公文写作培训课件.ppt

1、1,办公室 2012年10月,行文规范 主旨明确层次清晰 语言简洁,-新入职员工公文写作培训课件,2,第一部分 公文介绍,一、公文的含义和特点,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。,二、公文的种类,命令、决定、公告、通告、议案、 意见、 批复、 通报、通知、请示、报告、函、会议纪要,公文具有：政策性、权威性、规范性,计划、总结、方案、制度不能直接作为公文,3,公文应明确的几个概念,通知、通报、决定、命令（令）、会议纪要、函、批复等-下行文 报告、请示-上行文 函-平行文,5,三、公文的重要性,公文是员工履行岗位职责的重要工具,公文是企

2、业实现管理职能的重要途径,公文是体现企业形象的重要手段,公文是衡量员工综合素质的重要标尺,6,第二部分 公文写作的总体要求与存在的问题,7,1、正确选用文种，体式规范,2、标题准确反映全文的主题,3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了,4、简明扼要，直书不曲,6、用语庄重平实,10、准确计算,8、用语要礼貌得体,7、概念稳定,5、表述紧凑严密,9、正确运用标点符号,一、公文写作的一般要求,8,二、 公文写作中容易出现的问题,（一） 语言重复、啰嗦,经市轨道交通工程建设指挥部批准同意,2013年5月25日5月31日 下午18：45分,事故发生后，*总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。,地铁施

3、工人员24小时夜以继日轮班作业。,9,（二） 词序、语序不当,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给各施工单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给各施工单位发文，要求限期解决。 地铁工程是徐州市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。 修改：地铁工程是备受徐州市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。,10,（三）词义混淆,制定 制订 词义：制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 运用：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订制作、订立。

4、公文中习惯用于具体规章制度的订立。 运用：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,11,和 与,6月13日，轨道公司和西门子（中国）有限公司、西门子股份公司签订了二、八号线延长线信号系统采购合同。,和强调“一起”、“共同”的意思 与强调“跟”、“对立”的意思,运营分公司与办公室进行了一场篮球比赛,运营分公司和办公室一起被评为总公司2016年度先进集体,12,（四）词语搭配不当,借阅人必须履行档案查阅、借阅登记制度 为杜绝管理漏洞,13,全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过公司法（修订案），并于2006年1月1日起施行。,（五）语法错误,专家组的日常管理工作由总工程师办公室负责，

5、统一组织和管理专家活动，并收集和汇总专家意见。,4月10日，运营分公司领导干部民主生活会上，对运营分公司下一步干部作风建设提出“五戒五警惕”要求，-,14,（六）逻辑问题,总公司领导： 4月20日，车辆中心向总公司呈报了关于-的请示，在请示中，卢总提出了有关要求。现就有关情况说明如下：,要求提高学生储值票的折扣优惠，建议从7折提高到9折。,15,孤本、密级档案不予借出。确需借阅的，须在指定时间内归还。,2006年上半年，我司共举办演练66次，其中：总公司级1次，总部级的演练有19次。,根据目前三号线运营实际客流趋势,16,声像档案库房的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特

6、别注意防火，并定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。,解聘*同志督办主管职务, 解聘时间自2008 年4月9日起。,17,（七）附件运用不当,附件对正文所提及的事项进行详细说明或对正文中的论点形成支持的文件,关于附件的详细规定,附件标注范本,18,（八）称谓问题,3月14日，在轨道公司第一会议室，由徐州市城市轨道交通有限责任公司XXX副总工程师主持召开复合电缆支架荷载受力分析及应用方案讨论会。参加会议的有轨道公司总工程师室、建设分公司、地铁设计院、北京泊森达工贸有限责任公司。,3月14日，在轨道公司第一会议室，轨道公司XXX副总工程师主持召开了复合电缆支架荷载受力分析及应用方案讨论会。参加

7、会议的有轨道公司、地铁设计院、北京泊森达工贸有限责任公司等单位有关人员。,2018年3月12日下午，在安然车辆段综合楼2楼会议室，维修中心领导XXX主持召开了二、三、四号线机电、工建设备委外维修项目实施方案讨论会。与会人员有运营分公司领导XXX、XXX，维修中心领导何江海、吴忠东、谭林、。 2018年3月12日下午，在安然车辆段综合楼2楼会议室，维修中心组织召开了二、三、四号线机电、工建设备委外维修项目实施方案讨论会。与会人员有总部副总经理XXX、XXX，维修中心XXX、XXX、XXX、。 要点：1.职务要清楚交代，不能以“领导”代之； 2.总部发文的，总部领导以外人员均不写职务。,20,（九

8、）标点符号运用不当,标点符号运用规则： 一个主语用一个句号。 换主语时用句号。 标题如果不是完整的句子，则结尾时不用标句号。 引用有关人员的讲话、法规条文时，如果用“ ”，必须按原文一字不改地引用。,为深入学习贯彻习近平总书记关于构建社会主义和谐社会的重要讲话精神，构建和谐徐州地铁。总公司工会决定在我司工会干部和员工中广泛开展构建社会主义和谐社会的主题教育活动，现将有关事项通知如下：,为深入学习贯彻胡锦涛总书记关于社会主义荣辱观的重要讲话精神，构建和谐广州地铁，总公司工会决定在我司工会干部和员工中广泛开展社会主义荣辱观的主题教育活动。现将有关事项通知如下：,22,参会人员： XXX、XXX（总

