企业行政工作之杂谈

1、企业行政工作之杂谈 企业行政工作可是一个吃力不讨好的苦差事，工作难做、成效甚微、得罪人多、满意度低；但同时也是一个结交三教九流、两道兼吃、磨练口才、修炼身心、通向社会的大熔炉。现就个人对行政工作的一点粗浅看法与您切磋交流，观念和见解不妥之处，请指正并谅解。 您所在的企业，作为一个具有非常好发展前景且拥有高学历、高知识、高素质的经营团队的企业，彼此沟通，随时交流，深度合作，团队利益至上应该是这个企业的根基。可高智商的团队往往有问题、有意见都是闷在肚子里，不会喜形于色，这些人都是内敛到家的大内高手，每个人都有一套自己的处事哲学和行事风格，从来不会轻易示人的。在这样的企业要如何做好行政事务工作，是一

2、种全新的考验和尝试。 一、对行政工作要有自己独特的认识和见解 1、行政部门是企业的综合枢纽、服务中心。担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤保障等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，这就要求行政工作人员具有敏锐性、预见性，工作具有超前性和丰富经验。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作，把领导从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，使领导能轻装上阵，集中精力研究市场形势，考虑公司的发展战略，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化

3、表格、图表等，从而建立起行政部门的法治秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要做好科学分工、管理层次和合理授权。只有行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施、环境设施)、软件(如规章制度、工作程序、激励政策)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，才能确保行政体系在各种条件下有效健康运行。 2、行政是事无巨细、沟通协调的工作。要想做好这份工作，吃喝拉撒睡、上下里外中，都必须在你的视线范围内。一要了解自己的工作性质是什么；二要明白自己的工作量，三要清楚自己的工作需要和哪些部门或同事紧密相联和配合，和同事处理好关系，这是进入工作的根本。行政部门是上下联络和沟通的

4、中间体，既要取信于上，也要取信于下。要做好中间润滑剂的角色，不被上下两部分挤压研磨碎。一定要手勤，不要一味去指挥别人做，自己举手之劳的事，决不派人；记住：干工作需要立即做，以避免遗忘或其他意外；每天提前上班，各处走一圈，将问题收集，一上班就处理或安排掉（切记：宁做第一个上班的人，不做第一个下班的人）。 3、行政工作在服务上要平等协商，它既不低人一等，也不高人一筹。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持；对员工要满腔热情。不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好服务。不做事后“小诸葛”，要拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。出于公心，不向领导进

5、谗言，如果领导两次提醒你某项工作做的不好，但你觉得自己很努力做了，没有功劳也有苦劳，那么你就应该考虑是不是有其它做的不够好的地方了，看付出与成效是否成正比，答案如果是NO，那就要和领导沟通了，是什么原因？或是要卷铺盖走人？！ 做工作既要为领导，也要兼顾各部门和同时之间的利益关系，否则你将一事无成，落得左右不是人的尴尬境地。 二、行政部门既是服务部门同时又是监督执行部门 1、有人把行政部门戏称为“不管部”，无事不管，无事不问。既要有和绅般的圆滑、也要有纪晓岚式技巧，否则是难以做好行政工作的。要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣。 2、行政工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好

6、行政工作，又必须主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。不消极等待，要主动着手，提前准备，对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。 3、要发挥行政的整体功能，保证工作的顺利进行，不仅要求行政内部要协调一致，而且，其他业务部门也要相互配合，同时，还要全体员工的支持和帮助。首先，要善于协调内部的关系，通过协调各个不同职能的工作，充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他工作。因为行政处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整天处

7、于各种矛盾的中心。在处理各种矛盾时，就要看你的手段和技巧，不能出现偏颇或闪失。在这种情况下，大的来讲行政就要从既维护全局利益出发，又保护工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各部门的积极性，引导到确保全局工作任务的完成上来，但事实上这就是一个做人的学问，八面玲珑，上下左右通吃不但是共产党的办公室主任的本领，也是所有做行政工作人的必修之课。 4、行政工作有许多大事急事，何谓之大事，行政的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，如领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到企业运作的也是大事，影响到企业形象和声誉更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，

