第3章 办公自动化软件应用.ppt

1、第3章 办公自动化软件应用,3.1 文字处理软件 Word XP 3.2 电子表格 Excel XP 3.3 电子演示文稿软件 PowerPoint XP 3.4 Office XP 集成应用,3.1 文字处理软件 Word XP,本节要点 3.1.1 认识工作窗口 3.1.2 创建和编辑文档 3.1.3 设置文档格式 3.1.4 表格制作 3.1.5 图文混排 重点难点 Word的排版和页面文档格式的设置,第3章3.1节,3.1.1 认识工作窗口,1.word XP的启动 （1）正常启动：从“开始”“程序”菜单中选择“Microsoft Word”选项。 （2）通过快捷方式：在桌面上选中Wo

2、rd XP的快捷方式，按Enter键，或者双击鼠标左键。 （3）通过关联文件图标：双击关联文件图标，就可打开Word XP，同时也打开了对应的文档。,第3章3.1节3.1,3.1.1 认识工作窗口,工作窗口组成,Word XP 窗口及组成,第3章3.1节3.1.1,3.1.1 认识工作窗口,3 .word XP的退出 （1）单击“窗口”右上角的“关闭”按钮。 （2）单击“窗口”左上角的“控制”图标，打开控制菜单，选择其中“关闭”命令。 （3）双击“窗口”左上角的“控制”图标。 （4）单击“文件”“退出。,第3章3.1节3.1,3.1.2 创建和编辑文档,1.创建、打开、保存与关闭文档 （1）创

3、建新文档 （2）打开已经建立的文档 （3）选择当前文档 （4）保存文档 （5）关闭文档,第3章3.1节3.1.2,3.1.2 创建和编辑文档,2.输入文本 （1）汉字输入 （2）符号和特殊字符的输入 （3）切换插入与改变状态 （4）删除字段操作 （5）段落的拆分与合并,第3章3.1节3.1.2,3.1.2 创建和编辑文档,3.编辑文本 （1）选择文本 （2）删除文本 （3）移动与复制文本 （4）撤销与恢复 （5）查找与替换,第3章3.1节3.1.2,3.1.3 设置文档格式,1.字符格式设置 （1）使用格式菜单 方法：选定文本|格式|字体，打开“字体”对话框进行设置,图3-5 字体对话框,第3

4、章3.1节3.1.3,3.1.3 设置文档格式,（2）使用格式工具栏 （3）使用格式刷 选定已设置好字符格式的文本； 单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，使鼠标指针成为格式刷形状； 将鼠标指针移到其他文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处； 松开鼠标左键，该文本就被格式化了，“格式刷”指针还原。 若双击“格式刷”按钮，则鼠标指针仍保持“格式刷”指针，可重复使用“格式刷”功能，直到单击“格式刷”按钮或执行其他操作为止,第3章3.1节3.1.3,3.1.3 设置文档格式,2.段落格式的设置 （1）段落标志 （2）使用“格式”菜单 （3）使用格式工具栏 （4）使用样式 （5）使用标尺 （6）

5、为原有段落添加项目符号和编号,第3章3.1节3.1.3,3.1.3 设置文档格式,3.页面格式设置 （1）节的设置 （2）分页 （3）页面设置 （4）插入页眉和页脚 （5）分栏,第3章3.1节3.1.3,3.1.4 表格制作,1 创建表格 （1）利用菜单命令创建表格 （2）利用常用工具栏上的“插入表格”按钮创建表格 （3）使用“绘制表格”工具手工绘制表格 2 编辑表格 （1）选定表格 （2）单元格、行或列的插入与删除 （3）单元格的合并与拆分 （4）表格属性的修改 （5）表格的合并与拆分 （6）绘制斜线表头,第3章3.1节3.1.4,3.1.4 表格制作,3 表格的格式化 （1）表格的对齐方式

6、 （2）边框和底纹 （3）自动套用格式,第3章3.1节3.1.4,3.1.5 图文混排,1.在文档中插入图片 (1)插入剪辑管理器中的剪贴画 操作：单击“插入”“图片”“剪贴画”,图3-29“插入剪贴画”任务窗格及搜索结果,第3章3.1节3.1.5,3.1.5 图文混排,（2）插入图片文件 单击“插入”“图片”“来自文件” 在“插入图片”对话框的“查找范围”列表框中选择图片文件所在文件夹，再选择要插入图片的文件名 单击“插入”按钮，图片就插入到了插入点位置 （3）编辑图片 鼠标拖动图片改变其大小 使用“设置图片格式”对话框调整图片的大小 使用“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡进行修改 调整

7、图片位置：按住鼠标左键拖动 （4）设置图片版式,第3章3.1节3.1.5,3.1.5 图文混排,2.在文档中绘图 （1）绘图工具栏 常用工具栏中单击“绘图”按钮，或单击“视图”“工具栏”“绘图” （2）创建图形 （3）在图形中添加文字 （4）图形的颜色、线条和三维效果 （5）图形的叠放次序 （6）图形的组合 （7）图形的微移,第3章3.1节3.1.5,3.1.5 图文混排,3.插入文本框 （1）插入文本框 单击“绘图”工具栏上的横排文本框按钮（或竖排文本框按钮），或单击“插入”“文本框”“横排”（或“竖排”），鼠标指针变为“+”形。 将鼠标指针在文档中拖动，画出文本框。 在文本框中出现的闪烁光

8、标处输入文本。 （2）文本框编辑 打开“设置文本框格式”对话框：选定文本框后，单击“格式”“文本框”。,第3章3.1节3.1.5,3.1.5 图文混排,4.插入艺术字 （1）插入艺术字 将插入点置于需要插入艺术字的地方。 单击“插入”“图片”“艺术字” 打开 “艺术字库“对话框。,第3章3.1节3.1.5,3.1.5 图文混排,（2）编辑艺术字 单击生成的艺术字，弹出如图所示的艺术字工具栏 根据需要，单击艺术字工具栏中的相应按钮，可对“艺术字”进行多方面的编辑,第3章3.1节3.1.5,3.2 电子表格 Excel XP,本节主要内容 3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍 3.2.2 工

9、作表和单元格 3.2.3 输入数据和编辑电子表格 3.2.4 格式化工作表 3.2.5 计算数据 3.2.6 管理和分析数据 3.2.7 使用图表分析数据,第3章3.2节,3.2.1 Excel XP 工作窗口介绍,主窗口界面,图3-36 Excel XP 窗口,第3章3.2节3.2.1,3.2.2 工作表和单元格,1.工作簿 Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件 创建工作簿 单击“文件”“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格 在任务窗格中单击“新建”命令中的“空白工作簿”选项，会直接创建一个新的工作簿 2. 工作表 工作表是在Excel中用于存

10、储和处理数据的主要文档，也称为电子表格 3.单元格 单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5”表示列号为“A”与行号为“5”的交叉点上的单元格,第3章3.2节3.2.2,3.2.3 输入数据和编辑电子表格,1.输入数据 （1）输入数值 （2）输入文本 （3）输入日期和时间 （4）自动填充 2.编辑电子表格 （1）工作表中区域的选择 （2）单元格数据的编辑和消除 （3）单元格数据的移动和复制 （4）插入和删除单元格、行或列 （5）给单元格添加批注,第3章3.2节3.2.3,3.2.4 格式化工作表,1.设置单元格格式 数字格式 字体格式 对齐格式 边框 颜色和图案 2.调整行高和列宽 3.

11、自动套用表格格式 4.使用格式刷,第3章3.2节3.2.4,3.2.5 计算数据,1.输入公式 【例3.6】在图3-46所示工作表的实发工资栏中利用公式“实发工资=基本工资+附加工资”，计算每个职工的“实发工资” 操作方法： （1）选中I4单元格； （2）输入“=”号； （3）再输入公式“G4+H4”，如图3-47； （4）最后按回车键或用鼠标单辑栏中的“”按钮。 此时计算结果将显示在单元格I4中,第3章3.2节3.2.5,3.2.5 计算数据,填充柄进行操作 （1）选定单元格I4； （2）将填充柄拖至I12单元格并释放,图3-47 输入公式样例,第3章3.2节3.2.5,3.2.5 计算数据

12、,2.单元格的引用 （1）引用运算符 冒号，逗号，空格 （2）引用类型 相对引用 绝对引用 混合引用 （3）单元格地址的引用 引用跨工作表的单元格 引用跨工作簿的单元格,第3章3.2节3.2.5,3.2.5 计算数据,3.名称的使用 （1）使用菜单命令命名 （2）使用“名称框”命名 4.使用函数 （1）输入函数 步骤：P127-P129 （2）常用函数介绍 求和函数SUM 求平均值函数AVERAGE 计数函数COUNT 求最大值函数MAX 求最小值函数MIN 取整函数INT 四舍五入函数ROUND 条件函数IF,第3章3.2节3.2.5,3.2.6 管理和分析数据,1.数据清单 （1）数据清单

13、的概念 （2）使用记录单输入数据 （3）使用记录单编辑数据 2.排序数据 3.筛选数据 4.对数据分类汇总 5.数据透视表,第3章3.2节3.2.6,3.2.7 使用图表分析数据,1.创建图表 利用图表向导 利用“图表”工具栏 2.编辑图表 （1）图表类型、源数据、图表选项及位置的更改 （2）数据系列的删除、添加和系列次序的调整 （3）图表的格式化,第3章3.2节3.2.7,3.3 电子演示文稿软件PowerPoint XP,本节主要内容 3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介绍 3.3.2 创建和编辑电子演示文稿 3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象 3.3.4 设置演示文稿的外

14、观 3.3.5 在演示文稿中创建超级链接 3.3.6 幻灯片放映,第3章3.3节,3.3.1 PowerPoint XP的工作窗口介绍,主窗口,PowerPoint XP 的窗口,第3章3.3节3.3.1,3.3.2 创建和编辑电子演示文稿,1.新建演示文稿 （1）建立“空演示文稿” （2）使用设计模板 （3）利用“内容提示向导” （4）根据现有演示文稿 2.编辑演示文稿 （1） PowerPoint XP 视图 （2）编辑幻灯片中的文字 （3）编辑幻灯片,第3章3.3节3.3.2,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象,1.插入图片 方法同Word中插入图片 2.插入艺术字 方法同Word中插

15、入艺术字 3.添加声音效果 在PowerPoint XP的幻灯片中，需要插入声音时，只需打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关声音的四个命令：“剪辑管理器中的声音”、“文件中的声音”、“播放CD乐曲”和“录制声音”。,第3章3.3节3.3.3,3.3.3 在幻灯片中插入多媒体对象,4.插入影片 打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关影片的两个命令：“剪辑管理器中的影片”和 “文件中的影片”。 5.插入表格与图表 方法同Word XP 6.加入动画效果 自定义动画 幻灯片切换动画,第3章3.3节3.3.3,3.3.4 设置演示文稿的外观,1.

16、母版 定义 母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演示文稿中所有幻灯片的格式，也可以让所有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控制演示文稿的整体外观。 类型 三种母版类型，分别是幻灯片母版、讲义母版及备注母版。 进入母版视图的两种方法 单击“视图”“母版”“幻灯片母版”。 在除了幻灯片放映视图外的任意视图方式下，按住Shift键的同时，单击水平滚动条左方的“幻灯片母版视图”按钮。,第3章3.3节3.3.4,3.3.4 设置演示文稿的外观,图3-88 幻灯片母版视图,第3章3.3节3.3.4,3.3.4 设置演示文稿的外观,2.配色方案 （1）选择标准的配色方案 打开

17、欲修改配色方案的演示文稿； 单击“格式”“幻灯片设计”，弹出如图3-70所示的“幻灯片设计”任务窗格； 选择“配色方案”选项后，在“应用配色方案”栏下（图3-89），单击所需要的配色方案右侧下三角按钮，选择“应用于所有幻灯片”或“应用于所选幻灯片”,第3章3.3节3.3.4,3.3.4 设置演示文稿的外观,（2）创建自定义配色方案 方法：在“幻灯片设计”任务窗格中的“应用配色方案”框下方（图3-89）单击“编辑配色方案”，在弹出的“编辑配色方案”对话框（图3-90）中设置新的颜色方案,图3-90 “编辑配色方案”对话框,图3-91 “背景色”对话框,第3章3.3节3.3.4,3.3.4 设置演

18、示文稿的外观,3.设置幻灯片的背景 操作方法 （1）选定需要设置背景的幻灯片。 （2）单击“格式”“背景”，打开“背景”对话框。 （3）单击下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种颜色作为背景色；也可以单击“其他颜色”，进入“颜色”对话框，在对话框中选择所需标准颜色或自定义颜色。还可以单击“填充效果”进入“填充效果”对话框，选用过度背景，添加纹理、图案、图片背景。 （4）如果选中复选项“忽略母版的背景图形”，新背景将覆盖母版的背景及图形，否则新背景生效时母版中的图形仍然显示。 （5）单击“应用”按钮，将所选背景应用到当前幻灯片；单击“全部应用”按钮，则将所选背景应用到演示文稿中全部幻灯片。,第3章

19、3.3节3.3.4,3.3.4 设置演示文稿的外观,4.设计模板 （1）应用设计模板 （2）创建设计模板 打开或创建一份演示文稿，以便在它的基础上建立模板。 删除演示文稿中所有的文本和图形对象，只保留模板的样式，以符合所要建立的设计模板的要求。 单击“文件”“另存为”，打开 “另存为”对话框。 在“保存类型”下拉列表框中，选择“演示文稿设计模板（*.pot）”，保存位置为标准模板所处的的文件夹“Templates”，在“文件名”文本框中输入模板的名称，单击“保存”按钮。,第3章3.3节3.3.4,3.3.5 在演示文稿中创建超级链接,1 创建超级链接 （1）使用“超链接”命令创建超级链接 链接