9、工室）；XXX、XXX（建设分公司）；XXX、XXX、XXX、XXX（运营分公司）；XXX、XXX（地铁设计院）。,参会人员： XXX、XXX（总工室），XXX、XXX（建设分公司），XXX、XXX、XXX、XXX（运营分公司），XXX、XXX（地铁设计院）,23,第三部分 公文写作解决方案,24,一、确立为别人而写的原则,让你自己明白很重要，但让读者明白最重要,拟文的直接目标是“四好”： 好读、好懂、好记、好处理执行,公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和,二、掌握公文写作的“三步曲,第一步：开头。 交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。,第二步：主体。阐

10、明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。,第三步：结尾。 宜寥寥几笔、谨慎用字。,25,三、层次分明、不重复,段落之间分界清晰,不重复原则： 每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲,27,四、注意逻辑、顺序,表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯,不要用倒装句和被动句,注意相互依存关系,有一必有二,四 有,采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法,有先必有后,有内必有外,有好必有坏,注意顺序,思想在先，行动在后,八先八后,别人在先，自己在后,上级在先，下级在后,优点在先，缺点在后,大事在先，小事在后,铺垫在前，运用在后,综合在先，具体在后,原因在先，结果在后,28,五、

11、不犯语法错误,主语、谓语、宾语齐全,不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来,正确运用标点符号,29,30,六、保持一致,概念要稳定：名称/名词保持一致,七、紧凑连贯,尽量用一个主语把后面的语言串起来,能用一句话表达的，决不用两句话,表述方式要保持一致,语句、段落之间要有连贯性,31,八、力求简洁,一份公文只解决一个问题,尽量用简短的句子,“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”,在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策,直接表述事由或要求，不要转弯抹角,观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述,九、准确明了,标题要高度概括全文主旨,32,文不对题的例子,

12、33,页面设置 页边距：上：3.7cm 下：3.5cm 左：2.8cm 右：2.6cm 无页眉无页脚 页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧、首页不显示 正文格式 标题字体：宋体二号字加粗 正文字体：仿宋_GB2312三号字,十、公文格式具体要求,示例,总部发文与下属单位发文时称谓有所不同 请工建部按已调整的合同实施计划，尽快推进一号线建筑专业设施日常委外维修试点项目。（适合下属单位发文） 请维修中心工建部按已调整的合同实施计划，尽快推进一号线建筑专业设施日常委外维修试点项目。（适合总部发文）,35,第一层 一、 1 第二层 （一） 1.1 第三层 1. 1.1.1 第四层 （1） 1.1.1.1

13、,数字的用法,正文中，除成文日期、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语的数字必须使用汉字（一二三四五六七八九十）外，其它均须用阿拉伯数字（1234567890）。,在正文中，数字的以下写法均不规范：,07年,二00七年,壹仟叁佰捌拾元,必须用,禁止用,序号的运用,36,十一、充分利用一切工具,1、利用模版,2、利用积累,3、请教他人,37,第四部分 重点公文写作要领,38,一、请示的写法,请示：适用于向上级请求指示、批准。,请示的写作,、 标题：事由文种 、主体：（）起因 （）事项 （ 3 ）提出解决办法 、结尾用“当（妥）否，请批示（复）”“请予审批”,39,请示应注意的事项,4、一事一请

14、示,2、主要内容在正文中表述,3、要有倾向性意见，且具可操作性,1、“理由”部分简明扼要,请示写作中存在的问题,请示示例,5、送往总公司外部的请示要注明联系人、联系电话,40,适用范围及分类：, 、适用于不相隶属机关之间商洽工作（商洽函）,、询问或答复问题（问答函）,、请求批准和答复审批事项（请批函）,二、函的写法,41,、标题：事由文种 “关于请求协调五号线施工用地的函” 、正文：开头主体结尾,函的写法,函的写作要求 对于同级单位，大胆用函。 根据不同的收文单位和要办的事情，采用 不同的语气和结尾方式。,函示例,函写作中存在的问题,42,三、会议纪要的写法,1标题。主要反映会议的性质范畴。,

15、会议名称+会议纪要 如: 总经理办公会议纪要,关于-问题+会议纪要 如: 关于协调五号线开工典礼事宜的会议纪要,43,导言部分简明扼要,- 参会人员较多时，可将名单列于文后,-对会议经过的描述尽量简短,2导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会期、会址、会议名称、主持人、参加人员和会议议程等。,44,3、主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。,重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。,要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。,45,会议纪要会签要求： 1.总部内由总部领

16、导主持召开的会议，会议纪要由会议主办单位如实记录会议决议，不需送与会单位会签。 2.各分公司、直属事业部组织召开，无总部领导参加，但需以总部名义发文的会议纪要，需送与会单位会签。 3.与外总部联合召开的会议如在总部发文，需送外总部会签。,46,会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。,会议纪要没有落款,会议纪要写作中存在的问题,会议纪要示例,会议纪要须以第三人称的语气来拟写,不要赋予会议纪要太多功能,典型案例,47,比走捷径更快达到目的地,简洁明了,遵照规范,比长篇大论更能实现心愿,结 语,体会交流,詩經邶風北門 出自北門，憂心殷