8、办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不做，或者马虎应付，一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。所以行政工作你作为领导不一定要面面俱到，但一定要镇的住、摆的平、理的顺。必要时还能运用康熙王朝里姚督的“三必抚、三必剿”手段。 5、正确处理“过”与“不及”的关系：一定要把握“度”，掌握分寸。行政在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖，进谏言，瞎掺和。 6、老板通常都没时间阅读冗长的文书。因此，学会编写简

9、洁的文字报告和编制赏心悦目的表格就显得尤为重要。即便是再复杂的问题，最好将其浓缩阐述在一页A4纸上。有必要详细说明的问题，再用附件形式附在报告或表格后面。让老板仅仅浏览一页纸或一张表格便可知道事情的概况。如其对此事感兴趣或认为重要，可以通过阅读附件里的资料来了解详情。7、具备对问题的分析、归纳、总结能力比常人要强。要具有找出规律性的东西并驾驭，从而达到事半功倍的效果。注意收集各类信息资料，包括各种政策、报告、计划、方案、统计报表、业务流程、管理制度、考核方法、行业发展动态等等。尤其重视竞争对手的信息。因为任何成熟的业务流程本身就是很多经验和教训的积累，遇到用时，就可以信手拈来。这在任何教科书上

10、是无法找到的，也不是那个老师能够传授的。 总之，任何人去做行政工作不要认为自己学历高，什么事情都可以搞定，这就错了，因为行政处事能力它要求的是实实在在的东西，而不是文凭那“千呼万唤始出来，犹抱琵琶半遮面”的朦胧状态。“有志者，事竞成，破釜沉舟，百二秦观终属楚；苦心人，天不负，卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。” 三、用什么心态来做好行政服务工作呢？ 个人认为，在行政的工作中，对于增进理解、化解矛盾、改进工作、为人处事的心态非常重要。 真诚少假意：就是真心诚意地对待自己的工作和同事。中庸有云：“诚者自成也”。以诚待人，是为人之本。是否对行政工作有一颗真诚热爱的心，是否对同事有一种朴素诚恳的服务态度，是决

11、定能否做好行政工作的首要因素。行政就象是一个小社会，外迎内接的事务桩桩件件看似小事，却又总是与单位的形象与工作紧密联系着。如果不是抱着一种全心全意服务的态度去做，很难想象能把那些纷繁琐碎的事务处理得井井有条并使各方满意。 公正少杂念：矛盾的背后，总是牵扯到利益。不同的观点，不同的利益，也就会产生不同的立场。要协调好这些矛盾，就需要站在一个公正的立场上，不以亲乱纪，不以疏废事。只有自身位置摆正了，才能起到以身作则之效。行政事务繁琐，接触人员复杂，对管理工作要求也高。如果在协调处理事务时，不能做到一碗水端平，就容易让矛盾激化。因此，要求别人做到的，自己要首先做到；要求别人不做的，自己要带头遵守。若

12、能做到不偏不倚，在协调处理矛盾时，通常也就可游刃有余了；如果没有做到，也要学会偷吃知道擦干净嘴巴的道理。 热心少冷语：关心同事，提供热情周到的服务，这既是处世的基本准则，也是行政的工作性质所要求。俗话说：“好言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”。有了热心，才会有热语和笑颜。见客下菜、出门看天气。行政工作不可能做到一碗水端的很平，总有轻重缓急、主次之分，不可能没有人情事故，你必须学会圆滑处事和事后打圆场的本领。 耐心少虚情：日常工作中，矛盾总是不可避免的。常常因为观点不同，或者信息失真，造成种种误会，这也是人之常情。面对这些情况，如果选择逃避，那只会让矛盾或误会越积越深。因此一旦出现矛盾，就必须以积极

