理 （三）工资核算 （四）工时管理 （五）

31、差旅核算,在ERP出现后不久，计算机技术就遇到了InternetIntranet和网络计算的热潮以及制造业的国际化倾向和制造信息技术的深化。这些又将制造业管理信息系统的发展推到了一个新阶段。其中最引人注目的有以下几方面的发展。 (一)ERP功能的扩展 1.纳入PDM(产品数据管理)功能。 2.增加了工作流功能。 3.增加数据仓库DW和联机分析处理OLAP功能。,(二)向Internet、Web上转移 发展Web化便成为各大软件公司工作的重点。要实现客户机Web化的途径有三个： 1建立能使现有应用程序结构与Internet协议进行通讯的桥连技术。 2增加新的基于Web的应用程序。 3改写原有的应

32、用。,(三)新的模块化软件 新的“模块化的概念”与现行的“可选择模块的套件”概念是不同的。SAP公司的模块化具有以下特点： 1采用一种新的将第三方软件集成到ERP中的方法，称为业务应用程序接口(Business Application Programming Interface，BAPI)。这是一个开放的、标准化的接口。 2用户可以按需求单独更新某一个模块，而没有必要为了增强某一个功能对系统进行全面升级。 3业务应用程序接口(BAPI)技术对ERP软件的开发商说来是非常重大的进步。,三、ERP技术在我国的发展方向,目前SAP等公司已将其软件产品汉化推向中国市场，我国的外资和大型国营企业中也有一

33、些ERP 用户，但ERP 软件在中国的应用仍属于起步阶段，进入大量使用的阶段还有数年时间。未来几年我国企业使用ERP 软件可能有三种方式：国外现有的ERP 软件、国内软件公司开发的ERP 软件和企业采用定向开发的系统。对国内企业来说，这三种方式都有其利弊。,从技术上讲，国外公司如SAP等公司的ERP产品已比较成熟，但在产品推广中仍有很多问题，如价格要让多数的用户能够承受，本地化工作要花更多的精力等。管理软件的本地化，并不仅仅是和Office软件一样汉化即可，更重要的是和我国各项制度相符合，并尽可能考虑中国企业管理上的特色，使企业能顺利使用；另外和中国国内的管理软件在同一企业中如何协同工作，也是

34、值得注意的问题。,目前国内一些软件公司也在研制 ERP产品国内会计软件公司的优势是，在国营企业中有一定的知名度，比较熟悉中国企业管理的特色，如果能在几年内推出成熟的产品，将能占有一定的市场。但单个国内软件公司在开发实力上和国外软件公司难以匹敌，并且对于 ERP系统在理论上国内还未完全把握。,所以国内软件公司如果想和国外软件公司相抗衡，会计电算化理论界首先要积极开展对ERP的研究，其次国内各软件公司技术力量和产品要实现联合。这里要特别提到的是关于会计软件的数据接口问题，国外的管理软件都力求成为一个开放式的系统，比如SAP公司正在和微软公司合作宣布其数据接口标准，国内会计软件公司也应公布其数据接口

35、标准，力求最终能在数据交换标准上做到统一，使各公司的软件产品能协同工作。,对于国有企业来说，目前国内、国外的软件都难以完全满意，并且在管理上企业可能有自己的特色，因此一些企业可能自行组织力量开发类似 ERP的管理系统。对于这些企业，项目的组织、领导班子的组成和工作方式是成败的关键，并且由于ERP理论对我国还是比较尖端的，所以这些企业应和理论界保持联系。条件适合的企业用户和非商业性的科研机关，联合开展对 ERP的研究可能是目前我国开展 ERP研究的一种比较好的方式。,我们今后在ERP方面要做的工作主要是开展对ERP理论的研究和推动更多的企业通过ERP软件提高管理效益。为了让我国的企业利用ERP提

36、高管理水平，我们首先要开展对企业有关ERP知识的宣传，另外，提高管理质量的“瓶颈”是员工的素质，ERP系统的使用需要企业有一定的管理基础，特别是员工有一定的使用计算机管理的素质。从实际效果看，目前的会计电算化培训将为整个企业管理的电算化培训人才。从我国国情出发，推动会计电算化应用才能推动企业管理的计算机现代化工作。,目前，用友股份有限公司推出了ERP应用专家认证体系，从财务、成本、物流、生产制造、客户关系管理、网络分销、集团财务、人力资源管理、系统管理等九个业务方向培养企业所需的ERP应用人才并进行资格认证。,常见国内品牌商品化会计软件的模块与功能,第五节 会计核算软件的基本理论,一、会计核算

37、软件的基本概念 会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。 企业应用的企业资源计划( ERP)软件中用于处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。,(一)会计核算软件的分类 会计核算软件根据适用范围可分为通用会计核算软件和专用会计核算软件。 1专用会计核算软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。 专用会计核算软件的特点是把会计核算规则编入会计核算软件，如将

38、会计科目、报表格式、工资项目等编入会计核算软件。专用会计核算软件符合单位的特点，使用方便，但它受到空间和时间的限制，只能在个别单位、一定的时期使用。,2通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。 目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主。 通用会计核算软件又分为全通用会计核算软件和行业通用会计核算软件。,通用会计核算软件的特点是不含或含有较少的会计核算规则。通用会计核算软件实际上是一个工具，操作者在首次使用一个通用会计核算软件时，通过软件初始化，输入本单位的所有会计核算规则，把一个通用会计核算软件转化成一个适合本

39、单位情况的专用会计核算软件。,例如，使用通用会计核算软件制作会计报表时，报表的格式由操作者设计，报表中的数据由操作者填制，报表中数据计算公式也可以由操作者自己设定。如果几年后报表中的格式发生变化，操作者只要自己重新设置一遍，即可满足要求。由操作者自己输入会计核算规则的这种设计方法，使会计核算软件突破了空间上和时间上的局限性，具有真正的通用性。在会计电算化中，为了使通用会计核算软件专用化，输入会计核算规则的工作叫做系统初始化，如账务处理初始化、工资核算初始化等。输入会计核算数据，进行会计核算的过程被称为系统的日常使用。,要使会计核算软件具有通用性，必须打破空间和时间上的局限性。我国会计核算的形式

40、和内容，在不同的行业有一定的差别，同一行业的不同地区也有一定差别。例如，机械加工业和商业企业的会计核算内容和形式有差别，沿海地区与内地的会计核算内容也有一些差别，在甲地适用的会计核算软件到了乙地就不一定适用了，这就是会计核算软件在空间上的局限性。随着我国改革开放的不断深入，会计制度也在发生变化。,例如，以前我国实行的记账方法主要有三种：借贷记账法、增减记账法和收付记账法。现在，基本上统一为借贷记账法。以前为增减记账法和收付记账法编写的会计核算软件就不再适用了，这就是会计核算软件在时间上的局限性。为突破会计核算软件在空间和时间上的局限性，人们对我国的会计制度和会计实务进行了深入细致的分析和高度的

41、概括，认为会计核算过程无论多么复杂，都可将其抽象成会计核算数据相结合的过程。诸如凭证种类、记账方式、报表格式等都是会计核算的规则。,在理论上，通用会计核算软件可以解决软件的适应性问题，但是在实际上，存在以下几个方面的不足： (1)软件越通用，计算机系统的资源浪费越严重。通用会计核算软件考虑的问题较多，选择的范围较大，必然会占用较多的计算机系统资源，如内存、运行时间等。 (2)软件越通用，初始化工作量越大。为了把通用会计核算软件专用化，操作者需要输入大量的会计核算规则。有时，这种初始化的工作量之大，是操作者难以承受的。 (3)软件越通用，个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾。,上述问题使会计

42、核算软件的开发研制人员意识到，会计核算软件如果不具备通用性，就很难成为商品，就没有生命力。关键在于如何合理地确定会计核算软件的通用程度。于是市场上出现了一些行业通用会计核算软件，如分别适应于工业或商业的通用会计核算系统，这些会计核算软件就是在一定范围内适用的通用会计核算软件。 近年来，这种在特定行业适用的行业通用会计核算软件越来越受到广大操作者的欢迎，而且适用范围有进一步细化的趋势。例如，出现了适用于高教系统、出版行业、煤炭系统等的通用会计核算软件。这种在一定范围内适用的通用会计核算软件更容易适应我国的现行经济体制和会计核算方法，是我国会计核算软件的发展方向。,二、会计核算软件功能模块 会计核

43、算软件的功能模块，是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。 (一)划分功能模块的基本原则 1适应性原则 适应性一般包括可扩充性、可移植性、可维护性等。适应性对一个系统来说是十分重要的，一个好的会计核算系统应允许操作者方便地挂入(或去掉)某些模块，可以从一个单位移植到另一个处理类似业务的单位；能适用企业内部外部各种环境的变化。,2高内聚低耦合原则 模块的聚合，是指模块内部的凝聚程度，反映了模块内部各组成部分的联系。两模块的联结称为模块间的耦合，耦合度表明模块间的联系紧密程度。评价或设计模块结构的一个重要原则，就是尽可能地提高模块内的聚合程度、降低模块之间的耦合

44、程度，提高每个模块的独立性。 应尽量把联系密切的功能放在一个模块内，一个模块内诸功能联系越密切，其内聚度越高。把联系不密切的功能放在不同的系统中，尽量减少模块间的联系，包括程序调用关系和数据传递关系，模块间联系越少，耦合度越低。高内聚使得系统接口简单明了，对提高系统的适应性有着重要的作用。 所以，提高模块的聚合力，就会降低模块间的耦合度，即高内聚、低耦合。,3可靠性原则 模块划分应有助于系统可靠性的提高，减少系统出错率，并提高系统的排错、纠错和恢复能力。 4通用性原则 模块的划分要有助于提高系统的通用性，尽可能地将通用的功能模块独立出来。 5符合会计核算要求的原则 模块的划分要以手工会计信息系

45、统的各项功能为基础，不能脱离会计核算和财务管理基本过程的要求和习惯，而单从软件研制的角度来考虑问题和划分模块。 6以账务处理系统为中心的原则 这是由账务处理本身的特点决定的。因为不管如何划分，一个完整的会计核算系统都必然包括账务处理系统，并且其他系统必然要同账务处理系统发生直接或间接的数据联系。,(二)会计核算软件的功能模块 会计核算软件一般分为账务处理、工资核算、应收/应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计核算系统。 会计核算

46、软件的功能结构如图1-3所示。,以上各功能模块共同构成了会计信息系统的功能结构，为实现会计核算系统的总目标服务，有着各自的目标和任务，它们之间既相互联系，又相互独立。 主要功能模块的作用如下。 1.账务处理子系统 账务处理子系统是会计软件的核心系统，它以会计凭证为原始数据，按会计科目、统计指标体系对记账凭证所载的经济内容进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿、凭证和报表。,2.工资核算子系统 工资核算子系统完成工资的修改、计算、发放工资费用的汇总和分摊等工作，生成工资结算单、职员工资发放条、工资结算汇总表、工资费用分配汇总表、票面分解一览表、职工福利费

47、计提分配表等，并自动编制机制的工资转账凭证传递给账务处理子系统。 3.固定资产核算子系统 固定资产核算子系统主要是用于固定资产明细核算及管理。该子系统实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。,4.存货核算子系统 存货核算子系统可分为存货核算、材料存货库房管理、材料核算账务处理、材料采购发票的处理四大类功能。 存货核算主要包括原材料和库存商品两类，其主要功能有材料存货库房管理、材料核算及其账务处理、材料采购发票的处理及库存商品成本管