20、当前演示文稿 链接到其他文档或Web页,图3-94“插入超链接”对话框,第3章3.3节3.3.5,3.3.5 在演示文稿中创建超级链接,（2）设置动作按钮 单击“幻灯片放映”“动作按钮”，调出动作按钮子菜单，如图3-95所示。这些按钮所具有的默认的含义设置时可以自行改变； 根据需要选定一个动作按钮； 拖动鼠标在幻灯片希望的位置上画出按钮形状，自动弹出如图3-96所示的“动作设置”对话框； 在“动作设置”对话框的“单击鼠标”选项卡中选择“超链接到”选项，单击下拉按钮，选择要跳转的目的幻灯片或文件； 如果需要在跳转时播放声音，可以选择“播放声音”选项，并从下拉列表中选择需要的声音效果； 单击“确定

21、”按钮。,第3章3.3节3.3.5,3.3.5 在演示文稿中创建超级链接,2.编辑超级链接 将鼠标右击已建立超级链接的对象，在弹出的快捷菜单上选择“编辑超链接”命令。此时系统会根据创建时使用的方法，弹出与创建时内容相近的“编辑超链接”对话框，或“动作设置”对话框供编辑。 若要删除已建立的超级链接，可使用上述方法，在“编辑超链接”对话框中单击“删除链接”，或在“动作设置”对话框中选择“无动作”选项，也可用Del键直接删除该动作按钮。,第3章3.3节3.3.5,3.3.6 幻灯片放映,1.设置放映方式 单击“幻灯片放映”“设置放映方式”，打开“设置放映方式”对话框。,图3-97“设置放映方式”对话

22、框,第3章3.3节3.3.6,3.3.6 幻灯片放映,2.幻灯片切换 （1）在幻灯片浏览视图中，选中要添加切换效果的幻灯片，单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”。 （2）在“幻灯片切换”任务窗格进行相关设置。 （3）如果单击“应用于所有幻灯片”按钮，可以为所有幻灯片设置切换效果，否则只设置当前幻灯片的切换效果。,第3章3.3节3.3.6,3.3.6 幻灯片放映,3.自定义放映 单击“幻灯片放映”“自定义放映”，弹出“自定义放映”对话框； 再单击“新建”按钮，弹出“定义自定义放映”对话框； 在“演示文稿中的幻灯片”框中选取要添加到自定义放映的幻灯片，再单击“添加”，如果要选择多张幻灯片，请在选取幻灯

23、片时按下Ctrl键； 如果要改变幻灯片显示次序，请选择幻灯片，然后使用箭头键将幻灯片在列表内上下移动； 请在“幻灯片放映名称”方框中输入名称，再单击“确定”按钮； 可以按照需要，把所有的自定义放映都做好。需要放映自定义幻灯片时，打开“自定义放映”对话框，选择相应的放映名称，再单击“放映”按钮就行了。,第3章3.3节3.3.6,3.3.6 幻灯片放映,4.启动幻灯片放映 单击水平滚动条上的“幻灯片放映”按钮。 单击 “幻灯片放映”“观看放映”。 单击 “视图”“幻灯片放映”。 按F5键。,第3章3.3节3.3.6,3.4 Office XP 集成应用,本节主要内容 3.4.1 Office XP

24、集成应用方法 3.4.2 Office XP集成应用实例,第3章3.4节,3.4.1 Office XP 集成应用方法,1.导出或导入 将用某种程序文件创建的文件转换成另一种程序能够解释的格式。在程序之间转换的只是文件格式文件编码信息的方式。所谓导出文件，就是以目的程序的文件格式保存该文件。而导入文件，是以源程序的文件格式保存该文件。 2.嵌入 嵌入指的是将源文档中的对象复制到目的文档中，嵌入的对象保持与它嵌入的程序之间的联系，但不保持与源文档的联系。要编辑嵌入的对象，在目的文档中双击该对象，将创建该对象的源程序打开。 3.链接 链接是将源文档中的对象复制到目的文档中，并保持与源程序的直接连接

25、。如果源文档中的信息变化了，目的文档中的信息自动更新。,第3章3.4节3.4.1,3.4.2 Office XP 集成应用实例,1.将演示文稿的文字导出到文档中 通过将演示文稿导出到文档中，可创建基于已有的PowerPoint演示文稿的文档，具体步骤如下： （1）打开PowerPoint演示文稿； （2）单击“文件”“发送”“Microsoft Word”，弹出“发送到Microsoft Word”对话框，如图3-101所示； （3）单击“仅使用大纲”选项按钮，然后单击“确定”按钮。这时Word启动，演示文稿中的文字变成Word中的新文档； （4）单击“文件”“另存为”，将该文件保存为Word文档。,第3章3.4节3.4.2,3.4.2 Office XP 集成应用实例,2.将