文件与资料控制程序

1、1.目的：对与品质管理有关的所有文件进行控制，以确保各部门工作现场能适时获得有效版本的品质管理文件，防止误用失效或作废的文件。2.范围：与品质管理有关的所有内外部文件。3.定义： 3.1 一阶文件：手册规定组织质量的文件。 3.2 二阶文件：程序文件为进行某项活动或过程所规定的途径，主要为叙述本公司各不同功能部门之间在各种作业活动中的横向联系文件。 3.3 三阶文件：作业指导类详细的作业文件：主要为描述某单位权责内对某一工作的步骤细节的文件。例如：图纸、作业指导书(SOP)、检验标准(SIP)、各种操作说明书、QC工程表和管理办法等。 3.4 四阶文件：表单空白表单,用作记录的文件。 3.5

2、外部文件：非本公司制订的工作执行依据。4.权责：4.1 文管：负责文件的收发与旧版文件的废止作业。 4.2 相关部门：编制各相关程序文件，保存好各自的文件,并对文件提出是否修订的必要性。 4.3 管理者代表：审核所有与品质管理有关的程序文件。 4.4 总经办：核准所有与品质管理有关的程序文件。5.作业内容： 5.1 作业流程图(见附件五、六、七) 5.2 公司文件编号规则5.2.1由管理者代表统筹需要编制的文件类型及细目，组织相关部门负责按照一览表行使编制、审核及批准权限，完成品质管理体系文件的编制工作。5.3.2文件编制完成后，由文控中心依据以下规定进行编号，并赋予其版本、版次。 Q1文件编

3、码体系：-（表示企业代码，表示文件层次代码， 表示流水号）。Q2文件编码体系：-（表示企业代码，表示文件层次代码，表示责任部门代码，表示文件序号）。Q3文件编码体系：-（表示企业代码，表示文件层次代码，表示责任部门代码，表示文件类别代码，如ZZ表示职务说明书，表示文件序号，当某一类文件有区分小类时，则在文件序号后再附加排序）。Q4文件编码体系：见DGHW-Q2-WK-02记录控制程序5.2.2品质记录的编号体系。a.企业代码：DGHW表示东莞市昊恩装饰品有限公司。b.文件类别代码：Q1表示品质管理手册，Q2表示程序文件，Q3表示除Q1、Q2、Q4以外的其他类型文件，Q4表示品质记录。c.责任部

4、门代码：JL表示总经理，GD表示管理者代表，WK表示文控中心，PG表示品管部，YW表示业务部，YF表示研发部，SG表示生管部，CG表示采购部，CK表示仓储部，RS表示人事部，ZZ表示组装部，ZW表示总务部，均取部门中文拼音的第一字母组合。d.文件序号：品质手册，程序文件，工作指引的编号用两位数0199表示，品质记录的编号用0199表示。f.文件编号举例：如品质手册的编号为DGHW-Q1-01，文件与资料控制程序的编号为DGHW-Q2-WK-01，的编号为DGHW-Q3-CK-ZZ-02，“内部管理文件总览表”的编号为DGHW-Q4-XZ-02，各类文件的编号不得出现重复的现象。 5.4 版次编

5、号说明 5.4.1内外部产品相关的版次自0(或不标)1,2,3(如三阶文件中的图纸,规格书依次编订) 5.4.2 外部其它文件有版次者则依版次,无版次者则以发行或实施日期为版次。 5.4.3 内部非产品相关的文件版本：自A,B,C到Z;版次自0、1、2、3、4到5(手册/程序文件/检验标准,作业指导书/表单等)。 5.4.4 文件第一次制定其版次为A/0,经A/1,A/2,A/3,A/4到A/5后；以此类推，从B/0，B/1，B/2至B/5，Z/0至Z/5。5.4.5 对于文件修订,则无论文件有几页,只对其中修订的页次改版次,其余页次则无须更改版次。 5.5 文件书写格式：一阶文件及二阶文件以

