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1、第一节 英文书信的结构 英文书信一般由以下六部分组成： 信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。,5.1.1 信头（Heading） 信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。 行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。 地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如： 123 Tianhe Road Tianhe District Guangzhou 510620 Guangdong Province P. R. C. Jan. 8, 2010,5.1.2 信内地址（Inside Address） 信内地址要写收信人的姓

2、名和地址。 在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。 该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。,5.1.3 称呼（Salutation） 称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。 在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。 在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。 大部分信件在称呼前加“Dear”。如： Dear Professor/Prof. Bergen: Dear Dr. Johnson, 对不相识的人可按性别称呼： Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies。 如果不知收

3、信人的性别则可用Dear Sir or Madam:,5.1.4 正文（Body of Letter） 正文是书信的主体。 英文书信的正文的开头直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。 英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。 书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。,5.1.5 结尾礼词（Compli

4、mentary Close） 公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。 在公务信件中，发信人常用的结尾套语有： Yours truly, Yours sincerely, Respectfully yours, Cordially yours, Yours cordially等。 私人信件中，发信人常用的结尾套语有： Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son/daughter等。,5.1.6 签名（Signature） 写信人的签名常位于

5、结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。,Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000 Apr. 6, 2008,信头 寄信人的地址和日期,Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao, 266000,信内地址 收信人地址,Dear Mr. Wang,称呼,Learning from Mr. Zhou, a teacher

6、in,正文 每段开头右缩进约五个字母,Sincerely yours,Li Wei,结束语及签名 正文下一、二行处,Encl: Personal Resume,信封的写法,Wang Haibo Department of Environment Hefei University of Technology Hefei, 230009 Anhui,China,寄信人姓名地址,寄件人姓名地址,Dr. William Jones,收件人姓名,University of Pittsburgh Pittsburgh 15213,收件人地址,特殊信函（1） 求职信,开头段：说明信息来源，并说明写作意图。

7、主体段：介绍相关工作经历、学习经历及个人性格，以表明你可以胜任这个职位。 结尾段：表示强烈的期盼，并希望尽快得到答复。,Letters of Application,Mar 17th, 2007 Dear Sir or Madam, I would like to apply for the position of a translator in your company which was advertised in Guangzhou Daily on Mar 16th, 2007. I graduated from Wuhan University in 2004, majoring i

8、n English. I have been teaching since my graduation. I have worked as a translator in my spare time. I believe that I am capable of doing the work well. Here I enclose my resume. I shall be obliged if you will give me a personal interview at your convenience. Thank you for your time and consideratio

9、n. Very truly yours Wang Lin,I would like to apply for the position advertised in Morning Post of July 22. 2. Learning from Mr. S.P. Chen that you are looking for a sales manager, I should like to apply for the position. 3. I am twentyfive years old and a graduate of Peking University. 4. Enclosed i

10、s my resume. 5. I am looking forward to hearing from you and appreciate your consideration of my application.,便条 (Note),便条常用于熟识的同事、朋友之间。便条与一般书信相比，格式简单、随便，直截了当，有时只用三言两语即可完成。 写日期时可省去年份；开头与结尾可以省去 Dear, Mr, Sincerely yours，等正式措辞。,Note Feb. 5 Mary, I wont be back until 3 p.m., so please help me do the fo

11、llowing things: E-mail the quotation to DK company before 6 this afternoon. Make 3 copies of the Monthly Report and send one to the Manager Office. Linda,备忘录 (Memo),备忘录是一种非正式公文。它是在本单位内部为了联系工作，分管某项工作的有关人员或是下级部门至上级部门所使用的一种简短书面交流形式。 备忘录的主要目的是针对某一事情提醒、督促、通告本单位内部的相关人员。,Memo From: To: Date: Subject: Body:

12、,备忘录 (Memo),备忘录的书写格式如下： memorandum 或 Memo：写在信笺的最上端正中。 to (收阅人)：在 to 的后面写收阅人的姓名，或者职务，可免写称谓。 from (发文人)：在 from 的后面写发文人的姓名。一般情况下免写职务，免称谓。 Date：写在信笺的右上角或左边齐头。 Subj. / Re.：用几个字对备忘录内容进行概括，要求简洁。如：Re. Sales Contest / Subj. A New Plan Body：备忘录可免称呼，免客套用语。语言简洁明了，篇幅短小精悍，常用非正式用语。如果呈送领导，措辞可以正式些。,Memo From: HGVTo:

13、 Department managers Date: Nov, 12th, 2006 Subject: In-service English classes From Monday, 20th, English classes will be held in the training Center (Room 317) . There will be two groups: intermediate level (8:30-10:00) and advanced level (10:30-12:00). Please encourage your staff to attend one of

14、the sessions. All teaching materials will be provided.,Directions: This part is to test your ability to do practical writing. You are required to write a Memo according to the following instruction given in Chinese. Remember to write it on the Translation / Composition Sheet. 南京大学外语系主任Clara Turner给院

15、长写了一封备忘录，内容如下：我系急需两台电脑，以加强校际之间的联系，我们希望您能考虑下列事宜，并尽快予以解决： 1. 请与有关部门确定购买电脑的时间。 2. 安排安装场所。 3. 安排管理人员。,本文要求写一封备忘录。按照英语备忘录的谋篇习惯，一般直接进入主题，不需要寒暄和问候等客套。备忘录格式如下: 标题 Memo （MEMO） 收件人 To： 发件人 From: 发文日期 Date： 事由 Subject: 行文应该简洁。看清角色要求，把握好文体，语言要有礼貌。,Memo To: President of Nanjing University From: Clara Turner, Dea

16、n of the Foreign Language Department Date: December 10, 2009 Subject：Our department is badly in need of two computers to promote the inter-university contacts. I hope that you will think of the following and solve them as soon as possible. Please decide the purchasing time with the department concer

17、ned. 2. Please fix up the installation place. 3. Please arrange for managing personnel.,通知(Notice) 通知是为了说明或传达信息、告示公众，常用于上级对下级或组织对成员布置工作、传达事项、召开会议等。通知的语言要简洁，篇幅短小，内容具体、明确。 通知一般分为书面通知和口头通知。写书面通知应注意以下几点： 以 Notice 做标题，居中； 正文表述清楚，精练，具体； 写清楚时间、地点及要求； 落款 (即出通知的单位或人) 写在正文的右下角； 日期通常写在右上角或右下角。,通知 明天是植树节。学生停课去公

18、园植树。早上七点整 在学校门口集中，步行去。中午在那里吃饭，请带好 水和食物。 校长办公室 2006年3月11日 Notice Tomorrow is Tree Planting Day. The students will have no classes. We shall plant trees in the park instead. We will meet at the school gate at 7:00 sharp in the morning and go there on foot. We will have lunch there. Please bring some w

19、ater and food with you. Headmaster Office Mar 11, 2006,Directions: This part is to test your ability to do practical writing. You are required to write a Notice according to the information given below. Remember to write it on the Translation / Composition Sheet. 事宜：关于计算机的用途以及如何利用Internet进行学 习的讲座。 讲

20、座人：武汉大学计算机系申蓝教授。 时间： 12月26号，星期六，下午2：00。 地点： 图书馆208室。 参加对象：计算机爱好者。 组织者：学生会。 通知时间：12月19日,本文要求写一份通知。通知首先要明确通知对象，通知内容，时间地点等，最后通知人要落款，通知要求言简意赅。所给出的中文信息点是罗列出来的，因此要求按照中文信息点重新组合内容，然后正确选择英语句子结构，词汇等。为保证通知的完整性，可适当加入少量信息。,Notice To help students learn more about computers, we have invited Professor Shen Lan fro

21、m the Computer Department of Wuhan University to give us a lecture on Saturday, December 26th. He will talk about the use of computer and how to learn through the Internet. The lecture begins at 2:00 p.m. in Room 208 of the Library Building. Any computer lover is welcome to attend the lecture. Pleas

22、e on time. The Students Union 19th, December,E-mail 表头（ The Header ）,To ：（收信人） Cc ：（副本收信人） Blind Cc ：（隐匿副本收信人） Subject ：（文件名 / 信件主题）,其中不可或缺的是 To和 Subject两个项目，其余的项目通常可视使用者的需要选择使用。,To： Kayla Cc： None Subject： Re： Pen-pal wanted Kayla， Im Mike. I am 15 years old. Im glad to know that you would like to

23、have a pen-pal. I also want to find a pen-pal from the Internet. When Im free, I like to listen to the music, go hiking and play basketball. Im good at English and art .We can learn from each other and be good friends. I hope to hear from you often. Best wishes. Mike,Resume Personal Information Name: