如何做好会务与接待工作PPT幻灯片.ppt

1、,2015年一季度综合系列培训,陕分 综合管理部,与接待工作,如何做好会务,Contents Page,目录页,什么是会务 如何密切配合,基本流程是什么 怎样细致服务,做哪些准备工作 怎样避免疏漏,一、会务 工作概述,二、会务 流程,三、注意 事项,四、总结,导语,举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能强化班，作为负责人的你该如何策划本次会务工作？ 1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？通知、签报起草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？,【引入：会务工作有

2、多重要】,据不完全统计，2014年分公司（含中支）已开办培训班 161次、启动会16次、高管会8次、接待会7次、大型活动会3次会议经营作为重要经营手段之一，在全年工作安排占比可见一斑。,会务工作基本内容 会务工作总体思路,第一章 会务工作概述,会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良好效果。 通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析，推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队；宣传政策，开展培训等效果。,概述,总体思路,将会务工作分解

3、为各专项任务，明确分工、保证质量,每项任务均有专人负责,任务分解,责任到人,周密计划,每项任务均须制订周密的工作计划,逐项落实,计划的每个环节、步骤均须严格落实,基本流程是什么 做哪些准备工作,第二章 会务流程,流程,会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备会中服务会后服务,会务接待具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。,会前准备包括：,周密计划：考虑会议所需要素 职责分工：召开

4、筹备会议各负其责 组织实施：物料准备、安排食宿、 会场布置、人员报到等,会前准备,周密计划,01,02,03,职责分工,组织实施,1.周密计划,会议事由确定：确定会议主题、时间、地点、与会人员，确定会议室大小及酒店客房间数，组织人员联系相关事宜。 会议内容确定：根据会议时长安排课程、节目即会议流程。 财务要素确定：会议所需场地、物品计算好后起草签报，如预算费用较大可先借款。,组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的领导职能。,2.职责分工,该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排

5、相应组别负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。,陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）等,小型条线类,中等综合类,大型综合类,备注,该类会议议程简单且固定，需要安排： 后援保障组 文秘组 主持组 接待组,该类会议人员较多且稍复杂，需要安排： 后援保障组 文秘组 接待组 应急保障组,该类会议人员众多议程多变，需要安排：后援保障组 文秘组 主持组 现场控制组 礼仪组 接待组 应急保障组,上述组别仅供参考，请根据实际情况灵活设置或交叉安排。,会议分类

6、,3.组织实施,1）落实参会人员：会前两小时确定参会领导、嘉宾及其他与会人员，如有变动立即调整。,2）物料到位检查：材料内容：会议材料由文秘组负责整理、印制。除正式会议材料外，还应包括：会议代 表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。 会议用品：会议用品由后勤组负责，包括：桌牌、指引牌、条幅、文件袋、笔记本、 笔；翻页笔、录音笔、照相机、摄影机；打印机及纸张、投影仪（根据需 要）；花卉、水果及方便食品；药箱（备常用药品）等。,3）食宿安排检查：住宿：联系几家宾馆（先前做好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包 括：价格（客房、会场及其他服务项目的价位）；设施（客房、会

7、议室、休闲设 施、环境等）；交通（便利与否）；当期有无接待能力。 餐饮：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：就餐地点、就餐时间、席位 安排。 4）人员报到：在此需要强调的是，务必让全体参会人员在两份签到表上签字，并留档。,会中服务,现场控制,01,02,03,后勤保障,会议记录,会中服务,会中服务是指会议召开过程中的会务工作，主要有“现场控制”、“后勤保障”和“会议记录”三方面。这些会务工作的质量，直接影响到会议的效率。,现场控制：流程进行（指引就坐、投影切换、音响麦克、拉幕、鸣放礼花、协调主持等） 后勤保障：设备就绪（检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪）、物品摆放(

8、桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；指引牌、桌牌、茶水、礼品是否到位)、就餐引导（餐厅上菜、酒水纸巾、加餐准备等）、住宿协调 会议记录：摄影摄像、会议记录,现场控制主要是指保证流程顺利进行，使得各个环节“无缝”衔接的机动工作。包括： 领导入场，指挥礼仪引导、观众股掌、保持安静等 议程进行时，保证各个环节主讲人、演员、颁奖嘉宾、上台观众等有序上台；ppt切换、拉幕、音乐视频等按计划进；保证音响、麦克风始终处于正常使用状态；按计划鸣放礼花。 与台下工作人员联系，负责会场纪律。 与演职人员联系，负责营造会场气氛。,1.现场控制,2.后勤保障,后勤保障同样是会中服务的重要一环，包括设备就绪、物品摆放、

9、会场服务、就餐引导、住宿协调等。 进入会场后立即将电脑、投影设备、音箱设备、灯光、拍照设备、对讲机、网络、打印机等进入就绪状态 检查桌椅摆放、文具及资料摆放、横幅悬挂、指引牌、桌牌、茶水、食品、礼品是否到位 会中用餐时提前到餐厅备好茶水、纸巾，得到会议将结束信号时准备上菜，并留意是否有加餐需求 住宿安排有时面对房间设施问题、有不服安排住宿安排等情况，及时与酒店、会务组联系,会后服务,会场清理,01,02,03,会议小结,事项督办,会后服务,会场清理：恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏，送别与会人员等 务必确认所有入住人员退房,会议小结：总结会务工作经验教训；撰写会议纪要、宣传报道；归档

10、会议资料,事项督办：会议要求落实、账务报销,会议结束后先送别参会人员离开，如有正餐安排务必保证安排妥当。 各项活动、议程结束后，恢复会场卫生，检查设备、物品完好情况，打包装箱带走 严格遵守酒店退房时间，追踪所有人员及时退房。,整理物品、追踪退房情况,1.会场清理,会议结束后第一时间，将会议资料（会议通知、签到表、住宿表、照片、视频等）： 纸质版、电子版归档，制作各机构本年度会议培训清单，每季度向上级机构报送。 总结经验得失，争取下次会务更加高效缜密。 重要会议如行司联动会、培训班、启动会等务必3日内将稿件报送综合部,总结经验教训，归档会议资料,2.会议小结,须以认真严肃态度对待每次会议，结束后

11、及时向各级传达会议精神，不让会议走过场。 会议要求及时督办、及时反馈。确保事事有回音、件件有落实。 加快账务处理,会议的最终目的在于： 领会会议精神，落实会议要求,3.事项督办,会务礼仪 突发事件处理,第三章 注意事项,会务礼仪, 24 ,参照中办秘书局会议处的做法，无论出席领导的人数为单数还是双数，均实行单主位的排位原则。即凡会议、活动（含合影），排名第一位的领导同志的位置居中，排名第二位的领导同志安排在其左边，排名第三位的领导同志在其右边的办法安排位置，以此类推。,【会议座次安排礼仪】,【宴会座次安排礼仪】,宴请客人，一般主陪在正对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号

12、客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。,会场,8 6 4 2 1 3 5 7 9,单数：,8 6 4 2 1 3 5 7,双数：,迎接一批客人，通常由欢迎人员中身份最高者，将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。,握手的顺序：主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。 1.要紧握双方的手，时间一般以1-3秒为宜；不能过紧或只用手指部分漫不经心地接触； 2.被介绍之后，最好不要立即主动伸手； 3.多人同时握手时应顺序进行，切忌交叉握手; 4.手上有水或不干净

13、时，谢绝握手并不无礼，但需解释并致歉,介绍礼仪,握手礼仪,会务礼仪,突发事件处理,会务经验小结 标准化流程重要性,第四章 总结,2.3 领导力的提升,一、科学确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循,（1） 按流程环节分解任务，确保责任到位。 （2） 按流程要求完成任务，确保落实到位。 （3） 按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。,总结,二、严格实施标准化流程，确保会务接待工作有条不紊,三、不断完善标准化流程，确保会务接待工作高效优质,标准化流程具有流程清晰、要求明确、操作简便的特点,（1）及时总结：认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。 （2）认真完善：针对不够精细、不够完美的环节及时进行完善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生。 （3）不断创新：在资料归档的基础上，要建立健全会务接待工