13、的态度去面对。而矛盾或误会通常是成易化难，要消弥误会，化解分岐，往往非朝夕之功，这时就需要耐心。要耐得往性子，忍受别人一时的不理解甚至冷嘲热讽，耐着性子倾听别人的意见、解除别人心中的疑惑或不满，需要有磨破嘴皮的功夫和船上垂钓的耐心。 细心少粗放：风起于青萍之末，小事里总能窥见大智慧。俗话说，细节决定成败。只有平时细心观察事物，才能及时发现问题，防微杜渐，将矛盾化解在萌芽状态。行政工作千头万绪，象资产管理、后勤服务、文稿审核、接上送下、人力资源等等，都是看似小事，却能影响大局的要事。如果工作不细心，很容易造成丢三落四，甚至影响到单位形象。因此，切不可因为小事而大意，毛手毛脚，要注意平时点点滴滴经

14、验的积累。特别是对一些失误和错漏之处，要及时总结教训，避免重蹈覆辙。 平常心少牢骚：在行政工作中，要守得住原则，经得住误解，正确面对得失，这就需要有一颗平常心。安事立命有容乃大，为人处事无欲则刚，才能做到待人接物不卑不亢，宠辱不惊。工作中遭遇误解或反对等压力并不可怕，可怕的是面对得失不能保持平常心，或因一时失志而一蹶不振，或因一时得意而忘乎所以，人生大悲大喜过甚，结果往往是失去自我。而以坦然的态度对待得与失，纵有千般烦恼困惑，也可消弥于无形。保持了良好的心态，不要牢骚怪话满天飞，也就为做好行政工作打造了一个坚实的平台。 行政工作中不可能总是一帆风顺，我想有这样的心态，或许可以使工作做得更稳妥些

15、、更扎实些。 四、上面谈的只是理论上的东西，现实的企业生活中是怎么样呢？ 行政工作就像围棋一样，黑白两极、361个点、纵横交错的网络，理不断、剪还乱。行政公作要学会弃子的效应和围棋中小尖的道理，即使你有这样的功底，学会了所有的规律，也不一定你能玩得好。因此还需熟读和掌物论语、孟子、大学、中庸。这些古董内容涉及很广：博大精深，无所不包，一个为人处事的方法，可以让你经营事业和人生，才能达到无往不利、左右逢源的高超境界，但别人的为人处事之道绝不是金科玉律，如果你要想让人生充实一点，让成功的可能大一点，最现实而又较积极的做法是，一采百家之言，“择其善者而从之”。然后自己在实践中去感受、去体验，只有这样

16、，才能不断发现自身缺陷，获得完美的为人处事的娴熟技术。 五、行政工作就是一个“修身”与“养性”结合起来的做人的道理 一是“欲仁得仁”。即在修身与养性问题上，个体自身首先要有这方面的内在欲求，主体是自己的事情，自己都没有对“仁”的追求，那怎么能够“成仁”呢？荀子劝学篇云：君子博学而日参省乎己，则知明而行无过矣。意即站在一个新的高度，重新审视自己，方觉得渺小如沧海一粟；因此自己首先要“欲仁”，才能“得仁”,没有这个前提，什么也实现不了。所以孔子曰：“仁远乎哉？我欲仁，斯仁至矣。”“能近取譬，可谓仁之方也已。” 二是“善学知仁”。自我修身与养性，不断地加强自身的学习，只有这样才能知善恶、辨是非、区美丑、明事理，故“唯善学者方能知仁也”。强调“学”与“思”的统一，“学而不思则罔，思而不学则殆”，善不善“学”，关键看会不会“思”，只学不思枉学！在社会生活中“多见”、“多闻”，择其善者而从之；多见而识之，知之次也。”孟子梁惠王：老吾老以及人之老，幼吾幼以及人之幼，天下可运于掌，古之人所以大过人者，无他焉，善推其所为而已矣。另外，还要善于在生活中向有德之人学习，时刻注意将自己的思想和行为与他们相对比，主动地“见贤思齐”。“三人行，必有我师焉，择其善者而从之，其不善者而改之。”一个人只有通过这样的学习和思考，才能真正感知“仁”的存在，真正把握“仁”