48、理等四部分。,5.成本核算子系统 成本核算子系统实现各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统使用。 6.销售核算子系统 销售核算子系统一般要和存货子系统中的库存商品核算相联系，实现对销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算。 7.应收、应付账款子系统 应收账款子系统完成各应收账款的登记、冲销工作，动态反映各客户信息及应收账款信息，并可进行账龄分析和坏账估计。,8.会计报表子系统 会计报表子系统是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告。会计报表子系统实现各种会计报表的定义和编制，并可

49、进行报表分析和报表汇总。 9.财务分析子系统 财务分析是在核算的基础上对财务数据进行综合分析的，不同的会计软件其分析的内容也有所不同，一般功能有预算分析、前后期对比分析、图形分析等。,三、会计核算软件数据处理的基本流程 设计计算机账务处理数据流程时，不能照搬手工处理方式下的账务处理流程，而应突破长期的手工处理所形成的定式，设计出更适合计算机处理，且效率更高、处理更合理的系统。下面是计算机账务处理流程。,计算机方式和手工方式下的账务处理流程有许多不同之处，主要表现在以下几点： (1)数据处理方式不同 在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中完成数据处理；在计算

50、机方式下，账务处理子系统进行数据处理时，记账只是一个加记账标志的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。,(2)数据存储方式不同 在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、汇总文件等数据库文件中，在需要时，通过打印机输出。 (3)对账的方式不同 在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，利用汇总数据登记总分类账，然后财会人员定期将总分类账、日记账与明细账中的数据进行核对，当明细账和总账的

51、数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定意义上说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在计算机方式下，由于账务处理子系统采用预先编制好的记账程序，自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制的程序正确，计算机的计算错误概率就会非常小，一般可以忽略，但严格讲应该注意防范。,(4)会计资料的查询统计方式不同 在手工方式下，会计人员为编制一张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很大的劳动；在账务处理子系统中，由于计算机具有高速数据处理能力，会计人员只需要通过选择各种查询功能，就能以最快的速度完成数据的查询统计过程。,从手工和计算机会计两个处理流程看，两

52、者的起点和终点是一样的，但从记账凭证到总账的过程不同：在手工条件下，财会人员根据原始凭证编制记账凭证登记总账的同时，也登记明细账，即登记总账与明细账是并行的，而且凭证的借方/贷方是由不同的会计人员来完成的，以便于构成核对、牵制关系；而在计算机条件下，根据原始凭证登记明细账和总账不是并行的，借方/贷方是由同一个人完成的，手工会计方式下的核对、控制关系不存在了，这就给计算机系统提出了如何解决输入错误、解决计算机传送、计算中可能产生差错的问题，以及如何构筑新的制约牵制关系，防止出现差错、舞弊等问题。,四、会计核算软件的选择 购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地，不仅会计业务较少、处理

53、简单的单位使用商品化软件，就是会计业务处理较复杂的大中型企业，也可以购买商品化软件，并可针对本单位特殊的需求，进行二次开发，丰富商品化软件的功能，这样既省时，又省费用，是各单位实现会计电算化的有效途径。商品化会计软件版本众多、各具特点，在选择软件时，应从以下几方面进行考虑：,（一）软件的性能特点1、合法性 合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面，要求核算工作中体 现现行会计制度及其他财经法规的要求；另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的 会计信息，满足管理的要求。,2、安全可靠性 安全性指软件防止会计信息被泄漏和被破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力，防止产生不

54、正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。 为了达到安全可靠性指标，系统本身都设有多种控制措施，如权限设置、复核功能设置、各种校验功能设置、处理顺序控制、采用信息加密技术和存取控制技术、设立备份和恢复功能等, 可以有效地保证软件的安全可靠性,但由于购买软件时,不可能得到详细的源程序代码等技术文档,对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。,3、易使用性 主要指软件系统易学、易用、易懂的性能。可以考察如下几方面： (1)界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了, 提示是否清楚丰