6、此文件格式。 5.5.1同一文件尽可能使用同一格式。 5.5.2在正文中须引用其它文件时，用书名号将其注明；引用表单时用注明；盖章用【 】将其注明。5.6 文件的制定/修订、审查、核准权限：参考本程序3/8页的规定。5.7 文件的复印、分发管制5.7.1工程图纸、ISO一、二、三阶文件、四阶表格(法律法规文件)、及其它技术资料由文管负责的收发管理。5.7.2 内部一、二、三阶文件发行时,有封面的文管需在文件封面盖【管制文件】,无封面的文件需在文件右上角盖【管制文件】,表单需在表单背面盖【管制文件】即可发行。5.7.3 外部图纸由业务及文管负责保存和收发管制，发行时盖【外来文件】。5.7.4 文

7、件收发用作记录,新版文件发行时旧版文件同时收回,但表单不做回收,由持有人在旧版表单上打“”以做识别。5.7.5 所有一、二、三阶文件需记录于;图面及零件表记录于;四阶表单记录于。5.8 使用管理5.8.1 任何人不得在盖文件管制章的文件上涂改、写字、划线。5.8.2 未经文件管理人员同意,不得私自复印。 5.8.3 若因遗失、缺页、污损而要补发文件须填写。5.8.4 借阅文件限于文件管理现场借阅,若经常借阅需填写。5.8.5 计算机ISO资料由文管建文件,并对计算机设定密码,同时由电脑管理员定期杀毒。5.9修订作业：若想修订文件,由修订人填写,经本部门主管审核,管理代表核准后交文管修订,然后由

8、文管发行。另外,修订后的文件用斜体表示,以便标识；修改的内容记录于中,并由文管对修订的内容发行。5.10 失效旧版文件处理5.10.1 旧版文件原稿上盖【参考文件】保留作参考资料。5.10.2 其它复印的发行稿作再次使用时盖【作废】章识别,但表单由持有人在表单上打“”以做识别,不做收回,其它一、二、三阶文件由文管及时将失效文件从所有发放和使用场所撤回并销毁。5.10.3 文件收回在上记录。5.11 废止作业：文件废止统一由文管负责销毁,可在文件正面盖【作废】章,作再生纸使用。5.12 外来文件的管制：5.12.1 法律法规登记在文件一览表中，并标识为外来文件;5.12.2客户订单由业务部管理;

9、5.12.3供应商资料由采购部管理;5.12.4客户图纸由研发部管理。5.13记录的保存期限参考记录控制程序执行。6.使用表单及附件6.1 文件一览表6.2 文件收发记录表6.3 表单总表6.4 文件申请单6.5 技术文件一览表6.6 文件修订记录6.7 管制文件(附件一)6.8 参考文件(附件二)6.9 作废文件(附件三)6.10 外来文件(附件四)6.11 内部文件控制流程图(附件五)6.12 外部图纸控制流程图(附件六)6.13 外部E-mail图纸控制流程图(附件七)文件制订/修订，审查，核准一览表类别细分制作审查核准一阶手册管理者代表管理者代表总经办二阶程序文件各部门主管管理者代表总

10、经办三阶SIP各部门部门主管经理三阶SOP各部门部门主管经理三阶QC工程表各部门部门主管经理三阶管理办法各部门部门主管经理三阶EWI各部门部门主管经理四阶表单各部门部门主管/管理者代表经理/总经办外部 文件与产品相关的技术文件与资料经理含以上产品检验标准ISO标准经理含以上非产品相关的文件与资料管理者代表附件一 附件二管制文件 参考文件附件三 附件四作废 外来文件内部文件控制流程图（附件五）权责单位 使用表单体系文件规划管理者代表文件编号与版次制定文管中心文件编写/制作各部门 文件审核/核准 N相关单位文件登记与发行文件一览表文管中心 文件收发记录表 文件宣导与训练 相关单位文件执行相关单位文件修改 N相关单位 文件申请单 Y新版文件分发与旧版文件收回文控中心 文件收发记录表文件保存相关单位新增文件需求相关单位外部图纸控制流程图（附件六）权责单位 使用表单外部图纸客户 接 收业务部 审 核